2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu bộ máy của công ty.
2.1.3.2. Chức năng và mối liên hệ giữa các phòng ban. Công ty gồm có các phòng ban với các chức năng nh- sau : Công ty gồm có các phòng ban với các chức năng nh- sau :
Chức năng của Ban giám đốc : Đ-a ra các ph-ơng h-ớng và các chính sách hoạt động của công ty. Giám sát bao quát các hoạt động của công ty và lắng nghe các ý kiến phản hồi. Phê duyệt các báo cáo và chứng từ liên quan đến hoạt động của công ty. Th-ờng xuyên báo cáo tình hình hoạt động của công ty với tập đoàn.
Ban giám đốc Phòng nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng kế hoạch Phòng quản lý chất l-ợng Phòng bán hàng Bộ phận sản xuất Phòng kỹ thuật
Chức năng của phòng nhân sự là quản lý toàn bộ nhân sự trong công ty. Có trách nhiệm báo cáo với Ban giám đốc về những thay đổi trong vấn đề nhân sự và tiến hành tuyển chọn thêm nhân sự nếu công ty có nhu cầu.
Chức năng của phòng Tài chính - kế toán là quản lý vấn đề tài chính của công ty, các vấn đề thu chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trả l-ơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Sau mỗi giai đoạn hoạt động của công ty thì kế toán có trách nhiệm báo cáo tài chính, xác định mức doanh thu mà doanh nghiệp đạt đ-ợc và mức lợi nhuận của doanh nghiệp sau các năm tài chính.
Phòng Kế hoạch gồm có các bộ phận sau :
+ Bộ phận lập kế hoạch : Là bộ phận lập kế hoạch chung cho các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
+ Bộ phận mua bán : Là bộ phận chuyên trách về vấn đề mua, nhập khẩu các thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu...phục vụ cho các hoạt động của công ty.
+ Bộ phận giao nhận : Là bộ phận có chức năng nhận nguyên vật liệu đầu vào dùng cho sản xuất và chuẩn bị các thủ tục xuất khẩu, l-ợng hàng hoá xuất khẩu và tiến hành xuất khẩu hàng hoá cho công ty.
Phòng quản lý chất l-ợng : Có chức năng kiểm tra toàn bộ chất l-ợng hàng hoá đ-ợc sản xuất ra tr-ớc khi tiêu thụ hoặc tiến hành xuất khẩu, đảm bảo các hàng hoá đạt tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14000 (đạt tiêu chuẩn quốc tế).
Phòng bán hàng : Có chức năng tìm kiếm khách hàng cho công ty trong việc tiêu thụ sản phẩm. Thực hiện ký kết các hợp đồng với các khách hàng để bán sản phẩm. Liên tục tăng c-ờng mối quan hệ với các khách hàng và tìm ra những thiếu sót trong sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty thông qua các thông tin phản hồi từ khách hàng để có sự điều chỉnh cho hợp lý. Mục tiêu là doanh số hàng bán liên tục tăng lên.
Bộ phận sản xuất : Đây là bộ phận trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm truyền dẫn của công ty. Hoạt động sản xuất phải liên tục để đảm bảo cho các lô hàng đ-ợc giao đúng hạn cho khách hàng và đảm bảo chất l-ợng.
Phòng kỹ thuật : Có chức năng đảm bảo cho toàn bộ hệ thống máy móc của công ty hoạt động tốt để duy trì và nâng cao năng suất sản xuất của công ty. Đây là bộ phận hết sức quan trọng trong công ty vì nếu hệ thống máy móc của công ty không hoạt động tốt sẽ ảnh h-ởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, bộ phận này cũng có trách nhiệm đảm bảo các thông tin cho công ty đ-ợc cập nhật liên tục để công ty hoạt động có hiệu quả. Đảm bảo liên lạc giữa các phòng ban đ-ợc thông suốt.
