Điều chỉnh bổ sung để hoàn thiện lại sơ đồ quy trình đào tạo cho đơn vị :
Sơ đồ 3.1. Đề xuất hoàn thiện Sơ đồ quy trình đào tạo tại Đơn vị
Từ sơ đồ 2.3 trong chương 2, đề xuất hoàn thiện Sơ đồ quy trình đào tạo trong chương này bằng:
- Bổ sung bước thiết lập quy trình đánh giá kết quả đào tạo năm trước vào quy trình.
- Bổ sung bước xác định nhu cầu đào tạo vào quy trình.
- Bổ sung thêm các hạn chế của các bước trong quy trình tại chuơng 2. Sử dụng và tham chiếu
- Nhu cầu của cán bộ công chức.
- Định hướng của Cục Thống kê, đơn vị đưa ra định hướng phát triển trong dài hạn.
- Kết quả đánh giá hiệu quả nhiệm vụ của các năm trước.
3.2.2. Xác định nhu cầu đào tạo
Từ thực trạng trong chương 2, công tác xác định nhu cầu và đánh giá của đơn vị còn sơ sài
Cần bổ sung bước xác định nhu cầu đào tạo vào quy trình. Xác định nhu cầu là bước rất quan trọng nó ảnh hưởng đến các bước còn lại. Tại đơn vị việc xác định nhu cầu cần thực hiện theo tiêu chuẩn đã đề ra nghĩa là trước tiên phải đánh giá nhu cầu của từng đơn vị sau đó gửi danh sách, lãnh đạo sẽ xem xét cân đối và quyết định.
Cần bổ sung bước đánh giá kết quả đào tạo năm trước vào quy trình. Công tác đánh giá được thực hiện tốt sẽ giúp cho việc xác định nhu cầu được tốt hơn. Từ bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc sẽ biết được đối với những công việc nào cần có kiến thức, kỹ năng,trình độ nào và người lao động đã đáp ứng được chưa. Từ đây các yếu tố cần đào tạo thêm sẽ được xác định ro ràng giúp xác định nhu cầu chính xác hơn. Muốn vậy, cần phải xây dựng bảng mô tả công việc và hoàn thiện các bảng phân tích công việc, từ các nguồn cần thiết như sau:
- Nhu cầu của cán bộ công chức
- Theo định hướng của đơn vị, đơn vị đưa ra định hướng phát triển trong dài hạn.
- Kết quả hoàn thành nhiệm vụ của các năm trước.
Ngoài ra đánh giá trình độ năng lực cán bộ hiện có ta có thể sử dụng bảng tự thuật để người lao động tự đánh giá về kết quả thực hiện của mình, kết hợp cùng với ý kiến của cấp lãnh đạo trực tiếp để đưa ra kết luận đánh giá đối với
người cán bộ đó.
Cần xây dựng bảng tiêu chuẩn đánh giá cán bộ với từng chức năng công việc cụ thể thông qua bảng mô tả công việc (Bảng 3.5) và đánh giá chính xác bằng cách có sự phản hồi từ người cán bộ trực tiếp.
- Bổ sung phần đánh giá năng lực của cán bộ theo mẫu đề xuất (phụ lục 01).
- Bổ sung kế hoạch đào tạo theo mẫu đề xuất như sau (phụ lục 02a, 02b, 02c)
Các biểu mẫu trên cần gửi đến Phòng tổ chức hành chính trước tháng 12 hàng năm để đánh giá xem xét và đề xuất kế hoạch đào tạo phù hợp.
Đào tạo người đánh giá: Đào tạo người đánh giá để họ hiểu được mục đích của việc đánh giá, hiểu biết và vận hành hệ thống đánh giá cũng như các phương pháp đánh giá thực hiện công việc và thông tin cho người cán bộ. Có như vậy thì kết quả đánh giá thực hiện công việc mới chính xác, đảm bảo công bằng và đạt hiệu quả.
Đánh giá phải bằng hiệu quả công việc mang lại, tất cả phải được lượng hoá một cách chính xác bằng các chỉ tiêu kinh tế mang lại.
Việc xác định nhu cầu đào tạo phải phù hợp với định hướng và chiến lược phát triển của đơn vị trong tương lai. Đồng thời cũng dựa trên nguyện vọng của người cán bộ.
