1. Các hoạt động chủ yếu sau khi đi vào thành lập :
- Công ty tin học đ-ợc thành lập theo Quyết định số 378/QĐTC của Tổng giám đốc Thông tấn xã Việt Nam năm 1991 trên cơ sở thống nhất hai công ty là Công ty Vật t- và Công ty Vinadataxa có chức năng tổ chức sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, thực hiện các dịch vụ kinh tế và khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực công nghệ thông tin và tin học để phục vụ yêu cầu cuả các đơn vị trong ngành đồng thời phục vụ các nhu cầu khác về sản xuất và tiêu dùng của thị tr-ờng trong và ngoải n-ớc theo Pháp luật hiện hành về lĩnh vực kinh doanh của công ty.
- Công ty tin học bao gồm toàn bộ cán bộ công nhân viên của cả hai công ty trên hợp nhất nh-ng sau khi hợp nhất và đI vào hoạt động thì căn cứ theo nhiệm vụ chức năng và tình hình sản xuất kinh doanh mà có h-ớng tái tổ chức và sắp xếp lại theo h-ớng gọn nhẹ , hợp lý và có hiệu quả theo tinh thần của chỉ thị cấp trên . Công ty tin học sau khi thành lập cũng phải kiểm kê tải sản, vật t-, trang thiết bị máy móc và cơ sở vật chất khác đồng thời nhanh chóng đệ trình bản báo cáo dự thảo quy chế làm việc , cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty để kịp thời đ-a công ty vào hoạt động.
- Công ty tin học là một doanh nghiệp Nhà n-ớc trực thuộc Thông tấn xã Việt Nam do Tổng giám đốc Thông tấn xã Việt Nam quản lý , có t- cách pháp nhân , hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có tải khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng. Công ty tin học tự chịu trách nhiệm vật chất về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đ-ợc phụ trách bởi một Giám đốc , một Phó Giám đốc và một Kế toán tr-ởng giúp việc.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy gồm : Phòng kinh doanh số 1 và số 2, Phòng Kế toán Tổng hợp, Phòng ứng dụng công nghệ cao, Phòng Hành chính – Quản trị; Giám đốc công ty tin học có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng Phòng ban trong công ty.
- Công ty có các hoạt động chủ yếu là cung cấp máy móc, trang thiết bị, vật t- theo yêu cầu của các đơn vị trong ngành nhằm phục vụ yêu cầu đổi mới kỹ thuật trong toàn ngành.
- Tổ chức sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu các sản phẩm khác về điện tử , điện lạnh, tin học , viễn thông , ngành in, ngành ảnh và các thiết bị, vật t- phục vụ cho truyền tin, phát thanh, truyền hình.
- Tổ chức dịch vụ t- vấn thiết kế hệ thống thông tin và tin học cho các đơn vị trong và ngoải ngành.
- Tham gia với các đơn vị có liên quan trong ngành nghiên cứu ph-ơng án kinh tế kỹ thuật về đổi mới công nghệ thông tin của Thông tấn xã Việt Nam .
