Để có biện pháp thích hợp trong việc quản lý quá trình thu mua- tiêu thụ hàng hoá, đem lại lợi nhuận cao nhất thì khi hạch toán hàng hoá, cần phải tính chính xác giá trị hàng hoá luân chuyển. Một điều khác biệt ở các doanh nghiệp kinh doanh th-ơng mại, so với các loại hình doanh nghiệp khác, là việc hạch toán chi phí thu mua hàng hoá.
Chi phí thu mua hàng hoá là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá. Thuộc chi phí thu mua hàng hoá bao gồm các chi phí nh- chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hoa hồng thu mua, tiền thuê kho… và theo qui định, do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ hàng hoá trong kỳ, nên cần phải phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và còn lại theo tiêu thức phù hợp (Theo doanh thu, theo giá trị mua, theo số l-ợng…) chứ không tính vào giá thực tế hàng hoá nhập kho. Thực tế, tại Công ty kế toán không phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ và hàng nhập kho mà cuối kỳ kết
chuyển toàn bộ vào TK 632. Việc hạch toán nh- vậy, sẽ dẫn đến việc xác định kết quả tiêu thụ của hàng hoá bán ra trong kỳ sẽ không chính xác. vì vậy đối với các chi phí liên quan tới quá trình thu mua, kế toán Công ty phải hạch toán nh- sau:
Chi phí thu mua Phân bổ cho hàng
Bán ra trong kỳ
Chi phí mua hàng đầu kỳ = d- đầu kỳ TK 1562
Chi phí mua hàng trong kỳ = Tổng phát sinh nợ TK 1562
Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ = phát sinh nợ TK 632 (đối ứng với TK1561)
Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ (CK) = D- CK (TK1561) +
+D- CK (TK151) + D- CK (TK 157) Khi xác định đ-ơc chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ: Kế toán ghi: Nợ TK 632:
Có TK 156(1562):