Bảng 3.4. Bảng mô tả công việc cần xây dựng
Bản mô tả công việc
(Cập nhật ngày nn/tt/nnnn)
1. CHI TIẾT CÔNG VIỆC: Tên vị trí:
Báo cáo cho:
Quản lý trực tiếp:
Cấp trên quản lý gián tiếp:
Phòng/ban:
2. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: 3. PHẠM VI CÔNG VIỆC: Số lượng cán bộ cấp
dưới:
Báo cáo trực tiếp: Báo cáo gián tiếp: Tổng số:
4. TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
Mô tả Chỉ số đánh giá thực hiện công việc
5. KHUÔN KHỔ, QUYỀN HẠN QUYẾT ĐỊNH: 6. YÊU CẦU BẰNG CẤP VÀ KINH NGHIỆM: Bằng cấp, chứng chỉ:
- ………….
Kinh nghiệm, kỹ năng và các yêu cầu khác: - ………….
3.2.3. Xác định mục tiêu đào tạo
+ Xác định mục tiêu đào tạo phải được cụ thể tới từng yếu tố chứ không phải chung chung như hiện nay.Việc xác định mục tiêu ro ràng, cụ thể cho đào tạo có tác dụng làm cho người học nhận thức được trách nhiệm của mình với đơn vị và từ đó sẽ nỗ lực cố gắng hơn trong quá trình đào tạo. Mục tiêu của Đơn vị cần đáp ứng một số yếu cầu sau:
+ Mục tiêu đưa ra phải mang tính khả thi tức là phù hợp với đặc điểm , tình hình công tác và khả năng tài chính hiện tại của đơn vị. Mục tiêu đó phải phù hợp và cần có biện pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu
+ Mục tiêu phải có chỉ tiêu cụ thể để đánh giá: Đơn vị hướng tới việc tăng hiệu quả làm việc lên 10 - 15% so với trước khi được đào tạo.
trình đào tạo. Mỗi phòng/ ban,chi cục quận huyện sẽ cử một người tham gia vào khóa đào tạo ở cấp độ quản lý. Thường xuyên đề cử cán bộ đi học.
+ Phải được thống nhất trong toàn đơn vị từ cấp lãnh đạo đến cán bộ. + Đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ năng lực để đáp ứng quản lý có hiệu quả. Nâng cao trình độ học vấn cho cán bộ có tiềm năng trong toàn Đơn vị .
+ Đào tạo đội ngũ cán bộ về các kỹ năng cần thiết để có khả năng xử lý số liệu một cách chuyên nghiệp đúng phương án nội dung.
Cụ thể hóa các mục tiêu:
Đào tạo kỹ năng cho Cán bộ lãnh đạo:
+ Có khả năng hoạch định tổ chức, điều hành đơn vị
+ Thiết lập các mục tiêu, xây dựng các chiến lược, kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó.
+ Dự kiến được khó khăn, trở ngại, biến động của đơn vị trong thời gian tới.
+ Có khả năng ứng xử và giao tiếp tốt.
+ Tạo ra môi trường làm việc tốt (thu nhập, cơ hội thăng tiến…)
Đào tạo kỹ năng cho cán bộ công chức:
+ Có kỹ năng nghiên cứu và chuẩn bị: trang bị cho nhân viên cách nghiên cứu khách hàng của mình để dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn nữa.
+ Kỹ năng chuẩn đoán: trang bị cho cán bộ nắm bắt được nghiệp vụ chuyên môn.
+ Kỹ năng giao tiếp tốt: tạo mối quan hệ thân thiện với hộ dân cũng như các đồng nghiệp.
Đào tạo kiến thức cho Cán bộ lãnh đạo:
+ Có chuyên môn cụ thể về nghề nghiệp, chức trách nắm giữ.
trường công tác, pháp lý, chính trị, kinh tế vã xã hội. + Có kiến thức phân tích tài chính và định lượng.
Đào tạo kiến thức cán bộ công chức:
+ Có kiến thức tổng quan về ngành. Cũng như ngành nghề đang công tác + Có chuyên môn cụ thể về lĩnh vực đang được giao
+ Làm tốt các công việc thường ngày.
+ Thành thạo công tác vận hành bảo dưỡng mạng lưới.
3.2.4. Xác định đối tượng đào tạo
Chương trình đào tạo cần phải thể hiện ro là dành cho đối tượng nào? Khi xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo cho đơn vị, các đối tượng được lựa chọn tham gia đào tạo phải đáp ứng được các tiêu chí về mong muốn đào tạo cả thể lực và trí lực.Vì thế, cần trả lời được các câu hỏi:
+ Là những người đang thiếu hụt chuyên môn nào, họ có đủ sức khỏe và thời gian tham gia không ?
+ Thái độ của người đó đối với đào tạo thế nào? + Việc bố trí và sử dụng họ sau đào tạo ra sao…?
