4. Quản lý thông tin nhân viên
4.3 Báo cáo nhân sự
4.3.1 Danh sách nhân viên
Liệt kê danh sách nhân viên theo từng bộ phận đến một thời điểm.
4.3.2 Danh sách nhân viên nghỉ việc
4.3.3 Danh sách sinh nhật nhân viên
Liệt kê nhân viên có ngày sinh trong từng tháng.
4.3.4 Thông tin gia đình
Thống kê thông tin gia đình của từng nhân viên.
4.3.6 Truy vấn thông tin nhân viên
Truy xuất dữ liệu chi tiết và phân tích báo cáo tổng hợp từ thông tin nhân viên.
Màn hình truy vấn thông tin
• Thông tin trường
Liệt kê tất cả các nhóm thông tin, người sử dụng chọn trường cần và kéo qua khu vực dữ liệu truy vấn.
• Chọn và di chuyển thứ tự các trường
Muốn đẩy trường đã chọn lên trường sử dụng và sử dụng đểđưa trường cần chọn xuống dưới.
• Tạo mẫu báo cáo để sử dụng về sau
Sau khi chọn các trường thông tin cần truy xuất. Người sử dụng có thể chọn “Lưu
mới” đểlưu thành mẫu báo cáo sử dụng lại cho lần sau. Nếu chỉnh sửa mẫu truy vấn
cũ sử dụng “Lưu đè” sau khi chỉnh sửa.
• Lọc dữ liệu
Người sử dụng có thể lọc lại dữ liệu theo điều kiện khi muốn xem báo cáo theo bộ
5. Quản lý chấm công 5.1 Danh mục
5.1.1 Danh mục ký hiệu chấm công
Ký hiệu chấm công dung đểđịnh nghĩa các loại thời gian đi làm hoặc nghỉ. Phân loại nghỉ có lương hay nghỉ không lương. Định nghĩa tính chất giờ là việc theo hệ số (ngày, đêm, tăng ca ngày thường, ngày lễ, ngày nghỉ).
Màn hình khai báo ký hiệu chấm công
•Mã công
Ký hiệu dùng để chấm công.
•Tên công
Diễn giải chi tiết cho ký hiệu chấm công.
•Tên khác
•Loại công
Phân loại công đi làm hay công nghỉ.
•Tính chất
Khai báo tính chất công làm việc ngày thường hay tăng ca.
•Loại lương
Trường hợp công ty có nhiều kiểu tính lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm…) thì ký hiệu chấm công có tách riêng hay không. Nếu dùng chung thì chọn
“Cảhai”
•Nhóm công
Dùng để nhóm các ký hiệu công lại.
•Hệ số
Hệ sốkhi tính lương. Trường hợp tăng ca ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễthường sẽ có hệ số tính khác nhau.
•Lên bảng công
Khai báo có in trên bảng chấm công hay không.
•Thứ tự
Thứ tự sắp xếp khi hiển thị.
•Diễn giải
Ghi chú khác.
•Trạng thái
Trạng thái không còn sử dụng sẽ không hiển thị khi nhập liệu.
5.1.2 Danh mục ca làm việc
Người sử dụng định nghĩa các ca làm việc thực tế, giờ nghỉ giữa giờ, giờ tang ca và hệ
sốtính công tương ứng.
•Mã ca
Mã ca làm việc, dùng đểđịnh nghĩa và chọn ở các mục thông tin khác.
•Tên ca
Tên đầy đủ của ca làm việc.
•Tên khác
Tên đầy đủ ca làm việc dùng cho ngôn ngữ thứ 2.
•Nhóm ca
Phân nhóm ca.
•Kiểu làm tròn, block làm tròn
Các tham sốnày cài đặt cách tính toán thời gian đi làm thực tếkhi nhân viên đi làm
Ví dụ: Ca làm việc hành chính bắt đầu vào lúc 08h00 và kết thúc lúc 17h00, nghỉtrưa
từ12h đến 13h00, làm tròn lên, bock là 5 phút.
Nhân viên A đi làm lúc 08h04, về lúc 17h00. Nhân viên A trễ 4 phút. Làm tròn lên nên sẽ tính nhân viên A muộn 5 phút tức là 1 block. Thời gian làm việc thực tế ngày
đó sẽ là 7.91 giờ
𝑆ố 𝑔𝑖ờ = 8 ∗ 60 − 1 ∗ 5 60
•Trạng thái
Đánh dấu ca làm việc còn được sử dụng ở hiện tại nữa hay không.
Các thông tin chi tiết
Ca làm việc có nhiều khoảng thời gian khác nhau bao gồm cả thời gian tính là tăng
ca của ca đó sẽđược tách thành nhiều chi tiết ca.
•Tên chi tiết ca
Diễn giải cho khoảng thời gian định nghĩa.
