Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự có thể được thể hiện dưới 3 hình thức: (i) bằng lời nói, (ii) bằng văn bản hoặc (iii) bằng hành
vi cụ thể. Về nguyên tắc thì các chủ thể có quyền tự do lựa chọn hình thức của
giao dịch khi pháp luật không bắt buộc.
2.1.1. Hình thức giao dịch dân sự bằng lời nói
Đây là hình thức giao dịch dân sự được các bên trao đổi và xác lập bằng miệng. So với các hình thức GDDS khác đây có lẽ là hình thức cổ xưa nhất. Khi đời sống dân sự còn sơ khai, các hình thức trao đổi thông tin giữa người với người mới dừng lại ở hình thức trao đổi ngôn ngữ một cách trực tiếp và bằng miệng thì nó đóng vai trò chủ yếu (nếu không muốn nói là duy nhất).
Trong đời sống dân sự hiện đại, con người tìm ra được nhiều phương thức giao tiếp khác nhưng giao dịch bằng lời nói vẫn có chỗ đứng nhất định. Đây vẫn được xem là hình thức được sử dụng khá phổ biến và được đánh giá là có mức độ xác thực thấp nên thường được áp dụng cho các giao dịch thực hiện ngay và chấm dứt ngay sau đó hoặc giữa những người có quan hệ thân quen. Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ, để biểu đạt tư tưởng và ý kiến của mình trong việc xác lập giao dịch dân sự các bên có thể dùng lời nói trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các phương tiện truyền thông như: thông qua điện thoại, gửi thông điệp điện tử…
Giao dịch dân sự bằng lời nói thường có những đặc điểm như sau:
Thứ nhất, được áp dụng khi các bên tham gia giao dịch có mức độ tin
34
hệ huyết thống, hàng xóm láng giềng… Sự tin tưởng giữa các chủ thể ở đây đóng vai trò như một nhân tố chủ quan bổ sung thêm cho sự xác thực của hình thức miệng.
Thứ hai, hình thức giao dịch bằng lời nói được áp dụng với những giao
dịch có giá trị nhỏ. Các bên không thể lựa chọn các hình thức khác hình thức lời nói và việc lựa chọn hình thức khác là không cần thiết đối với giao dịch như: mua mớ rau, mượn chiếc xe đạp…
Thứ ba, hình thức giao dịch bằng lời nói thường áp dụng cho những giao
dịch được thực hiện và chấm dứt ngay sau đó. Các giao dịch thỏa mãn nhu cầu thường ngày là trường hợp phổ biến áp dụng hình thức này. Các bên sẽ thỏa thuận miệng về số lượng, giá cả, chất lượng hàng hóa… và khi bên bán giao hàng thì bên mua nhận hàng và trả tiền ngay. Giao dịch đến đây là thực hiện xong và chấm dứt.
Ưu điểm của loại giao dịch dân sự bằng hình thức lời nói là việc giao kết diễn ra nhanh gọn, đơn giản và ít tốn kém. Trong một số điều kiện nhất định giao dịch dân sự thể hiện dưới hình thức miệng phải tuân theo điều kiện nhất định do pháp luật quy định như trường hợp lập di chúc miệng. Điều 629 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: “Trường hợp tính mạng một người bị cái chết đe dọa và không thể lập di chúc bằng văn bản thì có thể lập di chúc
miệng.
Xem xét quy định tại Điều 630 BLDS 2015 thì di chúc có thể được lập bằng lời nói (miệng), nhưng chỉ khi hội tụ đủ các điều kiện sau đây thì mới được coi là hợp pháp:
- Người lập trong tình trạng một người bị cái chết đe dọa hoặc các nguyên nhân khác mà không thể lập di chúc bằng văn bản;
- Người lập di chúc miệng phải thể hiện ý chí trước hai người làm chứng;
35
- Ngay sau khi nghe người lập di chúc miệng thể hiện ý chí thì người làm chứng phải ghi chép lại và ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản đó;
- Dưới ba tháng sau khi lập di chúc, người lập di chúc miệng chết.
- Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày người di chúc miệng thể hiện ý chí cuối cùng thì di chúc phải được công chứng hoặc chứng thực chữ ký của hai người làm chứng.
Một điều dễ nhận thấy là hình thức này có hạn chế ở khả năng lưu giữ thông tin hay nói cách khác là giá trị chứng cứ của hình thức GDDS này. Đối với nhũng tranh chấp liên quan đến giao dịch được xác lập bằng miệng việc tái hiện và nhận thức đầy đủ nội dung thỏa thuận của các bên thường gặp khó khăn, càng khó khăn hơn trong trường hợp một bên đã chết (trường hợp lập di chúc bằng miệng). Vì vậy, đối với các loại giao dịch quan trọng như lập di chúc các nhà làm luật đã phải quy định chặt chẽ khi sử dụng hình thức này nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho các chủ thể. Trong thực tế đã có những vụ án kéo dài do tranh chấp di sản thừa kế vì di chúc được lập bằng hình thức lời nói (miệng) khiến cho các bên tham gia tốn nhiều công sức, tiền của và thời gian.
