Với mỗi công ty, quy trình tuyển chon là hoàn toàn khác nhau, nó phụ thuộc vào đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức.
Sau khi đã thu hút được một lượng ứng viên nhất định trong quá trình tuyển mộ thì bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng của công ty là bước tuyển chọn. Việc tuyển chọn hiện nay của công ty Starprint Việt Nam đang được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ.
Việc tiếp nhận hồ sơ do phòng nhân sự tiến hành, cán bộ phụ trách công tác này sẽ kiểm tra trực tiếp các hồ sơ xin việc xem đã đúng và đủ các thủ tục cần thiết chưa? Nếu chưa đúng hoặc đủ thì yêu cầu ứng viên sửa lại và bổ sung hoàn chỉnh các thủ tục còn thiếu. Khi đã tập hợp được những bộ hồsơ hoàn chỉnh, hội đồng tuyển chọn đã được thành lập sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Công việc sơ tuyển hồ sơ này thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hot hạn nộp hồ sơ và việc sơ tuyển này thường được Hội đồng tuyển chọn ủy quyền cho 01 thành viên là Trưởng phòng Nhân sự kiểm tra. Trưởng phòng Nhân sự sẽ tiến hành thực hiện chỉ huy công tác sơ tuyển hồ sơ. Dựa vào những thông tin có trong hồ sơ của ứng viên xin việc, nhân viên sơ tuyển hồsơ tiến hành đối chiếu với yêu cầu vềtrình độ, kỹnăng, các thông tin về cá nhân khác mà vị trí của công việc yêu cầu. Từ đó sẽ xác định được những ai không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của vị trí việc làm để chấm dứt quá trình tuyển chọn, ai là người đáp ứng được các yêu cầu đó và tiến hành các bước sàng lọc tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Sau khi có được kết quả của bước sàng lọc, sơ tuyển hồsơ ban đầu thì phòng Nhân sự tiến hành ra thông báo mời thi tuyển đối với những ứng viên đã lọt qua vòng sơ tuyển hồ sơ…
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 40
Trong thư mời ứng viên đến dự thi tuyển, công ty thông báo chi tiết cho ứng viên vềđịa điểm, thời gian và phương thức tiến hành thi dểứng viên xin việc có thể chuẩn bị trước.
Công việc tiến hành sàng lọc hồsơ của công ty thường loại được 1/3 tổng số hồ sơ nhận được, số thường bị loại do có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác… không phù hợp với vị trí việc làm yêu cầu.
Bước 2: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển Công ty sẽ chi làm 2 đối tượng:
Với những vị trí tuyển dụng là cấp lãnh đạo, quản lý thì sẽ phỏng vấn qua hai vòng
Vòng 1: Phỏng vấn sơ bộ
Đối với tất cả các hồ sơ được lọt vào vòng này. Trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ phỏng vấn tất cả các ứng viên này và sẽ phân loại vào phỏng vấn sau hay thi tuyển. Trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ loại bỏ dần các hồ sơ không đạt.
Nếu đã đầy đủ về sốlượng thì phòng tổ chức hành chính sẽ thông báo thời gian, địa điểm để công bố kết quả và phỏng vấn. Còn nếu không đủ hồ sơ thì phải tổ chức chọn thêm hồ sơ để đủ về số lượng theo như kế hoạch tuyển dụng đã đề ra.
Vòng 2: Phỏng vấn sâu
Khi đã có danh sách phỏng vấn lần hai thì danh sách này sẽ được đưa lên cho giám đốc và phó giám đốc trực tiếp phỏng vấn.Giám đốc hay phó giám đốc sẽ có sẵn một loạt các câu hỏi hay bài thi trắc nghiệm cho các ứng cử viên này. Qua quá trình này sẽ chọn ra được những người có thiện chí, làm việc nhiệt tình và phù hợp với công việc của công ty.
Với những vị trí như kế toán hay công nhân lao động sẽ tiến hành phỏng vấn sơ bộ và thi tuyển
Vòng 1: Phỏng vấn sơ bộnhư đối với lao động quản lý ở trên. Vòng 2: Thi tuyển
Công ty sẽ xây dựng lên một bài thi tuyển để có thể đánh giá thực chất và kiểm tra kiến thức, tay nghề của ứng viên.
