Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị BHXH.
Các đơn vị BHXH đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lƣu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán (Quốc hội, 2015), Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 20/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán (Chính phủ, 2016); Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC và Thông tƣ 102/2018/TT-BTC về hƣớng dẫn kế toán BHXH có bổ sung 16 sổ kế toán chi tiết áp dụng cho cơ quan BHXH.
Các loại sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký – Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Các đơn vị BHXH phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán theo Nhật ký - Sổ Cái về nội dung, trình tự và phƣơng pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán theo quy định của Thông tƣ 102/2018/TT-BTC. Mỗi đơn vị BHXH chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị BHXH phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tƣ 102/2018/TT-BTC và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để theo dõi.
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm, cuối kỳ kế toán (cuối quý, cuối năm) phải khóa sổ kế toán trƣớc khi lập báo cáo tài chính. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán nếu có trƣờng hợp kiểm kê đột xuất.
Đầu năm, đơn vị BHXH phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dƣ từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 01/01, cụ thể:
- Đối với sổ kế toán tổng hợp: đầu năm phải chuyển toàn bộ số dƣ của các tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang Sổ Nhật ký – Sổ Cai hoặc Sổ Cái của năm mới.
- Đối với sổ kế toán chi tiết: ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một dòng ngang sổ để bắt đầu theo dõi năm mới. khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới. Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách thì số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trƣớc đƣợc phê duyệt. Còn trƣờng hợp sổ kế toán đƣợc in ra từ máy vi tính phải đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để lƣu trữ.
Ngƣời đại diện theo pháp luật và kế toán trƣởng của đơn vị BHXH có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trƣớc khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in từ máy vi tính.
(Chi tiết danh mục sổ kế toán đơn vị BHXH theo thông tư số 102/2018/TT-BTC xem phụ lục 4)