+ Đối tượng đào tạo nằm trong quy hoạch và cần thiết phải thực hiện đào tạo ngay hay không ?
+ Sau khi được đào tạo, liệu đối tượng đào tạo có nghỉ việc hay chuyển công tác sang đơn vị khác hay không ?
Cần trả lời được các câu hỏi trên thì việc xác định nhu cầu của đơn vị sẽ chính xác hơn.
Ví dụ: đối với các khóa đào tạo dài hạn không nên chọn đối tượng trên 50 tuổi mà sẽ chọn những lao động trẻ, tiềm năng, nằm trong quy hoạch, đáp ứng yêu cầu cấp thiết của đơn vị cho vị trí và công việc cụ thể. Vì khả năng tiếp thu kiến thức của người già sẽ bị hạn chế, người cán bộ ngại việc đi học và đào tạo xong họ sẽ không thể cống hiến nhiều cho đơn vị. Dẫn đến lãng
phí và thiếu hiệu quả.
+ Danh sách học viên tham gia đào tạo phải căn cứ vào “Yêu cầu đào tạo” đã được phê duyệt.
+ Chỉ những cán bộ đã được biên chế chính thức với đơn vị mới được tham gia các chương trình đào tạo.
+ Chỉ những cán bộ được lựa chọn vào danh sách “cán bộ tiềm năng” mới được tham gia vào các chương trình đào tạo phát triển nhân tài.
+ Căn cứ Kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt và nhu cầu thực tế, với các đối tượng đào tạo như đã nêu các, phòng/ban chức năng cần lập “Yêu cầu đào tạo” theo biểu mẫu phù hợp (như mẫu đề xuất tại các phụ lục 03a, 03b, 03c) gửi đến Phòng Nhân sự để quản lý, xin phê duyệt và phối hợp tổ chức đào tạo.
Để tránh lãng phí chi phí đào tạo, đào tạo xong, cán bộ nghỉ việc, chuyển công tác dẫn đến thiếu hụt nguồn lực và phải đào tạo cán bộ khác thay thế, cần bổ sung và xây dựng quy định về “cam kết đào tạo” hoàn chỉnh. Quy định trong trường hợp chi phí đào tạo từ bao nhiêu triệu VNĐ trở lên, các cán bộ tham gia đào tạo phải ký cam kết đào tạo (như mẫu đề xuất tại phụ lục 04) cam kết thời gian làm việc sau khi hoàn thành khóa đào tạo và phải bồi thường chi phí đào tạo với các mức cụ thể nếu vi phạm cam kết đã ký.
3.2.5. Triển khai thực hiện hoạt động đào tạo: xây dựng chương trình,lựa chọn phương pháp, lựa chọn giáo viên đào tạo lựa chọn phương pháp, lựa chọn giáo viên đào tạo
3.2.5.1. Xây dựng chương trình đào tạo
Xâydựngmộtchương trìnhđào tạophảidựavàokế hoạchcông tác,đổi mới củađơn vị theo định hướng chung của Tổng Cục Thống kê,đápứngsựthayđổimột cáchphùhợpnhất.Quatìm hiểuvàđánhgiáthựctrạng
củaĐơn vịtrong cácnămquatác giả
pháthuynhữngthuậnlợiđóvàkhắcphụcnhữnghạn chế, tiến hành xâydựngmộtchươngtrìnhđào tạodựa trên tầmnhìntổngquátvà chiến lược công tácdựkiến. Sauđây làmộtchươngtrìnhdựkiến chođàotạo:
Nội dung đào tạo:
Trong các chương trình đào tạo, người đào tạo ngoài kiến thức đào tạo chuyên môn , nội dung đào tạo cần phải được mở rộng cả kiến thức liên quan tạo điều kiện cho người học dễ liên hệ và dễ tiếp thu. Giúp họ tìm hiểu văn hoá đơn vị, làm cho họ thấy những khó khăn gay gắt của ngành.
Nội dung đào tạo nên cần đặc biệt quan tâm đến các môn đào tạo chuyên môn cho người cán bộ nhất là cán bộ lãnh đaoh. Đào tạo các nghiệp vụ chung cho cán bộ lãnh đạo.
Kỹ năng nhận thức: là khả năng thấy được vấn đề cốt yếu trong những sự việc đang diễn ra, khả năng phân tích, tổng hợp, dự đoán, dự báo. Đó là khả năng nhận được ra những nhân tố chính trong những hoàn cảnh, nhận thức được mối quan hệ giữa các phần tử, hiểu được mối quan hệ giữa các tổ chức của mình với bên ngoài.
