7. Kết cấu của đề tài
2.1.7. Tìm hiểu về chu trình bán hàng – thu tiền
Xí nghiệp cung cấp các sản phẩm gỗ nội thất và ngoại thất. Khi khách hàng có thông tin về Xí nghiệp, khách hàng sẽ đến để đƣa ra các yêu cầu về sản phẩm: mẫu mã, nguyên liệu sản xuất, màu sơn, độ bền của vật liệu,...chu trình bán hàng thu tiền là khâu vô cùng quan trọng trong công tác đƣa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, tăng doanh thu cho Xí nghiệp,.... điều mà Ban Giám đốc hết sức quan tâm.
KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong Xí nghiệp chia thành 7 ƣớc:
Thứ nhất, tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng: Đây là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng - thu tiền. Trong Xí nghiệp, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận ĐĐH. Để kiểm soát, Xí nghiệp thiết kế ĐĐH theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi s dụng. Tuy nhiên, để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng, Xí nghiệp cũng chấp nhận ĐĐH do khách hàng tự soạn.
Những nội dung chính cần có trong ĐĐH là tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mail, mặt hàng cần mua (gồm tên hàng, quy cách, số lƣợng, đơn giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. ĐĐH phải do Giám đốc Xí nghiệp ký. Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hƣởng dây chuyền đến các ƣớc còn lại của chu trình, thực hiện các thủ tục kiểm soát nhƣ: Xác minh ngƣời mua hàng; Đối chiếu đơn giá trên ĐĐH của khách hàng với ảng giá chính thức của Xí nghiệp; Xác nhận khả năng cung ứng,…
Chu trình bán hàng – thu tiền tại Xí nghi p.
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ chu trình bán hàng – thu tiền
(Nguồn: Phòng kế toán) Nhận đơn đặt hàng ập lệnh án hàng Xét duyệt án chịu
Theo dõi nợ phải thu
Thu tiền ập hóa đơn
Công ty Cổ phần Phú Tài Xí Nghi p Thắng Lợi
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: 01/KTC-PC(LSX:15)
Phƣớc Thành, ngày 12 tháng 06 năm 2021
Bên bán hàng(Bên A): Xí nghi p Thắng Lợi - Chi nhánh công ty Cổ phần Phú Tài
- Địa chỉ: Tỉnh lộ 638, Thôn Bình An, Xã Phƣớc Thành, Huyện Tuy Phƣớc, Tỉnh Bình Định, Việt Nam - MST: 4100259236-003
- Điện thoại:
Bên đặt hàng (Bên B): Công ty CP SX-TM-DV KHATOCO
- Địa chỉ: Số 7, Võ Thị Sáu, P.Vĩnh Nguyên, TP.Nha Trang - Điện thoại:
Điều 1: Bên A đặt hàng ên B cung cấp các vật tƣ sau:
S T T
Tên vật tƣ Mã
SP ĐVT Số
lƣợng Đơn giá T.Tiền
Ngày giao 20/06/2021 20/07/2021 20/08/2021 31/08/2021 20/09/2021 1 Bộ chân gỗ àn ar (gồm 1 àn + 2 ghế) P220- 113 Cái 2.650 1.470.000 3.895.500.000 1.008 504 195 439 504 2 Bộ chân gỗ àn Dining (gồm 1 àn + 2 ghế) P220- 115 Cái 1.536 1.418.000 2.178.048.000 275 380 881 Tổng cộng 6.073.548.000 10%VAT 607.354.800 Tổng TT 6.680.902.800
Điều 2: Thời gian cung cấp: Theo lịch giao hàng ở trên Điều 3: Địa điểm giao hàng:
Điều 4: Chất lƣợng: Theo mẫu đã kí của Kĩ thuật g i
Thứ hai, lập Lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, kế toán án hàng ghi các thông tin trên Đơn đặt hàng của khách hàng vào Lệnh án hàng. ệnh án hàng đƣợc lập thành 3 liên. Xí nghiệp c nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các Đơn đặt hàng có giá trị lớn. Một thủ tục kiểm soát khác Xí nghiệp thực hiện đó là phải g i mọi Lệnh án hàng sang cho ộ phận xét duyệt án chịu.
