3.2.5.1. Xây dựng chương trình đào tạo
Xâydựngmộtchương trìnhđào tạophảidựavàokế hoạchcông tác,đổi mới củađơn vị theo định hướng chung của Tổng Cục Thống kê,đápứngsựthayđổimột cáchphùhợpnhất.Quatìm hiểuvàđánhgiáthựctrạng
củaĐơn vịtrong cácnămquatác giả
pháthuynhữngthuậnlợiđóvàkhắcphụcnhữnghạn chế, tiến hành xâydựngmộtchươngtrìnhđào tạodựa trên tầmnhìntổngquátvà chiến lược công tácdựkiến. Sauđây làmộtchươngtrìnhdựkiến chođàotạo:
Nội dung đào tạo:
Trong các chương trình đào tạo, người đào tạo ngoài kiến thức đào tạo chuyên môn , nội dung đào tạo cần phải được mở rộng cả kiến thức liên quan tạo điều kiện cho người học dễ liên hệ và dễ tiếp thu. Giúp họ tìm hiểu văn hoá đơn vị, làm cho họ thấy những khó khăn gay gắt của ngành.
Nội dung đào tạo nên cần đặc biệt quan tâm đến các môn đào tạo chuyên môn cho người cán bộ nhất là cán bộ lãnh đaoh. Đào tạo các nghiệp vụ chung cho cán bộ lãnh đạo.
Kỹ năng nhận thức: là khả năng thấy được vấn đề cốt yếu trong những sự việc đang diễn ra, khả năng phân tích, tổng hợp, dự đoán, dự báo. Đó là khả năng nhận được ra những nhân tố chính trong những hoàn cảnh, nhận thức được mối quan hệ giữa các phần tử, hiểu được mối quan hệ giữa các tổ chức của mình với bên ngoài.
Tầm quan trọng tương đối của những kỹ năng này có thể thay đổi đối với các cấp khác nhau trong hệ thống tổ chức như kỹ năng quan hệ con người giúp ích trong quan hệ hàng ngày đối với cấp dưới. Và ngược lại, kỹ năng nhận thức lại không quan trọng đối với những lãnh đạo cấp tác nghiệp.
3.2.5.2. Phương pháp đào tạo
Về phương pháp đào tạo
Ngoài ra cần áp dụng các biện pháp tiến tiến hiện nay như mô phỏng, xử lý tình huống, đóng kịch để người học tiếp thu nhanh hơn và có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống.
Thực hiện đa dạng hóa các hình thức đào tạo trong nội bộ tương tác qua mạng nội bộ LAN,...
Đối với các khóa đào tạo chuyên đề:
- Lựa chọn nhân lực có trình độ tiếp thu cao để cử đi đào tạo. Nhân lực sau khi được đào tạo các khóa chuyên sâu tại các trường đào tạo, khi về lại cơ quan, tiến hành tổng kết kiến thu thu nhận được, biên soạn tài liệu đào tạo phù hợp. Sau đó báo cáo Ban Lãnh đạo, phòng tổ chức hành chính, để tổ chức lớp đào tạo lại nội bộ tại đơn vị cho các Cán bộ chuyên môn chưa có điều kiện tham gia lớp đào tạo tại trung tâm. Điều này sẽ mang lại hiệu quả đào cao hơn, thúc đẩy và góp phần vào công tác nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ chuyên trách.
- Bố trí nhân lực đảm bảo công tác vận hành mạng lưới được suôn sẻ 24/7 trong thời gian các cán bộ chủ chốt được cử đi đào tạo ngoài
- Ngoài ra, đơn vị cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện theo chuyên đề để nhằm đẩy mạnh sự trao đổi kinh nghiệm giữa những người cán bộ với nhau. Qua các cuộc nói chuyện này người cán bộ có thể chia sẽ những kinh nghiệm làm việc của mình cho các cán bộ khác. Đồng thời, đây là phương pháp thích hợp để nâng cao kỹ năng giao tiếp, ra quyết định cá nhân.
Mục tiêu của phương pháp này nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo, tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng sẵn có của đơn vị, tài liệu công nghệ có sẵn của đơn vị, để áp dụng nhiều phương thức đào tạo, đổi mới nội dung đào tạo theo hướng cập nhật, hiện đại, làm cho người lao động hứng thú khi tham gia các lớp đào tạo.
