Cần đảm bảo hơn nữa tính nhanh chóng trong công tác chuẩn bị chứng từ, đảm bảo tính thận trọng và nghiêm ngặt trong khâu kiểm tra chứng từ, điều chỉnh chứng từ. Ngay khi hàng hóa được giao lên tàu, cần theo dõi để yêu cầu người xuất khẩu cung cấp chứng từ bản nháp qua email để hai bên cùng kiểm tra đối chiếu với thực tế hàng hóa được giao. Việc điều chỉnh, thay đổi các chứng từ tốt nhất là nên thực hiện hoàn tất trước khi tàu về đến Việt Nam. Các chứng từ gốc cần được kiểm tra kỹ trước khi cấp bản gốc và yêu cầu nhà xuất khẩu gửi chuyển phát nhanh đến công ty càng sớm càng tốt, đảm bảo khi hàng đến thì chúng ta có ngay bộ chứng từ hoàn chỉnh để làm thủ tục khai quan cho hàng hóa.
Việc kiểm tra toàn bộ thông tin trên giấy thông báo hàng đến cũng rất được lưu ý bởi xác định được ngày tàu cập cảng để sắp xếp thời gian cho các công việc tiếp theo, nhằm đảm bảo việc khai báo Hải quan được sớm hơn, tránh để hàng về quá lâu, phải lưu kho bải tại Cảng một thời gian mới thực hiện việc khai quan sẽ làm tốn rất nhiều chi phí cũng như kéo dài thời gian giao hàng cho khách hàng. Một điều nữa là, việc lập chứng từ của các hãng tàu không thể tránh khỏi các sai sót, thông tin trên giấy thông báo hàng đến có thể sẽ sai lệch so với thực tế như ghi nhầm tên cảng đến, ghi sai số vận đơn…., do đó, ngay khi nhận được Giấy thông báo hàng đến cần rà soát các thông tin lại một các kỹ lưỡng nhằm kịp thời điều chỉnh và không làm ảnh hưởng đến các khâu khai báo thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa sau này.
Dự kiến hiệu quả của giải pháp mang lại
- Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục hải quan, kịp thời hiệu chỉnh trước khi hải quan phát hiện;
- Tăng độ tin cậy từ khách hàng (nhà nhập khẩu);
- Giảm thời gian và chi phí đi lại để kí chứng từ mới. Cũng như giảm thời gian và chi phí của quy trình.