Nhập số dư đầu kỳ chỉ làm duy nhất một lần khi bắt đầu sử dụng phấn mềm. Còn từ những năm sau máy sẽ tự động tính toán và chỉ số dư. Nếu lần chạy đầu tiên chương trình chưa có bút toán nào phát sinh thì sau khi bấm vào phần nhập số dư đầu kỳ chương trình yêu cầu xác định ngày nhập số
- Kế toán chi tiết -> Nhập số dư tài khoản.
Trên màn hình xuất hiện giao diện nhập số dư tài khoản gồm các mục sau
1. Ngày nhập: Máy đã tự động đưa vào ngày nhập số dư
2. Tài khoản: Đánh số hiệu TK cần nhập số dư.
+ Nếu TK nào đã được khai báo chi tiết thì chương trình sẽ tự hiện ra một bảng liệt kê mã cấp chi tiết đã khai báo trong phần “Khai báo chi tiết tài khoản” và yêu cầu chọn chi tiết cần nhập số dư;
+ Cách lựa chọn nhanh: Trên bảng có 2 ô mã cấp và tên cấp chỉ nhập vào 1 trong 2 ô này và bấm phím Enter để xác nhận;
+ Danh mục sổ chi tiết: Trên danh mục chi tiết dùng chuột kích đúp vào mã cấp cần chọn hoặc bấm Enter để chọn mã chi tiết cần nhập số dư đầu kỳ;
+ Chọn theo cấp: Kích vào biểu tượng kính núpbên phải hộp mã cấp chương trình sẽ liệt kê từ cấp thấp đến cấp cao.
Chú ý: Nhập số dư cho mã cấp chi tiết chưa được khai báo bạn kích vào biểu tượng kính núp -> Bấm tổ hợp phím Ctrl + N để bổ sung cho mã cấp còn thiếu.
Nếu TK nào đã được khai báo tiêu thức quản lý thì sau khi chọn mã cấp chi tiết máy sẽ tự động hiện ra bảng liệt kê các tiêu thức quản lý đã khai báo cho tài khoản đó. Cách
chọn tiêu thức quản lý giống như chọn mã cấp chi tiết tài khoản.
3. Vụ việc: Nhập số dư cho các TK theo vụ việc ta kích vào ô vụ việc màn hình sẽ liệt kê tất cả các vụ việc đã khai báo, chọn vụ việc cần nhập.
4. Ngoại tệ: Nếu những TK nào có số dư về ngoại tệ ta kích và ô ngoại tệ chương trình sẽ hiện ra bảng liệt kê các loại ngoại tệ đã khai báo.
5. Dư nợ: (Dư có): Đối với những TK chỉ dư nợ hoặc chỉ dư có máy đã mặc định sẵn, đối với những tài khoản có thể có số dư nợ hoặc số dư có thì người sử dụng sẽ lựa chọn số dư cho từng trường hợp.
* Cách sửa số dư đầu kỳ
Nếu số dư đầu kỳ nhập sai bạn nhập số liệu TK cần sửa số dư đầu kỳ vào ô TK lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện các chỉ tiêu liên quan đến số dư đầu kỳ của TK đó, bạn tiến hành sửa và lưu lại.
* Cách xoá số dư đầu kỳ
Đánh số hiệu TK cần xoá số dư vào ô TK sau đó bấm nút xoá phía dưới màn hình. Chú ý: Riêng đối với nhập số dư đầu kỳ cho TK 211, 213 yêu cầu phải lập thẻ TSCĐ ngay sau khi nhập số dư đầu kỳ (xem chi tiết trong phần TSCĐ).
Ví dụ: Nhập số dư đầu kỳ cho tài khoản 1521 đã được khai báo ch tiết cho NVL A và NVL B, biết rằng TK này theo dõi theo kho hàng.
- NVL A: 200 kg, đơn giá 100.000đ/kg, nhập kho bà Loan - NVL B: 100 kg, đơn giá 200.000đ/kg, nhập kho bà Hạnh Yêu cầu: Nêu trình tự nhập số dư đầu kỳ cho TK 1521. Hệ thống khai báo hệ thống -> Nhập số dư tài khoản
Xuất hiện giao diện nhập số dư đầu kỳ -> Kích vào nút nhập - Ngày nhập: 31/12/07 (máy tự động đưa ra)
- Tài khoản: 1521
Vì tài khoản 1521 được khai báo chi tiết cho NVL A và NVL B máy sẽ hiện ra bảng liệt kê mã cấp chi tiết đã khai báo yêu cầu chọn cho loại NVL cần nhập số dư đầu kỳ.
TK 1521 được quản lý theo kho hàng, sau khi chọn mã cấp chi tiết máy hiện ra tiêu thức quản lý, kích đúp chuột để chọn Kho bà Loan.
- Dư nợ: Máy sẽ tự động kích vào ô này. Kích vào ô “số lượng”
- Số lượng: 200; - Đơn giá: 100.000;
- Dư đầu kỳ: 20.000.000 (máy tự động đưa ra). Kích vào nút “Lưu”
Để tiếp tục nhập cho NVL B ta kích vào nút “Nhập” Thao tác tương tự như nhập NVL A.