Làm thủ tục hải quan
Đăng ký tờ khai hải quan.
Nhân viên giao nhận tiến hành lấy số thứ tự đợi đến lượt đăng ký tờ khai từ máy in số của hải quan. Nhưng thực tế để đợi đến lượt của mình thì phải mất khoảng 01 ngày làm việc dẫn đến việc chậm trễ giao hàng. Việc này đòi hỏi nhân viên giao nhận phải ứng xử khôn khéo, linh hoạt, sử dụng mối quan hệ thân thiết với cán bộ hải quan đế đến lượt mình nhanh nhất. Khi đến lượt, nhân viên giao nhận sẽ nộp hồ sơ vào ô tiếp nhận hồ sơ hàng hóa nhập khẩu do cán bộ hải quan mở tờ khai.
Cán bộ hải quan sẽ thực hiện các bước sau:
- Nhập mã số thuế xuất nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai, kiểm tra việc ân hạn thuế (trừ trường hợp hàng hóa nhập khẩu là hàng tiêu dùng phải đóng thuế ngay), thông thường doanh nghiệp sẽ được hưởng ân hạn thuế 30 ngày nếu chấp hành tốt pháp luật về thuế;
- Nếu không đuợc phép đăng ký tờ khai, cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo bằng phiếu yêu cầu nghiệp vụ cho nhân viên giao nhận, trong đó có nêu rõ lý do không đuợc
phép đăng ký tờ khai;
- Nếu được phép đăng ký tờ khai, cán bộ hải quan sẽ kiểm tra nội dung tờ khai và sự đồng bộ của các chứng từ, số lượng bản chính, bản sao theo yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, các thông tin của tờ khai sẽ được nhập vào hệ thống máy tính. Tại đây, thông tin sẽ được xử lý theo hệ thống quản lý rủi ro và đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra được phân thành 3 luồng chính : luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ:
- Nếu tờ khai được phân luồng xanh: doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp và mang tờ khai này ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộ đăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ đăng ký ký thôngquan hàng hóa.
- Nếu tờ khai được phân luồng vàng doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không.
- Nếu tờ khai được phân luồng đỏ doanh nghiệp in 2 bản tờ khai điện tử, thông báo thuế, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK cần thiết đem ra cơ quan Hải Quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký- tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa.
- Kết thúc khâu tiếp nhận hồ sơ, cán bộ hải quan in lệnh hình thức mức độ kiểm tra và ghi số tờ khai, ký tên, đóng dấu số hiệu công chức vào ô dành cho công chức bước 1 trên lệnh hình thức và ô “Cán bộ đăng ký” trên tờ khai hải quan. Sau đó toàn bộ hồ sơ được chuyển vào lãnh đạo chi cục hải quan tại cửa khẩu xem xét và quyết định mức độ kiểm tra chính thức và ghi ý kiến chỉ đạo cho các bước tiếp theo.
phân lên bảng điện tử, tùy thuộc mức độ kiểm tra của tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành các thủ tục tiếp theo cho phù hợp.
Hải quan kiểm tra giá và tính thuế
Đối với tờ khai luồng xanh, công ty mang tờ khai đến xuất trình tại Hải quan, Cán bộ Hải quan đăng ký sẽ tiếp nhận hồ sơ, ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí Hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai quan mà không qua bước kiểm tra giá và tính thuế.
Đối với tờ khai được phân luồng vàng và luồng đỏ, Hải quan tiếp nhận sau khi kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ, tính hợp lệ của các chứng từ, bộ hồ sơ này sẽ được chuyển sang bộ phận tính giá, thuế để kiểm tra giá của hàng hóa cùng với việc tính thuế. Cán bộ Hải quan một lần nữa kiểm tra chi tiết hồ sơ, đặc biệt là kiểm tra tờ khai trị giá tính thuế cùng với việc kiểm tra giá tính thuế, kiểm tra mã số, chế độ, chính sách thuế, xác định trị giá tính thuế của hàng nhập.
Đối với hồ sơ luồng vàng có kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ phù hợp với khai báo thì Hải quan kiểm tra giá và tính thuế sẽ ghi kết quả kiểm tra hồ sơ vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy ký xác nhận và đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận của cán bộ kiểm tra” và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí Hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai quan.
