1.2.8 .Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM
2.2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
Kết quả thu được từ công đoạn 1:
Công tác tổ chức chứng từ kế toán đã đƣợc BHXH thị xã An Nhơn thực hiện theo đúng các biểu mẫu về chứng từ, mục đích sử dụng chứng từ và nội dung về chứng từ, kể cả chứng từ bắt buộc và chứng từ hƣớng dẫn theo các quy định tại Thông tƣ 102/2018/TT-BTC.
Về cơ bản, quy trình tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán đƣợc đơn vị tuân thủ qua 4 bƣớc của ngành BHXH nhƣ sau:
Bước 1: Lập chứng từ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc lập chứng từ kế toán sau đó sẽ ghi chép vào sổ kế toán. Bộ chứng từ nhƣ hồ sơ làm căn cứ để thanh quyết toán chế độ BHXH, hoàn trả tiền đã đóng BHXH, BHYT tự nguyện của đối tƣợng tham gia... đƣợc viên chức các bộ phận lập. Ngoài chứng từ đặc thù của ngành đƣợc sử dụng, các chứng từ đều thể hiện đầy đủ 04 chỉ tiêu: lao động tiền lƣơng, vật tƣ, tiền tệ, tài sản cố định. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc sử dụng đều đúng quy định theo mẫu chứng từ mà Bộ Tài chính đã ban hành, riêng mẫu Phiếu Chi (C31-BB) có thêm nội dung “CMND” của ngƣời nhận tiền. Việc thay đổi mẫu chứng từ do BHXH Việt Nam và cơ quan cấp trên thực hiện, các đơn vị cấp dƣới nhƣ BHXH thị xã An Nhơn chỉ theo đó thực hiện theo quy định của cơ quan cấp trên và không tự ý thêm bất kỳ nội dung nào trên các mẫu chứng từ này.
Việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác lập chứng từ đã hạn chế đƣợc sai sót không đáng có của việc lập chứng từ bằng tay, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán đƣợc sử dụng đảm bảo theo đúng quy định. Trƣờng hợp bị mất điện, hoặc hệ thống phần mềm kế toán bị lỗi, các chứng từ kế toán đặc biệt là Phiếu Thu, Phiếu Chi đƣợc lập bằng tay có đƣợc theo dõi trên “Sổ theo dõi phiếu thu, phiếu chi khi mất điện”. Nội dung các chứng từ đƣợc ghi đầy đủ. Phƣơng pháp lập chứng từ theo đúng quy định của Thông tƣ 102/2018/TT-BTC, cũng nhƣ là các văn bản của cơ quan cấp trên.
Bước 2 - Kiểm tra và ký chứng từ
Chứng từ kế toán đƣợc lập tại đơn vị hoặc thu nhận từ bên ngoài về đều đƣợc tập hợp và kiểm tra đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ bởi bộ phận kế toán đơn vị. Nếu chứng từ đầy đủ, đúng quy định thì kế toán viên phụ trách nghiệp vụ tiến hành định khoản, ghi sổ, ký chứng từ kế toán và trình lãnh đạo phê duyệt. Riêng chứng từ nhƣ bộ hồ sơ thanh quyết toán chế độ BHXH; Hoàn trả tiền đã đóng BHXH, BHYT tự nguyện của đối tƣợng tham gia... đều đƣợc trình Giám đốc phê duyệt và ký chứng từ trƣớc khi chuyển đến mới đƣợc bộ phận kế toán hạch toán, ghi sổ và in chứng từ kế toán ra từ phần mềm kế toán.
Bước 3: Luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đƣợc phân loại theo từng mảng phần hành công việc, mỗi kế toán phụ trách từng phần hành có nhiệm vụ vào sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Việc kiểm tra lần cuối sẽ đƣợc thực hiện bởi kế toán trƣởng đồng thời lƣu trữ chứng từ.
Khi có chứng từ phát sinh, kế toán phụ trách nghiệp vụ nào sẽ nhận chứng từ của nghiệp vụ đó, tiến hành kiểm tra, thực hiện ghi sổ hoặc trả lại chứng từ theo quy định, sau khi ghi sổ sẽ sắp xếp chứng từ, chuyển cho kế toán trƣởng kiểm tra, ký tên và trình chứng từ cho thủ trƣởng đơn vị ký tên; bộ phận tổ chức hành chính đóng dấu xong chuyển cho kế toán trƣởng cũng là
ngƣời lƣu trữ kiểm tra chứng từ lại một lần nữa rồi đƣa vào kho lƣu trữ.