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 41
Bài thi dành cho lao động gián tiếp với các vị trí như kế toán, quản lý sẽ thiên về kiến thức, kỹnăng làm việc của một người kế toán, hoặc có các bài thi trắc nghiệm về ứng xử dành cho những người làm quản lý.
Bài thi vào vị trí lao động trực tiếp sản xuất thường là bài thi thực hành, thi tay nghề. Qua hình thức này, công ty sẽ chọn ra người có năng lực thực sự.
Để thuận lợi cho việc phỏng vấn công ty cũng sử dụng những mẫu phỏng vấn, các bài thi trắc nghiệm được soạn sẵn trong từng trường hợp cụ thể. Cán bộ phỏng vấn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên cụ thể nhằm kiểm tra kỹ hơn các ứng viên.
Ngoài ra nếu cần tuyển một lượng lớn lao động vào làm việc thì công ty sẽ thành lập một hội đồng phỏng vấn để đảm bảo cho tính công bằng và khách quan trong tuyển dụng, có thể tìm được người có tài năng thực sự.
Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm: + Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng. + Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan.
Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin trong cuộc hợp, và đừa ra ý kiến đánh giá thống nhất. Kết thúc quá trình này cán bộ phòng tổ chức hành chính sẽ trình các kết quảđánh giá vềứng cửviên lên giám đốc.
Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn của công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm tháy tự tin và được coi trọng, chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Công ty cũng tạo điều kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thông qua quá trình phỏng vấn, hội đông phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty.
Công ty đã có sự phân loại khá rõ ràng với các đối tượng tuyển dụng để đưa ra các phương pháp tuyển dụng khác nhau nhằm tránh mất thời gian và tiền bạc vào các khâu không cần thiết.
Song tại công ty những cán bộ phụ trách khâu phỏng vấn đề chưa được qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, họđều học ở những chuyên ngành nghiệp vụ khác và
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 42
hub hot trong quá trình phỏng vấn các ứng viên họ đều dựa vào kinh nghiệm làm việc lâu năm hoặc kinh nghiệm từ bản thân nên sẽ deẽ mắc phải những lỗi sai trong khâu phỏng vấn và nhiều lúc sẽ bị yếu tố chủ quan tác động gây ra việc đánh giá không đúng vềứng viên dự tuyển.
Bước 3: Thử việc
Dựa vào kết quả đánh giá ứng cử viên mà phòng tổ chức cán bộ đã trình lên giám đốc sẽđưa ra quyết định nhận hay không nhận ứng cử viên vào làm việc tại công ty. Cuối cùng phòng tổ chức cán bộ có trách nhiệm thông báo cho các ứng cử viên đã trúng tuyển và những người không trúng tuyển được biết. Tuy nhien đây cũng chưa phải là quyết định tuyển dụng cuối cùng của giám đốc. Ứng viên được thông báo trúng tuyển chứ chưa được thực sự được tuyển, ứng cử viên còn phải qua một giai đoạn thử thách nữa đó là thử việc. Phòng tổ chức cán bộ soạn thảo và trình tổng giám đốc công ty kí quyết định thử việc cho người lao động mới trúng tuyển. Thời gian thử việc tùy vào vị trí công việc mà người lao động đảm nhiệm.
+ Thời gian thử việc đối với công nhân: 1 tháng. + Thời gian thử việc đối với cán bộ trung cấp: 2 tháng.
+ Thời gian thử việc đối với cán bộ tốt nghiệp cao đẳng, đại học: 2 tháng. Trong một sốtrường hợp được tổng giám đốc phê duyệt thời gian thử việc có thể được rút ngắn hoặc không thực hiện.
Trường hợp công ty tuyển dụng ngoài kế hoạch, tổng giám đốc đã có ý kiến với phòng tổ chức hành chính và những bộ phận liên quan thì phòng tổ chức hành chính bỏ qua các bước trên và bắt đầu thực hiện từ bước thử việc.