Tầm quan trọng tương đối của những kỹ năng này có thể thay đổi đối với các cấp khác nhau trong hệ thống tổ chức như kỹ năng quan hệ con người giúp ích trong quan hệ hàng ngày đối với cấp dưới. Và ngược lại, kỹ năng nhận thức lại không quan trọng đối với những lãnh đạo cấp tác nghiệp.
3.2.5.2. Phương pháp đào tạo
Về phương pháp đào tạo
Ngoài ra cần áp dụng các biện pháp tiến tiến hiện nay như mô phỏng, xử lý tình huống, đóng kịch để người học tiếp thu nhanh hơn và có kinh nghiệm trong xử lý các tình huống.
Thực hiện đa dạng hóa các hình thức đào tạo trong nội bộ tương tác qua mạng nội bộ LAN,...
Đối với các khóa đào tạo chuyên đề:
- Lựa chọn nhân lực có trình độ tiếp thu cao để cử đi đào tạo. Nhân lực sau khi được đào tạo các khóa chuyên sâu tại các trường đào tạo, khi về lại cơ quan, tiến hành tổng kết kiến thu thu nhận được, biên soạn tài liệu đào tạo phù hợp. Sau đó báo cáo Ban Lãnh đạo, phòng tổ chức hành chính, để tổ chức lớp đào tạo lại nội bộ tại đơn vị cho các Cán bộ chuyên môn chưa có điều kiện tham gia lớp đào tạo tại trung tâm. Điều này sẽ mang lại hiệu quả đào cao hơn, thúc đẩy và góp phần vào công tác nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ chuyên trách.
- Bố trí nhân lực đảm bảo công tác vận hành mạng lưới được suôn sẻ 24/7 trong thời gian các cán bộ chủ chốt được cử đi đào tạo ngoài
- Ngoài ra, đơn vị cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện theo chuyên đề để nhằm đẩy mạnh sự trao đổi kinh nghiệm giữa những người cán bộ với nhau. Qua các cuộc nói chuyện này người cán bộ có thể chia sẽ những kinh nghiệm làm việc của mình cho các cán bộ khác. Đồng thời, đây là phương pháp thích hợp để nâng cao kỹ năng giao tiếp, ra quyết định cá nhân.
Mục tiêu của phương pháp này nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo, tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật hạ tầng sẵn có của đơn vị, tài liệu công nghệ có sẵn của đơn vị, để áp dụng nhiều phương thức đào tạo, đổi mới nội dung đào tạo theo hướng cập nhật, hiện đại, làm cho người lao động hứng thú khi tham gia các lớp đào tạo.
- Đối với phương pháp đào tạo nội bộ:
+ Phân chia quá trình đào tạo thành nhiều phần hoàn chỉnh, nội dung chương trình phải mang tính nối tiếp và lượng thông tin cần cung cấp vừa phải so với khả năng tiếp thu của người lao động.
+ Đưa ra nhiều câu hỏi nhằm hướng dẫn và thu hút sự quan tâm của người học viên.
+ Đưa ra nhiều ví dụ thực tế minh họa: giúp cho học viên dễ hiểu, áp dụng được vào thực tế.
- Với phương pháp đào tại tại chỗ (thường áp dụng cho cán bộ mới vào ngành):
3.2.6. Hoàn thiện công tác dự trù chi phí đào tạo
Quy mô hoạt động ngày càng mở rộng vì thế nhu cầu đào tạo ngày càng tăng đồng nghĩa với việc kinh phí dành cho đào tạo cũng tăng theo. Là một khoản chi phí khá lớn nên Đơn vị cần tính toán hợp lý và quản lý thật tốt. Việc đầu tư cho nguồn nhân lực là rất cần thiết nhưng cần phải phù hợp tránh những lãng phí không cần thiết.
Chi phí đào tạo, ta có thể thể hiện nó qua công thức sau:
C = ΣCi
Trong đó:
C: Tổng chi phí đào tạo
Ci: Các loại chi phí đào tạo, bao gồm: Chi phí cho các phương tiện kỹ thuật, trang bị kỹ thuật, trang bị công tác giảng dạy, học tập…, chi phí cho đội ngũ giáo viên, cán bộ giảng dạy…, chi phí trả lương tổ chức, cá nhân mà đơn vị thuê họ đào tạo, chi phí cơ hội.
+ Đối với những trường hợp phát sinh thêm chi phí đào tạo, cần lập biên bản báo cáo lên phòng tổ chức hành chính, phòng ghi ro nguyên nhân, sau đó thông qua phòng kế toán trình kiểm tra lại ngân sách và trình Lãnh đạo phê duyệt duyệt để lấy thêm kinh phí đào tạo.