* Mối quan hệ giữa các phòng ban : Các phòng ban trong công ty đ-ợc kết nối với nhau thông qua mạng internet và mạng điện thoại trong nội bộ công ty. Giữa các bộ phận có thể liên lạc với nhau nhanh chóng và thuận tiện bằng cách gửi email hoặc gọi điện. Mỗi nhân viên ở các phòng ban đều có 1 máy vi tính và 1 điện thoại bàn phục vụ cho quá trình làm việc.
Tất cả các phòng đều phải có liên lạc th-ờng xuyên với nhau, kết hợp với nhau trong công việc. Phòng Bán hàng sẽ tìm kiếm khách hàng cho công ty, sau đó sẽ thông báo với phòng Kế hoạch để kết hợp lên kế hoạch nhập khẩu nguyên liệu và sản xuất cho phù hợp. Tiếp đó, Bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất các sản phẩm, các sản phẩm này khi hoàn thành sẽ đ-ợc kiểm tra chất l-ợng thông qua phòng Quản lý chất l-ợng của công ty để đảm bảo cho chất l-ợng hàng hoá đạt tiêu chuẩn quốc tế. Những hàng hoá đạt tiêu chuẩn sẽ đ-ợc xuất khẩu, bán cho khách hàng hoặc l-u kho chờ tiêu thụ. Toàn bộ hoạt động này đ-ợc Kế toán ghi bút toán để cuối mỗi giai đoạn hoạt động tổng kết và báo cáo kết quả kinh doanh cho Ban giám đốc. Từ đó, Ban giám đốc sẽ có những điều chỉnh cụ thể trong kinh doanh hoặc đề ra ph-ơng h-ớng hoạt động cho giai đoạn tiếp theo.
2.1.4. Các hoạt động sản xuất và nhập khẩu của công ty.
2.1.4.1. Hoạt động sản xuất.
Công ty TNHH Volex sản xuất các sản phẩm truyền dẫn dùng cho các thiết bị điện, điện tử và viễn thông. Trong đó, mặt hàng chính là các loại dây điện có phích cắm, các đầu nối dùng để truyền dẫn điện... (Xem bảng 2.1).
Bảng 2.1 : Sản l-ợng sản phẩm sản xuất qua các năm (tính theo đơn vị nghìn chiếc). Năm Sản l-ợng sản xuất (nghìn chiếc) Bình quân sản xuất/tháng (nghìn chiếc) 2001 (4 tháng cuối năm) 395,84 98,96 2002 1558,13 129,84 2003 3070,53 255,88 2004 (3 tháng đầu năm) 1108,40 369,47
Nguồn : Báo cáo các năm của công ty TNHH Volex Việt nam.
Qua bảng 2.1 trên đây ta thấy, kể từ khi thành lập cho đến nay, sản l-ợng sản xuất bình quân/tháng của công ty tăng lên rõ rệt, từ 98,96 nghìn chiếc năm 2001 lên đến 369,47 nghìn chiếc vào năm 2004.
Năm 2002, bình quân sản xuất/tháng là 129,84 nghìn chiếc, gấp gần 1,5 lần so với năm 2001 (98,96 nghìn chiếc). Năm 2002, tình hình sản xuất hàng hoá của công ty đã b-ớc đầu đi vào ổn định hơn do đó sản l-ợng sản xuất bình quân/tháng đã tăng lên rất nhiều so với năm 2001. Năm 2001, công ty mới đ-ợc thành lập nên hoạt động sản xuất còn có nhiều hạn chế, sản l-ợng sản xuất còn thấp.
Năm 2003, bình quân sản xuất/tháng lên tới 255,88 nghìn chiếc, gấp 2 lần so với năm 2002. Năm 2003, công ty đã hoàn thiện hơn về hệ thống các dây chuyền sản xuất, công nghệ mới đ-ợc lắp đặt dẫn đến sản l-ợng sản xuất bình quân/tháng tăng nhanh chóng. Hơn thế nữa, trong năm 2003 công ty cũng tìm kiếm thêm đ-ợc nhiều bạn hàng mới, các đơn đặt hàng nhiều hơn nên công ty phải thúc đẩy sản xuất với tiến độ nhanh hơn và thời gian làm việc nhiều h ơn (tăng thêm ca sản xuất).
