4.2.1.1. Công tác hoạch định nguồn nhân lực
Để đảm bảo số lượng, cơ cấu NNL ổn định và phát triển, đáp ứng yêu cầu SXKD, công ty MEKAMIC cần chủ động dự báo nhu cầu, sự biến động của lao động trong thời gian tới. Hoạch định NNL giúp xác định dự báo nhu cầu lao động để đáp ứng nhu cầu hoạt động SXKD của công ty trong thời gian ngắn hạn và dài hạn (thường là 5 năm). Khi thực hiện hoạch định phát triển NNL cần chú ý các yếu tố bên trong, bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kế hoạch SXKD của công ty. Do vậy cần làm tốt công tác hoạch định NNL phù hợp với chiến lược phát triển của công ty.
Trong thời gian tới, trên cơ sở số lượng và cơ cấu trình độ NNL cán bộ, nhân viên, người lao động cần có dự báo, dự liệu. Công ty cần hoàn thiện công tác hoạch định NNL theo một số định hướng sau:
Một là, phân tích hiện trạng số lượng, cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực. Hai là, sắp xếp NNL hợp lý theo cơ cấu vị trí công việc.
Ba là, thường xuyên kiểm tra đánh giá việc thực hiện việc phát triển NNL Ngoài ra Công ty cần nghiên cứu, xây dựng lại bảng mô tả công việc cho từng vị trí làm việc và tiêu chuẩn chức danh trong từng công ty đảm bảo
chính xác, cụ thể hơn. Việc đưa ra được bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh được coi là giải pháp mang tính hiệu quả nhất để lựa chọn ứng viên và bố trí công việc cho ứng viên sau khi được tuyển dụng, hoặc được áp dụng để bố trí, sắp xếp, sắp xếp lại nhân sự, xác định số lượng nhân viên tại mỗi bộ phận của công ty. Bản mô tả công việc giúp cho nhân viên hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn chức danh phải liệt kê đầy đủ những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh. Đồng thời bản tiêu chuẩn chức danh giúp nhân viên hiểu được công ty đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Công ty xây dựng hoạch định về PTNNL trong dài hạn, cần xác định rõ phương hướng, kế hoạch, đề ra các chính sách phù hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng NNL, tránh sự thiếu hụt NNL khi cần thiết.
4.2.1.2. Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực
- Nguyên tắc tuyển dụng nhân lực:
Thứ nhất, tuyển dụng theo nhu cầu thực tế của công ty: Nhu cầu này
phải được phản ánh trong chiến lược và chính sách nhân viên của công ty và trong kế hoạch tuyển dụng của mỗi bộ phận của công ty.
Thứ hai, tuyển dụng phải dân chủ và công bằng: Mọi người đều có
quyền và có điều kiện được bộc lộ phẩm chất tài năng của mình. Đối với bất kỳ một vị trí, cương vị nào đang tuyển dụng, các yêu cầu, tiêu chuẩn, điều kiện cần thiết đều cần được công khai rộng rãi để mọi người đều được bình đẳng trong việc tham gia ứng cử.
Thứ ba, tuyển dụng phải có điều kiện, tiêu chí rõ ràng: Cần xây dựng
các tiêu chí rõ ràng trong công tác tuyển dụng; thông tin tuyển dụng cần rõ ràng, chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng cần phải được công bố cụ thể trước khi tuyển dụng. Việc tuyển chọn chính xác hay không tuỳ thuộc vào
nhiều yếu tố như nguyên tắc, tiêu chí tuyển chọn, phẩm chất người tuyển dụng... Song một quy chế tuyển dụng đúng đắn và thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Có như vậy mới tuyển dụng được đội ngũ cán bộ, người lao động có chất lượng, trình độ, đáp ứng yêu cầu SXKD của công ty.
