7. Kết cấu của đề tài
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CH
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện quy trình công tác kiểm soát ch
THỰC HIỆN DỊCH VỤ CÔNG TRỰC TUYẾN QUA KHO BẠC NHÀ NƢỚC HOÀI ÂN
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện quy trình công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên Ngân sách Nhà nƣớc trong điều kiện thực hiện Dịch vụ thƣờng xuyên Ngân sách Nhà nƣớc trong điều kiện thực hiện Dịch vụ công trực tuyến qua Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân
Giải pháp 1: Giảm thao tác GDV hoàn thiện mã ngân hàng đối với các chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Trên hệ thống DVC BNN dành cho ĐVSDNS sử dụng, bổ sung thêm cơ sở dữ liệu: mã các ngân hàng, tên ngân hàng tƣơng ứng. Trên giao diện DVC dành cho ĐVSDNS lập đề nghị thanh toán, bổ sung thêm trƣờng nhập
“mã ngân hàng”. hi ĐVSDNS phát sinh các món chi thanh toán qua ngân hàng, đơn vị đăng nhập Trang thông tin DVC để lập đề nghị thanh toán, đơn vị nhập mã ngân hàng vào trƣờng “mã ngân hàng”. Đối với trƣờng “tên ngân
hàng”, đơn vị không nhập thủ công mà chƣơng trình sẽ tự động lấy tên tƣơng ứng với mã ngân hàng từ dữ liệu hệ thống mã ngân hàng.
Khi đề nghị thanh toán đƣợc gửi đến KBNN Hoài Ân qua Trang thông tin DVC, GDV KBNN Hoài Ân không phải hoàn thiện mã ngân hàng thanh toán, tránh đƣợc tình trạng hoàn thiện sai mã ngân hàng do lỗi của GDV, đảm bảo đƣợc nguyên tắc Kho bạc hông đƣợc sửa tên và tài khoản ngân hàng đối với các chứng từ thanh toán của ĐVSDNS, tránh đƣợc sai lầm trong thanh toán.
Giải pháp 2: Thanh toán tự động theo định kỳ cho một số nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ có tính chất ổn định, lặp lại và đã phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay, một số các khoản chi của ĐVSDNS có t nh chất ổn định và lặp lại hằng tháng nhƣ nhƣ điện, nƣớc, viễn thông, phía nhà cung cấp đã phát hành hóa đơn điện tử.
Trên cơ sở thỏa thuận giữa ba bên Nhà cung cấp - Kho bạc - ĐVSDNS, ĐVSDNS gửi Kho bạc văn ản ủy quyền thanh toán các khoản điện, nƣớc, viễn thông đƣợc ký bởi CT và TT ĐVSDNS. Văn ản ủy quyền thanh toán đƣợc xem nhƣ là Quyết định chuẩn chi của CT đối với các khoản thanh toán điện, nƣớc, viễn thông hằng tháng của các nhà cung cấp đã xác định.
Về quy định trách nhiệm của ngƣời bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tại Điều 18 quy định trách nhiệm của ngƣời bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhƣ sau: Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến ngƣời mua ngay sau khi nhận đƣợc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và tại Điều 23 quy định trách nhiệm của ngƣời bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhƣ sau: Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến ngƣời mua và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử. [13]
Trang thông tin DVC KBNN xây dựng thêm tiện ích chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử thành các YCTT. Định kỳ hằng tháng, trên cơ sở thỏa thuận ba bên, các nhà cung cấp gửi đến Kho bạc dữ liệu hóa đơn điện tử của các ĐVSDNS có thực hiện ủy quyền cho Kho bạc thanh toán, chƣơng trình DVC tự động chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử thành các YCTT, GDV vào Trang thông tin DVC nhận YCTT và tiến hành các ƣớc thanh toán theo quy định.
Về quy định về định dạng hóa đơn điện tử, theo Thông tƣ số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của BTC hƣớng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tại Điều 5 quy định về định dạng hóa đơn điện tử nhƣ sau:
Hóa đơn điện tử phải đƣợc hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để ngƣời mua có thể đọc đƣợc bằng phƣơng tiện điện tử.
Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trƣờng thông tin phục vụ truyền nhận, lƣu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn ản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Mar up Language" đƣợc tạo ra với mục đ ch chia s dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
Giải pháp 3: Đối chiếu điện tử giữa KBNN và ĐVSDNS đối với các bảng đối chiếu số liệu chi NSNN
Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại KBNN; Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại KBNN (sau đây gọi chung là các Bảng đối chiếu số liệu chi NSNN).
Hiện nay, thủ tục đối chiếu số liệu chi TX NSNN đƣợc thực hiện theo Điều 14 “ hủ tục đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản của đơn vị giao dịch tại KBNN”
Trên Trang thông tin DVC BNN dành cho ĐVSDNS, KBNN thiết kế thêm Giao diện màn hình nhập số liệu của các Bảng đối chiếu số liệu chi NSNN. Đến kỳ đối chiếu, các ĐVSDNS đăng nhập Trang thông tin DVC BNN để nhập số liệu đối chiếu hoặc tải lên file số liệu đƣợc kết xuất từ chƣơng trình ế toán của ĐVSDNS theo cấu trúc và định dạng chuẩn phù hợp theo quy định. KTT và Thủ trƣởng ĐVSDNS ý số và gửi KBNN qua Trang thông tin DVC.
KBNN xây dựng thêm chƣơng trình đối chiếu số liệu. Dữ liệu dự toán, dữ liệu chi NSNN của các ĐVSDNS tại BNN định kỳ đƣợc kết xuất từ chƣơng trình TABMIS chuyển vào Chƣơng trình đối chiếu số liệu. Đồng thời, trong Chƣơng trình đối chiếu số liệu có thiết kế thêm chức năng nhập số liệu dự toán theo Quyết định giấy đơn vị scan gửi Kho bạc qua Trang thông tin DVC vào đầu năm hoặc khi có bổ sung, điều chỉnh dự toán. Khi GDV nhận đƣợc Quyết định giao, bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán từ ĐVSDNS scan gửi đến qua Trang thông tin DVC, GDV nhập số liệu dự toán theo Quyết định vào Chƣơng trình đối chiếu số liệu. Công đoạn này nhằm để phục vụ cho mục đ ch đối chiếu giữa dự toán theo Quyết định giấy đơn vị đã scan gửi Kho bạc qua Trang thông tin DVC và dự toán trên TABMIS do các đơn vị chủ quản hoặc cơ quan tài ch nh nhập cho ĐVSDNS.
hi đến thời kỳ đối chiếu, GDV vào Trang thông tin DVC nhận dữ liệu đối chiếu của các ĐVSDNS gửi đến, chạy giao diện sang Chƣơng trình đối chiếu số liệu, sau đó vào Chƣơng trình đối chiếu số liệu chạy chức năng đối chiếu, chuyển cho KTT ký số và chuyển trả kết quả đối chiếu cho ĐVSDNS qua Trang thông tin DVC.
Kết quả đối chiếu nếu có chênh lệch số liệu giữa ĐVSDNS và BNN, ĐVSDNS có trách nhiệm phối hợp với BNN nơi giao dịch và các cơ quan liên quan tìm nguyên nhân và xử lý đảm bảo khớp đúng về số liệu.
GDV KBNN Hoài Ân so với thực hiện đối chiếu thủ công với nhiều số liệu chi tiết có trong bảng đối chiếu; tránh đƣợc sai sót hi đối chiếu; tránh đƣợc giả mạo số liệu đối chiếu, giả mạo chữ ký chủ tài khoản, không phải thực hiện theo d i, đối chiếu thủ công Quyết định giao dự toán bằng giấy của ĐVSDNS scan gửi Kho bạc với số liệu dự toán đƣợc nhập trong TABMIS.
