Công ty hƣớng tới việc xây dựng thành một công ty kinh tếnăng động. Tiếp tục theo đuổi các chiến lƣợc chính trong chính sách phát triển để trở thành một trong những doanh nghiệp hàng
đầu trong lĩnh vực giao nhận.
Tiếp tục duy trì vị trí doanh nghiệp với mạng lƣới cung cấp dịch vụ giao nhận rộng khắp và
có uy tín. Ngày càng nâng cao uy tín hơn nữa, phấn đấu trởthành đối tác tin cậy nhất của các doanh nghiệp. Tăng cƣờng mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nƣớc. Đồng thời, đào
tạo và nâng cao các năng lực (quản lý, năng lực ngoại ngữ, kỹnăng giao tiếp với khách hàng,
…) cho cán bộcông nhân viên, hƣớng đến phát triển nguồn nhân lực chất lƣợng cao để phục vụ tốt hơn cho khách hàng. Đầu tƣ cơ sở vật chất, nâng cao năng suất cũng nhƣ khả năng
phục vụ khách hàng. Áp dụng hệ thống công nghệ thông tin vào quá trình làm việc một cách khoa học và hiệu quả. Xây dựng doanh nghiệp vững mạnh thông qua các chính sách ổn định, nâng cao chất lƣợng cuộc sống và gia tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, củng cố tinh thần đoàn kết, tinh thần xây dựng, lòng nhiệt tình sáng tạo, lòng trung thành của nhân viên
đối với doanh nghiệp.
3.5.2 Mục tiêu dài hạn của công ty trong 10 năm (2015-2025)
Huy động vốn của các cổ đông, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trƣờng, tạo điều kiện để ngƣời lao động cũng có cổ phần trong công ty và những nhà đầu tƣ đƣợc thực sự làm chủ
công ty.
Thay đổi phƣơng thức làm việc nhằm thúc đẩy công ty làm việc có hiệu quảhơn nữa, nâng cao thu nhập cho ngƣời lao động.
Phát triển công ty dựa trên cơ sở tận dụng và khai thác mọi tiềm năng có sẵn của công ty về con ngƣời, cơ sở vật chất, kỹ thuật, … để mở rộng quy mô doanh nghiệp phát triển bền vững và lâu dài.
Phát huy nội lực và coi trọng hợp tác với các khách hàng nhằm thúc đẩy khảnăng cạnh tranh của công ty.
Xây dựng các tiêu chuẩn và định mức phát triển phù hợp với các điều kiện sẵn có của công ty nhằm tạo thành một thƣơng hiệu có chỗđứng trên thịtrƣờng.
CHƢƠNG 4: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG
HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƢỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN GIAO NHẬN DÕNG NƢỚC
4.1 Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
đƣờng biển tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nƣớc
4.1.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đƣờng biển tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nƣớc
Trƣớc khi bắt đầu quá trình giao nhận hàng hóa, Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nƣớc sẽ
tiến hành ký hợp đồng dịch vụ. Sau khi nhân viên bộ phận kinh doanh của Công ty thuyết phục đƣợc khách hàng sử dụng dịch vụ của mình, thì họ sẽ bắt đầu báo giá về dịch vụ đó.
Nếu khách hàng đồng ý với mức giá mà công ty đƣa ra thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp
đồng. Tùy vào loại hình dịch vụ mà khách hàng yêu cầu thì sẽ có những mức giá khác nhau và các loại hợp đồng tƣơng ứng khác nhau. Đối với những khách hàng quen thuộc thì thủ tục sẽ đơn giản hơn rất nhiều, công ty sẽ ký một hợp đồng dài hạn với mức giá quy định trƣớc, và khi có nhu cầu khách hàng chỉ cần gọi điện thoại đến Dòng Nƣớc thì sẽ đƣợc nhân viên Công ty cung cấp dịch vụ tức thời.
Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng xuất khẩu tại Công Ty Cổ Phần Giao Nhận
Sơ đồ 4.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần
Giao Nhận Dòng Nước được thực hiện qua các bước sau
4.1.1.1 Chuẩn bị hàng hoá
Bƣớc này, nếu nhƣ công ty khách hàng không thực hiện thì sẽ do Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nƣớc đảm nhiệm. Việc chuẩn bị hàng hoá theo quy định có giám sát của nhân viên giao nhận đểtheo dõi quá trình làm hàng và hƣớng dẫn cho chủ hàng và tiến hành làm thủ tục cho phù hợp. Có 2 trƣờng hợp nếu là hàng lẻ thì sẽđƣợc chuyển đến kho CFS tại cảng đểđóng
hàng vào cont, nếu hàng nguyên cont thì làm thủ tục mƣợn cont để đóng hàng vào cont và
chuyển về bãi container tại cảng đi.