Đến năm 2004 thì bình quân sản xuất/tháng lại tăng lên đến 369,47 nghìn chiếc, gấp 1,5 lần so với năm 2003. Mặc dù về sản l-ợng có tăng nh-ng tốc độ tăng trong sản xuất của năm 2004 lại thấp hơn so với năm 2003. Nguyên nhân chủ
yếu của sự sụt giảm này là do công ty đã b-ớc đầu chuyển sang sản xuất một số mặt hàng có công nghệ cao hơn, mất nhiều thời gian để sản xuất hơn.
Nh- vậy, có thể nói rằng tình hình sản xuất của công ty tăng liên tục qua các năm. Mặc dù tốc độ tăng ch-a ổn định nh-ng nguyên nhân chính của sự sụt giảm đó là do công ty chuyển đổi cơ cấu sản xuất sản phẩm, đây là dấu hiệu tất yếu trong quá trình nâng cao chất l-ợng sản phẩm của công ty, từ sản phẩm có tính công nghệ ch-a cao đến những sản phẩm có công nghệ cao hơn.
Đến tháng 4 năm 2004, công ty đã tiến hành chuẩn bị cho việc mở rộng sản xuất, công ty tiến hành nhập khẩu thêm một số máy móc, trang thiết bị để đến tháng 5 năm 2004 công ty sẽ lắp ráp thêm dây chuyền sản xuất mới, dự tính sản xuất sẽ tăng lên gấp 3 lần.
2.1.4.2. Hoạt động nhập khẩu.
* Sở dĩ công ty phải nhập khẩu là vì : Nguyên liệu dùng cho sản xuất các sản phẩm truyền dẫn phần lớn là các nguyên liệu đã qua sơ chế mà ở Việt Nam hiện nay ch-a sản xuất đ-ợc cho nên công ty phải thực hiện nhập khẩu từ n-ớc ngoài. Một số nguyên liệu có thể mua ở trong n-ớc nh-ng nếu đem sản xuất thì chất l-ợng không cao nh- nguyên liệu nhập từ n-ớc ngoài. Bên cạnh đó, các thiết bị dùng cho sản xuất thì công ty phải nhập khẩu từ n-ớc ngoài, những n-ớc có trình độ công nghệ cao và dây truyền sản xuất hiện đại. Những thiết bị này phải đồng bộ nếu không sẽ ảnh h-ởng trực tiếp đến chất l-ợng sản phẩm sản xuất ra.
* Nhóm hàng và một số mặt hàng nhập khẩu chính của công ty :
Nhóm 1 : Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất (nhập sản xuất xuất khẩu) nh- là dây điện, vỏ nhựa, cầu chì, hạt nhựa PVC, dây buộc, nhãn giấy đã in hoặc ch-a in, linh kiện đầu nối-cầu nối, linh kiện bọc các đầu nối dây, dây hàn...Trong đó chủ yếu là nhập dây điện, tỷ trọng nhập khẩu nguyên liệu này là khoảng 60%/ tổng số nguyên liệu nhập khẩu..
Nhóm 2 : Nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm để tái xuất (nhập kinh doanh) nh- là các linh kiện đầu nối-đinh tán, linh kiện đầu nối-kẹp 1 đầu cầu chì, dây điện truyền dẫn có phích cắm...