- Đối với phương pháp đào tạo nội bộ:
+ Phân chia quá trình đào tạo thành nhiều phần hoàn chỉnh, nội dung chương trình phải mang tính nối tiếp và lượng thông tin cần cung cấp vừa phải so với khả năng tiếp thu của người lao động.
+ Đưa ra nhiều câu hỏi nhằm hướng dẫn và thu hút sự quan tâm của người học viên.
+ Đưa ra nhiều ví dụ thực tế minh họa: giúp cho học viên dễ hiểu, áp dụng được vào thực tế.
- Với phương pháp đào tại tại chỗ (thường áp dụng cho cán bộ mới vào ngành):
3.2.6. Hoàn thiện công tác dự trù chi phí đào tạo
Quy mô hoạt động ngày càng mở rộng vì thế nhu cầu đào tạo ngày càng tăng đồng nghĩa với việc kinh phí dành cho đào tạo cũng tăng theo. Là một khoản chi phí khá lớn nên Đơn vị cần tính toán hợp lý và quản lý thật tốt. Việc đầu tư cho nguồn nhân lực là rất cần thiết nhưng cần phải phù hợp tránh những lãng phí không cần thiết.
Chi phí đào tạo, ta có thể thể hiện nó qua công thức sau:
C = ΣCi
Trong đó:
C: Tổng chi phí đào tạo
Ci: Các loại chi phí đào tạo, bao gồm: Chi phí cho các phương tiện kỹ thuật, trang bị kỹ thuật, trang bị công tác giảng dạy, học tập…, chi phí cho đội ngũ giáo viên, cán bộ giảng dạy…, chi phí trả lương tổ chức, cá nhân mà đơn vị thuê họ đào tạo, chi phí cơ hội.
+ Đối với những trường hợp phát sinh thêm chi phí đào tạo, cần lập biên bản báo cáo lên phòng tổ chức hành chính, phòng ghi ro nguyên nhân, sau đó thông qua phòng kế toán trình kiểm tra lại ngân sách và trình Lãnh đạo phê duyệt duyệt để lấy thêm kinh phí đào tạo.
3.2.7. Lựa chọn giáo viên và triển khai đào tạo
Về lựa chọn giáo viên:
- Đào tạo nội bộ: Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp với bộ phận chuyên môn để hoàn thành tài liệu đào tạo, lựa chọn giảng viên nội bộ và tổ chức đào tạo. Tổ chức khóa học đào tạo nghiệp vu chuyên môn sư phạm cho
đội ngũ giảng viên lấy từ nội bộ đơn vị trong ngắn hạn (3-6 tháng) để giúp cho các giảng viên này có phương pháp truyền đạt kiến thức chuyên môn tốt hơn đến cán bộ công chức.
Trong lựa chọn giảng viên nội bộ, không chỉ quan tâm đến trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm của giảng viên mà còn chú ý đến các yếu tố sau:
+ Phẩm chất đạo đức: Lựa chọn giảng viên có phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình trong công việc. Đối với nguồn giảng viên nội bộ thì việc lựa chọn phản ánh qua việc chấp hành nội quy lao động, tích cực tham gia các phong trào của Chi nhánh , qua đánh giá đồng nghiệp và người quản lý trực tiếp.
+ Sức khỏe: Giảng viên giảng dạy phải có sức khỏe tốt để đảm bảo cho quá trình giảng dạy diễn ra liền mạch, có hiệu quả.
+ Tuổi: Việc giảng dạy thường cần giảng viên có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên Chi nhánh nên có sự khuyến khích với giảng viên trẻ, có kinh nghiệm , trình độ, sức khỏe, nhiệt huyết với công việc giảng dạy
-Đào tạo bên ngoài: Phòng Tổ chức Hành chính tiến hành đăng ký học viên, tùy theo tính chất của khóa đào tạo, Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp các Ban/ Phòng chức năng, liên hệ với các tổ chức, để lựa chọn đơn vị đào tạo và giáo viên phù hợp cho mỗi khóa học.
