7. Kết cấu của đề tài
1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong DN thông qua việc hình thành các áo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài DN.
Mọi bộ phận và cá nhân trong DN đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy những thông tin cần thiết cần phải đƣợc xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp.
Hệ thống thông tin của DN tạo ra các áo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát DN. Các thông tin dù có nguồn gốc bên trong hay bên ngoài DN, thông tin tài chính hay phi tài chính đều cần thiết cho cả ba mục tiêu của DN. Thông tin phải đƣợc truyền đạt, phổ biến trong toàn DN, thông điệp từ quản lý phải đƣợc cung cấp một cách kịp thời tới mọi nhân viên.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. iên quan đến vấn đề này cần
lƣu ý những khía cạnh sau:
- Trách nhiệm của mỗi cá nhân rõ ràng, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị của cấp trên. Truyền thông giúp cho mỗi cá nhân trong DN hiểu rõ công việc của mình cũng nhƣ ảnh hƣởng đến cá nhân khác.
- Các thông tin từ ên ngoài (khách hàng, NCC,...) cũng phải đƣợc ghi nhận trung thực và đầy đủ nhờ đó DN mới có thể phản ứng kịp thời. Các thông tin ên ngoài (nhà nƣớc, cổ đông) cũng cần đƣợc truyền đạt kịp thời, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ rất quan trọng, đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế đƣợc biểu hiện dƣới dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, những báo cáo này có tính chất quan trọng trong việc tuân thủ quy định của pháp luật cũng nhƣ việc ra quyết định của nhà quản trị DN.
Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tƣợng s dụng, các mục tiêu của hệ thống thông tin cần đạt đƣợc nhƣ sau:
Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật.
Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn nghiệp vụ.
Đo lƣờng giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
Xác định đúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ.
Trình ày đúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên BCTC. Theo COSO 2013, Thông tin và truyền thông gồm 03 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 13: DN thu thập, truyền đạt và s dụng thông tin thích hợp,
có chất lƣợng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc KSNB.
Nguyên tắc 14: DN cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết
Nguyên tắc 15: DN cần truyền đạt cho các ên liên quan, các đối tƣợng
bên ngoài những vấn đề liên quan đến hoạt động KSNB nhƣ cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, NCC.