3.2.7. Lựa chọn giáo viên và triển khai đào tạo
Về lựa chọn giáo viên:
- Đào tạo nội bộ: Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp với bộ phận chuyên môn để hoàn thành tài liệu đào tạo, lựa chọn giảng viên nội bộ và tổ chức đào tạo. Tổ chức khóa học đào tạo nghiệp vu chuyên môn sư phạm cho
đội ngũ giảng viên lấy từ nội bộ đơn vị trong ngắn hạn (3-6 tháng) để giúp cho các giảng viên này có phương pháp truyền đạt kiến thức chuyên môn tốt hơn đến cán bộ công chức.
Trong lựa chọn giảng viên nội bộ, không chỉ quan tâm đến trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm của giảng viên mà còn chú ý đến các yếu tố sau:
+ Phẩm chất đạo đức: Lựa chọn giảng viên có phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình trong công việc. Đối với nguồn giảng viên nội bộ thì việc lựa chọn phản ánh qua việc chấp hành nội quy lao động, tích cực tham gia các phong trào của Chi nhánh , qua đánh giá đồng nghiệp và người quản lý trực tiếp.
+ Sức khỏe: Giảng viên giảng dạy phải có sức khỏe tốt để đảm bảo cho quá trình giảng dạy diễn ra liền mạch, có hiệu quả.
+ Tuổi: Việc giảng dạy thường cần giảng viên có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên Chi nhánh nên có sự khuyến khích với giảng viên trẻ, có kinh nghiệm , trình độ, sức khỏe, nhiệt huyết với công việc giảng dạy
-Đào tạo bên ngoài: Phòng Tổ chức Hành chính tiến hành đăng ký học viên, tùy theo tính chất của khóa đào tạo, Phòng Tổ chức Hành chính phối hợp các Ban/ Phòng chức năng, liên hệ với các tổ chức, để lựa chọn đơn vị đào tạo và giáo viên phù hợp cho mỗi khóa học.
Đối với giảng viên thuê ngoài: lựa chọn những giảng viên có kinh nghiệm giảng dạy ở nhiều trường và được đánh giá tốt. Trước khi tiến hành giảng dạy, Cán bộ chuyên trách đào tạo tại chi nhánh và giảng viên nên có buổi trao đổi về tình hình thực tại của Đơn vị, mục đích để giảng viên hiểu ro hơn về đơn vị, thuận tiện bố trí giảng dạy cho phù hợp
3.2.8. Hoàn thiện công tác đánh giá đào tạo
Trong chuơng 2, thấy rằng, việc đánh giá đào tạo tại Chi nhánh còn sơ sài, chưa có biểu mẫu đánh giá hoàn thiện. Việc lưu trữ cơ sỡ dữ liệu đào tạo của năm trước để tham chiếu cho việc lập nhu cầu đào tạo của năm sau chưa
thật sự được quan tâm và thực hiện chuyên nghiệp, tác giả đề xuất:
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ thiết lập đánh giá và lưu trữ hồ sơ đào tạo tại đơn vị
Trước khi cử đi đào tạo, Phòng tổ chức Hành chính cần sử dụng kết quả đánh giá đào tạo của các năm trước,nhằm mục đích đo lường kiến thức và kỹ năng của cán bộ công chức trước khi đào tạo.
Để đánh giá chương trình đào tạo được tốt hơn và gửi cho các học viên ngay sau khi hoàn thành khóa đào tạo để có số liệu phục vụ công tác đánh giá đào tạo được hiệu quả. Bổ sung và hoàn thiện biểu mẫu đánh giá kết quả đào tạo (như đề xuất tại phụ lục 05)
có tác động đến doanh thu và lợi nhuận không, một đồng vốn cho đào tạo thì thu được bao nhiêu đồng doanh thu. Và đánh giá xem xét sau khi đào tạo, kết quả đào tạo có đáp ứng mục tiêu đào tạo đề ra của đơn vị ban đầu hay không, như các tiêu chí:
+ Tăng hiệu quả làm việc. + Tinh thần chiến đấu cao hơn. + Tiết kiệm nguồn lực.
+ Xếp hạng chất lượng cao hơn. + Khiếu nại của cán bộ ít hơn.
Bên cạnh đó, phòng Tổ chức Hành Chính thực hiện bảng tổng kết đánh giá khóa đào tạo (như đề xuất tại phụ lục 06) làm cơ sở cho đơn vị có các