7. Kết cấu của luận văn
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU, CHI BẢO HIỂM XÃ
2.2.3.2. Tài khoản và phương pháp hạch toán kế toán chi Bảo hiểm xã hội
Tài khoản kế toán sử dụng cho hạch toán kế toán các nghiệp vụ chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn đƣợc thực hiện theo hƣớng dẫn bởi thông tƣ 102/2018/TT-BTC về việc hƣớng dẫn kế toán BHXH đƣợc Bộ Tài chính ban hành ngày 14/11/2018, có hiệu lực từ ngày 01/01/2019: Đối với tài khoản kế toán, một số tài khoản sử dụng trong chi BHXH nhƣ sau:
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
TK 139: Phải thu của các đối tƣợng đóng bảo hiểm
TK1392: Phải thu số thu hồi chi sai các chế độ bảo hiểm của các đối tƣợng
TK 142 Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm TK 14212: Phải thu kinh phí chi BHXN,BHTN
TK 175: Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện TK 1752: Chi các loại bảo hiểm của huyện
TK 339: Phải trả của các quỹ bảo hiểm
TK3392: Phải trả ngƣời hƣởng các chế độ bảo hiểm TK33921: Phải trả ngƣời hƣởng chế độ BHXH TK 343: Thanh toán về chi bảo hiểm xã hội với các đơn vị ngồi ngành
TK 3431: Thanh tốn với đại diện chi trả
TK 3432: Thanh toán với đơn vị sử dụng lao động TK 34321: Ốm đau, thai sản, dƣỡng sức
Phƣơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu tại BHXH thị xã An Nhơn: 14212 1 3 2 1121 5 4 5
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ hạch toán kế toán chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội thị xã An Nhơn
(Nguồn: BHXH thị xã An Nhơn)
Ghi chú:
1.Khi BHXH tỉnh ứng kinh phí chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH cho Bƣu điện thị xã
2. Số phải trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH
3. Khi thanh toán số tiền đã chi và chƣa chi hết do Bƣu điện thị xã
thực hiện
2.2.3.3. Quy trình kế tốn chi Bảo hiểm xã hội
Bình Định đang thực hiện chi trả các chế độ BHXH và quản lý ngƣời hƣởng theo Luật BHXH hiện hành và quy trình giải quyết hƣởng các chế độ theo quyết định số 166/QĐ-BHXH ngày 31/01/2019 của BHXH Việt Nam. Mỗi chế độ BHXH có một quy trình chi trả riêng. Hiện tại BHXH thị xã An Nhơn chỉ thực hiện chi trả chế độ ốm đau, thai sản cho ngƣời lao động. Quy trình nhƣ sau + Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán chi chế độ BHXH (ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe) cho các đơn vị do BHXH thị xã An Nhơn, tỉnh Bình Định quản lý theo sơ đồ sau
Kế toán viên xác Chứng từ C70a định số phải trả căn cứ
theo mẫu C70B
Lập ủy nhiệm chi chuyển tiền cho
đơn vị hoặc ngƣời lao động
Sơ đồ 2.7. Quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn
(Nguồn: BHXH thị xã An Nhơn)
Căn cứ dữ liệu Nhận bàn giao chứng từ Chi ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe theo danh sách C70b từ phầm mềm TCS (phần mềm giải quyết chế độ BHXH) do Bộ phận Chế độ BHXH thị xã An Nhơn chuyển qua, Đối chiếu với Biên bản giao nhận chứng từ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe giữa hai Bộ phận kế toán và Bộ phận chế độ -> Kế toán viên thực hiện kiểm tra, căn cứ xác nhận kết quả đóng BHXH của đơn vị trên phần mềm thu; Nếu đơn vị đã thực hiện đóng đủ tiền tính đến thời điểm chi trả chế độ BHXH cho NLĐ tại đơn vị, kế toán viên thực hiện
lập Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào TK của đơn vị sử dụng lao động (nếu ngƣời
lao động khơng có tài khoản các nhân) và chuyển trực tiếp vào tài khoản cá nhân của ngƣời lao động hƣởng chế độ. Tuyệt đối không chi tiền mặt. Nếu đơn vị chƣa đóng đủ tiền thì chƣa thực hiện chi tiền chế độ BHXH -> Khi
nhận đƣợc giấy báo nợ của ngân hàng xác định số tiền nợ đơn vị đã chuyển, kế toán thực hiện chuyển tiền chế độ BHXH theo quy định -> kết thúc quá trình chi chế độ BHXH kế tốn thực hiện lƣu chứng từ theo quy định.