- Đ-ợc phép kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng t- liệu sản xuất, t- liệu tiêu dùng phục vụ cho nhu cầu xã hội theo đúng quy định của Nhà n-ớc . 2. Tình hình hoạt động qua các năm :
2.1. Tình hình tài chính và vốn cho sản xuất kinh doanh qua các năm đ-ợc đánh giá theo Bảng sau :
( Đơn vị tính : Triệu đồng )
chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 2 3 4 5 1. Doanh thu 83.955 92.350,5 86.000 115.000 2. Tổng chi phí 83.891 92.280,1 85.700 114.700 3. Lợi nhuận 44 48,4 300 300 4. Mức thuế nộp Ngân sách 437,89 481,67 28.242 30.102 4.1. Thuế VAT 16,63 18,29 17,286 19.000 4.2. Thuế TNDN 20,70 22,7 96 102 4.3. Thuế khác 400,56 440,5 10.860 11.000
2.2. Một số đánh giá chung khác trong bản đề án tr-ớc khi quyết định sáp nhập với Xí nghiệp in I :
+ Công ty Tin học – Thông tấn xã Việt nam có trụ sở tại số 11 Phan Huy Chú – Hà Nội ;
+ Tổng số cán bộ công nhân viên của toàn công ty hiện nay là 20 ng-ời ; + Hoạt động chủ yếu của Công ty – Chiếm hơn 90 % trong cơ cấu giá trị sản l-ợng thực hiện hàng năm của công ty là :
- Thực hiện Xuất nhập khẩu ủy thác ;
- Thực hiện các dịch vụ nhập khẩu, xuất khẩu ủy thác thiết bị máy tính, viễn thông và các phụ kiện, phụ liệu phục vụ công tác thông tin, ngành in, ngành ảnh;
+ ứng dụng, nghiên cứu công nghệ thông tin – hoạt động này mang lại doanh thu không đáng kể ;
+ Hiện nay hoạt động mang lại doanh thu có tỷ trọng lớn nhất cho công ty là hoạt động dịch vụ th-ơng mại ;
+ Các sản phẩm của công ty chủ yếu liên quan đến lĩnh vực điện tử và tin học ;
+ Công ty là Doanh nghiệp Nhà n-ớc có quy mô nhỏ – cả về nguồn nhân lực và tiềm lực tài chính ;
II. Xí nghiệp in I – TTXVN :
Xin đ-ợc đi sâu phân tích tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ chế quản lý, sử dụng vốn cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để làm dẫn chứng cho việc đánh giá - phân tích bản đề án sáp nhập công ty tin học và Xí nghiệp in I do đây là một Doanh nghiệp Nhà n-ớc hoạt động trực thuộc Thông tấn xã Việt nam – Với quy mô hoạt động lớn, số l-ợng nhân công khá đông so với các doanh nghiệp khác trong TTX cũng nh- các doanh nghiệp khác trong n-ớc hoạt động cùng trong lĩnh vực in ấn.
1. Các hoạt động chính sau khi đi vào thành lập :
Xí nghiệp in I - TTXVN tiền thân là tổ in typo của TTXVN (Thông tấn xã Việt Nam) và đ-ợc thành lập trên quyết định 67/TTXVN có trụ sở tại số 3 Phan Huy Chú Hà Nội - cách đây 21 năm.
Tháng 9/1993 từ 1 tổ in typo trở thành Xí nghiệp in, và lúc này Xí nghiệp đ-ợc trang bị thêm một máy in offset của Tiệp.
Với sự phát triển mạnh của nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần hoạt động theo cơ chế thị tr-ờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà n-ớc các thànhp hần kinh tế đ-a nhau phát triển, cùng với các quy luật cạnh tranh khốc liệt này, từ năm 1989 - 1991, Xí nghiệp in I - TTXVN đã đầu t- thêm một số máy móc nh- máy in offset hiện đại khổ nhỏ của Nhật phục vụ cho việc in ấn các sản phẩm cao cấp nh- nhãn mác hàng hoá sách báo, văn hoá phẩm. Từ đây Xí nghiệp đã định h-ớng phát triển đó là chuyển toàn bộ công nghệ in typo sang công nghệ in offset, có nh- vậy mới đáp ứng đ-ợc nhu c ầu của thị tr-ờng tạo ra, phát triển và mở rộng sản xuất, có tích luỹ cao và bảo đảm đ-ợc đời sống cho hơn 100 công nhân viên trong Xí nghiệp.
Từ năm 1991 - 1994 Xí nghiệp lần l-ợt trang bị thêm các máy móc thiết hiện đại có tính năng tác dụng cao nh- máy in hai màu, máy xén 3 mặt… dân đ-a vào dây chuyền sản xuất, đồng thời tiến hành sửa chữa, kéo dài thời gian sử dụng đối với máy móc cũ, dần ổn định dây chuyển công nghệ ổn định mặt hàng sản xuất. Hàng năm Xí nghiệp đều có tổ chức học tập, đào tạo lại để nâng cao năng suất lao động và sử dụng tối đa công suất máy. Đến nay tuy số
sản xuất không tăng song sản l-ợng năm sau cao hơn năm tr-ớc. Tr-ớc đây, năng suất của Xí nghiệp chỉ đạt 500 - 800 triệu trang in một năm, nay số l-ợng trang in đã đ-ợc tăng lên 1 tỷ trọng in một năm với công suất 8000 - 12.000 trang trong 1 giờ.