Bước 4: Sử dụng chứng từ và bảo quản chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách và các tài liệu kế toán khác có liên quan đến kế toán sau khi đƣợc phân loại, sắp xếp đƣợc lƣu trữ bảo quản tại bộ phận kế toán của đơn vị do kế toán trƣởng quản lý.
Bên cạnh sử dụng các chứng từ theo quy định, BHXH thị xã còn thiết kế thêm chứng từ để sử dụng riêng cho đơn vị nhƣng rất ít, chủ yếu các danh sách chi tiền cho ngƣời tham dự hội nghị, tập huấn; chi tiền cho các tổ chức, cá nhân phối hợp chỉ đạo thực hiện công tác thu, chi BHXH, BHYT, BHTN.
Riêng các chứng từ về chi kinh phí hoạt động, trong năm căn cứ các khoản chi hoạt động (chi thƣờng xuyên và chi không thƣờng xuyên) đã đƣợc giao dự toán, các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ khi phát sinh nghiệp vụ chi hoạt động (tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng, mua sắm...) ngƣời đƣợc phân công nhiệm vụ lập Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD), Giấy đề nghị thanh toán (C37-HD) kèm theo chứng từ chuyển kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng kiểm tra chứng từ đủ điều kiện ký trình lãnh đạo duyệt chi, không đủ điều kiện trả lại yêu cầu hoàn thiện chứng từ. Lãnh đạo kiểm tra chứng từ nếu đầy đủ điều kiện đồng ý duyệt chi, không đủ điều kiện trả lại ngƣời đề nghị. Sau đó Kế toán trƣởng phụ trách chi tiếp nhận chứng từ đã đƣợc duyệt viết Phiếu Chi theo mẫu C31-BB chuyển Thủ quỹ chi tiền, ký xác nhận, ghi vào sổ và chuyển về Kế toán trƣởng ký hoàn thiện chứng từ đƣa vào lƣu trữ.
Kết quả thu được từ công đoạn 2:
Bảng 2.3: Kết quả phản hồi ý kiến về tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị
ST T Nhận định Ý kiến Đồng ý Không đồng ý Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 1
Theo anh/chị, đơn vị sử dụng danh mục chứng từ kế toán theo quy định của Thông tƣ 107/2017/TT-BTC, thông tƣ số 102/2018/TT-BTC và theo quy định của cơ quan cấp trên
8 100 0 0
2
Theo anh/chị, ngoài các chứng từ kế toán đƣợc quy định, đơn vị thiết kế thêm các chứng từ kế toán khác để sử dụng riêng cho đơn vị là phù hợp
2 25 6 75
3
Tại đơn vị, chứng từ kế toán của đơn vị đa phần đƣợc in từ phần mềm kế toán, rồi chuyển cho kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị ký tên, đóng dấu.
7 87,5 1 12,5
4
Tại đơn vị, phƣơng pháp lập chứng từ kế toán tại đơn vị đƣợc hƣớng dẫn rõ ràng.
8 100 0 0
5
Tại đơn vị, một số nội dung không quan trọng trên chứng từ kế toán có thể đƣợc bỏ qua không cần ghi.
6 75 2 25
6
Tại đơn vị, có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của viên chức để theo dõi khi ký chứng từ.
3 37,5 5 62,5
7
Tại đơn vị, các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan.
3 37,5 5 62,5
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Từ kết quả khảo sát trên, tác giả nhận thấy: (i) Đơn vị sử dụng danh mục chứng từ kế toán theo đúng các quy định của Thông tƣ 107/2017, Thông
tƣ số 102/2018/TT-BTC và theo quy định của cơ quan cấp trên; (ii) Ngoài các chứng từ kế toán đƣợc quy định trong Thông tƣ 107/2017, Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC và của cơ quan cấp trên, đơn vị có thiết kế thêm các chứng từ kế toán khác để sử dụng riêng cho đơn vị nhƣng mức độ phù hợp đƣợc đánh giá chƣa cao; (iii) Chứng từ kế toán của đơn vị đa phần đƣợc in từ phần mềm kế toán, rồi chuyển cho kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị ký tên, đóng dấu trƣớc khi ghi sổ và lƣu trữ; (iv) Phƣơng pháp lập các chứng từ kế toán tại đơn vị có đƣợc hƣớng dẫn rõ rang; (v) Một số nội dung không quan trọng trên chứng từ kế toán có cho phép đƣợc bỏ qua không cần ghi; (vi) Việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký chƣa đƣợc thực hiện tốt; (vii) Các chứng từ do các bộ phận khác hoặc do bên ngoài chuyển đến phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan mới đƣợc xét duyệt cho thực hiện và ghi sổ kế toán.