a) Hiện đại hóa và tự động hóa hệ thống thông tin logistics
Đứng trước thực tế mức độ cạnh tranh trong ngành bán lẻ đang ngày càng gay gắt, các DN trong ngành phải có những bước đi chiến lược để tạo ra lợi nhuận ổn định. Theo quan điểm này, những DN có được các thông tin đầy đủ và chính xác, đồng thời sử dụng thông tin một cách hiệu quả và kịp thời sẽ có nhiều lợi thế hơn trong việc đạt được mục tiêu so với các đối thủ cạnh tranh. Cùng với công nghệ phát triển mỗi ngày, thông tin được xem là yếu tố cốt lõi của việc triển khai các hoạt động logistics hiệu quả, cho phép các DN thiết lập các chiến lược và kế hoạch logistics một cách cạnh tranh.
Với thực trạng vận hành hệ thống thông tin logistics tại các DNBLST trên địa bàn thành phố Hà Nội còn nhiều bất cập và hạn chế, thiếu nhiều thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và đặc biệt chất lượng thông tin chưa chính xác, khách quan, toàn diện, chưa thực sự hỗ trợ các DN thực hiện hiệu quả hoạt động logistics. Trong điều kiện và tình thế đó, từng bước hiện đại hóa và tự động hóa hệ thống thông tin logistics bán lẻ là giải pháp được đề xuất để các DNBLST trên địa bàn Thành phố Hà Nội triển khai trong thời gian tới. Hiện đại hóa và tự động hóa hệ thống thông tin logistics sẽ tạo điều kiện gia tăng tốc độ linh hoạt, đảm bảo tính chính xác, khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp cho các nhà quản trị nâng cao hiệu quả đối với các quyết định logistics. Vì vậy, đây là giải pháp, đồng thời cũng là yêu cầu cấp thiết đối với các DNBLST hiện nay. Giải pháp cụ thể như sau:
- Tự động hóa vận hành đồng bộ các bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin logistics, bao gồm:
Thu thập dữ liệu khách hàng: Tại từng siêu thị, tùy theo quy mô cần bố trí lực lượng (nhóm hoặc cá nhân) để thu thập thông tin về nhu cầu của khách hàng, dữ liệu về doanh số và tốc độ tăng doanh số, lượng hàng hóa trưng bày và mức dự trữ của từng nhóm/loại/tên hàng; các ý kiến phản hồi của khách hàng về quá trình cung ứng hàng hóa… Dựa trên các thông tin thu thập được sẽ lập báo cáo của từng siêu thị (cập nhật theo ngày, tuần, tháng), sau đó truyền dẫn báo cáocho bộ phận logistics để lập kế hoạch cung ứng phù hợp. Hiện nay, việc sử dụng hệ thống thiết bị bán hàng POS (point of sale) đã rất phổ biến. Chúng có thể được sử dụng ở mọi nơi, mọi lúc và trên mọi thiết bị, từ siêu thị đến cửa hàng bán lẻ, từ quán cafe đến các nhà hàng sang trọng. Ngay sau khi khách hàng mua một mặt hàng và thanh toán tại quầy có dùng máy tính tiền POS, thông tin mặt hàng được truy xuất từ máy tính của cửa hàng và thời gian bán hàng được tự động ghi lại. Tuy nhiên, ngoài các tính năng thông thường, các DNBL có thể tận dụng hệ thống này để thu thập thêm các thông tin về khách hàng như độ tuổi, giới tính. Độ tuổi có thể được chia thành 5 nhóm: dưới 13 tuổi, 13–19, 20–29, 30–49 và 50+. Dữ liệu POS sau đó sẽ được tự động truyền trực tuyến đến một máy tính chủ. Tất cả dữ liệu bán hàng được thu thập trước 24h ngày hôm trước sẽ được sắp xếp và sẵn sàng để phân tích vào sáng hôm sau. Các dữ liệu sẽ được sử dụng để nhận dạng và cập nhật nhu cầu của người tiêu dùng với từng nhóm/loại/tên hàng và dịch vụ bán lẻ để có các quyết định logistics phù hợp. Cũng tương tự với hệ thống bán hàng POS, công nghệ đếm lưu lượng ra vào cửa hàng (retail traffic counter) cũng đang được các DNBL sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, việc tận dụng tính năng của công nghệ này vẫn còn hạn chế. Chính vì vậy, các DNBLST có thể gia tăng hiệu quả của công nghệ này bằng cách kết hợp dữ liệu đếm lưu lượng ra vào với các dữ liệu về giao dịch, các nhà bán lẻ có thể phân tích và nắm được hành vi, xu hướng tiêu dùng, tỷ lệ chuyển đổi giữa số lượt khách hàng ghé
thăm cửa hàng với doanh số, số lượng và chủng loại sản phẩm được bán ra để từ đó cải thiện kế hoạch kinh doanh và hoạt động dự báo. Công nghệ này còn giúp các nhà bán lẻ có thể đánh giá và nắm bắt được xu hướng mua sắm từ quá khứ đến tương lai, nắm bắt được qui luật mua sắm như giờ cao điểm, thấp điểm, so sánh với các chỉ số chung của ngành, từ đó có đầy đủ cơ sở thực tế để gia tăng lợi nhuận.