•Giờ vào/giờ ra
Giờ vào và giờ ra của từng khoảng thời gian.
•Liên ngày
Trường hợp giờ vào hoặc giờ ra của ca làm việc đó rơi vào ngày hôm sau thì đánh
dấu vào trường này. Chương trình nhận dạng để xử lý khi xét giờ ra vào khi tính công của ngày hôm trước.
•Số phút tối thiểu
Sốphút đi làm tối thiểu của từng chi tiết, nếu thời gian thực tếdưới số phút tối thiểu
thì chương trình sẽ không tính.
•Số giờ tối đa
Số giờ làm việc tối đa của từng chi tiết, nếu thời gian thực tếvượt quá số giờ tối đa
thì chỉtính đến số giờ tối đa.
•Số phút trễ/số phút sớm
Căn cứtính đi trễ về sớm lên báo cáo đi trễ về sớm, nếu đi trễ về sớm nhỏhơn số
phút này sẽ không tính.
•Mã công
Mã công đi kèm khi tính toán số giờ làm việc.
5.1.3 Danh mục nhóm ca làm việc
Danh mục nhóm ca dùng để phân loại các ca làm việc cùng bộ phận hoặc cùng tính chất, khi đăng ký hoặc khai báo ca làm việc có thểđăng ký theo nhóm ca này.
• Mã nhóm ca
Mã đại diện cho nhóm ca.
• Tên nhóm ca
Diễn giải chi tiết của nhóm ca.
• Tên 2
Diễn giải chi tiết của nhóm ca, dùng trong giao diện ngôn ngữ thứ 2 (tiếng Anh).
• Trạng thái
Khai báo nhóm ca này còn sử dụng ở hiện tại hay không.
5.1.4 Khai báo ngày nghỉ, ngày lễ
• Ngày lễ/nghỉ
Ngày được nghỉ lễ hoặc nghỉđặc biệt.
• Diễn giải
Diễn giải chi tiết cho ngày nghỉ/lễ.
• Công
Mã công được chấm tựđộng cho ngày nghỉ/lễ này.
• Mã Ca
Trường hợp muốn mặc định mã ca khi chấm công tựđộng cho ngày nghỉ/lễ.
5.1.5 Khai báo ngày nghỉ hàng tuần
Khai báo ngày nghỉ hàng tuần cho từng bộ phận hoặc nguyên công ty.
• Bộ phận
Bộ phận được nghỉ.
• Thứ
Ngày nghỉđịnh kỳ trong tuần của bộ phận khai báo.
5.2 Cập nhật dữ liệu
5.2.1 Đăng ký ca mặc định cho bộ phận
Chức năng khai báo các ca làm việc mặc định cho từng bộ phận. Trường hợp các bộ
phận làm việc theo những ca cốđịnh, người dùng có thể sử dụng chắc năng này mà
• Bộ phận
Bộ phận cần khai báo, có thể khai báo bộ phận mẹ.
• Ca/nhóm ca
Ca hoặc nhóm ca làm việc mặc định của bộ phận.
• Hiệu lực từ/đến
Thời gian áp dụng ca/nhóm ca làm việc đối với bộ phận được khai báo.
• Đăng ký tăng ca
Có xét tăng ca khi nhân viên đi làm vào khoảng giờtăng ca của những ca này hay không.
• Danh sách thứ
Ca/nhóm ca áp dụng cho những thứ nào trong tuần. Ví dụ ca hành chính làm việc từ08h đến 17h cho thứ2 đến thứ6; 08h đến 12h cho thứ 7.
5.2.2 Đăng ký ca cho nhân viên theo lịch
Chức năng khai báo ca làm việc từng ngày cho từng nhân viên.
Màn hình đăng ký
Người dùng có thểxem và khai báo/điều chỉnh ca tại từng dòng cho từng nhân viên và cho từng ngày Ca hoặc nhóm ca làm việc mặc định của bộ phận.
Cách đăng ký
Để chuột tại dòng và cột tại ngày cần đăng ký.
Gõ trực tiếp mã ca hoặc nhóm ca cần đăng ký hoặc sử dụng ký hiệu để
chọn ca và nhóm ca đang sử dụng. Chọn ca/nhóm ca và Nhận đểlưu lại.
5.2.3 Đăng ký tăng ca cho nhân viên
Chức năng này dùng đểđăngký tăng ca cho nhân viên trong một khoảng thời gian. Khi tính công nếu nhân viên có đi làm vào khoảng thời gian được xem là tăng ca của ca làm việc và có đăng ký tăng ca thì sẽtính công tăng ca cho nhân viên vào ngày hôm đó.
• Nhân viên
Chọn nhân viên đăng ký tăng ca.
• Ca /nhóm ca đăng ký
Đăng ký tăng ca cho ca làm việc nào.