Nhóm 3 : Các máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất xuất khẩu (nhập đầu t-) nh- là khuôn đúc, máy kiểm tra tính năng điện, máy bấm rivê, máy ép khuôn... * Các bạn hàng th-ờng xuyên cung cấp nguồn hàng nhập khẩu cho công ty : Chủ yếu là các công ty cung cấp nguyên vật liệu và máy móc, thiết bị ở Trung Quốc, Hồng Kông, Hàn Quốc, Anh...Bên cạnh đó là mạng l-ới các công ty trong cùng một tập đoàn Volex luôn hỗ trợ nhau trong vấn đề nhập khẩu.
2.2. Thực trạng xuất khẩu hàng hoá của công ty trong những năm qua.
2.2.1. Kim ngạch xuất khẩu.
Bảng 2.2 : Kim ngạch xuất khẩu của công ty trong thời gian qua.
Năm
Sản l-ợng XK bình quân/tháng Kim ngạch XK bình quân/tháng
Nghìn chiếc Tốc độ tăng (%) USD Tốc độ tăng (%)
2001 115,38 32189,64
2002 151,39 31,21 44236,00 37,42
2003 298,33 97,06 87230,50 97,19
2004 430,77 44,39 150179,68 72,16
Nguồn : Báo cáo phân tích kim ngạch hàng xuất khẩu của công ty TNHH Volex Việt nam.
Qua bảng trên ta thấy hàng hoá xuất khẩu bình quân/tháng của công ty qua các năm tăng liên tục cả về sản l-ợng hàng xuất khẩu lẫn giá trị hàng xuất khẩu. Sản l-ợng xuất khẩu bình quân/tháng tăng mạnh từ 115,38 nghìn chiếc đến 430,77 nghìn chiếc, từ đó kim ngạch hàng xuất khẩu bình quân/tháng cũng tăng nhanh từ 32189,64 USD năm 2001 đến 150179,68 USD vào năm 2004.
Tuy nhiên, mặc dù kim ngạch hàng xuất khẩu cũng nh- số l-ợng hàng xuất khẩu tăng lên liên tục thì tốc độ tăng vẫn ch-a ổn định. Điều này đ-ợc thể hiện thông qua bảng trên, năm 2002 tốc độ tăng của kim ngạch xuất khẩu là 31,21% so
với năm 2001, năm 2003 lại tăng 97,19% so với năm 2002 và đến năm 2004 tốc độ tăng lại giảm xuống chỉ còn 72,16% so với năm 2003. Nh- vậy chứng tỏ rằng tốc độ tăng của kim ngạch xuất khẩu hàng hoá vẫn ch-a ổn định và còn có nhiều biến động. Nguyên nhân của sự không ổn định này một phần là do sản xuất của công ty trong thời gian qua cũng ch-a ổn định, phần lớn là do việc tìm kiếm bạn hàng, khuếch tr-ơng và tiêu thụ hàng hoá của công ty còn ch-a tốt. Nh-ng mới chỉ trong một thời gian ngắn hoạt động mà công ty đã có đ-ợc nhữn g kết quả đó là t-ơng đối khả quan, vì vấn đề quan trọng là công ty đã không ngừng nâng cao đ-ợc sản l-ợng xuất khẩu cũng nh- kim ngạch xuất khẩu của mình.
2.2.2. Mặt hàng xuất khẩu.
* Các mặt hàng chủ yếu nh- dây điện có phích cắm các loại, dây điện có các đầu nối 2 hoặc 3 chạc dùng để truyền dẫn theo tiêu chuẩn cả về mẫu mã và chất l-ợng của 29 n-ớc khác nhau trên thế giới nh- là Argentina, Australia, Brazil, China, Denmark, các n-ớc Châu Âu khác, Hồng kông, Italy, Japan...
* Một số sản phẩm khác nh- là đầu cầu nối, cầu chì, linh kiện đầu nối - cầu nối...
