Đặc điểm chu trình, gian lận sai sót và mục tiêu kiểm soát
2
Đặc điểm chu trình mua hàng
Mua hàng Đặt hàng Đặt hàng Nhận hàng Tồn trữ Nợ phải trả 3
Đặc điểm chu trình mua hàng
Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến những tài sản nhạy cảm)
dễ bị tham ô, chiếm dụng.
Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu (chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản).
4
Gian lận và sai sót
Giai đoạn Gian lận, sai sót
Đề nghị mua hàng --Hàng mua không cần thiếHàng mua không đảm bảo chất lượngt (không phù hợp nhu cầu, giá mua cao ..) -Đề nghị mua hàng trùng lắp
Xét duyệt mua hàng -Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng Chọn nhà cung cấp -Thông đồng
Không đúng chủng loạ số lượng, chất lượng)
Mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát chung
Sự hữu hiệu và hiệu quả BCTC đáng tin cậy
Tuân thủ pháp luật và các quy định
Mục tiêu kiểm soát chung
Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy cách)
Hiệu quả (so sánh kết quả và các chi phí liên quan)
BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền, GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPTrả)
Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, môi trường, chi trả ngoại tệ, thuế,…)
7
Mục tiêu kiểm soát cụ thểHoạt động kiểm soát??? Hoạt động kiểm soát???
8
KSNB Khâu đặt hàng
Rủi ro Mụctiêu kiểm soát
- Hàng không đúng chủng loại, quy cách
- Hàng mua không cần thiết - Mua hàng không đủ - Mua hàng thừa - Đề nghị mua hàng trùng lắp - Hàng kém chất lượng - Giá không hợp lý - Mất chiết khấu - Mua khống - Mua hàng đúng chủng loại, quy cách - Số lượng mua tối ưu - Chất lượng đạt yêu cầu - Giá hợp lý
- Giá tối ưu - Thực sự có mua - Tuân thủ quy định
9
Thủ tục KS khâu đặt hàng
Phân chia trách nhiệm
Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc
lập với bộ phậnsử dụng? Tại sao?
10
Thủ tục KS khâu đặt hàng
Ủy quyền và xét duyệt
Cách thức xét duyệt
Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?
Thủ tục KS khâu đặt hàng
Kiểm soát chứng từ
Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu
các nội dung của chứng từ này?
Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội
Thủ tục KS khâu đặt hàng
Các thủ tục đặc biệt
Làm sao để mua hàng đúng giá?
Làm sao để số lượng đặt hàng và dự
trữ là tối ưu?
13
Thủ tục KS khâu đặt hàng
Phân tích rà soát
Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích
tỷ số nào?
14
Thủ tục KS khâu đặt hàngSoát xét nhà quản lý cấp cao? Soát xét nhà quản lý cấp cao?
Nhà quản lý có thể soát xét bằng cách gì?
15
Thủ tục KS khâu đặt hàng
Tất cả các giải pháp trên đãthỏa mãn
được các mục tiêu chưa? Có thể đề xuất
các thủ tục bổ sung nào?
16
KSNB khâu nhận hàng
Rủi ro Mụctiêu kiểm soát
- Nhận hàng khôngđúng chủng loại - Nhận hàng khôngđúng số lượng - Nhận hàng đúngchủng loại, quy cách - Nhận hàng đúng số lượng KSNB khâu nhận hàng
Phân chia trách nhiệm
Ủy quyền và xét duyệt
Kiểm soát chứng từ
KSNB khâu tồn trữ
Rủi ro Mụctiêu kiểm soát
- Hàng tồn kho bị thất thoát, tham ô, sử dụng sai mụcđích
- Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời
- Hàng tồn kho bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính
- Không tuân thủ các quy định
- Hàng tồn kho không bị thất thoát, tham ô hay sử dụng sai mục đích
- Kiểm soát được tình trạng và phẩm chất HTK - Hàng tồn kho được ghi chép chính xác trên sổ sách liên quan
- Hàng tồn kho được kiểm kê chính xác
- Tuân thủ các quy định liên quan đến HTK
19
KSNB khâu tồn trữ
oBổ nhiệm thủ kho
oTổ chức kho an toàn và ngăn nắp
oHạn chế tiếp cận kho
oMọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt
oGiám sát nhập xuất kho
oGhi chép thẻ kho
oKiểm kê kho định kỳ và bất thường
oSử dụng hệ thống kê khai thường xuyên
oNguyên tắc FIFO
oBáo cáo định kỳ về hàng mất chấtlượng
oTính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển
oSử dụng các mô hình quản lý 20 HTK thích hợp
KS ghi chép
- Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu
nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu
giao hàng với biểu mẫu đầy đủ.
- Ghi chép kịp thời
- Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận
- Kiểm kê định kỳ và bất thường
- Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên
- Sử dụng máy tính
21
KS nợ phải trả & thanh toán
Rủi ro:
• Chi trả sai (thời điểm, nhà cung cấp, số tiền)
• Trả tiền cho hàng không mua
• Quay vòng chứng từ
Quy định về luân chuyển chứng từ Theo dõi chi tiết nợ phải trả Lập phiếu đề nghị thanh toán
Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng
từ gốc
Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
22
KS nợ phải trả & thanh toán
Rủi ro:
• Nợ phải trả bị ghi nhận sai
• Trình bày, khai báo sai
Đối chiếu nợ phải trả với bộ phận mua hàng
Lập bảng chỉnh hợp Nợ phải trả Ban hành thủ tục kiểm tra việc Trình bày
và khai báo Nợ phải trả
Một số gian lận cụ thể & cách thức đối phó Gian lận Biện pháp kiểm soát
Mua hàng cho
mục đích cá nhân - Xét duyệt đề nghị mua hàng
Thanh toán khống
- Đối chiếu hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng,
báo cáo nhận hàng…