• Số phút tối thiểu
Số phút tối thiểu tính tăng ca. Nếu sốphút tăng ca dưới số phút tối thiểu thì sẽ
không tính.
• Số giờ tối đa
Số giờ tối đa tính tăng ca.
5.2.4 Cập nhật thông tin chấm công
Chức năng này dùng để theo dõi thẻ chấm công/số vân tay và một số thông tin mặc
định của từng nhân viên
• Số thẻ nhân viên
Số thẻ chấm công hoặc số vân tay của nhân viên.
• Ngày hiệu lực từ/đến
Thời gian hiệu của số thẻ. Trường hợp nhân viên nghỉ việc và dùng thẻ cho nhân viên khác thì khai báo hiệu lực đến cho nhân viên cũ và khai hiệu lực mới cho nhân viên mới.
Mã công xử lý khi tính toán giờ làm việc thực tế của nhân viên ngày thường.
• Tăng ca nghỉ/tăng ca lễ
Mã công xử lý khi nhân viên đi làm vào ngày nghỉ/ngày lễvà được duyệt giờtăng ca đó.
5.2.5 Lấy dữ liệu với máy chấm công kết nối
Chức năng này dùng kết nối và lấy dữ liệu trực tiếp với máy chấm công thông qua thiết lập cơ sở dữ liệu sẵn (SQL và Access).
Chương trình kết nối tựđộng với máy chấm công và lấy dữ liệu chấm công vào ra
mà người sử dụng không cần phải thao tác nhiều.
5.2.6 Lấy dữ liệu từ máy chấm công
Chức năng này dùng để import dữ liệu vào ra thực tế của từng nhân viên từ file excel. Thao tác
• Chọn khoảng thời gian cần đẩy dữ liệu
• Lấy mẫu chấm công
Nhấn vào để lấy mẫu chuẩn Bổ sung dữ liệu theo file mẫu.
Nhấn vào biểu tượng để import dữ liệu. Sau khi đẩy dữ liệu thành công sẽ
hiển thị lại trên màn hình cho người sử dụng kiểm tra.
5.2.7 Cập nhật nhanh giờ vào ra
Chức năng giúp cho người dùng kiểm tra toàn bộ dữ liệu chấm công, bổ sung dữ
liệu thiếu, điều chỉnh dữ liệu sai. Người dùng cũng có thể cập nhật những ngày nghỉ
vắng mặt tại màn hình này.
Màn hình lọc
• Ngày
Ngày tính công.
• Cặp dữ liệu vào ra
Hiển thị tối đa 4 cặp dữ liệu vào ra cho cùng một ngày công. Trường hợp ngày ra
vào ngày hôm sau chương trình vẫn xửlý đưa vềngày công hôm trước và giờ ra sẽ
nhỏhơn giờ vào.
• Không làm
Khai báo loại nghỉ vắng mặt.
• Số giờ
Số giờ nghỉ vắng mặt.
5.2.8 Duyệt tăng ca
Chức năng giúp cho người dùng xem lại và kiểm tra giờ tăng ca sau khi tính ra từ chương trình. Bản ghi nào được duyệt thì mới được xem là tăng ca.
• Ngày
Ngày công tăng ca.
• Ca
Ca làm việc tương ứng của ngày hôm đó.
• Giờ vào ra/Giờ tăng ca vào ra
Giờ vào ra và giờđược xét tăng ca của ngày công đó.
• Số giờ
Số giờtăng ca: số giờtăng ca do chương trình tính ra
• Số giờ duyệt
Số giờtăng ca được duyệt
5.2.9 Cập nhật nghỉ thai sản, nghỉ nhiều ngày
Chức năng dùng cho trường hợp nhân viên nghỉ thai sản hoặc nghỉ nhiều ngày liên tiếp.
• Ngày hiệu lực từ/đến
Đăng ký nghỉ từ thời gian nào.
• Loại công nghỉ
Khai báo loại nghỉ.
• Mã công
Mã công nghỉ. Dùng để chấm công tựđộng và hiển thị lên bảng chấm công.
• Số giờ
Số giờ nghỉ của từng ngày.
5.3Báo cáo chấm công 5.3.1 Bảng chấm công 5.3.1 Bảng chấm công
Mẫu bảng chấm công chi tiết và tổng hợp theo tháng của từng nhân viên. Dạng xuất excel.
5.3.2 Bảng công chi tiết
Mẫu báo cáo chi tiết giờ vào ra và giờlàm cơ sở tính công làm việc cho từng nhân viên. Nhóm theo cây tổ chức.