(Nguồn: BHXH thị xã An Nhơn)
Quy trình quyết tốn kinh phí chi lƣơng hƣu và trợ cấp bảo hiểm: Căn cứ Thông báo và bảng tổng hợp cấp kinh phí chi trả chế độ BHXH do BHXH tỉnh gửi xuống, Bộ phận kế tốn xác định kinh phí ứng chi lƣơng hƣu và trợ
cấp bảo hiểm để hạch tốn khoản ứng kinh phí cho Bƣu điện thị xã để thực hiện chi trả cho ngƣời hƣởng -> Sau khi Bƣu điện chi trả xong sẽ quyết toán với Bộ phận kế toán, Bộ phận kế toán căn cứ mẫu C74a – HD để hạch toán số phải trả, số thực trả và số cịn phải trả kinh phí chi lƣơng hƣu và trợ cấp bảo hiểm.
(Nguồn: BHXH thị xã An Nhơn)
2.2.3.4. Sổ sách và báo cáo kế toán chi Bảo hiểm xã hội
Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán hoạt động thu BHXH thực hiện nghiêm theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 và thông tƣ số
102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ tài chính bao gồm các biểu mẫu sau:
Bảng 2.4. Hệ thống sổ sách kế toán chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn STT
1 Sổ kế toán chi ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe 2 Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe 3 Sổ chi tiết chi tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp
4 Sổ chi tiết chi lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH
5 Sổ tổng hợp chi lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH
6 Sổ theo dõi số tiền còn phải trả cho ngƣời hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng, bảo hiểm thất nghiệp
7 Sổ tổng hợp thu hồi kinh phí chi bảo hiểm
Bảng 2.5. Hệ thống báo cáo kế toán chi BHXH tại BHXH thị xã An Nhơn
STT Ký hiệu
biển
Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu Ngày tháng
Công ty TNHH Thƣơng mại và 00309 05/10/2021 Dịch vụ Viễn Thuận Phát;
5222029739; Lê Thị Hồng Thắm
00266 07/10/2021
Công ty TNHH May Thành Công; 5221127452; Châu Thị Dung Công ty cổ phần may An Nhơn; 00267 08/10/2021 5215008086; Nguyễn Thị Tiết
Trinh
00267 08/10/2021
Công ty cổ phần may An Nhơn; 5221142357; Nguyễn Thị Lệ Cúc 00267 08/10/2021 Công ty cổ phần may An Nhơn;
5214004131; Hồ Nhƣ Quỳnh
Cộng quý: 4 Tổng cộng Luỹ kế từ đầu năm
Ngƣời lập biểu
Quý 4 Năm 2021
STT CHỈ TIÊU
I PHẦN I: TÌNH HÌNH KINH PHÍ
1 Kinh phí chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang
2
Điều chỉnh kinh phí kỳ trƣớc chuyển sang (nếu có)
3 Kinh phí thực nhận trong kỳ (03 = 04+05+06)
3.1 Cấp trên cấp
3.2 Kinh phí ghi thu số trích đóng BHYT 3.3 Kinh phí khác
4
Tổng kinh phí đƣợc sử dụng trong kỳ (07 =01+02+03)
5 Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết tốn
6 Kinh phí giảm
7
Kinh phí chƣa sử dụng chuyển kỳ sau (10=07- 08-09)
II
Phần II: Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán
I Chi BHXH cho đối tƣợng do NSNN đảm bảo
1 Đóng BHYT
2 Lƣơng hƣu
4 Trợ cấp mất sức lao động hàng tháng 3 Trợ cáp công nhân cao su
5 Trợ cấp hàng tháng đối với ngƣời hết thời hạn hƣởng trợ cấp MSLĐ
hàng tháng 12 Trợ cấp phục vụ
9
Cấp tiền để mua phƣơng tiện trợ giúp, dụng cụ chỉnh hình
7 Trợ cấp tuất 8 Trợ cấp mai táng phí
13
Phí khám giám định mức suy giảm khả năng lao động
10 Phụ cấp khu vực 11 Chi phí chi trả
II Chi BHXH bắt buộc do quỹ BHXH đảm bảo
1 Quỹ ốm đau thai sản
1.4 Đóng BHYT
1.1 Ốm đau
1.2 Thai sản
1.3 Nghỉ DSPHSK sau ốm đau, thai sản
2 Quỹ tai nạn lao động- bệnh nghề nghiệp
2.1 Đóng BHYT
2.2 Trợ cấp TNLĐ-BNN hàng tháng 2.3 Trợ cấp TNLĐ-BNN một lần
STT CHỈ TIÊU
2.4 Trợ cấp phục vụ ngƣời bị TNLĐ - BNN 2.7 Trợ cấp phƣơng tiện trợ giúp, DCCH
2.5
