1.5.1 Quy trình
1.5.1.1 Quy trình mua hàng hóa
- Nhân viên mua hàng nhận yêu cầu báo giá từ nhà cung cấp, sau đó nhà cung cấp lập bảng báo giá và gửi lại cho nhân viên mua hàng của công ty. Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng chuyển đến nhà cung cấp. Phía nhà cung cấp sẽ lập Hợp đồng và xuất hàng. Nhân viên mua hàng nhận hàng và hoá đơn rồi chuyển hoá đơn cho kế toán.
- Kế toán lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho, thủ kho nhận phiếu nhập kho và nhập kho hàng hoá rồi tến hành ghi sổ thẻ kho.
- Nhân viên mua hàng làm thủ tục thanh toán (gồm 2 trường hợp):
+ Thanh toán ngay: Kế toán tiến hành lập phiếu chi và đồng thời chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ. Sau đó, chuyển lại cho kế toán ghi sổ tiền mặt.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 15
Lưu đồ 1.1: Quy trình mua hàng
Nhà cung cấp
Nhân viên
mua hàng
Kế toán Thủ kho Thủ quỹ
Yêu cầu Báo giá Lập Báo giá Lập Đơn mua hàng Lập HĐB H và Xuất hàng Lập phiếu Nhập kho Ghi sổ thẻ kho Làm thủ tục thanh toán Lập phiếu chi Chi tiền và ghi sổ quỹ Ghi sổ tiền mặt Ghi sổ công nợ Thanh toán ngay Chưa thanh toán Nhận Yêu cầu Nhận Báo giá Nhập Đơn mua hàng Nhận hàng và Hoá đơn Nhập phiếu và Nhập kho
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 16
❖ Các rủi ro thường gặp khi mua hàng hóa:
• Tách bạch chức năng
- Cần tách bạch giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, giữa người mua hàng và người sử dụng hàng.
- Mục đích tách bạch chức năng giữa người mua hàng và người sử dụng hàng hoặc giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng với mục đích là Tạo sự độc lập , khách quan cần thiết để đảm bảo mua đúng hàng, đúng chất lượng với điều kiện tốt nhất cũng như chọn lựa nhà cung cấp phù hợp.
• Đề nghị mua hàng/dịch vụ
- Cần phải biết mặt hàng đề nghị mua trong phiếu đề nghị mua hàng có hợp lý hay không? Ai sẽ là người xét duyệt vấn đề mua hàng này. Cần phải có người phụ trách duyệt phiếu đề nghị mua hàng này. Phiếu đề nghị mua hàng này phải có đầy đủ những người chịu trách nhiệm tham gia vào việc kiểm tra sự hợp lý của vấn đề mua hàng này trước khi trình cho người có thẩm quyền duyệt trên phiếu đề nghị mua hàng.
• Nhà cung cấp được chọn
- Chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng, dịch vụ. Và nhà cung cấp có quan hệ với nhân viên mua hàng để nhận hoa hồng. Cần có sự tham gia của bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng, bộ phận sử dụng và bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hóa khi tham gia vào chọn lựa nhà cung cấp
• Đặt hàng
- Vấn đề thường gặp là hàng hóa đã được giao, dịch vụ đã được thực hiện trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt. Việc làm đơn đặt hàng chỉ để hợp thức hóa cho vấn đề đã thực hiện
• Kiểm và nhận hàng
- Rất có thể mặt hàng giao không đúng, không đạt yêu cầu nhưng vẫn cho nhập kho - Có biên bản kiểm tra chất lượng và số lượng
- Đảm bảo tính khách quan, không thiên vị trong nhận hàng
• Mua sai hàng
- Đối với những mặt hàng kỷ thuật, việc không cung cấp thông số kỹ thuật sẽ dẫn đến việc hàng mua về sai quy cách, không sử dụng được và phải mua lại, gây lãng phí và thiệt hại phải dừng sản xuất chẳng hạn.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 17
- Đây là tình trạng rất phổ biến ở các Công ty sản xuất có sử dụng nhiều máy móc công tác. Các đề nghị mua hàng nếu không được kiểm soát và phế duyệt một cách có hệ thống thì sai sót này chắc chắn xảy ra nhiều.
• Rủi ro thanh toán
Hồ sơ thanh toán không đầy đủ chứng từ quy định. Đơn hàng không được phê duyệt hay chất lượng, số lượng hàng hóa có vấn đề, đang tranh chấp nhưng vẫn yêu cầu thanh toán.
1.5.1.2 Quy trình bán hàng hóa
- Khách hàng có nhu cầu mua hàng, nhân viên bán hàng lập và gửi báo giá cho khách hàng. Sau khi nhận báo giá và khách hàng lập đơn đặt hàng. Nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó thủ kho nhận phiếu xuất kho và xuất hàng chuyển cho nhân viên bán hàng.
- Nhân viên bán hàng sẽ lập HĐBH và chuyển hàng cho khách. Khách hàng nhận hàng cùng hoá đơn và làm thủ tục thanh toán cho doanh nghiệp.
