CHƢƠNG 3 :PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.4. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU THỨ CẤP VÀ SƠ CẤP VỀ QUY TRÌNH
4.4.1. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về quy trình tuyểndụng nhân lực của công ty
công ty TNHH Minh Hòa Thành
4.4.1.1. Kết cấu nhân lực của công ty
Bảng 4.3: Kết cấu nhân lực của công ty TNHH TMDV Minh Hòa Thành (Đơn vị: ngƣời) STT Tình hình nhân lực Năm So sánh 2013 2014 2015 2014-2013 2015-2014 Chện h lệch Tỷ lệ (%) Chên h lệch Tỷ lệ (%) 1 Tổng số lao động 170 167 159 -3 -1,76 -2 -1,20 2 Trìn h độ Trên ĐH 1 1 1 0 0 0 0 Đaị học 68 71 72 3 4,41 1 1,4 Cao đẳng 3 3 3 0 0 0 0 Trung cấp 83 81 76 -2 -2,40 -5 -6,17 Trung học 15 11 7 -4 26,67 -4 36,36 3 Giới tính Nam 128 125 119 -3 -2,34 -6 -4,80 Nữ 42 42 40 0 0 -2 -4,76 (Nguồn: Phòng nhân sự)
Với đặc thù là doanh nghiệp thƣơng mại kĩ thuật nên cơ cấu lao động của công ty có tỷ lệ nam cao hơn nữ. Lao động trình độ trung cấp chiếm nhiều nhất do công ty cần nhiều nhân lực cho việc sửa chữa, bảo dƣỡng ô tô. Tình hình nhân lực của công ty đang có xu hƣớng giảm và chú trọng vào nhân lực chất lƣợng cao nên tỷ lệ lao động có trình độ đại học tăng lên còn lao động có trình độ trung cấp và trung học thì giảm. Nguyên nhân là kinh tế từ năm 2014 đến năm 2015 suy thoái khiến công ty phải thay đổi chính sách nhân sự là cắt giảm lao động, trong đó chú trọng sử dụng nhân lực có chất lƣợng, tăng cƣờng tuyển dụng lao động trình độ cao và sa thải lao động có tay nghề yếu, trình độ thấp.
Năm 2015, công ty tiếp tục hoàn thiện bộ máy tổ chức, chiến lƣợc công ty có sự thay đổi, một số vị trí công việc còn trống vì có một vài ngƣời lao động xin nghỉ việc. Do đó, cơ cấu nhân lực cũng có sự thay đổi. Tổng số lao động giảm còn là 159 ngƣời nhƣng trình độ lao động đã dần đƣợc nâng lên, trong đó chiếm tỷ trọng lớn là lao động trình độ trung cấp và trình độ đại học. Còn lao động trình độ cao đẳng và trung học là thấp hơn. Về kết cấu theo giới tính thì nam nhiều hơn nữ, cụ thể là nam chiếm 75% còn nữ chỉ có 25%. Có thể thấy rõ qua biểu đồ dƣới đây:
0 20 40 60 80 Đại học và trên Đại học Cao đẳng Trung cấp Trung học 73 3 76 7 75% 25% Nam Nữ
Biểu đồ 4.1: Biểu đồ tỷ lệ kết cấu nhân lực Biểu đồ 4.2: Biểu đồ kết cấu nhân lực theo trình độ năm 2015 theo giới tính năm 2015
(Đơn vị: Người) (Đơn vị:%)
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) (Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
4.4.1.2. Tình hình tuyển dụng nhân lực trong ba năm từ 2013 – 2015 của công ty
Trong 3 năm gần đây, công ty không tuyển thêm nhiều nhân lực. Đặc điểm của công ty là kinh doanh sản phẩm dịch vụ kĩ thuật nên vị trí đƣợc tuyển chủ yếu là kỹ thuật viên, cố vấn dịch vụ và nhân viên kinh doanh. Trong đó thì chủ yếu tuyển nam mà ít tuyển nữ. Còn lại các vị trí nhƣ cán bộ quản lý, bảo vệ, lái xe thì tuyển rất ít
Bảng 4.4: Kết quả tuyển dụng nhân lực của công ty
STT
Vị trí tuyển
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Nội bộ Bên ngoài Trình độ Nội bộ Bên ngoài Trình độ Nội bộ Bên ngoài Trình độ
1 Cán bộ quản lý 1 Đại học 1 Đại học
2 Nhân viên
kinh doanh
4 Đại học 5 Đại học 5 Đại học
3 Cố vấn dịch vụ 5 Đại học 4 Đại học 5 Đại học
4 Kỹ thuật viên 9 Trung cấp 10 Trung cấp 10 Trung cấp
5 Bảo vệ 1 THPT 1 THPT
6 Tổng cộng 1 18 19 22
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Năm 2015 công ty tuyển dụng 22 lao động, trong đó thì chủ yếu tuyển nhân viên kinh doanh, kĩ thuật viên và cố vấn dịch vụ. Còn lại thì quản lý và bảo vệ chỉ tuyển rất ít. Năm 2015 thì công ty không tuyển nữ, chỉ tuyển nam. Độ tuổi tuyển là từ 26 - 30 tuổi.
