- Định mức tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa tối thiểu cần trữ ở trong kho nhằm cung ứng kịp thời cho các nhu cầu sử dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh của DN diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Về cách lập định mức thì tùy vào đặc tính của doanh nghiệp có thể tính lượng bán trung bình cho mỗi tháng, sau đó tính định mức tồn kho sao cho không bị thiếu hàng nhưng cũng không quá lớn sẽ làm tăng chi phí tồn kho. Việc xác định định mức tồn kho tối thiểu nhằm giúp DN có thể cung ứng hàng hóa kịp thời phục vụ nhu cầu khách hàng khi có các trường hợp phát sinh về nhu cầu nhưng đồng thời phải giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho công ty.
- Nếu DN chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa định mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ngờ thì DN sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc công việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của DN cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,.. để lưu trữ hàng hóa.
❖ Quy trình
- Phòng kế toán có nhiệm vụ xây dựng định mức dự trữ hàng hóa. Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định mức, những hàng hóa nào dưới định mức dự trữ thì Thủ kho có trách nhiệm đề xuất mua hàng hóa .
- Xây dựng Bảng định mức tồn kho tối thiểu: + Lập báo cáo bán hàng từng tuần / tháng / quý. + So sánh lượng hàng bán ra theo từng quý / tháng.
+ Nghiên cứu về các chu kỳ bán hàng và nhu cầu hàng hóa trong năm. + Gom các tuần, tháng, quý mà có lượng hàng bán ra gần giống nhau.
+ Xác định lượng bán hàng trung bình của các khoảng thời gian giống nhau trung bình tháng, quý.
+ So sánh các chênh lệch giữa các khoảng thời gian trên.
+ Chênh lệch < 10% - không có bán hàng theo mùa, tính định mức trung bình theo năm.
Chương 1 GVHD: NCS. ThS. Đoàn Thị Thùy Anh
Nhóm thực hiện 27
- Ngoài ra, có thể xác định mức tồn kho bình quân tối thiểu theo công thức sau: Mức tồn kho bình = Lượng đặt hàng kinh tế + Tồn kho an toàn quân tối thiểu 2
Trong đó:
+ Lượng đặt hàng kinh tế = √2DF
𝑐 D: nhu cầu hàng năm. F: chi phí đặt hàng một lần.
c: chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho trung bình. + Tồn kho an toàn = z𝜎L z: độ lệch chuẩn tương ứng với xác suất cụ thể. 𝜎L: độ lệch chuẩn trong suốt thời gian chờ.