Giải pháp 4: Phân loại các nội dung từ chối thanh toán trên Trang thông tin DV để theo dõi xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực KBNN
Việc từ chối tiếp nhận, thanh toán hồ sơ, chứng từ trong KSC TX NSNN của BNN đƣợc thể hiện và lƣu lại trên Trang thông tin DVC giúp cho công tác SC TX NSNN đƣợc công khai, minh bạch, góp phần hạn chế tiêu cực, nhũng nhiễu từ một bộ phận công chức SC. Nhƣng việc thống kê các món từ chối tiếp nhận, thanh toán chỉ mới dừng lại ở việc lƣu nội dung từ chối trong cơ sở dữ liệu, chƣa đƣợc tổ chức phân loại các nội dung từ chối theo các nhóm để hỗ trợ cho việc xử phạt vi phạm hành ch nh trong lĩnh vực KBNN hoặc cho công tác quản lý, thống kê, báo cáo...của KBNN Hoài Ân.
Trên Trang thông tin DVC KBNN, ở phần từ chối tiếp nhận, thanh toán, bổ sung mục chọn “loại từ chối thanh toán” tƣơng ứng với các nhóm hành vi vi phạm hành ch nh trong lĩnh vực BNN nhƣ: hoản chi không có trong dự toán NSNN; hồ sơ, chứng từ: sai chế độ quy định; sai so với hồ sơ, chứng từ gốc; giả mạo; vi phạm chế độ thanh toán; vi phạm thủ tục kiểm soát CKC; vi phạm thủ tục, thời hạn thanh toán tạm ứng; vi phạm khác.
Khi công chức KBNN Hoài Ân kiểm soát hồ sơ, chứng từ, nếu từ chối tiếp nhận, thanh toán, công chức KBNN Hoài Ân chọn loại nội dung từ chối thanh toán đã đƣợc thiết lập s n trong Trang thông tin DVC phù hợp với lý do từ chối. Sau đó nhập thêm nội dung diễn giải chi tiết hành vi vi phạm tại trƣờng “nội dung từ chối”.
Với cách phân loại các nội dung từ chối thanh toán nhƣ trên giúp cho việc thống kê, báo cáo của KBNN về việc từ chối thanh toán trong KSC TX
NSNN đƣợc rõ ràng, thuận lợi. Việc quản lý, theo dõi xử phạt vi phạm hành ch nh trong lĩnh vực BNN cũng đƣợc dễ dàng và không bị bỏ sót.
Giải pháp 5: Về đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin
Tăng cƣờng hơn nữa đầu tƣ trang thiết bị, tăng cƣờng hạ tầng, cơ sở vật chất và nguồn nhân lực, thực hiện nhiều giải pháp cải tiến kỹ thuật tối ƣu phần mềm ứng dụng, tăng cƣờng công tác giám sát và hỗ trợ kịp thời các đơn vị sử dụng DVCTT nhằm bảo đảm hạ tầng công nghệ thông tin ổn định, tăng tốc độ truy cập, xử lý, an toàn thông tin, rút ngắn thời gian gửi thông báo kết quả xử lý hồ sơ so với thực tế; cải tiến các giao diện, chức năng về chi NSNN trên Trang thông tin DVC thân thiện với ngƣời sử dụng, đáp ứng yêu cầu công việc, tiện lợi, nhanh chóng, an toàn.
Giải pháp 6: Xây dựng phương án lưu trữ hồ sơ điện tử
Hồ sơ SC điện tử hiện tại đƣợc lƣu trên Trang thông tin DVC BNN khi cần truy vấn hồ sơ mất nhiều thời gian và khó cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán… sau này.
Vì vậy KBNN cần có phƣơng án xây dựng hệ thống lƣu trữ điện tử để quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ điện tử KSC trong dài hạn.
Về tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, tại Điều 4, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lƣu trữ quy định về tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nhƣ sau:
- Tài liệu lƣu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải đƣợc lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lƣu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lƣu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu đƣợc tạo lập.
Tại Khoản 3, Điều 7, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đƣợc thực hiện theo quy trình sau:
- Lƣu trữ cơ quan thông áo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lƣu.