Stt Mã nhân
viên Họ và tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
1 1000001 Trần Thanh Tống X X X X X X X X X X X X X
2 2000001 Trần Thanh Ngọc H(8) X(8) X(8) AL(8) OT2(8) X(8) X(8) NI(8), OT1(4)X(8) X(8) X(8) X(8) X(8)
3 2020001 Lê Trần Minh KhangH X X X X X X X X IL(1), X(2.5)
4 3020003 Trần Thị Bé Ba OE(1), X(7) X X X X IL(0), X(7.92)X X X X IL(0), X
5 3020008 Phan Mạnh Cường IL(0), X(7.92) IL(0), X IL(0), X(7.75)X X X X
5.3.3 Bảng công tổng hợp
Mẫu báo cáo tổng hợp dữ liệu theo mã công của từng nhân viên. Nhóm theo cây tổ
5.3.4 Bảng tổng hợp tăng ca
Mẫu báo cáo tổng hợp dữ liệu tăng ca của từng nhân viên hoặc theo từng bộ
phận; tổng hợp theo giờ hoặc theo ngày
5.3.5 Bảng tổng hợp nghỉ
Mẫu báo cáo tổng hợp dữ liệu nghỉ theo từng loại của từng nhân viên.
6. Quản lý tính lương
6.1 Danh mục
Các danh mục và cập nhật số liệu liên quan đến tính lương.
6.1.1 Danh mục phụ cấp
Khai báo các loại phụ cấp áp dụng trong công ty.
•Mã phụ cấp
Ký hiệu viết tắt cho phụ cấp.
•Tên phụ cấp
Diễn giải chi tiết của phụ cấp đó.
•Tên khác
Diễn giải của phụ cấp dung cho ngôn ngữ thứ 2.
•Kiểu tính
- Bình thường: phụ cấp nguyên mức khai báo
- Theo công: phụ cấp tính theo số ngày công
Tiền phụ cấp = (Mức khai báo x số ngày công)/Ngày công chuẩn
- Thâm niên: sử dụng cho trường hợp phụ cấp thực tế tính theo số năm
thâm niên
Tiền phụ cấp = mức phụ cấp x số thâm niên
•Mã công
Trường hợp phụ cấp thực lãnh tính lại theo sốngày công đi làm thực tế thì khai báo danh sách công xét phụ cấp.
•Tỷ lệ
Tiền phụ cấp tính theo tỷ lệlương cơ bản.
•Tiền
Mức tiền phụ cấp.
•Mức hỗ trợ
Trường hợp các khoản tiền phụ cấp tính theo đơn giá (mức tiền chuyên cần, mức hỗ
trợcơm…).
•Tính bảo hiểm
Khai báo loại phụ cấp này có tham gia đóng bảo hiểm hay không.
•Thông tin điều kiện và điều kiện hưởng phụ cấp
Phụ cấp động khai báo theo điều kiện.
6.1.2 Đăng ký phụ cấp theo bộ phận
Khai báo các phụ cấp áp dụng theo từng bộ phận. Các nhân viên thuộc bộ phận
được khai báo sẽđược hưởng các phụ cấp này.
Màn hình khai báo phụ cấp cho bộ phận
•Mã phụ cấp
Loại phụ cấp áp dụng.
•Hiệu lực từ/đến
Thời gian áp dụng của phụ cấp khai báo.
6.1.3 Đăng ký phụ cấp theo nhân viên
Trường hợp một số phụ cấp áp dụng cho một số nhân viên riêng biệt chứ không theo bộ phận thì khai báo phụ cấp áp dụng theo từng nhân viên.
Màn hình khai báo phụ cấp theo nhân viên
•Nhân viên
Nhân viên được hưởng phụ cấp.
•Mã phụ cấp
Loại phụ cấp áp dụng.
•Hiệu lực từ/đến
Thời gian áp dụng của phụ cấp khai báo.
•Tiền phụ cấp
Trường hợp phụ cấp áp dụng cho nhân viên mỗi người một mức khác nhau thì số
tiền sẽ khai báo tại đây, chương trình sẽ xử lý lấy số tiền tại màn hình khai báo này
trước số tiền trong định nghĩa phụ cấp.
6.1.4 Cập nhật phụ cấp tự tính
Trường hợp phụ cấp tính toán khá phức tạp hoặc số tiền được cấp trên duyệt.
•Kỳ/Năm
Kỳlương được hưởng.
•Mã phụ cấp
Loại phụ cấp áp dụng.
•Hiệu lực từ/đến
Thời gian áp dụng của phụ cấp khai báo.
•Tiền phụ cấp
Số tiền phụ cấp được hưởng.
Lưu ý: chỉ những loại phụ cấp có khai báo loại là “tựtính” mới có thể cập nhật tại menu này.
6.1.5 Cập nhật giảm trừ, thu nhập và thưởng phạt
Cập nhật các khoản tiền phát sinh (truy lãnh, truy thu…) tùy tháng cho từng nhân viên.
•Kỳ/Năm
Kỳlương được hưởng.
•Mã loại/Tên loại
Khoản tiền cộng trừ.