Nghỉ DSPHSK sau điều trị thƣơng tật, bệnh tật do TNLĐ- BNN
2.8
Giám định thƣơng tật, suy giảm khả năng lao động
2.9 Hỗ trợ phòng ngừa, chia sẻ rủi ro 2.6 Hỗ trợ chuyển đổi nghề
3 Quỹ hƣu trí, tử tuất
3.1 Đóng BHYT 3.2 Lƣơng hƣu 3.3 Trợ cấp BHXH 1 lần 3.4 Trợ cấp cán bộ xã, phƣờng 3.5 Mai táng phí 3.6 Tử tuất 3.8 Phí giám định y khoa 3.7 Phụ cấp khu vực Ngƣời lập biểu
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU, CHIBẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THỊ XÃ AN NHƠN, BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THỊ XÃ AN NHƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.3.1. Kết quả đạt đƣợc
BHXH thị xã An Nhơn đã thực hiện tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo thu, chi BHXH theo đúng biểu mẫu, đúng nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 và Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC hƣớng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp. Thơng tƣ số 102/2018/TT-BTC về việc Hƣớng dẫn kế toán Bảo hiểm xã hội và theo một số văn bản hƣớng dẫn bổ sung của BHXH Việt Nam.
Hệ thống tài khoản và phƣơng pháp hạch toán kế toán của BHXH thị xã An Nhơn đã sử dụng và áp dụng nghiêm theo đúng chế độ kế toán Bảo hiểm xã
Hƣớng dẫn kế toán Bảo hiểm xã hội và theo một số văn bản hƣớng dẫn bổ sung của BHXH Việt Nam. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán đã quy định, BHXH thị xã An Nhơn đã tiến hành vận dụng và chi tiết hóa để phù hợp với đặc
điểm hoạt động cũng nhƣ yêu cầu quản lý cơ quan nhƣng vẫn đảm bảo đúng nội dung kết cấu phƣơng pháp hạch toán của tài khoản.
BHXH thị xã An Nhơn đã áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn là hình thức Nhật ký – Sổ cái và đƣợc xử lý bằng phần mềm kế toán tập trung (TCKT) đã phân loại và hệ thống hóa các thơng tin trên các chứng từ kế toán; mặc khác đã giúp giảm bớt công việc ghi chép số liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên các báo cáo quyết tốn tài chính cuối q, cuối năm.
Việc ứng dụng phần mềm kế toán tập trung (TCKT) giúp cho việc hạch toán kế toán và lên các sổ kế toán thu, chi đều đƣợc thực hiện tự động hoàn toàn giúp cho kế toán dễ dàng đối chiếu, tổng hợp số liệu nhanh chóng và thuận lợi. Góp phần hỗ trợ cho cơng việc của kế tốn, đảm bảo số liệu chính xác.
Việc thực hiện kết nối dữ liệu liên thông giao dịch điện tử song phƣơng giữa các Ngân hàng nơi cơ quan BHXH thị xã An Nhơn mở tài khoản chuyên thu với cơ quan BHXH thị xã An Nhơn đã phần nào giảm bớt gánh nặng phải nhập chứng từ bằng tay cho kế tốn viên. Vì khi có phát sinh giao dịch thì từ hệ thống Ngân hàng sẽ hạch toán tự động số tiền thu qua hai phần mềm kế toán tập trung (TCKT) và phần mềm quản lý thu (TST).
2.3.2. Tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1. Tồn tại
a. Về kế toán hoạt động thu Bảo hiểm xã hội
@ Về chứng từ kế toán thu BHXH:
- Còn nhiều chứng từ nộp tiền (UNC) ghi nội dung trên chứng từ chƣa rõ ràng, chƣa chi tiết từng khoản nộp; cịn nhiều trƣờng hợp thiếu thơng tin đơn vị, sai mã đơn vị nộp tiền, sai số tiền bằng số và bằng chữ gây khó khăn và làm mất thời gian của kế tốn trong việc tìm kiếm, xác định đơn vị, mã đơn vị nộp tiền để nhập vào phần mềm kế tốn.
- Mẫu C69-HD, C83-HD khơng tổng hợp từng tháng mà chỉ đƣợc tổng hợp hằng quý dẫn đến việc khơng kịp thời cung cấp số liệu về tình hình thu khi lãnh đạo và các bộ phận liên quan cần làm ảnh hƣởng đến công tác lãnh
đạo và chỉ đạo các bộ phận chuyên môn thực hiện nhiệm vụ.