Khai báo hải quan
Lên tờ khai- chuẩn bị
làm thủ tục hải quan Thanh lý tờ khai Vào sổ tàu Quyết toán với khách hàng Tổ chức nhận - vận chuyển hàng hoá đến cảng Chuẩn bị hàng hoá Hợp đồng lƣu khoang Chuẩn bị chứng từ 1 2 3 4 8 5 6 7
4.1.1.2 Hợp đồng lƣu khoang (booking note)
Công ty nhận thông tin từ khách hàng về Bill of lading do hãng tàu bên nhập khẩu cấp. -Thủ tục mƣợn cont rỗng: Công ty nhận chi tiết mà khách hàng gửi đến: tên hàng, trọng
lƣợng, cảng đi, cảng đến, sốlƣợng cont, loại cont (20’, 40’, cont lạnh hay cont khô), đóng hàng
tại kho hay bãi. Sau đó nhân viên giao nhận liên hệ với hãng tàu đểđăng kí cont gọi là Booking note, nhân viên của hãng tàu có thể fax, email, hoặc nhân viên trực tiếp đến hãng tàu để lấy Booking note.
Sau khi nhận đƣợc yêu cầu book cont, hãng tàu sẽ xem xét nếu chấp nhận thì hãng tàu sẽ
fax lại cho công ty một booking note trên đó ghi số booking, tên chủ hàng, loại hàng, số lƣợng cont, tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, closing time (thời gian trễ nhất đểngƣời giao nhận hoàn tất công việc vào sổ tàu). Nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì yêu cầu hãng tàu sửa ngay, nếu chính xác sẽ cầm Booking này đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng hoặc một nơi khác theo chỉ định đểđổi lấy “Lệnh cấp container rỗng” và đại lý sẽ cấp seal
ứng với cont đó. Sau khi đã có lệnh cấp cont rỗng và seal, nhân viên giao nhận sẽ xuống thƣơng
vụ cảng đểđóng tiền. Nhân viên thu ngân sẽ đóng dấu xác nhận “đã thu tiền” và cấp cho nhân viên giao nhận hai liên biên lai giao nhận.
Nhân viên giao nhận cầm một liên biên lai cùng với lệnh cấp cont rỗng đến phòng điều độ cảng để nhờ họ hạ cont xuống cho mình. Biên lai còn lại nhân viên giao nhận sẽ nộp cho phòng chạy điện để chạy điện cho cont sau khi đóng hàng xong (cont lạnh). Sau khi hạ cont, nhân viên giao nhận xem số cont rồi lên văn phòng đại diện hãng tàu để báo cho họ biết. Trên lệnh này ghi
địa chỉ cấp cont rỗng, khi đó nhân viên giao nhận liên hệ điều xe cont đến chở cont về kho để đóng hàng. Ngƣời giao nhận của công ty lúc này biết địa điểm mở tờ khai Hải quan, đồng thời liên hệ hãng tàu để nộp giấy xin mƣợn container về làm hàng xuất.
Ví dụ thực tế từ Công ty:
Đối với lô hàng này, phía FWD đã tìm hiểu và chọn đặt tàu với hãng tàu Cosco (đây là hãng
có chi phí tốt nhất cho lô hàng xuất từ TP.HCM sang Yangon), hãng tàu sẽ cung cấp thông tin chi tiết vềcƣớc phí, lịch trình đi. Sau đó, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ gọi điện cho khách hàng xác nhận thêm một lần nữa. Nếu khách hàng đồng ý, phía FWD sẽ lấy những thông tin mà
khách hàng đã cung cấp để lập một Booking request gửi tới hãng tàu. Hãng tàu sẽ cấp Booking confirm.
- Thông tin trong tờ Booking bao gồm: - Booking number: COAU7175410400 - Tên tàu đi: PACITA 007S
- Ngày đi (ETD): 15/03/2017
- Nơi hàng đi: Hồ Chí Minh, Việt Nam - Cảng xếp hàng: Hồ Chí Minh
- Ngày đến (ETA): 21/03/2017 - Nơi nhận hàng: Yangon, Myanmar - Cảng dở hàng: Yangon
- Hàng hoá: Ống dây điện
- Hàng FLC, cont 40HQ, sốlƣợng 1 cont. - Closing time: 18:00, ngày 14/03/2017
Phía Công ty Dòng Nƣớc gửi Booking confirm cho khách hàng, khách hàng sẽ dựa theo thông tin trong tờ Booking xuống cảng (ghi trong Booking) để lấy cont rỗng đóng hàng. Sau đó gửi Bộ
chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List) để Forwarder lên tờ khai thông quan, thực hiện thủ
tục hải quan.