Đối với hồ sơ luồng đỏ có kết quả kiểm tra chi tiết phù hợp với khai báo hoặc có vấn đề cần lưu ý thì sẽ ghi kết quả kiểm tra hồ sơ vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy ký xác nhận và đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận của cán bộ kiểm tra” và chuyển chứng từ cho Cán bộ Hải quan kiểm hóa.
Hải quan phân kiểm-kiểm hóa:
Mức độ kiểm tra hàng hóa thực tế thuộc luồng đỏ: Mức (3).a: Kiểm tra toàn bộ lô hàng;
Mức (3).b: Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì Hải quan sẽ tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm;
Mức (3).c: Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện có vi phạm thì Hải quan sẽ tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Trước khi kiểm hóa, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị:
Đăng ký chuyển bãi kiểm hóa (vì container đầu tiên được đưa vào bãi trung tâm), đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cần:
Nộp 02 D/O (trong đó có 01 D/O là bản photo để bộ phận chuyển bãi kiểm hóa lưu lại).
Nhân viên giao nhận ghi lại tên, số điện thoại vào D/O photo để lưu lại.
Ghi rõ phương án làm hàng là đăng ký chuyển bãi kiểm hóa rút ruột vào D/O photo để lưu lại.
Ghi vị trí container vào D/O photo để lưu lại (nhập số container và số seal vào máy tính để tìm vị trí container).
Sau đó tìm vị trí của hàng hóa để thuận lợi và nhanh chóng cho việc kiểm hóa (nhập số container và số seal vào máy tính để tìm vị trí hàng hóa).
Đăng ký cắt seal ở phòng thương vụ cảng (nếu phát hiện số seal thực tế và số seal trên D/O không khớp nhau thì phải làm biên bản sai số seal).
Gọi nhân viên cắt seal đến.
Nhân viên giao nhận xem bảng phân công để biết cán bộ sẽ kiểm hoá lô hàng của mình, sau đó tự liên hệ với cán bộ kiểm hóa để chuẩn bị cho việc kiểm hóa.
Cán bộ kiểm hóa tiến hành kiểm tra tình trạng bao bì, niêm phong bao bì, container đồng thời yêu cầu nhân viên công ty cắt seal, mở container và mang hàng hóa ra bên ngoài để tiến hành việc kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc kiểm tra thực tế hàng hóa được thực hiện dựa trên hướng dẫn ghi tại Lệnh hình thức, mức độ kiểm hóa.
Hoàn tất việc kiểm hóa, cán bộ kiểm hóa ghi kết quả kiểm tra thực tế vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, ký tên, đóng dấu công chức và yêu cầu nhân viên công ty ký tên lên Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa, giao cho người khai hai quan 1 bản, 01 bản lưu hồ sơ.
Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa phù hợp với khai báo của người khai quan thì Cán bộ kiểm hóa tiến hành ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục hải quan” trên tờ khai hải quan, và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí hải quan, đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” và trả tờ khai cho người khai quan.
Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa có sự sai lệch so với khai báo thì Cán bộ kiểm hóa sẽ đề xuất các biệp pháp xử lý và chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo Chi cục xem xét và quyết định:
- Kiểm tra tính thuế lại và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải thu - Lập biên bản chứng nhận/ Biên bản vi phạm
Lưu ý khi mở container:
- Điều kiện bên ngoài container không có dấu hiệu hư hỏng. - Đọc kỹ ký mã hiệu hàng hóa ghi trên container.
Cẩn thận đề phòng rủi ro hàng hóa có thể đè lên người, do hàng hóa chất quá đầy hoặc buộc không chắc chắn.
Sau khi hoàn thành các bước của thủ tục Hải quan, bộ hồ sơ sẽ được chuyển cho bộ phận phúc tập.
Phúc tập hồsơ khai báo hải quan (bước 4)
Trước khi hoàn thành thủ tục hải quan, bộ hồ sơ hải quan sẽ được chuyển cho bộ phận phúc tập hồ sơ để kiểm tra sơ bộ về:
Sự đầy đủ, đồng bộ (số loại, số lượng, hình thức) các chứng từ của hồ sơ hải quan; Toàn bộ công việc phải làm được thể hiện trên hồ sơ hải quan trong quá trình thông quan của người khai hải quan, của công chức hải quan xem đã thực hiện đầy đủ và đúng quy định chưa;
Sự hợp lệ của các chứng từ (về hình thức và nội dung chứng từ, chữ ký, dấu, trình tự thời gian, chứng từ không bị tẩy xoá, sửa đổi nội dung, thay thế hoặc có dấu hiệu giả mạo), kết quả tính thuế nhập khẩu, xử lý (nếu có).
