3.2.2.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
Phân tích công việc có ảnh hƣởng trực tiếp đến nhiều khía cạnh động lực lao động của NLĐ: sự thực hiện công việc của NLĐ; công tác bố trí và sắp xếp công việc, sắp xếp NLĐ; công tác đào tạo phát triển NLĐ; mối quan hệ với đồng nghiệp với cấp trên và đặc biệt công tác tiền lƣơng…Kết quả phân tích công việc giúp NLĐ nắm đƣợc phần công việc, nội dung công việc, yêu cầu công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất; có đƣợc phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên tạo mối quan hệ hòa hợp. Phân tích công việc cũng giúp cải thiện việc bố trí sử dụng lao động hợp lý hơn, tìm đƣợc ngƣời phù hợp với công việc bố trí NLĐ, giúp NLĐ tự phát triển nâng cao bản thân, tạo ra động lực lao động. Tuy nhiên, Công ty hiện vẫn chƣa thực hiện phân tích công việc, chƣa có hệ thống bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Vì vậy, Công ty cần tiến hành thực hiện phân tích công việc.
3.2.2.2. Nội dung giải pháp
Công ty cần phải xây dựng công tác phân tích công việc với quy trình thực hiện đầy đủ rõ ràng. Khi xuất hiện công việc mới; khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do các phƣơng pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới cũng cần phải tiếp tục tiến hành phân tích công việc lại và phải tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc ba năm một lần.
- Bƣớc 1: Xác định các công việc cần phân tích
Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xƣởng.
- Bƣớc 2: Lựa chọn các phƣơng pháp thu thập thông tin phân tích công việc.
Với tình hình thực tế của Công ty nên sử dụng kết hợp các phƣơng pháp: quan sát phỏng vấn, bảng câu hỏi để thông tin có thể thu thập đƣợc một cách chính xác và đầy đủ nhất.
- Bƣớc 3: Tiến hành thu thập thông tin
- Bƣớc 4: Xử lý các thông tin thu thập đƣợc và xây dựng các bản phân tích công việc để sử dụng vào các mục tiêu cụ thể: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, xác định nhu cầu đào tạo, viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc...
Để viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc cần phải làm những việc nhƣ sau: Viết bản thảo lần thứ nhất =>Lấy ý kiến góp ý của NLĐ và ngƣời lãnh đạo bộ phận có liên quan => Sửa lại bản thảo trên cơ sở các ý kiến góp ý đó => Tổ chức hội thảo với những ngƣời quản lý cấp cao để tiếp tục hoàn thiện bản thảo (nếu cần thiết). Sửa lại bản thảo theo những góp ý đó =>Lấy chữ ký phê chuẩn của ngƣời lãnh đạo cao nhất trƣớc khi ban hành để thực hiện => Gửi bản mô tả công việc tới các bộ phận có liên quan.
Bản mô tả công việc là một văn bản viết giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một công việc cụ thể.
Bản yêu cầu của công việc với ngƣời thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với ngƣời thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các đặc trƣng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lƣợng và chất lƣợng của sự hoàn thành các nhiệm vụ đƣợc quy định trong bản mô tả công việc.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện giải pháp
-Quá trình nghiên cứu có hệ thống nội dung của các công việc là một quá trình phức tạp, đòi hỏi phải sự tham gia có trách nhiệm và có tổ chức của tất cả những ngƣời lao động và ngƣời quản lý có liên quan.
-Trong quá trình tổ chức thực hiện phân tích công việc, phòng Hành chính nhân sự thƣờng đóng vai trò chính và trực tiếp. Tuy nhiên hiện tại kinh nghiệm và năng lực của của cán bộ phụ trách phòng Hành chính nhân sự chƣa có thể tự thực hiện nội dung này. Công ty có thể hợp tác với công ty tƣ vấn nhân sự để có thể đƣợc hỗ trợ và tƣ vấn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Hoặc tiến hành cho phòng Hành chính nhân sự tham gia các khóa đào tạo về nội dung này để hiểu rõ cách thức tiến hành.
3.2.2.4. Kết quả kỳ vọng của giải pháp
-Công ty xây dựng thành công hệ thống bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
-Sau khi xây dựng thành công hệ thống tài liệu, cần phải sử dụng và thực sự áp dụng vào thực tế, vào các công tác quản trị nhƣ đánh giá, bố trí công việc…