Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân viên sales bàn giao lại cho nhân viên phòng giao nhận để tiến hành lập tờ khai Hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ chứng từ.
Trước khi nhận hàng thì người làm công tác giao nhận của công ty có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu bộ chứng từ về tính đồng nhất, hợp lệ giữa các chứng từ với nhau, vì đây là yếu tố quan trọng để hoàn thành thủ tục hải quan nhận hàng. Mặt khác giúp người giao nhận biết rõ hơn về hàng hoá mà mình sẽ nhận để có phương án nhận hàng kịp thời, nhanh gọn và đảm bảo an toàn cho hàng hoá.
Khi đối chiếu thấy các chứng từ không khớp nhau, nếu có sai sót hoặc bất hợp lệ phải báo cho chủ hàng biết để kịp thời điều chỉnh ngay, tránh những rủi ro về sau do chậm nhận hàng.
Lưu ý: Thường trong một ngày, công ty nhận được nhiều lô hàng nhập. Vì
vậy, nhằm rút ngắn thời gian nhập hàng, khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice), phòng giao nhận phân công tác cho 2 nhân viên. Một nhân viên đảm trách lấy tất cả Delivery Order (D/O) của các lô hàng về. Trong lúc đó, những nhân viên khác sẽ đảm trách xuống các cảng mở tờ khai. Vì việc đợi chờ kết quả xử lý tờ khai ở khu vực Hải quan thường rất mất thời gian như cảng Cát Lái do hàng về nhiều; nên việc mở tờ khai sớm sẽ giảm thiểu tối đa thời gian. Ở đây, phần công việc nhận D/O và mở tờ khai thường được thực hiện cùng lúc hoặc có việc được thực hiện trước không nhất thiết lấy D/O rồi mới lên cảng mở tờ khai.
Trường hợp khách hàng cần mượn container để mang về kho riêng rút ruột. Nhân viên giao nhận phải ghi đầy đủ các thông tin : số cont, tên tàu, địa chỉ kho riêng, nơi trả container rỗng... vào phiếu mượn container . Trên căn cứ đó hãng tàu sẽ thu một số tiền cược và trả cho nhân viên 1 hoá đơn cược container. Phải giữ hoá đơn này để khi trả container đúng thời gian mượn container của hãng tàu cấp (Free time) thì hãng tàu sẽ trả lại tiền cược. Nếu trả container quá hạn hoặc container bị hư hại, hãng tàu sẽ bù trừ vào tiền phạt và tiền sửa chữa thiệt hại.
Các bước chuẩn bị hồ sơ chứng từ để làm thủ tục hải quan: - Nhận D/O từ hãng tàu:
Sau khi nhận được B/L và thông báo hàng đến của hãng tàu – Arrival Noitce thì nhân viên giao nhận của Pacific Star Logistics sẽ mang B/L, thông báo hàng đến và giấy giới thiệu của Công ty đến hãng tàu để lấy D/O. Hãng tàu sẽ kiểm tra xem đã có điện của bên kia ra thông báo giao hàng hay chưa hoặc kiểm tra lại nội dung trên B/L. Nếu có hoặc kiểm tra đã phù hợp thì hãng tàu sẽ giao D/O cho nhân viên Công ty và nhân viên Công ty sẽ đóng phí lấy D/O. Việc đóng phí D/O cao hay thấp tùy từng hãng tàu.
Đối với lô hàng này, người giao nhận phải đến đại lý hãng tàu là Công ty cổ phần Hải Minh xuất trình 01 B/L gốc (House Bill do hãng tàu Super Cargo International Trans cấp), giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) và một giấy giới thiệu của công ty để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O). Xuất trình hai loại giấy tờ này
đồng thời đóng các khoản lệ phí như D/O (phí cung cấp Lệnh giao hàng cho Vận đơn), phí vệ sinh container và phí THC (Terminal Handling Charge Fee: phí cầu cảng), Công ty Cổ phần Hải Minh sẽ giữ lại B/L gốc và trao 3 lệnh D/O. Sau đó, nhân viên giao nhận phải qua bộ phận kế toán của Công ty Cổ phần Hải Minh cung cấp mã số thuế của công ty để được xuất hóa đơn.