Về chi phí tuyển dụng của công ty:
Bảng 4.5: Chi phí tuyểndụng
(Đơn vị: Triệu đồng)
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Chi phí tuyển dụng của công ty chủ yếu là chi phí thông báo tuyển dụng và chi phí tổ chức thi tuyển, phỏng vấn. Nhìn chung trong 3 năm gần đây thì chi phí tuyển dụng tăng dần lên nhƣng không có sự chênh lệch nhiều. Nguyên nhân là do số lƣợng lao động cần tuyển giữa các năm không chênh lệch nhiều. Ngoài ra, còn có một khoản chi phí khác nữa là chi phí trả lƣơng cho nhân viên thử việc. Chi phí này do thỏa thuận của nhân viên thử việc và cán bộ tuyển dụng tùy thuộc vào tầm quan trọng và tính chất công việc. Theo nhƣ đánh giá của cán bộ phụ trách về nhân sự thì chi phí tuyển
STT Chi phí Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 1 Thông báo TD 5 6 8 2 Tổ chức thi tuyển 11 12 12 3 Chi phí khác 4 4 6 4 Tổng 20 22 26
dụng nhƣ vậy là hợp lý với khả năng tài chính của công ty và tình hình chung của xã hội.
4.4.1.3. Quy trình tuyển dụng nhân lực
Quy trình tuyển dụng của công ty gồm có 4 giai đoạn là: Giai đoạn kế hoạch tuyển dụng, giai đoạn nguồn hồ sơ ứng viên, giai đoạn lựa chọn ứng viên và giai đoạn tiếp nhận nhân viên mới. Trong đó thì xác định nhu cầu là giai đoạn kế hoạch tuyển dụng; Tuyển mộ nhân lực là bước trung gian giữa giai đoạn 1 và giai đoạn 2 (Chính là quảng cáo); Tuyển chọn nhân lực được thể hiện ở giai đoạn 2 và giai đoạn 3. Còn đánh giá công tác tuyển dụng thì công ty có thực hiện nhưng lại không nêu trong quy trình.
Sơ đồ 4.2: Quy trình tuyển dụng của công ty TNHH TMDV Minh Hòa Thành
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Ở đây, chúng tôi bóc tách quy trình và phân tích theo bốn hoạt động tác nghiệp của tuyển dụng nhân lực đã đƣợc đề cập ở chƣơng 2. Quy trình tuyển dụng đƣợc nhìn nhận nhƣ sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Công ty xác định nhu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng theo trình tự sau:
- Xác định số ngƣời cần tuyển: Trƣởng các phòng ban xác định số ngƣời cần tuyển dựa trên các yêu cầu cụ thể về hoạt động, khối lƣợng công việc của phòng ban đó.
Giai đoạn 1: Kế hoạch tuyển dụng
Quyết định tuyển dụng Bảng tiêu chí công việc Bảng mô tả công việc Xác định số ngƣời cần Quảng cáo
Giai đoạn 2: Nguồn hồ sơ ứng viên
Liên lạc ứng viên
Nguồn hồ sơ ứng viên Lọc hồ sơ ứng viên
Giai đoạn 3: Lựa chọn ứng viên
Liên lạc ứng viên đạt/ không đạt Đánh giá và lựa chọn Kiểm tra/ phỏng vấn Xác định công cụ tuyển dụng
- Xây dựng bảng mô tả công việc: Phòng hành chính nhân sự kết hợp với các phòng ban khác để xây dựng bảng mô tả công việc gồm các nội dung: Tên vị trí công việc, trách nhiệm công việc, mối quan hệ trong công việc, môi trƣờng làm việc.
- Xác định tiêu chí tuyển dụng: Phòng hành chính nhân sự kết hợp với các phòng ban để xác định các tiêu chí tuyển dụng bao gồm các nội dung cần thiết.
- Quyết định về việc tuyển dụng: Phòng hành chính nhân sự soạn thảo mẫu đề nghị tuyển dụng gồm: Tên vị trí cần tuyển, số lƣợng, thời gian,… Sau khi xem xét và đánh giá nhu cầu nhân viên của từng phòng ban, ban giám đốc sẽ quyết định tuyển dụng.
Bước 2: Tuyển mộ nhân lực
Theo tài liệu phòng hành chính nhân sự thì công ty chỉ tiến hành tuyển mộ bằng cách đăng quảng cáo. Phòng hành chính nhân sự xác định đăng quảng cáo. Nội dung quảng cáo gồm: Yêu cầu của vị trí cần tuyển, mã số công việc, các giấy tờ cần nộp trong hồ sơ, tên ngƣời liên lạc, địa chỉ, số điện thoại. Doanh nghiệp đăng thông báo tuyển dụng ở trên trang web của công ty và trên báo lao động.
Phòng hành chính nhân sự cung cấp cho ứng viên mẫu đơn xin việc của Công ty TNHH Minh Hòa Thành khi họ đến nộp hồ sơ. Mẫu này giúp công ty có đầy đủ thông tin về ứng viên: Chi tiết cá nhân, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lý do nghỉ việc.