Ta thấy rằng thời gian thử việc ở công ty đã có sự linh động nhất đối với cán bộ quản lý hay đối với những chuyên viên kỹ thuật. Có thể trực tiếp làm việc luôn mà không cần phải trải qua thời gian thử việc.
Song công ty chưa đưa ra được những chính sách ưu tiên cho những lao động cấp cao vào những vị trí chủ chốt mà công ty đang cần.
Mỗi nhân viên khi làm thử việc tại công ty không có nghĩa trở thành nhân viên chính thức mà qua thời gian thử việc, nếu không làm tốt rất có thể họ sẽ phải rời khỏi
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 43
công ty. Cho nên giai đoạn này rất quan trọng, họ phải nỗ lực, cố gắng hết sức để hoàn thành công việc nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả cao nhất, đồng thời họ phải luôn có tinh thần trách nhiệm cao.
Bước 4: Đánh giá người lao động trong thời gian thử việc
Người lao động tự kiểm điểm đánh giá. Và tự nhận thức xem liệu mình có phù hợp với công việc ở đây và còn có nguyện vọng tiếp tục làm việc ở công ty nữa hay không.
Trưởng các đơn vị, bộ phận có người lao động thử việc đánh giá xem liệu người lao động thử việc có đáp ứng và hoàn thành tốt công việc được giao không. Đủ điều kiện tiếp tục làm việc ở công ty hay không và việc thực hành nội quy kỷ luật tại công ty có tốt không.
Các chỉ tiêu chủ yếu để đánh giá kết quả thử việc, gồm: + Chất lượng công việc
+ Mức độ hoàn thành công việc + Kiến thức
+ Khả năng giao tiếp
+ Ý thức tập thể (sự cộng tác) + Tính tự giác
+ Tính chủ động, sáng tạo trong công việc
Phòng tổ chức hành chính tổng hợp ý kiến báo cáo Tổng giám đốc nếu đạt yêu cầu.
- Trong khâu đánh giá này công ty vẫn chưa chú trọng. Việc đánh giá này mới chỉ chú trọng đến hình thức chưa quan tâm thực sự đến hiệu quả của nó. Việc yêu cầu người lao động viết bản tự kiểm điểm đánh giá mà không đưa ra những nội dung hay định hướng những cái cần chú trọng, thì người lao động sẽ viết bản đánh giá này với hình thức đối phó. Người sử dụng lao động sẽ khó thu được những kết quả như mong muốn của mình.
- Đối với những lao động mới vào có thể sẽ có những cái nhìn mới về công ty. Nhất là đối với những lao động đã qua đào tạo có trình độ chuyên môn nghiệp
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 44
vụ, những người đã có kinh nghiệm làm việc ở các công ty lớn khác thì trong thời gian đầu họ sẽ dễdàng đưa ra được những hen xét đánh giá tổng quan hơn về công ty so với những cán bộ đã làm việc lâu năm ở công ty. Và đây chính là những thông tin bổ tích có thể dùng để tham khảo trong việc bổ sung, điều chỉnh hệ thống quản lý ở công ty.
- Nên xây dựng một bảng đánh giá nhận xét riêng đối với bản thân người lao động trực tiếp sản xuất và đối với lao động gián tiếp, cán bộ quản lý và trong đó cũng phải có những nhận xét của người lao động đó đối với công ty những mặt được và chưa được hoặc những đề xuất về chỗ làm hiện nay của họ đã phù hợp hay chưa hoặc những ý kiến của người lao động trong phong cách làm việc, các phương tiện, điều kiện làm việc… Từ những nhận xét đánh giá đó công ty có thể xem xét lại những mặt chưa hợp lý để có thể điều chỉnh.
- Đối với những lao đọng trực tiếp sản xuất, công nhân làm việc trong các xí nghiệp thì việc tự nhận xét đánh giá bản thân của họ sẽ giúp cho công ty tìm hiểu được những tâm tư nguyện vọng của họđể có thể hỗ trợgiúp đỡ kịp thời. - Cả với cấp quản lý cũng phải có một bảng đánh giá riêng có thể bằng các hình
thức câu hỏi trắc nghiệm để có những cái nhìn khách quan nhất đối với người lao động.