- Khách hàng thanh toán theo 2 cách:
+ Thanh toán ngay: Nhân viên bán hàng nhận tiền chuyển cho kế toán lập phiếu thu, thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán ghi sổ tiền mặt.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 18
Khách hàng NV Bán hàng Kế toán Thủ kho Thủ quỹ
Lưu đồ 1.2: Quy trình bán hàng Yêu cầu báo giá Lập và gửi báo giá Nhận Báo giá Lập đơn đặt hàng Nhận Đơn đặt hàng Lập phiếu xuất kho Nhận phiếu và xuất hàng Lập HĐBH và chuyển hàng Nhận hàng và HĐ Làm thủ tục thanh toán Thanh toán ngay Nhận tiền Lập phiếu thu Thu tiền và ghi sổ quỹ Ghi sổ tiền mặt Chưa thanh toán Ghi sổ công nợ
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 19
❖ Các rủi ro thường gặp khi bán hàng hóa:
• Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Nhận đặt hàng từ những khách hàng không đảm bảo tính pháp lý. - Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng.
- Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá.
• Xét duyệt bán chịu
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền.
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều định mức bán chịu để đẩy mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức.
• Giao hàng
- Giao hàng khi chưa được xét duyệt.
- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng.
- Hàng hoá có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng.
• Lập hoá đơn
- Bán hàng nhưng không lập hoá đơn.
- Lập hoá đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ khách hàng. - Không bán hàng nhưng vẫn lập hoá đơn.
• Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu khách hàng. - Ghi nhận sai trên khách hàng, thời hạn thanh toán.
- Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng. - Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hoá đơn.
- Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, không đòi được nợ. - Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt. - Xoá sổ nợ phải thu khách hàng nhưng không xét duyệt. - Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ.
1.5.2Tài khoản kế toán sử dụng
❖ Tài khoản sử dụng: TK 156 – Hàng hóa: Dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 20
TK 156
Bên nợ Bên có
- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại).
- Chi phí thu mua hàng hóa.
- Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua vào và chi phí gia công).
- Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại.
- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê.
- Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư sang. - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
- Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị hạch toán phụ thuộc; thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ.
- Chiết khấu thương mại, các khoản giảm giá hàng mua được hưởng.
- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán. - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê.
- Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán,… - Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
SDCK: Giá gốc của hàng hóa tồn kho.
1.5.3 Sổ sách kế toán sử dụng
Để theo dõi tình hình chi tiết nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng hàng hóa ở từng kho để làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho kế toán tiến hành lập “Sổ chi tiết hàng hóa”.
1.5.4 Phương pháp kế toán
Trường hợp DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
❖ Hàng hóa mua ngoài nhập kho doanh nghiệp, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan:
• Khi mua hàng hóa, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hóa (1561): Trị giá hàng hóa theo hóa đơn (chưa VAT). Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào). Có các TK 111, 112, 141, 331,... (tổng giá thanh toán).
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 21
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT.
❖ Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được (kể cả các khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế về bản chất làm giảm giá trị bên mua phải thanh toán) sau khi mua hàng thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của hàng hóa để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho, số đã xuất bán trong kỳ:
Nợ các TK 111, 112, 331,....
Có TK 156 - Hàng hóa (nếu hàng còn tồn kho).
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ). Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
❖ Giá trị của hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán. Có TK 156 - Hàng hóa (1561).
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
❖ Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá, ghi: Nợ TK 156 - Hàng hóa.
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có các TK 111, 112, 141, 331,...
❖ Khi mua hàng hóa theo phương thức trả chậm, trả góp, ghi: Nợ TK 156 - Hàng hóa (theo giá mua trả tiền ngay).
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước {phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ thuế GTGT (nếu được khấu trừ)}.
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
• Định kỳ, tính vào chi phí tài chính số lãi mua hàng trả chậm, trả góp phải trả, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính. Có TK 242 - Chi phí trả trước.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 22
❖ Trị giá hàng hóa xuất bán được xác định là tiêu thụ, ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán.
Có TK 156 - Hàng hóa (1561).
❖ Khi xuất hàng hóa tiêu dùng nội bộ, ghi: Nợ các TK 641, 642, 241, 211.
Có TK 156 - Hàng hóa.
❖ Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo (theo pháp luật về thương mại), khi xuất hàng hóa cho mục đích khuyến mại, quảng cáo:
• Trường hợp xuất hàng hóa để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa...., kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo), ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng.
Có TK 156 - Hàng hóa (giá vốn).
• Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm....) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
- Khi xuất hàng hóa khuyến mại, kế toán ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá thành sản xuất). Có TK 156 - Hàng hóa.
- Ghi nhận doanh thu của hàng khuyến mại trên cơ sở phân bổ số tiền thu được cho cả sản phẩm, hàng hóa được bán và hàng hóa khuyến mại, quảng cáo, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131…
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (nếu có).
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 23
• Nếu hàng hóa biếu tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phải ghi nhận doanh thu, giá vốn như giao dịch bán hàng thông thường, ghi:
- Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị hàng hóa dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 156 - Hàng hóa.
• Trường hợp doanh nghiệp là nhà phân phối hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối.
- Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua.
- Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hoá (theo giá trị hợp lý). Có TK 711 - Thu nhập khác.
❖ Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán. Có TK 156 - Hàng hóa.
❖ Mọi trường hợp phát hiện thừa hàng hóa bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Kế toán căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:
• Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, quên ghi sổ,... thì điều chỉnh lại sổ kế toán.
• Nếu hàng hoá thừa là thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác, thì giá trị hàng hoá thừa doanh nghiệp chủ động theo dõi trong hệ thống quản trị và ghi chép thông tin trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 24
Nợ TK 156 - Hàng hóa.
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
• Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý hàng hoá thừa, ghi: Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
Có các tài khoản liên quan.
❖ Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hoá ở bất kỳ khâu nào