Thu thập dữ liệu nhà cung cấp: Với các nhà cung cấp, công nghệ thông tin được áp dụng để thu thập và quản lý các dữ liệu về nhà cung cấp; quản lý các giao dịch của DN với nhà cung cấp như các dữ liệu quá trình mua - nhập hàng, dữ liệu thực hiện các đơn vị đặt hàng, dữ liệu hàng tồn kho; các trao đổi dữ liệu về mức độ thỏa mãn hành vi của người tiêu dùng với sản phẩm của nhà cung cấp. Để thực hiện các DNBL cần nhanh chóng hoàn thiện, nâng cấp chất lượng và tự động hóa vận hành hệ thống Quản trị quan hệ nhà cung cấp SRM.
Quản trị cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra: Ở cấp độ doanh nghiệp, tùy quy mô cũng cần có một nhóm/cá nhân thuộc bộ phận logistics chuyên trách quản lý hệ thống thông tin logistics tổng thể với nhiệm vụ: (1) Thu thập các dữ liệu về môi trường, thị trường bán lẻ, đặc điểm nhu cầu của người tiêu dùng, đặc điểm nhà cung cấp, các báo cáo nội bộ… sau đó tổng hợp thành cơ sở dữ liệu logistics của doanh nghiệp; (2) Sử dụng các phương pháp phù hợp để phân tích và xử lý dữ liệu logistics. Khi có các kết quả phân tích, báo cáo cập nhật tới bộ phận quản trị cấp cao của doanh nghiệp, đồng thời tự động hóa truy xuất những thông tin phù hợp cung cấp cho các nhà quản lý tại các siêu thị trong mạng lưới.
- Chủ động kết nối, tích hợp và truyền tải kịp thời các thông tin về thị trường bán lẻ, nhu cầu và hành vi mua của người tiêu dùng… với các bộ phận trong DN và các nhà cung cấp. Các thông tin này sẽ tạo điều kiện để DN chủ động xây dựng kế hoạch logistics đáp ứng tốt, hiệu quả các nhu cầu khách hàng, đồng thời hỗ trợ các nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ xây dựng kế hoạch sản xuất – cung ứng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, cũng như tạo điều kiện áp dụng các mô hình quản lý hiện đại. Chủ động nâng cấp chất lượng hạ tầng phần cứng (hệ thống và mạng máy tính, máy quét) và ứng dụng phần mềm hiện đại phù hợp trong thu thập, xử lý các thông tin người tiêu dùng, thông tin mua hàng (loại hàng mua, số lượng, giá bán, giá trị đơn hàng…), thông tin về doanh số bán và mức dự trữ tại mỗi siêu thị…Các thông tin sau đó được đối chiếu với dữ liệu về nhu cầu, đồng thời được truyền tải cập nhật đến các nhà cung cấp. Các DNBLST có thể tham khảo mô hình Hệ thống thông tin tổng thể (TIS - Total Information System) đã được áp dụng tại chuỗi bán lẻ 7-eleven Nhật Bản. Tại trụ sở điều hành, 7-Eleven ứng dụng Hệ thống thông tin bán lẻ (RIS - Retail Information System) thu thập dữ liệu về việc đặt hàng hàng ngày từ các điểm bán và chuyển tiếp về Hệ thống dữ liệu điện tử (Electronic Data System). Hệ thống này vừa trả về các thông