Thứ tư, tuyển dụng tài năng qua thi tuyển: Việc tuyển dụng qua thi tuyển
cần được áp dụng thường xuyên vì mục đích của tuyển dụng là nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên về mọi mặt. Công ty cần tạo điều kiện thuận lợi để thu hút nhiều người tham gia thi tuyển vào một vị trí. Nên chuẩn bị Hội đồng thi tuyển có thành phần phù hợp với việc tuyển chọn để có thể lựa chọn các ứng viên phù hợp với từng vị trí. Hội đồng cần làm việc chặt chẽ, đảm bảo tính khách quan, trung thực, đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng. Ý kiến của Hội đồng là kênh quan trọng nhất để thực hiện việc tuyển dụng. Thực hiện việc thi tuyển chuyên môn, nghiệp vụ với việc đánh giá các phẩm chất đạo đức của nhân viên. Sau khi có kết quả thi tuyển về chuyên môn cùng với việc đánh giá về phẩm chất chuyên môn, đạo đức mới ra quyết định tuyển dụng NNL.
- Công tác tuyển dụng nguồn nhân lực hàng năm
Công tác tuyển dụng có vai trò đặc biệt giúp công ty vừa đáp ứng đủ nhu cầu cần thiết, vừa tìm kiếm được nguồn nhân lực chất lượng có trình độ. Trong công tác tuyển dụng thì cần cụ thể thành kế hoạch tuyển dụng giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng tuyển dụng được nhu cầu nhân lực cho mình theo đúng mục đích và yêu cầu cụ thể. Phải coi kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò quan trọng như kế hoạch SXKD của doanh nghiệp. Cần phải lập kế hoạch cụ thể: nguồn tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng; chi phí tuyển dụng; thời gian và địa điểm tuyển dụng. Trong đó cần chú ý một số nội dung cơ bản sau:
+ Xác định nhu cầu tuyển dụng
Xác định nhu cầu tuyển dụng nhằm xác định đúng nhu cầu nhân lực trước mắt và lâu dài cho doanh nghiệp. Cần xác định rõ ràng cần tuyển bao
nhiêu lao động, ở các vị trí nào và yêu cầu về trình độ chuyên môn của từng nhân sự. Căn cứ vào nhu cầu SXKD, định hướng phát triển của công ty để có thể xác định nhu cầu tuyển dụng một cách chính xác nhất. Bước này được thực hiện bằng quá trình phân tích công việc (phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan tới các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc). Xác định nhu cầu tuyển dụng thể hiện qua Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Bộ phận HCNS căn cứ các bản mô tả đó để quảng cáo, thông báo tuyển dụng, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển dụng. Giá trị chủ yếu của bản yêu cầu ứng viên là giúp chúng ta có thể so sánh các ứng viên với một mô hình ứng viên lý tưởng chứ không phải so sánh các ứng viên với nhau. Bản yêu cầu ứng viên tiêu chuẩn bao gồm những yêu cầu sau:
Kiến thức và kỹ năng: Ứng viên cần có những kiến thức, năng lực như
thế nào để đáp ứng công việc? Kiến thức có thể bao gồm biết sử dụng trang thiết bị máy móc, chế tạo sản phẩm của công ty. Những kỹ năng cần thiết để làm được việc đó là gì? Chẳng hạn như khả năng làm việc vận hành máy móc, kỹ năng giao tiếp, phối hợp với các lao động khác.
Trình độ và kinh nghiệm: Là tiêu chí về trình độ chuyên môn, học vấn
của người lao động, hoặc thời gian làm việc trong ngành, lĩnh vực là bao lâu?
Các yếu tố cá nhân: Những người có đặc điểm của bản thân như thế
nào thì phù hợp với công việc và môi trường làm việc của công ty (về sở thích, về mục đích, thái độ...)? Ví dụ nhân viên kinh doanh cần có kỹ năng giao tiếp tốt, nhân viên kế toán, thủ quỹ cần cẩn thận,... Trong bản yêu cầu ứng viên, cần có những yêu cầu mang tính bắt buộc và có những yêu cầu mang tính kích lệ, tức là có các yếu tố đó thì tốt nhưng không nhất thiết phải có. Bản mô tả công việc cung cấp các thông tin về kiến thức, kỹ năng, trình
độ, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết để làm tốt công việc. Những yêu cầu chung của doanh nghiệp thường liên quan đến phẩm chất cá nhân để đảm bảo sự phù hợp của ứng viên với văn hoá doanh nghiệp. Bản yêu cầu ứng viên phải phù hợp với yêu cầu của công việc, không được cao quá cũng không được thấp quá.
