4. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động hệ thống bán hàng ch
4.1 Tuyển dụng và lựa chọn những đại diện diện bán hàng một cách cẩn
Trung tâm của một lực lượng bán hàng hoạt động thành công là việc lựa chọn được những đại diện bán hàng hiệu quả. Chỗ khác nhau trong thành tích giữa
một đại diện bán hàng trung bình và một đại diện bán hàng suất sắc có thể rất lớn - một bảng điều tra cho thấy 27% lực lượng bán hàng thuộc loại xuất sắc đã mang lại trên 52% doanh số. Ngoài sự khác nhau trong năng suất bán hàng, việc thuê mướn người không đúng chỗ cũng sẽ gây ra những lãng phí rất to lớn. Một người bán hàng ít nhất cần có hai phẩm chất cơ bản đó là: khả năng đồng cảm với khách hàng và nỗ lực tự thân để bán được hàng. Dùng hai đặc tính đó làm tiêu chuẩn sẽ giúp ta có thể tiên đoán khá tốt về thành tích bán hàng sau này của những người dự tuyển trong chức vụ bán hàng.Việc tuyển chọn đại diện bán hàng sẽ trở nên rất đơn giản nếu ta biết phải tìm kiếm những khả năng nào. Căn cứ đầu tiên đó là ý kiến của khách hàng. Hầu hết các khách hàng đều nói họ muốn các đại diện bán hàng phải là người trung thực, đáng tin cậy, hiểu biết nhiều và có thái độ ân cần. Doanh nghiệp cần phải tìm kiếm những đặc điểm này khi tuyển dụng ứng viên. Một phương pháp khác là tìm kiếm những đặc điểm chung của những nhân viên bán hàng thành công nhất trong các doanh nghiệp. Theo Charles Garfield, những đại diện bán hàng xuất sắc đều có những đặc điểm như dám chấp nhận rủi ro, mạnh dạn trong công việc, biết cách giải quyết vấn đề và quan tâm đến khách hàng. Đại diện bán hàng có thể là nam hay nữ, cao hay thấp, hoạt bát hay không, ăn mặc chải chuốt hay xềnh xoàng… Và tất cả đều có thể là một đại diện bán hàng thành công. Robert Mc Murry viết: “ tôi tin chắc những người có khả năng bán hàng tuyệt vời nhất là những người có tài thuyết phục bẩm sinh, người luôn có nhu cầu là phải giành được và chiếm giữ tình cảm người khác”. Mc Murry đã liệt kê năm đức tính bổ sung cho một người bán hàng siêu hạng: “ một sinh lực tràn trề, một thừa thãi lòng tin, thèm khát tiền bạc kinh niên, một thói quen cần cù và một thói quen tinh thần nhìn những trở ngại, chống đối hay cự tuyệt như là những thử thách”. Còn Meyer và Groenberg thì cho rằng một người bán hàng giỏi có hai phẩm chất cơ bản là cảm thông với khách hàng và nổ lực tự thân với một nhu cầu cá nhân mạnh mẽ cần phải hoàn thành chỉ tiêu bán hàng.
Sau khi công ty đã lựa chọn được những ứng viên ưng ý thì công đoạn tiếp theo đó chính là huấn luyện những đại diện bán hàng này. Đây là một quá trình để
thông qua đó có thể đánh giá năng lực thực tế của ứng viên giúp cho nhà quản trị nhận ra được những nhân viên bán hàng xuất sắc. Việc huấn luyện có thể tiến hành theo nhiều cách tuỳ thuộc vào tình hình của thị trường cần đào tạo những đại diện bán hàng như thế nào và tình hình tài chính của công ty có đáp ứng những yêu cầu đó hay không. Công ty có thể thực hiện khóa huấn luyện nhân viên mới dựa theo cách mà các công ty khác đã từng làm: nhiều công ty đã cử đại diện bán hàng mới của mình đi chào hàng ngay sau khi vừa tuyển dụng. Họ được cung cấp những sách về mẫu hàng, sách hướng dẫn, sổ đặt hàng và những chỉ dẫn cần thiết về địa bàn hoạt động của họ. Phần lớn trong số đó bán hàng không hiệu quả vì chưa được huấn luyện kỹ lưỡng. Tuy nhiên, các chương trình huấn luyện như vậy sẽ rất tốn kém, bù lại công ty có thể nhận biết được ai sẽ là người đại diện bán hàng xuất sắc cho công ty trong tương lai. Trước khi tiến hành các khoá huấn luyện như trên công ty cần phải cân nhắc về vấn đề tài chính, nguồn nhân lực giảng dạy, điều kiện giảng dạy… Bởi vì huấn luyện có nghĩa là phải chi phí cho người dạy, tài liệu, mặt bằng, trả lương cho những người học mà bản thân họ chưa tạo ra thu nhập cho công ty.
Những chương trình huấn luyện có mục tiêu:
- Đại diện bán hàng cần phải biết và gắn bó với công ty: phần đầu của các chương trình huấn luyện thường dành cho lịch sử và mục tiêu của công ty, tổ chức và phân nhiệm, những viên chức chủ yếu, cơ cấu tài chính và các tiện ích, những sản phẩm chính yếu và số lượng hàng bán của công ty.
- Đại diện bán hàng cần phải biết những sản phẩm của công ty: những khoá sinh bán hàng được quan sát cách thức sản xuất ra sản phẩm và cách vận hành chúng cho nhiều mục đích khác nhau. Với sản phẩm xe hơi, đại diện bán hàng không thể có cơ hội để tìm hiểu tất cả các quy trình sản xuất ra sản phẩm, tuy nhiên họ được xem các đoạn băng video về các công đoạn để làm ra một chiếc xe hoàn chỉnh. Các đại diện bán hàng chỉ cần nắm vững những đặc tính kỹ thuật cần thiết để có thể giải thích cho khách hàng hiểu về sản phẩm.
- Đại diện bán hàng cần phải biết những đặc tính của khách hàng và công ty cạnh tranh: những đại diện bán hàng học để hiểu về những loại sản phẩm khác nhau
và nhu cầu của họ, những động cơ mua hàng, các tập quán mua hàng… khách hàng đi mua xe thường là những cá nhân, gia đình, tổ chức… có thu nhập thuộc hạng khá trở lên. Do đó việc đáp ứng những yêu cầu, nguyện vọng của họ không phải lúc nào cũng dễ dàng, suôn sẻ. Sản phẩm của ta có thể tốt hơn nhưng nếu cung cách phục vụ không tốt thì khách hàng vẫn có thể sẽ bỏ đi sang mua chỗ khác. Họ cũng cần biết về chiến lược và chính sách của công ty và của những hãng cạnh tranh.
- Đại diên bán hàng cần phải biết trình bày bán hàng một cách hiệu quả: khoá sinh mới được học về những nguyên tắc bán hàng. Thêm vào đó, công ty còn phác hoạ những lý luận bán hàng chính yếu cho mỗi sản phẩm.
- Đại diện bán hàng cần phải hiểu trách nhiệm và thủ tục thực địa: họ phải biết cách phân chia thời gian giữa những khách hàng thực sự và tiềm năng, biết cách sử dụng các khoản mục chi phí, biết làm tường trình và chuyển đi một cách có hiệu quả.
Hiện nay đã có những phương pháp mới về huấn luyện đang được tiếp tục phát kiến. Một số các phương pháp đã được hướng dẫn, trong đó có việc diễn tập, huấn luyện sự nhạy bén, học theo băng Cassette, băng video, học tập theo chương trình, các phim về bán hàng và về những sản phẩm của công ty.