Về nguồn tuyển mộ thì công ty tuyển dụng ở cả nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Đối với vị trí quản lý thì công ty tuyển nguồn bên trong. Tuy nhiên có một trƣờng hợp đặc biệt là năm 2015 thì công ty tuyển dụng vị trí trƣởng phòng dịch vụ nhƣng nguồn tuyển dụng từ nguồn bên ngoài. Theo nhƣ thông tin mà bà Phạm Thị Thanh Hà – Trƣởng phòng hành chính nhân sự cung cấp thì ứng viên này đã có một thời gian làm việc tại công ty và đã đƣợc cán bộ công nhân viên trong công ty tín nhiệm. Nhƣng vì một vài lý do mà phải chuyển công tác. Cho nên khi công ty bị thiếu ngƣời ở vị trí trƣởng phòng dịch vụ thì đã liên hệ mời về tiếp tục làm việc cho công ty.
Còn đối với các vị trí nhƣ nhân viên kinh doanh, cố vấn dịch vụ, kỹ thuật viên, bảo vệ, lái xe thì công ty tuyển từ nguồn bên ngoài công ty. Gần đây, công ty tập trung tuyển nhiều nhân viên từ nguồn bên ngoài cho các vị trí là kỹ thuật viên, nhân viên kinh doanh và cố vấn dịch vụ.
- Lọc hồ sơ ứng viên: Phòng hành chính nhân sự sẽ phải cập nhật thông tin hồ sơ ứng viên vào máy tính, phân loại hồ sơ dựa trên đánh giá cho điểm từng tiêu chí. Điểm tổng cuối cùng của các tiêu chí sẽ là cơ sở để sàng lọc hồ sơ ứng viên.
- Liên lạc với ứng viên: Sau khi lọc hồ sơ, phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm liên lạc với các ứng viên đạt yêu cầu bằng mẫu thƣ mời tham gia dự bài kiểm tra kỹ năng chung. Mẫu thƣ bao gồm các nội dung: Thời gian, địa điểm, đồ dùng cần thiết.
- Thi tuyển: Ứng viên làm 1 bài kiểm tra kiến thức chung và 1 test kỹ năng. Bài kiểm tra chung do ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự xây dựng. Còn bài test kỹ năng là của công ty APMG thực hiện.
- Phỏng vấn: Ngƣời phỏng vấn và cho điểm ứng viên dựa trên mẫu phỏng vấn có liệt kê sẵn thứ tự các mục cần hỏi và cho điểm đánh giá. Mỗi ứng viên có mẫu riêng với 3 phần chính: Chi tiết và phẩm chất cá nhân, khả năng ứng xử và kiểm tra tiếng Anh.
- Đánh giá kết quả: Do ban giám đốc, phòng hành chính nhân sự và phòng kinh doanh thực hiện. Đây là sự kết hợp kết quả từ khâu hồ sơ đến khi thi và phỏng vấn.
Bước 4: Các hoạt động sau tuyển chọn
Trên thực tế doanh nghiệp không có bƣớc đánh giá tuyển dụng, doanh nghiệp chỉ có thu thập số liệu về đánh giá công tác tuyển dụng. Các số liệu thu thập đƣợc gồm có:
Về hiệu quả công tác tuyển mộ của công ty:
Bảng 4.6: Kết quả tuyển mộ của công ty trong 3 năm 2013 - 2015
STT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Số ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển mộ (Ngƣời) 151 180 235
2 Số ứng viên ứng tuyển (Ngƣời) 252 289 311
3 Tỷ lệ số ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển dụng trên số ứng viên ứng tuyển (%)
59,84 62,15 75,40
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Theo nhƣ bảng số liệu ta có thể thấy số lƣợng ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển mộ và số lƣợng ứng viên ứng tuyển trong 3 năm đều tăng. Vì thế mà tỷ lệ ứng viên đáp ứng yêu cầu tuyển mộ trên số ứng viên ứng tuyển cũng tăng, cụ thể là năm 2014 đã tăng 2,31% so với năm 2013 và năm 2015 tăng 13,25% so với năm 2014. Nhƣ vậy, công tác tuyển mộ nhân lực của công ty ngày càng thực hiện chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Về hiệu quả công tác tuyển dụng của công ty:
STT Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Số nhân viên đƣợc tuyển mới (Ngƣời) 19 19 22
2 Số nhân viên nghỉ việc sau TD (Ngƣời) 4 3 3
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Bảng số liệu cho thấy trong 3 năm gần đây, số lƣợng nhân viên nghỉ việc sau tuyển dụng đã giảm dần. Năm 2015, công ty tuyển dụng 22 nhân viên. Trong đó thì 85% số lao động đƣợc tuyển vào vẫn đang làm việc cho công ty. Còn lại 15% thì xin nghỉ vì không đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc và các lí do khác. Nhƣ vậy, tỷ lệ bỏ việc sau tuyển dụng là tƣơng đối thấp và hiệu quả của tuyển dụng là khá cao.