Năm 1993 theo quyết định 75/QĐ ngày 10/3/1993 của TTXVN Xí nghiệp in I - TTXVN là một doanh nghiệp Nhà n-ớc sản xuất kinh doanh hoạch toán độc lập, có t- cách pháp nhân, có tài khoản riêng ở ngân hàng và hoạt động theo ph-ơng thức quản lý kinh tế xã hội chủ nghĩa. Là một doanh nghiệp Nhà n-ớc trực thuộc quản lý của TTXVN.
2. Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy của Xí nghiệp : 2.1. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay xí nghiệp in I - TTXVN tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến tham m-u, đứng đầu là Giám đốc, d-ới có 1 phó Giám đốc một kế toán tr-ởng, các phòng ban và phân x-ởng.
Các phòng ban Các phân x-ởng
1. Phòng kế hoạch sản xuất 1. Phân x-ởng in I 2. Phòng hành chính tổ chức 2. Phân x-ởng in II 3. Phòng tài vụ 3. Phân x-ởng chế bản 4. Phòng vi tính 4. Phân x-ởng sửa chữa
Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất là nhân tố cơ bản ảnh h-ởng trực tiếp tới công tácd quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng. Sản phẩm của Xí nghiệp là sản phẩm đ-ợc sản xuất trên công nghệ in offsét và sau đây là các giai đoạn của quy trình công nghệ in offset.
- Giai đoạn chế bản - Giai đoạn in
- Giai đoạn gia công
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất của xí nghiệp
Công nghệ in offset qua nghiên cứu ở trên là một quá trình sản xuất dây truyền kín bao gồm nhiều giai đoạn liên tục, kế tiếp nhau lên xí nghiệp đã tổ chức bộ máy của mình thành các phân x-ởng riêng biệt, mỗi phân x-ởng đảm nhiệm một khâu trong quá trình khép kín đó. Đứng đầu mỗi phân x-ởng là quản đốc, h-ớng dẫn kiểm tra các hoạt động diễn ra trong phân x-ởng sao cho đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất và an toàn lao động.
Ngoài phân x-ởng sản xuất chính có phân x-ởng cơ điện với nhiệm vụ giám sát và chấp hành đầy đủ quy trình, qui hoạch về an toàn và bảo d-ỡng máy móc thiết bị d-ới sự chỉ đạo của Phó giám đốc.
2.2. Cơ cấu tổ chức, quản lý - chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Xí nghiệp :
Bộ máy quản lý của xí nghiệp đ-ợc tổ chức theo mô hình trực tuyến tham m-u và đ-ợc khái quát theo sơ đồ sau:
Khách hàng Ký HĐ Đặt hàng Phòng kết hoạch sản xuất Phiếu sản xuất Phơi bản KCS In Thành phẩm Gia công Phòng tiêu thụ Giao hàng Nhập kho
Sơ đồ2:Sơ đồ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp :
- Giám đốc: Ng-ời đứng đầu thay mặt cho Nhà n-ớc quản lý xí nghiệp theo chế độ thủ tr-ởng chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh củ doanh nghiệp.
- Phó giám đốc: Phụ trách về các khâu sản xuất trực tiếp. Ngoài ra phó giám đốc còn làm tham m-u cho giám đốc quản lý phân x-ởng phòng ban.
- Phòng tài vụ gồm 4 nhân viên, với nhiệm vụ thu nhập, xử lý và cung cấp đầy đủ các thông tin về tài tính và kinh tế.
- Phòng tổ chức hành chính: Là phòng giúp việc tham m-u cố vấn cho giám đốc về các mặt nh- nhận sự, cán bộ, đào tạo, đào tạo lao động, tiền công, tiền bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, bảo vệ hành chính, quản trị đời sống.
- Phòng kế hoạch, sản xuất: Là nơi nắm đầu vào của hoạt động SXKD có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động hàng ngày d-ới sự chie đạo của ban Giám đốc.
- Phòng chế bản: Gồm các bộ phận vi tính, bộ phận bóc tách màu.
- Phân x-ởng in: Tại đây các hợp đồng in của xí nghiệp đ-ợc in theo kế hoạch của ban Giám đốc.