Đối với giảng viên thuê ngoài: lựa chọn những giảng viên có kinh nghiệm giảng dạy ở nhiều trường và được đánh giá tốt. Trước khi tiến hành giảng dạy, Cán bộ chuyên trách đào tạo tại chi nhánh và giảng viên nên có buổi trao đổi về tình hình thực tại của Đơn vị, mục đích để giảng viên hiểu ro hơn về đơn vị, thuận tiện bố trí giảng dạy cho phù hợp
3.2.8. Hoàn thiện công tác đánh giá đào tạo
Trong chuơng 2, thấy rằng, việc đánh giá đào tạo tại Chi nhánh còn sơ sài, chưa có biểu mẫu đánh giá hoàn thiện. Việc lưu trữ cơ sỡ dữ liệu đào tạo của năm trước để tham chiếu cho việc lập nhu cầu đào tạo của năm sau chưa
thật sự được quan tâm và thực hiện chuyên nghiệp, tác giả đề xuất:
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ thiết lập đánh giá và lưu trữ hồ sơ đào tạo tại đơn vị
Trước khi cử đi đào tạo, Phòng tổ chức Hành chính cần sử dụng kết quả đánh giá đào tạo của các năm trước,nhằm mục đích đo lường kiến thức và kỹ năng của cán bộ công chức trước khi đào tạo.
Để đánh giá chương trình đào tạo được tốt hơn và gửi cho các học viên ngay sau khi hoàn thành khóa đào tạo để có số liệu phục vụ công tác đánh giá đào tạo được hiệu quả. Bổ sung và hoàn thiện biểu mẫu đánh giá kết quả đào tạo (như đề xuất tại phụ lục 05)
có tác động đến doanh thu và lợi nhuận không, một đồng vốn cho đào tạo thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu. Và đánh giá xem xét sau khi đào tạo, kết quả đào tạo có đáp ứng mục tiêu đào tạo đề ra của đơn vị ban đầu hay không, như các tiêu chí:
+ Tăng hiệu quả làm việc. + Tinh thần chiến đấu cao hơn. + Tiết kiệm nguồn lực.
+ Xếp hạng chất lượng cao hơn. + Khiếu nại của cán bộ ít hơn.
Bên cạnh đó, phòng Tổ chức Hành Chính thực hiện bảng tổng kết đánh giá khóa đào tạo (như đề xuất tại phụ lục 06) làm cơ sở cho đơn vị có các điều chỉnh kiểm tra theo doi tiến độ học tập đào tạo, góp phần đánh giá được chính xác hiệu quả đào tạo phát triển và cải thiện cho công tác đào tạo các khóa tiếp theo trong năm hoặc năm đến.
Triển khai xây dựng web quản lý cơ sở dữ liệu đào tạo với các chức năng sau:
- Chức năng Hệ thống: bao gồm các chức năng con
+ Đăng nhập vào hệ thống hoặc đăng xuất khỏi hệ thống.
+ Tạo mới, sửa đổi, loại bỏ và cấp phát quyền cho người sử dụng + Thay đổi mật khẩu người sử dụng
+ Quản lý các từ điển dữ liệu
+ Quản lý các điều kiện ràng buộc: Thời gian, các quy định của quy chế đào tạo.
- Chức năng Quản lý hồ sơ: bao gồm các chức năng con + Quản lý hồ sơ giảng viên
+ Quản lý hồ sơ đối tượng đào tạo
- Chức năng Quản lý đào tạo: gồm các chức năng con
+ Tạo mới khoá học và lập danh sách các ngành và chuyên đề đào tạo của khoá học.
+ Nhập danh sách CBCNV tham gia lớp học, lập các lớp Đào tạo. + Quản lý danh mục điều kiện của từng khóa đào tạo.
+ Quản lý khung thời gian chương trình đào tạo. Các mốc thời gian của hoạt động đào tạo.
+ Lập và quản lý chương trình đào tạo trong từng năm của chi nhánh. + Giảng viên đào tạo mỗi khóa học (nội bộ hay mời ngoài)
+ Xây dựng kế hoạch đào tạo. + Chi phí đào tạo.
- Chức năng quản lý Kết quả: gồm các chức năng con
+ Quản lý kết quả đánh giá đào tạo của mỗi CNBCV sau đào tạo + Quản lý biểu mẫu , file hồ sơ Xếp loại kết quả đào tạo.
3.3. Một số ý kiến khác làm tăng hiệu quả của đào tạo nguồn nhân lực tại Cục Thống kê thành phố Đà Nẵng
Thứ nhất: Cần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức đầu đàn tại cơ sở, đào tạo một đội ngũ cán bộ trẻ, có năng lực chuyên môn làm lực lượng kế thừa cho cơ quan.
