Trạm dịch vụ luôn phải có chính sách và quy trình liên hệ sau sửa chữa bằng văn bản Chính sách và quy trình liên hệ sau sửa chữa bằng văn bản, bảo gồm: Người chịu trách nhiệm, phương pháp liên hệ (điện thoại, thư, thư điện tử, hay fax), liên hệ trong khoảng thời gian tối đa là bao nhiêu sau khi sửa chữa xong. Có báo cáo tổng kết hàng tháng được chuyển cho ai, … Khách hàng không muốn được liên hệ cũng cần được ghi lại.
Trạm dịch vụ phải tiến hành liên hệ sau sửa chữa cho tất cả các xe hoặc các xe ưu tiên (theo chính sách của Trạm dịch vụ).
Tốt nhất là tiến hành liên hệ sau sửa chữa với tất cả khách hàng, tuy nhiên nếu điều này là không thực hiện được thì Trạm dịch vụ phải có một chính sách liên hệ sau sửa chữa cho những xe ưu tiên và phải phân rõ người chịu trách nhiệm.
Phản hồi của khách hàng luôn được tóm tắt và báo cáo cho người thích hợp, sau đó chuyển tới các nhân viên liên quan.
Kết quả liên hệ sau sửa chữa cần được tóm tắt và báo cáo định kỳ ít nhất là hàng tháng. Các thông tin được sử dụng để phân tích điểm mạnh, điểm yếu của Trạm dịch vụ sau đó báo cáo cho người thích hợp và chia sẻ với các nhân viên liên quan.
Trạm dịch vụ luôn phân tích và xây dựng các biện pháp tránh tái diễn bằng văn bản với các phải hồi không tốt của khách hàng.
Sau khi nhận được phản hồi không tốt của khách hàng, Trạm dịch vụ cần phải phân tích để tìm hiểu nguyên nhân tại sao khách hàng không hài lòng, sau đó cùng nhau thảo luận bàn bạc và xậy dựng biện pháp tránh tái diễn và chia sẽ với nhân viên.