2.1.2. Hình thức giao dịch dân sự bằng văn bản
2.1.2.1. Hình thức giao dịch dân sự bằng văn bản truyền thống
Văn bản nói chung là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,...). Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
36
chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế... như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ gọi là một loại phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu nhất định).
Giao dịch dân sự bằng văn bản là hình thức xác lập giao dịch cụ thể bằng văn bản hay còn được gọi là hợp đồng giao dịch. Trong đó, nội dung của văn bản thông thường thể hiện mong muốn của hai bên tham gia vào giao dịch sau khi đã thống nhất và có hiệu lực ngay sau khi hai bên chủ thể ký kết. Hình thức này mang tính chất pháp lý cao, nếu trong trường hợp xảy ra tranh chấp đưa ra pháp luật hay cơ quan có thẩm quyền để giải quyết thì bản hợp đồng giao dịch giữa hai bên sẽ là chứng cứ cụ thể để pháp luật dựa vào đó mà pháp xét đưa ra quyết định cho hai bên. Vì thế đối với những giao dịch có nội dung nhạy cảm cũng như có giá trị lớn mang ra giao dịch thì nên sử dụng hình thức này.
So với giao dịch dân sự bằng lời nói thì giao dịch dân sự bằng hình thức văn bản có khá nhiều ưu điểm và được sử dụng phổ biến. Ưu điểm lớn nhất của hình thức văn bản là khả năng ghi nhận, lưu giữ nội dụng giao dịch và đây sẽ là chứng cứ chứng minh khi các bên tham gia giao dịch xảy ra tranh chấp. Hơn nữa, khi giao dịch dân sự bằng hình thức văn bản sẽ được thì ý chí của các bên tham gia giao dịch sẽ được thể hiện đầy đủ, rõ ràng giảm bớt những trường hợp nhầm lẫn hay không rõ ràng trong việc bày tỏ ý chí, điều này vượt trội hơn so với giao dịch dân sự bằng hình thức lời nói. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều chủ thể vẫn thích sử dụng hình thức giao dịch bằng lời nói và không muốn sử dụng hình thức giao dịch bằng văn bản cho dù nó có nhiều ưu việt hơn và có thể ngăn ngừa rủi ro về mặt pháp lý.
Khi thiết lập hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện hợp đồng dài hạn… nên sử dụng hình thức giao dịch dân sự bằng văn bản để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho chính các bên tham gia giao dịch. Về nguyên tắc, hình
37
thức giao dịch dân sự do các bên tham gia giao dịch tự do quyết định. Tuy nhiên trong một số trường hợp để bảo vệ trật tự xã hội cũng như đảm bảo sự quản lý nhà nước thì pháp luật đã có những quy định bắt buộc một số giao dịch phải được lập thành văn bản.
Theo quy định của pháp luật hiện hành thì rất nhiều giao dịch dân sự bắt buộc phải được lập thành văn bản. Cụ thể:
- Đối với hợp đồng: hợp đồng ủy quyền trong trường hợp pháp luật có quy định; hợp đồng bảo hiểm; Cầm cố tài sản… Trong Luật thương mại 2005 cũng có rất nhiều hợp đồng bắt buộc phải lập thành văn bản: hợp đồng dịch vụ quảng cáo thương mại, hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa; hợp đồng nhượng quyền thương mại;
- Đối với hành vi pháp lý đơn phương: theo quy định của Điều 627 BLDS 2015 đã quy định về hình thức của di chúc như sau: “Di chúc phải được lập thành văn bản; nếu không thể lập được di chúc bằng văn bản thì có thể di chúc miệng”.
Như vậy, có thể thấy rằng các nhà làm luật Việt Nam khá chú trọng tới hình thức của giao dịch, đối với các giao dịch này là có nội dung phức tạp, thời gian thực hiện hợp đồng dài, dễ xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia thì thường phải được lập thành văn bản. Điều này không chỉ là quy định định hướng cho các bên khi thiết lập, thực hiện giao dịch dân sự một cách dễ dàng và đầy đủ mà còn là cơ sở để các bên chứng minh khi có tranh chấp xảy ra.
Ngoài ra, Bộ luật dân sự 2015 còn quy định một số giao dịch dân sự phải tuân thủ theo thủ tục đặc biệt: “Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải
tuân theo quy định đó”[1, Khoản 2 Điều 119]. Sau khi giao dịch tuân thủ các
thủ tục công chứng hoặc chứng thực, đăng ký thì coi như đang thực hiện những hình thức văn bản đặc biệt. Những giao dịch dân sự phải lập thành văn
38
vản và đăng ký như: hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển giao công nghệ…
BLDS 2015 không còn coi “xin phép” là một hình thức nữa, điều này được coi là phù hợp vì thực tế trên thế giới pháp luật các quốc gia khác không coi “xin phép” là điều kiện về hình thức của hợp đồng. Pháp luật Pháp coi “xin phép” là điều kiện về nội dung của hợp đồng và điều này phù hợp với thực tiễn áp dụng pháp luật của Tòa án.