4.1.1.3 Chuẩn bị chứng từ hàng Xuất
Nhận bộ chứng từ
Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Dòng Nƣớc nhận chứng từ từ khách hàng: Hoá đơn, Hợp
đồng, Packing list. Sau đó xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Hồsơ để xin cấp C/O
- Giấy giới thiệu của Công ty (1bản chính). - Phiếu xác nhận đã đăng ký tờ khai hải quan . - Phiếu ghi chép hồsơ .
- Phiếu nộp/ nhận C/O. - Packing list (nếu có).
- Đơn đề nghị cấp C/O đã đƣợc kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (1 bản chính).
- BộC/O đã đƣợc kê khai hoàn chỉnh gồm một (01) bản chính có đóng dấu ORIGNAL, (2) bản sao có đóng dấu COPY.
- Tờ khai hải quan đã làm thủ tục hải quan (1 bản chính). - Hóa đơn thƣơng mại.
- Nếu xét thấy cần thiết, Tổ chức cấp C/O có thể yêu cầu Ngƣời đề nghị cấp C/O cung cấp thêm các chứng từ liên quan đến sản phẩm xuất khẩu nhƣ: Tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên phụ liệu; giấy phép xuất khẩu; hợp đồng mua bán; hóa đơn giá trị gia tăng mua bán nguyên phụ
liệu trong nƣớc; mẫu nguyên phụ liệu hoặc sản phẩm xuất khẩu và các chứng từkhác để chứng minh xuất xứ của sản phẩm xuất khẩu.
=> Để làm thủ tục cấp C/O nhân viên giao nhận cầm bộ hồsơ đến tại địa chỉ: Lầu 1, Trung tâm hổ trợ xúc tiến thƣơng mại –đầu tƣ, đƣờng Võ Thị Sáu ,Q1, Tp.HCM. Tại đây nhân viên giao
nhận đóng số thứ tự vào phía trên góc phải của mỗi C/O, kế đến nhập số tỷ xích vào máy tính theo số thứ tựđã đánh, sau đó đem hồ sơ này nộp vào bộ phận tiếp nhận C/O. Nhân viên giao nhận sẽ chờ cán bộ kiểm tra sau đó trả lại ngƣời giao nhận gồm: Tờ khai, Phiếu xác nhận đã làm
thủ tục Hải quan, Phụ lục tờ khai, Phiếu nhận/trả C/O có chữ ký của cán bộ kiểm tra. Thông
thƣờng nếu nộp hồsơ vào buổi sáng thì chiều có thể nhận C/O hoặc hẹn sau 1 ngày đến đóng lệ
phí và nhận C/O.
4.1.1.4 Kiểm tra Bộ chứng từ
Đây là một khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hƣởng rất lớn đến các khâu nghiệp vụ phức tạp sau này.Sau khi nhận đƣợc bộ
chứng từ, nhân viên chứng sẽ làm các việc sau:
Kiểm tra hợp đồng: Nhân viên giao nhận kiểm tra ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, điều khoản của hợp đồng, xem bản dịch có đúng với hợp đồng hay không.
Kiểm tra hóa đơn, bảng kê khai hàng hóa: Kiểm tra xem các chi tiết ởhóa đơn, bảng kê
khai hàng hóa đã phù hợp với B/L và hợp đồng chƣa. Đặc biệt, kiểm tra ngày phát hành hóa đơn,
bảng kê khai hàng hóa phải sau ngày ký kết hợp đồng và trƣớc hoặc cùng ngày gởi hàng. Hóa
thực tế sẽ giao, đó cũng là yêu cầu của ngƣời bán đòi hỏi ngƣời mua phải trả số tiền đã đƣợc ghi
trên đó.
Ví dụ từ công ty:
- Tên ngƣời gửi: Công ty Cổ phần Thƣơng mại Kỹ thuật Cơ điện An Phát Thịnh - Tên ngƣời nhận: Myanmar Greatest Lighting CO.,LTD
- Số invoice, packing list: MGL150317…
Nếu các số liệu trên không trùng khớp với nhau, thì FWD phải liên hệ với khách hàng để sửa lại. Nếu thông tin trên tờ khai không trùng khớp, thì FWD có thể tựđiều chỉnh lại hoặc liên hệ với hãng tàu.