Hiện nay theo quy định tại Quyết định hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/06/2020 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, hàng ngày trƣớc 17 giờ, kế toán phải chốt dữ liệu phân bổ số tiền thu đơn vị phát sinh trong ngày điều này sẽ gây ra việc kế toán nhập UNC và chuyển dữ liệu qua bộ phận thu không kịp thời làm ảnh hƣởng tới việc phân bổ vào các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ,BNN và tiền lãi của các quỹ.
Ngoài ra trƣớc 8 giờ 30 phút hằng ngày kế toán phải tổng hợp , ký mẫu C83a-HD của ngày hôm trƣớc, sau 5 phút nếu không thực hiện ký mẫu C83a- HD, phần mềm kế tốn sẽ tự động khóa dữ liệu.
@ Về tài khoản và phƣơng pháp hạch toán kế toán thu BHXH Một số tài khoản chƣa đƣợc mở chi tiết để theo dõi và quản lý cho rõ ràng, chặt chẽ và có hiệu quả, phục vụ cho yêu cầu quản lý nhƣ tài khoản 335: Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng.
@ Về quy trình kế tốn thu BHXH
- Nhiều đơn vị mặc dù hằng tháng đã thực hiện đối chiếu số liệu thu BHXH và Bộ phận thu đã gửi thông báo mẫu C12-TS hằng tháng thơng báo rõ số tiền phải đóng nhƣng vẫn nộp sai số tiền.
- Kế tốn có nhiều lúc nhập chứng từ thu BHXH nhƣng quên không chuyển dữ liệu từ phần mềm kế toán tập trung (TCKT) sang phần mềm quản lý thu (TST) làm ảnh hƣởng đến việc xác nhận mẫu C69a-HD của bộ phận Thu và mẫu C83a-HD của bộ phận Kế tốn. Bên cạnh đó nó cịn ảnh hƣởng đến việc xác định số nợ của đơn vị để thực hiện chuyển trả kinh phí giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cho ngƣời lao động và đơn vị SDLĐ.
- Kho bạc nhà nƣớc thị xã An Nhơn cung cấp chứng từ nộp tiền (báo có) của các đơn vị khơng kịp thời, thƣờng chậm trễ làm ảnh hƣởng đến công tác đối chiếu số liệu thu, nhập chứng từ thu và kết quả thu.
- Việc thực hiện kết nối liên thông giao dịch điện tử song phƣơng giữa
các Ngân hàng và cơ quan BHXH gặp khó khăn trong các giao dịch phát sinh vào các ngày cuối tháng và cuối quý, cuối năm dẫn đến chứng từ thu bị treo trên hệ thống ngân hàng không chuyển qua kịp thời làm ảnh hƣởng đến kết quả thu trong tháng, quý, năm và ảnh hƣởng đến việc xác định đơn vị nợ tiền đóng BHXH và phải tính lãi mặc dù đơn vị sử dụng lao động đã nộp tiền.
@ Về sổ sách và báo cáo kế toán thu BHXH
- Hiện tại tại BHXH thị xã An Nhơn kế toán chỉ nhập phát sinh nghiệp vụ khi có chứng từ. Hàng quý khi thực hiện quyết toán quý, kế toán mới tiến hành in sổ sách và báo cáo để kiểm tra, đối chiếu, có sai sót thì tìm và rà sốt lại các phát sinh của tồn q nên rất khó khăn và mất thời gian trong việc sửa chữa. Việc sửa chữa sau khi đã in sổ và in báo cáo đã vơ tình tạo ra sự chênh lệch giữa số liệu trong báo cáo và số liệu trong sổ và bắt buộc kế toán phải mất thời gian lục lại chứng từ và các phát sinh đã nhập trƣớc đó.
b. Về kế tốn hoạt động chi Bảo hiểm xã hội
@ Về chứng từ kế toán chi BHXH:
Chứng từ của Bộ phận chế độ chính sách sau khi duyệt chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK chuyển dữ liệu qua Bộ phận kế tốn cịn trƣờng hợp sai mã đơn vị, sai số tiền và sai số tài khoản của đơn vị hoặc ngƣời lao động làm cho Bộ phận kế toán chuyển tiền sai đơn vị và ngƣời lao động thụ hƣởng các chế độ.
@ Về Tài khoản và phƣơng pháp hạch toán kế toán chi BHXH
- Một số tài khoản chƣa đƣợc mở chi tiết để theo dõi và quản lý cho rõ ràng, chặt chẽ và có hiệu quả, phục vụ cho yêu cầu quản lý nhƣ tài khoản