CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. THỰC TRẠNG KINH DOANH LỮ HÀNH CỦA CÔNG TY
2.2.8. Quy trình xây dựng một chương trình du lịch
Chương trình du lịch là lịch trình chuẩn bị trước cuả chuyến đi. Trong đó xác định thời gian của chuyến đi, nơi đến du lịch, các điểm dừng chân, dịch vụ lưu trú, vận chuyển, các dịch vụ khác và giá bán chương trình.
Để xây dựng một chương trình du lịch phải đảm bảo được yêu cầu như tính khả thi, phù hợp với nhu cầu của thị trường, đáp ứng được mục tiêu của cơng ty lữ hành, có sức lơi cuốn thúc đẩy du khách ra quyết định mua chương trình. Để đạt được những yêu cầu đó, các chương tình du lịch của công ty được xây dựng theo quy trình gồm những bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu nhu cầu của khách
Nắm bắt được nhu cầu của khách thì bộ phận marketing của doanh nghiệp tiến hành điều tra khảo sát và nghiên cứu thị trường. Họ nghiên cứu nhu cầu của khách bằng những con đường sau:
+ Nghiên cứu tài liệu. Tìm hiểu thị trường thơng qua các cơng trình nghiên cứu, ý kiến chuyên gia, sách báo v.v…Đây là phương pháp ít tốn kém song đơi khi gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, xử lý thơng tin, mức độ tin cậy
+ Thông qua các công ty du lịch gửi khách, các chuyến du lịch làm quen. Hai công ty gửi khách và nhận khách sẽ trao đổi các đoàn chuyên gia, đại diện để tìm hiểu thị trường để xác định khả năng của mỗi bên. Cơng ty lữ hành có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách và hiểu rõ hơn nhu cầu của khách. Công ty đã sử dụng cả hai hình thức này để tìm hiểu nhu cầu của khách. Khi tiến hành tìm hiểu nhu cầu của khách thường tập trung vào các tiêu thức sau:
/ Động cơ, mục đích đi du lịch của khách: Nghỉ ngơi, giải trí, tham quan tìm hiểu…
/ Khả năng thanh toán và khả năng chi tiêu
/ Thói quen sử dụng và yêu cầu về chất lượng phương tiện vận chuyển, lưu trú…
/ Các chỉ tiêu về thời gian dành cho chuyến đi…những thời điểm mà khách có thể đi du lịch
Bước 2: Nghiên cứu khả năng đáp ứng: tài nguyên, các nhà cung cấp, mức độ cạnh tranh trên thị trường …
- Lựa chọn các tài nguyên đưa vào khai thác thì cơng ty đã căn cứ vào các yếu tố sau
+ Giá trị của tài nguyên du lịch, uy tín của tài nguyên, sự nổi tiếng của nó là những căn cứ ban đầu. Đó là những tài nguyên du lịch có thể đem lại những giá trị về mặt tinh thần, cảm giác... cho du khách
+ Sự phù hợp của tài nguyên với các chương trình du lịch đáp ứng sự trơng đợi của khách…
- Để tìm được các nhà cung cấp thì cơng ty tiến hành nghiên cứu thơng qua các phương tiện truyền thơng, tự đi quan sát…để tìm đựơc nhà cung cấp với mức giá hợp lý, chất lượng đảm bảo…
Bước 3: Giới hạn quỹ thời gian và mức giá tối đa
Muốn thực hiện một chương trình du lịch địi hỏi con người phải có thời gian. Do vậy, thời gian rỗi của nhân dân là điều quan trọng tất yếu cần phải có để con ngừơi tham gia vào hoạt động du lịch. Du lịch muốn phát triển tốt phải nghiên cứu đầy đủ cơ cấu thời gian làm việc, cơ cấu của thời gian rỗi. Hiện nay với chế độ làm việc 5 ngày một tuần, số thời gian rỗi tăng lên, đó là điều kiện thuận lợi để tổ chức các chuyến du lịch. Khi xây dựng chương trình du lịch phải dựa vào quỹ thời gian rỗi của người dân để xây dựng chương trình phù hợp và đưa ra những mức giá hợp lý để thu hút được nhiều khách nhất về công ty nhưng vẫn đảm bảo mức lợi nhuận đã đưa ra. Công ty đã xây dựng rất nhiều chương trình du lịch với các quỹ thời gian khác nhau, mức giá khác nhau đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách.
Bước 4: Xây dựng phương án vận chuyển
Giao thông vận tải là tiền đề cho sự phát triển du lịch. Ngày nay giao thông vận tải đã trở thành một trong những nhân tố chính cho sự phát triển du lịch, đặc biệt là du lịch quốc tế. Trong thời gian gần đây lĩnh vực giao thông, đặc biệt là giao thông trong du lịch phát triển cả về số lượng và chất lượng. Công ty đưa ra phương án vận chuyển phù hợp với điểm đến, có thể vận chuyển bằng tàu, ô tô, máy bay… Mỗi một loại phương tiện vận chuyển công ty sẽ đưa luôn đảm bảo tiết kiệm thời gian và cho phép kéo dài thời gian du lịch và khách đi du lịch đến được những vùng xa xơi, đảm bảo tính an tồn trong quá trình vận chuyển, cho phép rút ngắn thời gian chờ đợi giữa các tuyến điểm du lịch, bên cạnh đó cơng ty đưa ra mức giá cho mỗi loại phương tiện vận chuyển để khách có thể lựa chọn các loại phương tiện phù hợp với mức chi trả của mình.