Nếu bộ hồ sơ hợp lệ và không phát hiện nghi vấn, sai sót nào, Đội phó phúc tập hồ sơ sẽ đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” trên đó ghi rõ Cục, Chi cục Hải quan nơi làm thủ tục và ngày hoàn tất thủ tục thông quan.
Hồ sơ sau đó được chuyển cho bộ phận trả tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận đóng lệ phí hải quan; đưa biên lai lệ phí hải quan (liên màu xanh) và bản sao y giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước (nếu hàng thuộc diện phải đóng thuế ngay) cho bộ phận trả tờ khai và nhận lại:
- Tờ khai hàng nhập khẩu (bản lưu người khai hải quan): để đảm bảo tính hợp lệ của tờ khai cần lưu ý kiểm tra lại trên tờ khai phải có đầy chữ ký và dấu của các cán bộ hải quan tham gia vào giai đoạn thủ tục hải quan như:
+ Dấu, chữ ký của cán bộ đăng ký;
+ Dấu, chữ ký của 2 cán bộ kiểm hóa (ô số 32 của tờ khai) - nếu hàng hóa ở luồng đỏ; + Dấu, chữ ký của cán bộ tính thuế (ô số 36 của tờ khai) - nếu hàng hóa ở luồng vàng hoặc luồng đỏ;
+ Dấu, chữ ký của cán bộ xác nhận đã làm thủ tục hải quan (ô số 38 của tờ khai); + Dấu đỏ “Đã làm thủ tục Hải quan” có ghi ngày tháng trả tờ khai ở mặt trước tờ khai: Phụ lục tờ khai (bản lưu người khai hải quan);
Tờ khai trị giá tính thuế (bản lưu người khai hải quan).
Đưa container hàng hóa về kho
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần tiếp tục hoàn thành một số thủ tục khác để nhận hàng:
- Nhận phiếu xuất/nhập container hàng hóa (Phiếu EIR):
Nhân viên giao nhận đến phòng thương vụ cảng xuất trình lệnh giao hàng (Delivery order) trên đó ghi rõ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế. Sau khi đóng phí nâng hạ container, phí vệ sinh container... nhân viên thương vụ cảng sẽ giữ lại 02 Delivery order và giao cho nhân viên giao nhận 1 phiếu xuất/nhập Container (phiếu EIR) trên đó ghi rõ các thông tin về container (số cont, số seal, khối lượng, vị trí...).
Đối với phiếu EIR, nhân viên giao nhận cần lưu ý các điểm sau:
Phiếu này chỉ có giá trị đến ngày, giờ nhất định, vì vậy cần thu xếp để lấy được hàng trước khi phiếu xuất/nhập container hết giá trị;
Đối với lệnh đã quá hạn, thương vụ sẽ không chấp nhận in phiếu xuất/nhập bãi;
order, phiếu xuất/nhập container. Hải quan cổng sẽ lưu lại Delivery order và ký tên, đóng dấu, ghi ngày thanh lý lên phiếu xuất/nhập container.
Hàng hóa trong container sẽ được vận chuyển từ cảng về kho bằng xe đầu kéo container. Để đưa hàng ra khỏi cảng, nhân viên giao nhận hoặc tài xế xe container sẽ phải xuất trình cho bảo vệ cảng phiếu xuất/nhập container.
Nhân viên giao nhận áp tải hàng về kho, bàn giao container hàng cho nhà nhập khẩu. Nhân viên giao nhận và đại diện phía nhà nhập khẩu kiểm tra về số lượng, tình trạng của hàng hóa, cùng ký vào biên bản giao nhận hàng (2 bản), mỗi bên giữ lại 1 bản.
Khi container đã được rút hết hàng, nhân viên giao nhận phải kiểm tra ngay nếu có hư hỏng phải sữa chữa lại. Đồng thời, họ phải lau chùi container để các hàng hóa khác khi xếp vào đó cũng thật an toàn. Khi thấy container có khuyết tật gì sau khi dỡ hàng, họ phải báo cho người chuyên chở biết dựa trên nguyên tắc người nhận hàng sau khi dỡ hàng xong phải hoàn trả container sạch tốt, để container có thể sẵn sàng chở bất kỳ loại hàng khác.