Có thể thấy rằng, đối với các loại giao dịch dân sự có đối tượng là các loại tài sản quan trọng, có giá trị lớn và việc dịch chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu của các loại tài sản này có thể gây ảnh hưởng tới tài nguyên quốc gia, xáo trộn trật tự kinh tế - xã hội nên nhà nước đã có quy định để phải kiểm soát chặt chẽ bằng cách quy định hình thức. Hình thức lập văn bản, có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký được coi là hình thức pháp lý có tính xác thực cao nhất và bảo đảm nhất cho các bên tham gia giao dịch dân sự. Trong trường hợp pháp luật không có quy định bắt buộc nhưng để có thể tạo độ an toàn pháp lý cao nhất cho giao dịch thì các chủ thể cũng có thể lựa chọn hình thức này để tạo lập giao dịch.
2.1.2.2. Hình thức thông điệp dữ liệu - một hình thức giao dịch bằng văn bản
Giữa pháp luật và công nghệ thông tin có nhiều tác động qua lại. Một trong những lý do có thể dẫn đến cần phải cải cách pháp luật nói chung là khi có sự ra đời của công nghệ mới mà pháp luật hiện hành không đủ khả năng điều tiết. Tuy hình thức văn bản có khá nhiều ưu điểm nhưng trong thời đại kinh tế phát triển hiện nay thì hình thức văn bản đã dần bộc lộ ra những hạn chế nhất định không thể đáp ứng được những đòi hỏi của nó dẫn đến sự ra đời của hình thức thông điệp dữ liệu. Hơn nữa khi thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang trải qua cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Ở đó, phương thức
39
giao dịch điện tử qua việc truyền gửi thông tin dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử diễn ra trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Các giao kết dân sự và kinh tế giữa các tổ chức, cá nhân được xác lập và thực hiện bằng hình thức thông điệp dữ liệu ngày càng phát huy được ưu điểm thuận tiện của mình và được áp dụng phổ biến. Thông qua mạng Internet, các doanh nghiệp ở các địa phương khác nhau, ở các quốc gia khác nhau có thể nhanh chóng tìm kiếm được khách hàng để thiết lập mối quan hệ làm ăn, mở rộng thị trường. Từ sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử như trên kéo theo sự ra đời của một hình thức giao dịch dân sự mới là hình thức thông điệp điện tử - giao dịch được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu.
Pháp luật cũng đã thừa nhận hình thức này thông qua các quy định hiện hành: “Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông
điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản” [1, khoản 1, Điều 129].
Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Đồng thời, Luật giao dịch điện tử 2005 đã quy định: thông điệp dữ liệu có thể được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.
Giao dịch dân sự bằng hình thức thông điệp dữ liệu có những đặc biệt hơn so với hình thức giao dịch truyền thống. Trước hết, đó là tính phi biên giới của giao dịch bằng hình thức thông điệp dữ liệu. Các bên tham gia giao dịch thực hiện việc truyền thông tin, dữ liệu thông qua hệ thống mạng toàn cầu. Chỉ cần có công cụ để kết các bên chủ thể dù ở vị trí nào, giữa địa phương trong một nước hay giữa các quốc gia với nhau đều có thể xác lập giao dịch mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Thứ hai là hình thức thông điệp dữ liệu mang lại tính vô hình, phi vật chất. Các giao dịch được thiết lập qua
40
một thế giới ảo, các chủ thể xuất hiện trên thế giới ảo với các thông tin dữ liệu đã được mã hóa. Các giao dịch bằng hình thức thông điệp dữ liệu được thiết lập và lưu giữ trong không gian ảo. Những dữ liệu này vô hình, không cầm, sờ, nắm như các hình thức văn bản truyền thống từ trước đến nay. Sau cùng là hình thức thông điệp dữ liệu mang tính hiện đại và chính xác. Nó thể hiện ở việc giao dịch được xác lập dựa trên trình độ kỹ thuật thông tin hiện đại, đó là công nghệ hiện đại như: kỹ thuật số, công nghệ truyền thông không dây… Sử dụng các công nghệ này đem lại độ chính xác cao cho giao dịch.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của trình độ kỹ thuật công nghệ thông tin thì pháp luật cũng phải đưa ra những quy định chặt chẽ về hình thức thông điệp dữ liệu như muốn được công nhận cần phải đáp ứng một số điều kiện nhất định: phải đảm bảo tính nguyên gốc; không bị sửa chữa, cắt dán và thêm thông tin vào…
Hình thức văn bản được thể hiện dưới dạng chữ viết và ý chí xác lập giao dịch của các chủ thể tham gia giao dịch được pháp luật ghi nhận dưới dạng chữ ký. Chữ ký được hiểu là bất kỳ biểu tượng hay dấu hiệu nào do một