Bước 5: Xây dựng phương án lưu trú, ăn uống
Cơng ty có mối quan hệ tốt với nhiều nhà cung cấp ở các điểm du lịch mà công ty tổ chức dẫn khách đến, với mỗi một chương trình du lịch cơng ty sẽ đưa ra những loại hình lưu trú, ăn uống khác nhau để cho khách lựa chọn:
Ví dụ : khi đi theo chương trình du lịch Hạ Long – Cát Bà khách có nhiều sự lựa chọn, có thể ngủ trên Tàu hoặc ngủ trong Khách sạn, mỗi loại hình lưu trú thì có những mức giá khác nhau…
Bước 6: Xác định giá thành, giá bán chương trình
Giá là những chỉ tiêu quan trọng trong việc quyết định mua sản phẩm. Đồng thời giá là một công cụ cạnh tranh hữu hiệu trên thị trường nhất là thị trường du lịch, giá có tác động rất lớn đến khối lượng bán. Việc xác định giá trongkd du lịch gặp rất nhiều khó khăn và nó chịu tác động của nhiều nhân tố và có nhiều phương pháp xác định giá, giá ngoài việc bù đắp chi phí và tạo lợi nhuận nó cịn đảm bảo tính cạnh tranh trên thị trường. Để xác định giá thành và giá bán sản phẩm du lịch công ty đã sử dụng phương pháp xác định giá theo chi phí.
* Cơng thức tính giá thành cho một chương trình du lịch
Z = VC +
Q FC
Trong đó : Z: Giá thành cho 1 khách
VC: Chi phí biến đổi cho 1 khách FC: Chi phí cố định cho 1 khách
Q: Số lượng khách tham gia trong đoàn của 1 lần thực hiện tour
Chi phí cố định cho một đồn khách gồm : chi phí vận chuyển, chi phí hướng dẫn, chi phí cố định khác (văn nghệ, quảng cáo…)
Chi phí biến đổi gồm: chi phí ăn uống, lưu trú, tham quan, giải trí, visa… * Cơng thức tính giá bán của một chương trình du lịch
G = Z + P +T + Cb + Ck
G = Z (1 + p + b + k + T) Trong đó: G : Giá bán
P : Khoản lợi nhuận dành cho công ty T : Các khoản thuế
Z : Giá thành
Cb : Chi phí bán ( hoa hồng cho đại lý…)
Ck : Chi phí khác ( chi phí quản lý, thiết kế tour…)
Các khoản nói trên đều được tính bằng % hoặc hệ số nào đó của giá thành. Trong công thức trên p, b, k, T là hệ số tương ứng của lợi nhuận, chi phí bán, chi phí khác và thuế, tính theo giá thành
Qua kinh nghiệm trong cơ chế cạnh tranh tự do, cơng ty dẫnhỵbén với hình thức giá cả thị trường, thay đổi kịp thời phù hợp với từng đối tượng khách. Để giá cả hợp lý hơn cơng ty cịn nghiên cứu giá của đối thủ cạnh tranh và có tính mức giá hợp lý nhất.
- Giá theo mùa vụ: Công ty giữ nguyên mức giá theo kế hoạch đã xây dựng trứơc đó, song ngồi mùa du lịch thì cơng ty có chính sách giảm giá 10 – 20% so với quy định , mùa hè giảm 5 – 10% cho khách Châu Âu và các đoàn học sinh, sinh viên…
Cơng ty có chính sách giá ưu đãi đối với đồn khách đơng người, nếu lượng khách càng đơng thì giá càng giảm và có sự khuyến mại nếu vào dịp lễ tết, lễ hội…cho khách quen và khách mới.
Bước 7: Xây dựng những quy định của chương trình
Các quy định của một chương trình du lịch có mục đích hướng dẫn, giúp đỡ khách hiểu biết thêm về hình thức tổ chức, cách thức đăng ký cũng như nội dung của chương trình du lịch. Phải xây dựng những điều khoản về trách nhiệm của công ty cũng như của khách. Theo thơng lệ thì quy định của một chương trình du lịch trọn gói bao gồm những yếu tố sau:
+ Nội dung, mức giá của một chương trình + Những quy định về giấy tờ, visa, hộ chiếu…
+ Những quy định về vận chuyển
+ Những quy định về đăng ký đặt chỗ, chế độ phạt khi huỷ bỏ, hình thức và thời hạn thanh tốn…
+ Trách nhiệm của cơng ty lữ hành + Trách nhiệm của khách
+ Các trường hợp bất khả kháng…