Phõn tớch cụng việc là việc định ra tớnh chất và đặc điểm của cụng việc đú qua quan sỏt, theo dừi và nghiờn cứu. Thụng qua phõn tớch cụng việc ta cú thể biết chớnh xỏc cụng việc phải làm, nhiệm vụ bổn phận trỏch nhiệm cụng việc phải làm, năng lực thực hiện cụng việc cú hiệu quả và tiờu chuẩn của cụng việc, những đũi hỏi của cụng việc đối với những cụng nhõn thực hiện hiệu quả cụng việc. Cho nờn muốn xỏc định thang bảng lƣơng chớnh xỏc, phản ỏnh đỳng năng lực trỏch nhiệm của ngƣời lao động thỡ vấn đề đầu tiờn phải phõn tớch cụng việc tuy nhiờn khi phõn tớch cụng việc thỡ khụng hề đơn giản và mất thời gian.
Việc phõn tớch cụng việc ở Cụng ty cổ phần xõy dựng 168 Lạng sơn hiện nay chƣa chớnh xỏc, phõn tớch cụng việc khụng dựa trờn một cơ sở nào cả đú dẫn đến việc bố trớ cụng việc và xỏc định hao phớ lao động nhiều khi khụng chớnh xỏc, khụng đỏnh giỏ hết năng lực của ngƣời lao động, cỏc hệ số mà cụng ty quy định chƣa dựa vào thực tế.
Sau khi phõn tớch cụng việc phải xõy dựng đƣợc bảng phõn tớch cụng việc phỏc hoạ mụ tả chi tiết cụng việc, quy định cỏc kỹ năng làm việc hàng ngày, điều kiện làm việc và cỏc tiờu chuẩn khỏc. Bảng phõn tớch cụng việc bao gồm:
Bảng mụ tả cụng việc:
- Phần xỏc định cụng việc: Tờn cụng việc, địa điểm thực hiện cụng việc, chức danh lónh đạo trực tiếp, số ngƣời lónh đạo dƣới quyền.
- Phần túm tắt cụng việc: Là phần tƣờng thuật một cỏch chớnh xỏc, túm tắt nhiệm vụ trỏch nhiệm thực hiện cụng việc.
- Phần cỏc điều kiện làm việc: Điều kiện về mụi trƣờng vật chất, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn,....
Bảng tiờu chuẩn thực hiện cụng việc: Là hệ thống cỏc chỉ tiờu để phản ỏnh cỏc yờu cầu về số lƣợng, chất lƣợng của sự hoàn thành cụng việc.
Bảng tiờu chuẩn trỡnh độ chuyờn mụn của ngƣời thực hiện: Bao gồm yờu cầu về kiến thức kỹ năng kinh nghiệm, trỡnh độ giỏo dục đào tạo cỏc đặc trƣng về tinh thần thể lực cần phải cú để thực hiện cụng việc.
Bảng phõn tớch cụng việc là căn cứ quan trọng để xỏc định cấp bậc cụng việc chớnh xỏc giỳp cỏc nhà quản lý bố trị, sử dụng lao động hợp lý, cỏc bộ lao động tiền lƣơng, xõy dựng hệ số tiến lƣơng chớnh khoa học hơn, từ đú xỏc định tiền lƣơng, đơn giỏ tiền lƣơng đảm bảo tớnh chớnh xỏc cụng bằng hơn ngƣời lao động cảm thấy đƣợc quan tõm thoả món với cụng việc với mức lƣơng mà yờn tõm làm việc gắn bú lõu dài với doanh nghiệp.
Thụng qua phõn tớch cụng việc Cụng ty sẽ tiến hành đỏnh giỏ đƣợc xem cụng việc sẽ tiến hành hoặc đang tiến hành cú thừa hay thiếu cụng nhõn hay khụng, hay họ cú đƣợc phõn cụng phự hợp với trỡnh độ chuyờn mụn của mỡnh hay khụng bằng cỏch so sỏnh trỡnh độ tay nghề thực tế của cỏc cụng nhõn với cỏc yờu cầu của cụng việc cũng nhƣ cỏc tiờu chuẩn thực hiện cụng việc. Và từ bản mụ tả cụng việc Cụng ty sẽ xỏc định đƣợc tiến độ phải hoàn thành cụng trỡnh, từ đú xỏc định số lƣợng cụng nhõn thớch hợp.
Ngoài ra, Cụng ty cú thể dựa vào cỏc thụng tin phản hồi từ dƣới cỏc Tổ, đội đƣa lờn.Tiến hành giao việc, phõn cụng cụng việc cụ thể cho từng ngƣời. Cần phải đƣa ra yờu cầu về thời gian hoàn thành, chất lƣợng cụng việc... Hàng thỏng cú kiểm tra đỏnh giỏ cụng việc của từng ngƣời lao động cũng nhƣ sự cố gắng vƣơn lờn trong
cụng việc để làm cơ sở trong việc bỡnh bầu và trả lƣơng cho ngƣời lao động.
Để giải phỏp này đƣợc thực hiện thỡ trong bản mụ tả chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban, cũng nhƣ trong bản mụ tả vị trớ cụng việc cỏ nhõn, lónh đạo Cụng ty cần ghi rừ ràng, chớnh xỏc, dễ hiểu chức năng, nhiờm vụ của từng phũng ban. Đối với những chức năng riờng biệt thỡ cỏc phũng phải tự chịu trỏch nhiệm và khụng phũng nào đƣợc phộp can thiệp. Cũn đối với cỏc chức năng, nhiệm vụ mà nhiều phũng ban cú liờn quan thỡ Cụng ty phải chia ra từng cụng việc nhỏ và giao cho cỏc phũng ban. Tƣơng tự, đối với cỏc cỏ nhõn cũng vậy, nhƣng đối với cỏc trƣởng phũng thỡ Giỏm đốc mới cú quyền giao phú. Cũn đối với cỏc nhõn viờn của cỏc phũng thỡ trƣởng phũng giao phú.
Bờn cạnh những hỡnh thức thƣởng thỡ Cụng ty phải cú những hỡnh thức xử phạt thật nghiờm khắc đối với những phũng ban, cỏ nhõn khụng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mỡnh, hay vƣợt quỏ giới hạn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà mỡnh đang đảm nhận.