- Phòng KCS hoặc gọi là phòng OTK: Phòng này có chức năng kiểm tra
Giám đốc Kế toán tr-ởng Phó giám đốc Phòng tổng hợp Phòng KHSX Phòng In I PX chế bản PX chế bản Phòng TC Hành chính Phòng vật t- tiêu thụ PX cơ điện
- Kho xí nghiệp chia làm 2 bộ phận: Kho vật t- và kho thành phẩm dùng để chứa thành phẩm sau khi in.
3. Tình hình sản xuất kinh doanh qua các năm của Xí nghiệp : 3.1. Tình hình trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật : 3.1. Tình hình trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật :
Tính đến cuối năm 2004, tổng số vốn của xí nghiệp in I - TTXVN là 24.999.559.693 đ. Qua thời gian tiến hành hoạt động SXKD, các loại TSCĐ trong xí nghiệp đã đ-ợc thay thế đổi mới rất nhiều. Tuy nhiên vẫn còn một số máy móc không thể hoạt động hết công suất do đã sử dụng nhiều năm. Điều này đã gây không ít khó khăn trong việc vận hành hoạt động SXKD.
Hiện nay móc móc thiết bị của xí nghiệp đã đáp ứng đ-ợc phần nào đó về yêu cầu kỹ thuật của ngành in và đảm bảo đ-ợc chất l-ợng sản phẩm. Một số máy đang dùng nh- máy tính Đông Nam á, máy in offset, máy xen 2, máy xen 3 măk của Wohleberg do Đức sản xuất, máy phơi bản của Đức sản xuất, máy cuốn 4/4 nhãn hiệu Toshiba do Nhật sản xuất v.v…
Trong năm 2003 Nhà n-ớc đã đầu t- cho xí nghiệp một số máy in cuốn và xí nghiệp tự trang bị thêm một số máy móc.
3.2. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình sử dụng vốn cho sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong một số năm gần đây :
3.2.1. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh chung :
Trong thời gian qua, hoạt động SXKD của Xí nghiệp in I - TTXVN đã đạt đ-ợc những kết quả nhất định và nó đ-ợc biểu hiện qua Bảng sau:
Bảng 1: Khái quát tình hình kết quả kinh doanh
(ĐVT: 1000 VNĐ)
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004
1. Doanh thu thuần 10.519.680 11.737.584 11.543.788
2. Giá vốn hàng bán 9.438.381 10.010.841 10.409.688
3. Lợi nhuận gộp 1.081.289 1,726.743 1.134.100
4. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
203.299 - 52.053 165.755
5. Tổng lợi nhuận tr-ớc thuế 139.759 - 36.711 462.118
6. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
44.72 0 147.878
7. Lợi nhuận sau thuế 95.036 0 314.240
8. Thu nhập bình quân đầu ng-ời
(1000đ/ng-ời/tháng) 984 1.066 1,220
Qua số liệu trên đây ta có thể đánh giá tình hình Xí nghiệp trong những năm vừa qua vẫn ch-a có sự ổn định. Tuy nhiên đến năm 2004 Xí nghiệp đã khẳng định đ-ợc tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã có xu h-ớng đi lên thông qua chỉ tiêu doanh thu thuần và lợi nhuận tr-ớc thuế. Do công việc kinh doanh có hiệu quả nên mức bình quân của công nhân viên trong Xí nghiệp tăng lên đáng kể.
Tuy nhiên để đạt đ-ợc những kết quả đó Công ty đã phải v-ợt qua những thách thức không nhỏ trong hoạt động SXKD. Thị tr-ờng ngày càng đòi hỏi sự đáp ứng các nhà in không chỉ là số l-ợng mà còn là chất l-ợng từ đây đã tạo ra một sự cạnh tranh gay gắt trong thị tr-ờng in ấn. Chỉ tính riêng trên địa bàn Hà Nội có đến 400 cơ sở công nghiệp và khoảng 5000 cơ sở in t- nhân, in l-ới hoặc in sự nghiệp. Điều đó chứng tỏ Xí nghiệp in I - TTXVN đã có sự cố gắng rất nhiều. Bằng chứng là doanh thu của Xí nghiệp không ngừng tăng lên (năm 2000 tổng doanh thu đạt hơn 10 tỷ thì đến năm 2004 đã tăng lên gần 12 tỷ, tăng gần 20% so với năm 2000).