Sau khi nhận D/O, người giao nhận xem kỹ các thông tin ghi trên đó như tên và địa chỉ người nhận, tên tàu, số B/L, số cont/seal, ngày và cảng đến, tên hàng, số lượng, trọng lượng…và đem đối chiếu với B/L. Nếu các nội dung nói trên ở 2 chứng từ không trùng khớp thì yêu cầu hãng tàu điều chỉnh để sớm hoàn thành thủ tục hải quan, tránh những tổn hại cho hàng hoá và những chi phí phát sinh (phí lưu kho, lưu bãi…) do không nhận được hàng.
- Khai hải quan điện tử.
Theo văn bản số 798/TB- HQ HCM của cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/05/2009 tất cả các doanh nghiệp đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu phải tiến hành khai báo Hải quan từ xa. Để tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần máy tính kết nối với hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tổng cục, chi cục Hải quan dựa trên phần mềm ECUS. Nhưng đây vẫn là hình thức khai báo đơn giản nhất “khai báo, nộp chứng từ ngay”. Tức nghĩa là khi khai báo Hải quan điện tử xong, doanh nghiệp vẫn phải mang chứng từ xuống chi cục Hải quan khai báo tiến hành mở tờ khai.
Đối với công ty, thời gian bắt đầu khai báo là khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng tàu. Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hoá xuất nhập khẩu (mã số HS) để áp dụng thuế suất cho đúng.
Lưu ý: Khi tính thuế đơn vị tính là VNĐ, nếu là ngoại tệ như USD thì
nhân viên công ty sẽ truy cập tỷ giá liên ngân hàng trên trang web Ngân hàng Nhà nước Việt Nam http://www.sbv.gov.vn để quy đổi và phần mềm sẽ tự động tính ra tiền thuế phải nộp.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra và bấm nút “Khai báo”, hồ sơ Hải quan điện tử sẽ được gửi đến Chi cục Hải quan khai báo. Khi
nhận được thông tin khai báo, Hải quan sẽ xem xét, tính toán các mẫu khai; nếu có sai lệch, phía hải quan sẽ gửi lại, yêu cầu DN chỉnh sửa; nếu các chứng từ và danh mục đã phù hợp, phía hải quan sẽ gửi thông báo chấp nhận chứng từ của doanh nghiệp và gửi cho doanh nghiệp 01 phiếu tiếp nhận tờ khai Hải quan. Doanh nghiệp in phiếu tiếp nhận để làm bộ hồ sơ mở tờ khai.
Các chứng từ cần thiết để lên tờ khai bao gồm các chứng từ sau: • Hợp đồng ngoại thương (Sale contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercail Invoice). • Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List). • Vận đơn đường biển (Bill of Lading). • Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
Nếu tờ khai có từ 3 mặt hàng trở lên thì việc khai báo chi tiết hàng hóa và cách tính thuế đối với toàn bộ lô hàng sẽ được thực hiện trên phụ lục tờ khai.
Lưu ý: Trước khi đi mở tờ khai nên photo 01 bản Invoice, 01 bản Packing
List đề phòng trường hợp kiểm hoá mang theo để đối chiếu . Photo 04 D/O để làm thủ tục đóng dấu cắt seal và chuyển bãi kiểm hoá. Nên mang theo dao rọc giấy, băng keo để mở hàng ra nếu kiểm hoá.
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ mở phần mềm Hệ thống khai hải quan điện tử lên (hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUSK 2) và nhập đầy đủ, chính xác mọi thông tin lên tờ khai nhập khẩu. Các thông tin: chi cục Hải quan, Loại hình nhập khẩu, Hình thức vận chuyển, Mã nước xuất khẩu, Phương thức thanh toán, Đồng tiền thanh toán, Đơn vị tính phải chọn theo danh mục do cơ quan hải quan định sẵn. Các thông tin còn lại thì nhập trực tiếp. Cụ thể như sau:
TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ (loại hình Nhập khẩu)
Ba ô trên cùng của tờ khai: Ô bên trái Công ty khai – nhập, ô ở giữa là số tham chiếu sau khi gửi thành công. Còn ô bên phải để Hải quan phản hồi và đóng dấu, ký xác nhận.
*** Ô bên trái:
Chi cục hải quan: chọn Chi cục HQCK Cảng Sài gòn KV1/Cát Lái *** Ô ở giữa:
Số tham chiếu: Ngày, giờ gửi: *** Ô bên phải:
Số tờ khai:
Ngày, giờ đăng ký:
- Ô số 1. Người xuất khẩu: thể hiện tên công ty xuất khẩu, địa chỉ, số điện thoại.