tin phân tích doanh số hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng cho các quản lý cửa hàng, hỗ trợ họ trong quá trình đưa ra quyết định đặt loại mặt hàng nào với số lượng bao nhiêu. Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện tổng hợp các đơn để chuyển đến các nhà cung cấp của 7-Eleven. Để hỗ trợ các chức năng của hệ thống thông tin trên, 7-Eleven sử dụng các công cụ được cung cấp bởi Oracle (Oracle Corp’s E-Business Suite). Đối với nhà cung cấp, 7-Eleven cùng với IRI phát triển giao diện 7-Exchange Retail Advantage cho phép các cơ sở sản xuất có thể tiếp cận dữ liệu giao dịch hàng ngày của tất cả các cửa 7- Eleven. Công cụ phân tích dữ liệu này cho phép các nhà cung cấp xem xét mức độ dự trữ của các mặt hàng tại các cửa hàng. Việc tiếp cận này cho phép các nhà cung cấp dễ dàng hơn trong việc đáp ứng người tiêu dùng. Cụ thể, họ có thêm ý tưởng để cải tiến phát triển các sản phẩm trực tiếp thỏa mãn các nhu cầu tiêu dùng của người mua. Đồng thời, họ cũng nắm được nhu cầu của thị trường, không qua trung gian, để từ đó có sự chuẩn bị cho sản xuất và dự trữ phù hợp. Việc được cho phép tiếp cận các thông tin chi tiết tại điểm bán này cũng thể hiện mối quan hệ công tác chặt chẽ của các nhà cung cấp với 7-Eleven nhằm tối ưu hóa các cơ hội kinh doanh có thể đạt được.
b) Nâng cao năng lực nhân sự logistics
Bên cạnh sự hỗ trợ đào tạo từ phía các hiệp hội và trường đại học, các DNBLST cần có chính sách đào tạo và xây dựng đội ngũ quản lý và nhân viên logistics, phát huy được sức mạnh của nguồn nhân lực trong DN một cách tối ưu, giúp DN phát triển bền vững và lâu dài. Chính vì vậy, các DNBLST cần chủ động đưa ra các chính sách thiết thực và chi tiết để nâng cao trình độ và năng lực chuyên môn cho đội ngũ nhân sự logistics, đảm bảo nhân lực logistics phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế tại doanh nghiệp. DNBL cần có một số chính sách thiết thực, cụ thể như sau:
* Đối với đội ngũ quản lý logistics
- Các DNBLST, đặc biệt là DN có quy mô lớn cần mở rộng tìm kiếm nguồn nhân lực quản trị cấp cao, đặc biệt là nguồn nhân lực quốc tế để tận dụng kinh nghiệm, kiến thức nhằm nhanh chóng củng cố và phát triển hoạt động logistics tương xứng với tốc độ tăng trưởng của thị trường bán lẻ, đồng thời bắt kịp với xu hướng phát triển chung của các DN trong khu vực. Bên cạnh đó, các DNBL cũng cần xây dựng cơ chế đãi ngộ phù hợp nhằm thu hút các nhà quản trị kinh doanh giỏi, có tư duy mới, có tầm nhìn toàn cầu, có khả năng, trình độ quản lý đáp ứng được yêu cầu cạnh tranh quốc tế.
- Để thu hút và giữ chân nguồn nhân lực có chất lượng, các DNBL cần xây dựng quy trình sử dụng nhân lực minh bạch, dựa trên năng lực thực tế để bố trí sử dụng và có chính sách đãi ngộ về lương, thưởng, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc phù hợp. Đồng thời tạo điều kiện để các nhà quản trị giỏi cống hiến, khẳng định khả năng và được công nhận, để họ gắn bó lâu dài với DN.