+ Xác định nguồn tuyển dụng gồm
Nguồn bên trong: Nguồn tuyển dụng từ bên trong bao gồm những
người hiện đang làm việc tại công ty, sử dụng nguồn lao động này tức là bố trí, đề bạt họ vào vị trí cao hơn hoặc điều chuyển họ sang vị trí khác phù hợp với năng lực, sở trường công tác hơn.
Nguồn bên ngoài: Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài là những người đến
xin việc và liên hệ phỏng vấn với công ty, đây là nguồn tuyển dụng có phạm vi rộng, số lượng lớn, chất lượng phong phú và đa dạng.
Trong 2 nguồn này, công ty nên ưu tiên tuyển dụng nguồn bên ngoài, vì việc tuyển dụng bên ngoài giúp bổ sung NNL mới, có trình độ chuyên môn, tay nghề theo yêu cầu vị trí tuyển dụng, dễ dàng trong thỏa thuận hợp đồng lao động; tránh gây xáo trộn NNL hiện có; việc tuyển dụng NNL bên ngoài sẽ giúp việc nâng cao chất lượng NNL công ty ngày một cao hơn.
+ Xác định quy trình tuyển dụng
Để quá trình tuyển dụng thành công, mang lại kết quả cao cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng khâu trong quy trình tuyển dụng. Quy trình tuyển dụng gồm 08 bước cơ bản sau:
Chuẩn bị tuyển dụng
Muốn tìm được ứng viên xuất sắc, phù hợp với vị trí công việc mà công ty yêu cầu, bộ phận HCNS cần phải chuẩn bị tốt bước đầu tiên này. Công việc chuẩn bị này là giai đoạn đầu tiên của quy trình tuyển dụng, vì vậy, các bộ phận cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ những việc nhỏ nhất như: Lên kế hoạch tuyển dụng, những yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì, trong thông báo tuyển
dụng cần những nội dung gì…
Thông báo tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng cần chuẩn bị một thông báo tuyển dụng chi tiết về các yêu cầu của công ty, những quyền lợi ứng viên được hưởng và đăng lên các phương tiện truyền thông đại chúng. Nhờ vào những thông báo này, các ứng viên sẽ biết được công việc đó có phù hợp với mình hay không và sẽ nộp hồ sơ ứng tuyển.
Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Sau khi một vị trí công việc được thông báo, đăng tải, công ty sẽ nhận được nhiều hồ sơ ứng tuyển gửi về. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng phù hợp với yêu cầu công việc, vì có rất nhiều nhân sự chưa đạt hoặc chưa phù hợp nhưng hiện đang thất nghiêp muốn ứng tuyển. Chính vì lý do này nên bộ phận HCNS phải chọn lọc hồ sơ. Việc chọn lọc hồ sơ cũng giống như phỏng vấn sơ tuyển, công ty sẽ lựa chọn những hồ sơ phù hợp nhất cho vị trí công việc sau đó lên kế hoạch phỏng vấn. Việc làm này sẽ giúp công ty tiết kiệm được rất nhiều thời gian của mình trong quá trình tuyển dụng.
Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi đã nhận và lựa chọn hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo là xây dựng lịch phỏng vấn đối với những hồ sơ được lựa chọn; việc phỏng vấn này sẽ giúp công ty xác định lại các thông tin trong hồ sơ của ứng viên, đồng thời cũng là cách để tiếp tục loại những ứng viên không đạt yêu cầu.
Kiểm tra, trắc nghiệm
Phần này để đánh giá năng lực thực tế của ứng viên về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng hiện có; thông thường sẽ là kiểm tra IQ, logic, trình độ tin học (nếu cần thiết) và kiểm tra chuyên môn của ứng viên. Vòng kiểm tra này sẽ giúp công ty tiếp tục loại bỏ được những ứng viên không đủ tiêu chuẩn đi tiếp vào vòng tiếp theo.