Bất kỳ một cơ quan đơn vị nào cũng có những mục tiêu, chiến lược, định hướng phát triển cho đơn vị, vì vậy đòi hỏi người cán bộ công chức phải có đủ trình độ chuyên môn, năng lực đáp ứng mục tiêu chiến lược của đơn vị. Vì vậy cần tăng cường đội ngũ cán bộ công chức thực hiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của cơ quan cả về số lượng và chất lượng. Đặc biệt là cán bộ công chức đầu đàn và đội ngũ cán bộ trẻ. Về mặt chất cần nâng cao khả năng chuyên môn của các cán bộ làm công tác đào tạo một cách
thường xuyên hơn nhằm hướng tới quy trình đào tạo hiệu quả. Về mặt số lượng, cơ quan cần đảm bảo đủ bằng cách bổ sung thêm một số cán bộ ở các chi cục đơn vị. Để nâng cao hiệu quả của một số khóa đào tạo, giảm chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình đào tạo.Có thể nhận thấy, việc đào tạo tạo chỗ là phương pháp tiếp cận hữu hiệu nhất giúp người công chức mới vào nghề nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng, kết hợp được kiến thức sách vở với thực tế hiện trường, vận dụng những điều đã học vào thực tế vận hành thiết bị, quy trình công tác chuyên môn tại cơ sở . . . các việc cần tiến hành là:
- Đào tạo một đội ngũ cán bộ đầu đàn năng động, nhạy bén, có kiến thức chuyên môn tốt, có kinh nghiệm thực tế quản lý và vận hành, có khả năng truyền đạt hướng dẫn để kèm cặp các cán bộ mới, thực hiện tốt các yêu cầu của việc đào tạo tại chỗ.
- Đưa một số chương trình đào tạo chuẩn đã hợp tác xây dựng ở mục 2 về thí điểm tại một số đơn vị để chọn ra một số chương trình phù hợp đưa vào phục vụ cho công tác đào tạo tại chỗ.
- Đầu tư xây dựng bộ phận đào tạo đơn vị, trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy và học phù hợp với thực tế công tác từng đơn vị.Mặt khác, cùng với việc hội nhập kinh tế khu vực là việc đầu tư trang bị cho ngành xây dựng, các quy trình vận hành, các phương pháp quản lý công nghệ, thiết bị hiện đại nhằm tăng tính cạnh tranh chất lẫn về lượng. Để đón đầu quá trình cạnh tranh đó đòi hỏi ngành Thống kê của đơn vị phải có một lực lượng kế thừa được đào tạo bài bản, trang bị kỹ năng tốt để có thể kế thừa tất cả kinh nghiệm của các bậc đàn anh đi trước, đồng thời có khả năng tiếp cận với các phương pháp quản lý, vận hành hệ thống điện hiện đại…
Thứ hai: Áp dụng dịch vụ đào tạo trực tuyến
nghệ thông tin đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi, công tác đào tạo nguồn nhân lực cũng có những cơ hội mới khi sử dụng thành quả của công nghệ tin học. Do đó, dịch vụ đào tạo trực tuyến là một trong những bước đột phá góp phần nâng cao tính phổ biến và chất lượng đào tạo. Dịch vụ này gồm hai nội dung: tư vấn đào tạo tại chỗ và triển khai đào tạo trực tuyến. Do đặc thù của cơ quan là công việc mang tính chất luân chuyển, tạm thời, các cơ sở phân bố rộng rãi nên việc triển khai đào tao trực tuyến giúp nhân viên dễ dàng tham gia bố trí khóa học qua mạng, có thể mọi nơi mọi lúc. Mặt khác còn tiết kiệm được ngân sách đào tạo do không chi phí lớp học, tài liệu, chi phí giáo viên…
Thứ ba:Sử dụng người lao động sau đào tạo và ứng dụng kết quả đào tạo vào công việc một cách có hiệu quả.