- Xây dựng tiêu chí tuyển dụng phù hợp với từng vị trí công việc và đảm bảo tuân thủ theo các tiêu chí trong quá trình tuyển dụng; Bố trí sử dụng nhân sự theo đúng ngành nghề đào tạo và phù hợp với năng lực.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ logistics: Thường xuyên rà soát, đánh giá lại toàn bộ đội ngũ nhân sự; Có kế hoạch đào tạo và tái đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng cho nhân viên. Có chính sách phù hợp để khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên chủ động học tập nâng cao trình độ.
- Tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc tích cực, hăng say, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc
c) Phát triển mạng lưới cơ sở vật chất logistics
Mục tiêu của giải pháp này nhằm khuyến khích các DNBLST tận dụng sự phát triển của khoa học công nghệ để hiện đại hóa cơ sở vật chất, đồng thời phân bố hợp lý và phân định trách nhiệm rõ ràng giữa các kho hàng/trung tâm phân phối với mục đích đáp ứng yêu cầu giao hàng của từng siêu thị và tiết kiệm chi phí cung ứng. Giải pháp cụ thể như sau:
- Tự đầu tư xây dựng hoặc liên kết sử dụng các trung tâm phân phối hàng hóa. Các DNBLST và DN cung cấp dịch vụ logistics có thể phối hợp đầu tư các kho hàng/trung tâm phân phối theo từng khu vực, đồng thời vận hành và quản lý hệ thống phương tiện vận tải chung để giao hàng. Khi đó, các trung tâm phân phối đóng vai trò là đơn vị độc lập thứ ba kết nối nhu cầu của DNBLST và nhà cung cấp. Giải pháp này sẽ giúp các DNBL tiết kiệm chi phí đầu tư kho hàng, nhân lực, thiết bị, phương tiện vận hành kho hàng, đồng thời cũng giúp DNBL không phải phụ thuộc quá nhiều vào năng lực vận chuyển của nhà cung cấp.
- Bên cạnh đó, các DNBLST đầu ngành có thể làm đầu mối phát động các chương trình hợp tác nhằm chia sẻ thông tin, thiết lập và xây dựng các nhà kho/trung tâm phân phối chung cho một hoặc một số ngành hàng, đặc biệt ở các đô thị lớn.
- Tích cực, chủ động ứng dụng công nghệ và công nghệ thông tin hiện đại trong quản lý hoạt động logistics. Việc ứng dụng công nghệ và công nghệ thông tin hiện đại vào hoạt động logistics là một xu thế tất yếu trong bối cảnh hiện nay. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc cánh mạng công nghệ 4.0 đang phát triển với tốc độ mạnh mẽ, các DNBL cần liên kết để tạo một nền tảng chung nhằm đa dạng hóa hoạt động phân phối, tăng cường công tác quản lý điều hành.Chính vì vậy, các DNBLST cần chủ động hơn trong việc tiếp cận, đầu tư ứng dụng công nghệ mới để nâng cao năng lực, chất lượng dịch vụ, từ đó tăng sức cạnh tranh trong bối cảnh thị trường bán lẻ được dự báo sẽ ngày càng gay gắt như hiện nay. Ngoài các phần mềm hỗ trợ quản lý hoạt động logistics đã trở nên khá phổ biến như phần mềm quản trị nguồn lực ERP, quản lý kho SWM, quản lý vận tải TMS..., một số công nghệ khác có thể được áp dụng như: phân tích Dữ liệu lớn (Big
Data) đảm bảo khả năng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ liên quan đến nhu cầu của khách hàng cũng như dữ liệu hoạt động kinh doanh của DN; ứng dụng công nghệ RFID giúp theo dõi, nhận dạng sản phẩm, đặc biệt trong quá trình vận chuyển, nhờ đó cho phép gia tăng khả năng kiểm soát và tốc độ xử lý hàng hóa; Hệ thống điểm bán hàng POS tích hợp với các thuật toán và một số ứng dụng công nghệ khác để vừa kiểm soát và ghi nhận doanh số, mức tồn kho trên các kệ hàng, vừa có khả năng dự đoán số lượng chính xác mỗi loại hàng hóa cần được bổ sung.