Bước 5: Ký hợp đồng lao động
Sau khi hết thời gian thử việc: 30 ngày với lao động bình thường và 60 ngày với lao động cao đẳng, đại học trở lên, phòng nhân sự tiến hành ghi nhận ý kiến của Trưởng bộ phận. Trường hợp đạt yêu cầu, trình giám đốc ký hợp đồng lao động chính thức.
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 45
Bảng 2.8. Sốlượng hồsơ tuyển dụng bị loại năm 2015
Nguồn: Phòng Nhân Sự
Với hồ sơ ứng viên thu thập từ phần tuyển mộ, công ty đã thực hiện qua các bước sàng lọc và từ đó loại ra được số hồ sơ không đạt yêu cầu của công ty. Thông qua bốn quý, công ty đã loại được 30 hồ sơ bao gồm nguồn nội bộ và nguồn bên ngoài. Ta có thể thấy được số hồ sơ từ nguồn bên ngoài bị loại nhiều hơn so với nguồn nội bộ, nguồn nội bộ chỉ có 10 hồsơ nhưng nguồn bên ngoài có đến 20 hồ sơ bị loại. Hồ sơ từ nguồn bên ngoài bị loại nhiều hơn là do những hồ sơ từ nguồn nội bộ thường nắm bắt rõ hơn những yêu cầu và giấy tờ mà công ty yêu cầu. Nhưng nhìn chung, chất lượng hồsơ từ nguồn bên ngoài luôn tốt hơn hồ sơ từ nguồn nội bộ vì các ứng viên luôn thể hiện hết khả năng của mình và tạo ấn tượng tốt với công ty thông qua đơn ứng tuyển.
Sau khi đã loại được số hồsơ không đạt yêu cầu, công ty sẽ bắt đầu tiến hành phỏng vấn các hồ sơ còn lại thông qua các bước tuyển dụng của công ty. Công ty sẽ chủ động liên lạc và trao đổi với ứng viên được chọn thông qua điện thoại và sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn với ứng viên.Trong phần phỏng vấn này, công ty sẽ bắt đầu loại bỏ tiếp những hồ sơ không đạt yêu cầu. Số hồ sơ không đạt yêu cầu thường rơi vào những điểm như: kĩ năng về tiếng anh chưa đạt yêu cầu vì chỉ nằm ở mức trung bình, khả năng giao tiếp và ứng xử tình huống còn chưa linh hoạt, hồ sơ chỉ mang tính tượng trưng không đúng như năng lực thực sự của ứng Chỉ tiêu
Quý
Tổng hồ sơ Số hồ sơ bị loại
Nội bộ Bên ngoài Nội bộ Tỷ lệ (%) Bên ngoài Tỷ lệ (%)
Quý I 8 30 3 37.5 7 23.3
Quý II 5 24 4 80 3 12.5
Quý III 4 20 2 50 6 30
TÊN SV: TRẦN NGỌC THẢO NGÂN 46
viên,… Khi chọn được những ứng viên đạt yêu cầu, công ty sẽ làm đến bước ký kết hợp đồng học việc trong vòng 2 tháng đối với nhân viên làm việc trong văn phòng và 1 tháng đối với công nhân làm việc trong nhà máy. Sau thời gian học việc, công ty sẽ ký tiếp hợp đồng chính thức, nếu ứng viên hoàn thành không tốt trong thời gian học việc, công ty sẽ thẳng thắn loại ứng viên. Tổng hợp từ bảng kế hoạch tuyển mộ và bảng kế hoạch tuyển chọn cho ra bảng kế hoạch tuyển dụng năm 2015:
Bảng 2.9. Kết quả tuyển dụng năm 2015
Quý
Nguồn
Quý I Quý II Quý III Quý IV
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Nội bộ 5 17.9 1 4.5 2 12.5 1 11.1 Bên ngoài 23 82.1 21 95.5 14 87.5 8 88.9 Tổng 28 100 22 100 16 100 9 100
Nguồn: Phòng Kinh Doanh