Bộ chứng từ giao dịch giữa công ty Cổ phần Thƣơng mại Kỹ thuật Cơ điện An Phát Thịnh và công ty Myanmar Greatest Lighting CO., LTD bao gồm:
- Hợp đồng thƣơng mại (Contract)
- Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) - Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) - Vận đơn (Bill of Lading)
- Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
- Danh sách Container đủđiều kiện qua khu vực giám sát hải quan
4.1.1.5 Lên tờ khai - chuẩn bị làm thủ tục hải quan
Lên tờ khai
Sau khi có đƣợc đầy đủ chứng từ theo yêu cầu thì nhân viên giao nhận lên tờ khai hải quan hàng xuất. Việc lên tờ khai phải hết sức cẩn thận đến từng chi tiết, tờ khai hàng xuất khẩu có
màu đỏ. Nếu việc mở tờ khai tại cửa khẩu có thủ tục đăng ký hải quan điện tử thì tờ khai có tên
TKĐTXK. Cụ thể là hàng hoá thể hiện trên tờ khai hải quan phải chính xác và trùng khớp với tên của hàng hoá trên lô hàng thực tếcũng nhƣ số lƣợng khai báo, đơn giá hàng hoá cần phải xem xét so sánh với các hàng hoá cùng loại đƣợc xuất nhập khẩu trên thịtrƣờng không đƣợc quá cao
hơn hoặc thấp hơn. Muốn đƣợc tỷ lệ chính xác cao thì nhân viên giao nhận phải căn cứ vào những chứng từ do khách hàng cung cấp, chủ yếu là căn cứtrên hoá đơn thƣơng mại, bảng kê khai hàng hoá (packing list), vận đơn, sau đó tiến hành áp mã số hàng hóa, mã số thuế, kiểm tra sốlƣợng, trọng lƣợng, tổng giá trịlô hàng…
Chuẩn bị hồsơ làm thủ tục hải quan
Sau khi lên tờkhai, điền đầy đủthông tin theo quy định thì nhấp vào nút “Khai báo” nhận và chờ kết quả phản hồi của hải quan về số tiếp nhận, số tờkhai và đƣa ra lệnh hình thức mức độ
kiểm tra trên “Thông Báo- Hƣớng dẫn làm thủ tục Hải quan”, sau đó đƣợc in ra 1 bản để làm thủ
tục Hải quan vì đây là khai báo hải quan địên tử.
Để tiến hành khai báo hải quan nhân viên giao nhận cần lập hồ sơ và sắp xếp hồ sơ theo
thứ tự sau:
- Giấy giới thiệu của công ty (01 bản chính). - Tờ khai hải quan điện tử (02 bản chính).
- Phiếu tiếp nhận và bàn giao hồsơ hải quan (01 bản chính) dùng để liệt kê các chứng từ
nộp vào cho hải quan tiếp nhận.
- Phụ lục tờ khai hải quan (nếu có nhiều loại hàng hoá) –(02 bản chính). - Hợp đồng ngoại thƣơng (Contract) - (01 bản copy có dấu “sao y bản chính”). - Hoá đơn thƣơng mại (Commercial Invoice) - (01 bản chính).
- Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing list) - ( 01bản chính).
- Các chứng từ có liên quan khác (nếu có): 1 bản chính gồm giấy chứng nhận kiểm dịch
động thực vật; chứng thƣ phun trùng; giấy phép đối với hàng xuất khẩu phải có giấy phép của cơquan Nhà nƣớc có thẩm quyền...
Tất cả các bản copy điều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu kinh doanh của doanh nghiệp, những loại chứng từ nào có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai.
4.1.1.6 Khai báo hải quan
Mở tờ khai – kiểm tra thuế
Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực thuộc Hải Quan Thành Phố.
Tại đây nhân viên giao nhận nộp hồ sơ nói trên vào bộ phận đăng ký tờ khai – kiểm tra thuế theo số tiếp nhận đã có từ truớc khi khai hải quan điện tử, vì lúc này theo quy định của cục hải quan đã nhập 2 bộ phận thành 1, vì vậy thủ tục sẽnhanh hơn. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ
ngồi chờ trong khi cán bộ hải quan kiểm tra hồsơ và kiểm tra lại số thuếmà ngƣời khai đã khai.
Nếu kiểm tra thấy hợp lệđúng với khai báo thì cán bộ cấp cho lô hàng này “Chứng từ ghi số thuế
phải thu”. Hải quan sau khi kiểm tra sơ bộ về thông tin của lô hàng và căn cứ trên tờ khai Hải
quan điện tửđểđƣa ra “Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra”.