- Lƣu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phƣơng tiện, cấu trúc và định dạng chuyển.
- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả m theo.
- Lƣu trữ cơ quan iểm tra để ảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên ết ch nh xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; iểm tra virút.
- Lƣu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lƣu dự phòng.
- Lập hồ sơ về việc nộp lƣu tài liệu lƣu trữ điện tử vào Lƣu trữ cơ quan.
3.2.2. Nhóm giải pháp về hoàn thiện n i dung công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên Ngân sách Nhà nƣớc trong điều kiện thực hiện Dịch vụ công trực tuyến qua Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân
Giải pháp 1: Kiểm soát thời hạn và nội dung thanh toán tạm ứng
Để tránh trƣờng hợp các ĐVSDNS để số dƣ tạm ứng kéo dài, cần sửa đổi quy định thời hạn thanh toán tạm ứng tại Thông từ số 161/2012/TT-BTC nhƣ sau:
“Đối với các khoản chi không có hợp đồng hoặc khoản chi không phải gửi hợp đồng đến BNN, các ĐVSDNS phải thanh toán tạm ứng chậm nhất với KBNN vào ngày cuối cùng tháng kế tiếp tháng tạm ứng.”
Thay đổi quy định nhƣ trên tránh đƣợc tình trạng các ĐVSDNS rút tạm ứng dự toán mà không thực hiện thanh toán tạm ứng với lý do khoản chi chƣa hoàn thành và chƣa đầy đủ hồ sơ. Vì ị ràng buộc thời hạn thanh toán tạm ứng chậm nhất với KBNN vào ngày cuối cùng tháng kế tiếp tháng tạm ứng nên ĐVSDNS phải cân nhắc trƣớc khi thực hiện tạm ứng, xem xét nội dung và thời gian tạm ứng có thực sự cần thiết và phù hợp để đảm bảo thời gian thanh toán tạm ứng theo đúng quy định.
Để KBNN kiểm soát đƣợc thời hạn thanh toán tạm ứng và nội dung đề nghị thanh toán tạm ứng phải phù hợp với nội dung đề nghị tạm ứng theo quy định, với việc chứng từ đã đƣợc lƣu trữ điện tử trên DVC, KBNN dễ dàng truy vấn trên Trang thông tin DVC chứng từ tạm ứng trƣớc đây của ĐVSDNS để kiểm tra thời hạn và nội dung thanh toán tạm ứng phù hợp theo quy định. Để làm đƣợc điều này, trên Bảng kê nội dung thanh toán/tạm ứng, thiết kê thêm cột số và ngày của Giấy rút dự toán tạm ứng để GDV dựa vào đó truy vấn lại chứng từ tạm ứng trên Trang thông tin DVC.
Giải pháp 2: Nâng cao mức độ đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ KS TX
Tùy vào tình hình, điều kiện thực tế mà giải pháp nhằm nâng cao mức độ đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ SC TX đƣợc áp dụng đối với một số hồ sơ SC TX phù hợp với điều kiện áp dụng DVCTT.
KBNN nên nghiên cứu và có kế hoạch an đầu sử dụng hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử trong KSC TX nhằm nâng cao mức độ đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ SC TX , mặt hác đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế phát sinh hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử của xã hội. Một khi hợp đồng điện tử đƣợc sử dụng để thực hiện KSC TX thì phƣơng thức xác nhận hoàn thành giao nhận hàng hóa, dịch vụ bằng điện tử cũng sẽ đƣợc thực hiện cùng với hóa đơn điện tử sẽ thay thế cho Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành trong hồ sơ SC TX.
Ngoài ra, sử dụng hợp đồng điện tử trong KSC TX NSNN qua DVCTT KBNN giải quyết đƣợc nguyên nhân các ĐVSDNS ngại sử dụng DVCTT BNN trong trƣờng hợp thành phần hồ sơ có hợp đồng giấy có nhiều trang, mất nhiều thời gian scan để gửi Kho bạc.