Tất cả các sản phẩm xuất khẩu của công ty đều đạt tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002 và ISO 14000 (đây là các tiêu chuẩn đo l-ờng quốc tế về chất l-ợng quản lý cũng nh- là chất l-ợng về môi tr-ờng mà công ty đã đạt đ-ợc). Giá cả mặt hàng dao động từ khoảng 0,67 USD/sản phẩm đến 18,22 USD/sản phẩm, tuỳ thuộc vào từng mặt hàng khác nhau. Mức giá này đ-ợc xem là mức giá cạnh tranh với các đối thủ khác vì hiện nay công ty đang thực hiện chính sách giảm giá nhằm chiếm lĩnh thị tr-ờng Việt Nam về lĩnh vực này.
Trong thời gian qua sản phẩm xuất khẩu chủ yếu của công ty là các loại dây điện truyền dẫn có phích cắm. Do kim ngạch xuất khẩu tăng nên giá trị hàng xuất khẩu cũng tăng lên qua các năm. Riêng chỉ có tỷ trọng nhóm hàng xuất khẩu là không có sự biến động mạnh, sự dao động ở đây là không đáng kể. Những số liệu thống kê cụ thể đã đ-ợc trình bầy nh- bảng sau đây :
Bảng 2.3 : Tỷ trọng các mặt hàng xuất khẩu của công ty tính theo các năm tài chính của Singapore (1 năm tài chính mới đ-ợc bắt đầu từ ngày 1/4 hằng năm).
Năm Mặt hàng 2001-2002 2002-2003 2003-2004 Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Giá trị (USD) Tỷ trọng (%) Dây điện các loại 312599,04 69,37 402031,12 67,67 632098,50 86,42 Các linh kiện đầu nối-cầu nối, cầu chì... 137999,20 30,63 192043,37 32,33 99363,76 13,58 Tổng KNXK (USD) 450598,24 100 594074,49 100 731462,26 100
Nguồn : Báo cáo thống kê qua các năm của công ty TNHH Volex Việt nam.
Qua bảng trên cho thấy, sản phẩm xuất khẩu chính của công ty trong thời gian qua là sản phẩm dây điện các loại, với tỷ trọng từ khoảng 68% đến 86%. Còn lại là các sản phẩm khác nh- là các linh kiện đầu nối-cầu nối, cầu chì... chỉ chiếm tỷ trọng từ khoảng 14% đến 32%. Kim ngạch xuất khẩu của cả hai nhóm hàng này đều tăng liên tục qua các năm tài chính, nh-ng một điểm thấy rõ trên bảng số liệu trên là tỷ trọng giữa 2 nhóm hàng trên có sự biến động. Sự biến động này diễn ra do nhu cầu của các bạn hàng là không ổn định, thị tr-ờng tiêu thụ hàng hoá của công ty ch-a chắc chắn và ổn định, phần lớn kế hoạch cho việc tiêu thụ sản phẩm nào hay lựa chọn mặt hàng chiến l-ợc nào của công ty còn ch-a có, dẫn đến việc tỷ trọng các loại hàng hoá luôn biến động.
2.2.3. Thị tr-ờng hàng hoá xuất khẩu.
* Các bạn hàng nhập khẩu hàng hoá của công ty : chia làm các nhóm bạn hàng chính nh- sau : các công ty của Nhật Bản, các công ty của Hàn Quốc và các công ty khác.
Trong đó các công ty của Nhật Bản nh- là Canon Việt nam, TOA Việt nam, Toshiba Việt nam (T.V), JVC Việt nam, Panasonic AVC Việt nam và Fiji Impulse. Trong đó công ty Canon Việt nam là khách hàng chính của công ty kể từ khi mới thành lập cho đến nay.
Các công ty của Hàn Quốc nh- là công ty Daewoo Hanel Vietnam R/F, Daewoo Hanel Vietnam W/M, LG-MECA Vietnam và Daewoo Hanel Vietnam T.V.
Một số công ty trong n-ớc khác nh- là công ty V-ơng Kim Long, công ty Nam Hồng, công ty Anh Sơn và công ty TNHH SX & TM ánh D-ơng.
Có thể theo dõi bảng 2.4 và biểu đồ 2.1 d-ới đây :