Một câu hỏi được đặt ra đó là “ Làm thế nào đểđảm bảo cho kết quả sau đào tạo có thể ứng dụng vào công việc”.Hiện nay, mặc dù nhiều cơ quan đơn vị đã bắt đầu chú trọng vào công tác đào tạo song lại không thể ứng dụng tri thức và kỹ năng và nhân viên có được sau khóa đào tạo vào công việc công việc thực tế. Kết quả của một cuộc điều tra cho thấy, sau khi đào tạo, nếu không lựa chọn một biện pháp thích hợp thì chắc chắn sẽ chỉ có khoảng 10% thông tin mới được sử dụng trong việc riêng của nhân viên được đào tạo. Vậy thiết nghĩ nếu 90% kỹ thuật, kỹ năng không được ứng dụng trong công việc của đơn vị thì chắc chắn cơ quan đơn vị sẽ mất đi ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Vì lẽ đó đào tạo phải gắn liền với thực tế công việc. Có nghĩa là người cán bộ sau đào tạo được sử dụng đúng mục đích đào tạo ban đầu nhằm có thể phát huy được kết quả đào tạo, vận dụng linh hoạt vào thực tế. Bên cạnh đó, cơ quan cần xem xét các nhu cầu khác nhau của người được đào tạo: mục đích cuối cùng của việc đào tạo là để nâng cao năng lực thực tế cho nhân viên. Do vậy, kiến thức, năng lực và kỹ năng mà họ học tập và nắm bắt được
qua đào tạo phải có lợi cho sự phát triển cá nhân và nhu cầu công tác sau này. Để tránh hiện tượng đào tạo tách rời công việc thực tế, nội dung đảm bảo phù hợp với kiến thức và đặc điểm nghiệp vụ của nhân viên. Hơn nữa phải được tiến hành một cách có khoa học, tổ chức. Trong quá trình đào tạo tạo thêm nhiều cơ hội cho học viên. Vì người được đào tạo có thể có những đặc tính khác nhau trong tham gia đào tạo như: nhu cầu, hứng thú và khả năng học tập. Vì thế khi xác lập và thực thi phương án đào tạo Cục Thống kê Tp. Đà Nẵng cần suy xét tình hình chung của cơ quan.
Thứ tư: Hoàn thiện và nâng cao tổ chức thực hiện đào tạo nhằm thực hiện có hiệu quả đào tạo nguồn nhân lực
Đây chính là giải pháp không thể thiếu trong tình hình của cơ quan hiện nay khi mà công tác đào tạo trong cơ quan chủ yếu được tiến hành do những cán bộ phòng hành chính. Ở các chi cục quận huyện lại chủ yếu là kiêm nhiệm cho nên việc quản lý và giám sát trong đào tạo chưa đạt được hiệu quả như mong muốn. Vì thế, yêu cầu trước mắt là cơn quan nên tăng cường cán bộ đảm nhiệm công tác phụ trách đào tạo bằng cách tiến hành cơ cấu lại nhân sự, có thể thực hiện như sau:
- Bổ sung thêm cán bộ phụ trách khâu đào tạo nguồn nhân lực cho Phòng tổ chức nhằm giúp phó phòng trong việc lên kế hoạch và các hoạt động đào tạo. Đồng thời kiêm luôn công việc phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc được hoàn thiện hơn.
- Tại các chi cục quận huyện cũng bố trí đầy đủ cán bộ có kinh nghiệm về công tác đào tạo, có thể nắm bắt nhanh chóng yêu cầu đào tạo thực tế tại đơn vị của mình, thiết kế hệ thống đánh giá chương trình đào tạo khi nhu cầu đào tạo của cơ quan không ngừng tăng lên. Tùy theo yêu cầu đơn vị để đề xuất nhu cầu đào tạo và tiến hành đào tạo chủ động sao cho người lao động sau khi đào tạo có thể làm tốt công việc của mình. Có kế hoạch đào tạo khoa
học hợp lý và cụ thể tránh tình trạng đào tạo theo kiểu phong trào hay hình thức, như vậy vừa gây lãng phí thời thời gian, công sức, tài chính cho doanh nghiệp cũng như sự khó chịu trong nhân viên. Bên cạnh đó, ngoài việc sử dụng đội ngũ làm công tác đào tạo trong cơ quan một cách có hiệu quả thì cần kết hợp với các chuyên gia.
Kết luận Chương 3
Căn cứ trên thực trạng công tác đào tạo nguồn nhân lực của Cục Thống kê thành phố Đà nẵng như đã trình bày tại chương 2, phân tích những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế, kết hợp với cơ sở lý luận về công tác thấy rằng công tác đào tạo đào tạo nguồn nhân lực như đã trình bày tại chương 1, tôi đã nêu lên những dự báo ảnh hưởng đến công tác đào tạo nguồn nhân lực của đơn vị và đưa ra các đề xuất giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những tồn tại hiện có hoàn thiện công tác đào tạo nguồn nhân lực của đơn vị đến năm