Vòng phỏng vấn này nhằm đánh giá ứng viên ở nhiều khía cạnh, phương diện trình độ chuyên môn và khả năng tiếp nhận công việc. Bên cạnh đó công ty cũng cần chuẩn bị những câu hỏi để khai thác thêm các thông tin về tính cách và phẩm chất cá nhân có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Ngoài ra, trong vòng phỏng vấn này, đối với những ứng viên được chọn thử việc công ty cũng nên đề cập đến vấn đề lương thưởng, chế độ của công ty để ứng viên được biết và quyết định có làm việc cùng công ty hay không.
Tập sự thử việc
Mặc dù đã được tuyển dụng, nhưng các ứng viên phải trải qua giai đoạn thử việc. Đây là khoảng thời gian mà ứng viên sẽ thực hiện các công việc thực tế, là cơ hội, thời điểm để thể hiện khả năng, trình độ của mình có đáp ứng được nhu cầu công việc hay không. Từ đó công ty sẽ ra đưa ra quyết định cuối cùng trong việc tuyển dụng.
Quyết định tuyển dụng
Khi quyết định tuyển dụng, công việc cuối cùng trong quy trình tuyển dụng, đó là ký kết hợp đồng, giải thích và trả lời các câu hỏi của ứng viên về các chế độ của công ty để ứng viên hiểu rõ; sau thời gian thử việc, công ty ra đưa ra quyết định cuối cùng để chọn những ứng viên phù hợp nhất với công việc; từ chối những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu trong công việc.
+ Xác định nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng
Nơi tuyển dụng có thể hiểu là nơi phát sinh nhu cầu tuyển dụng (công ty), cũng có thể là nơi mà công ty lựa chọn để tuyển dụng, phụ thuộc yêu cầu của công việc và đặc điểm của thị trường lao động. Công ty cần lựa chọn các nơi tuyển dụng, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển dụng. Đối với công ty MEKAMIC thì tuyển dụng cả công nhân lao động phổ thông, công nhân kỹ thuật cao, trên địa bàn của huyện ven đô, vì vậy tuyển dụng NNL tại huyện Đan Phượng và các huyện, quận lân cận của
Thành phố Hà Nội (khi doanh nghiệp muốn tuyển dụng lao động phổ thông với số lượng lớn thì chú ý vào thị trường lao động địa phương; cần lao động chất lượng cao thì nên tập trung vào thị trường lao động đô thị, các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề trên địa bàn Thành phố Hà Nội).
Bên cạnh việc xác định nơi tuyển dụng thì công ty cũng cần xác định thời gian hay cụ thể là thời điểm tuyển dụng. Để xác định thời gian và thời điểm, công ty cần phân chia quá trình tuyển dụng thành nhiều bước khác nhau, với mỗi bước công việc sẽ tương ứng với một mốc thời gian cụ thể.
+ Xác định chi phí tuyển dụng
Chi phí cho tuyển dụng bao gồm:
(1) Chi phí thời gian để bộ phận HCNS xây dựng kế hoạch và triển khai kế hoạch tuyển dụng.
(2) Chi phí phải trả cho các trung tâm giải quyết việc làm (nếu có). (3) Chi phí thời gian trong việc duyệt hồ sơ xin việc cũng như phỏng vấn ứng viên.
(4) Chi phí liên quan tới việc sắp xếp cho nhân viên mới, mất mát gây ra do năng suất của nhân viên mới dưới mức bình thường trong khoảng thời gian làm quen với công việc cũng như thích nghi với môi trường làm việc.
Tuỳ vào từng đợt tuyển dụng khác nhau mà việc phân bổ chi phí tuyển dụng là khác nhau, tuy nhiên, việc phân bổ chi phí tuyển dụng cơ bản cũng chỉ tập trung vào một số loại chi phí trên.
+ Thành lập hội đồng tuyển dụng
Việc thành lập hội đồng tuyển dụng là rất cần thiết để đảm bảo việc tuyển dụng đúng thời gian, trình tự và lựa chọn ứng viên tốt nhất. Cần chuẩn bị Hội đồng tuyển dụng, là những người có khả năng nhìn nhận, đánh giá con người, có chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm phỏng vấn, tuyển chọn để đảm bảo tuyển chọn đúng người, đúng việc, đúng quy trình. Hội đồng tuyển dụng sẽ là bộ phận quyết định, thực hiện xuyên suốt quá trình tuyển