Thứ ba, xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách án chịu, ộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc án hàng trên BH. Việc xét duyệt án chịu là khâu kiểm soát rất quan trọng trong chu trình án hàng – thu tiền. Vì vậy xây dựng chính sách án chịu thích hợp, s dụng nhân viên có năng lực và đạo đức ở khâu này có tính chất quyết định để ảo vệ tài sản cho Xí nghiệp. Đây là khâu có rủi ro cao nên ộ phận xét duyệt hạn mức án chịu độc lập với nhân viên/Phòng kinh doanh. Xí nghiệp có chính sách bán chịu và hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng. Khi phê chuẩn, ộ phận xét duyệt án chịu ký hoặc đánh dấu lên BH. Bộ phận kho không đƣợc xuất hàng cho những BH không có phê chuẩn của ộ phận xét duyệt án chịu.
Thứ tư, gửi hàng cho khách hàng: Căn cứ vào BH đã phê chuẩn, Phòng kinh doanh lập Phiếu xuất kho. Thủ kho kiểm tra và xuất đúng quy cách, số lƣợng hàng hóa ghi trên Phiếu xuất kho. PXK phải đƣợc đánh số thứ tự liên tục và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Thủ kho lập Biên bản giao nhận hàng với khách hàng hoặc ngƣời vận chuyển và các bên liên quan ký xác nhận. Khi hoàn tất giao hàng, Thủ kho căn cứ PXK để ghi Thẻ kho.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 06 năm 2021 Số:101.XN/PT
- Họ và tên ngƣời nhận hàng: Nguyễn Văn Thành . Địa chỉ (bộ phận): Thủ kho - Lý do xuất kho: Giao hàng đợt 1 ngày 20/06/2021 công ty KHATTOCO - Xuất tại kho (ngăn lô): C1 Địa điểm:
ST T Tên, nhãn hi u, quy cách, phẩm chất vật tƣ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã SP Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bộ chân gỗ bàn bar ( gồm 1 bàn + 2 ghế) P220- 113 Cái 1.008 500 1.470.000 735.000.000 Cộng 735.000.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm a mƣơi lăm triệu đồng. - Số chứng từ gốc kèm theo: Đơn đặt hàng photo.
Ngày 20 tháng 06 năm 2021. Ngƣời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngƣời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Thứ năm, lập Hóa đơn bán hàng: Xí nghiệp lập Hóa đơn bán hàng là tuân thủ quy định pháp luật, theo dõi ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là để yêu cầu khách hàng thanh toán. Khi lập Hóa đơn cần căn cứ vào: Chứng từ vận chuyển, ĐĐH đã đƣợc đối chiếu với Chứng từ vận chuyển và Hợp đồng giao hàng (nếu có). Hóa đơn (sau khi lập) đƣợc nhân viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của thông tin trên Hóa đơn nhƣ số tiền, mã số thuế, địa chỉ khách hàng…hoặc kiểm tra các Hóa
đơn có số tiền vƣợt quá giá trị nhất định. Xí nghiệp ghi trên Hóa đơn hoặc trên sổ sách kế toán về số tham chiếu Chứng từ g i hàng hoặc mã số ĐĐH để giúp kiểm tra và nên s dụng Bảng giá án đã đƣợc phê duyệt để ghi chính xác giá bán trên Hóa đơn.
Thứ sáu, ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán: Thực tế một số DN muốn tăng uy tín, thƣờng có xu hƣớng khai tăng doanh thu. Bên cạnh đó cũng có DN cố ý dấu doanh thu, thu nhập hay cố ý tạo “lỗ tình thế”. Do đó Xí nghiệp đƣa ra biện pháp kiểm soát để đảm bảo các nghiệp vụ án hàng đều đƣợc ghi sổ đầy đủ, chính xác. Xí nghiệp tiến hành thu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với khách hàng chƣa thanh toán sau khi Hóa đơn đã đƣợc lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng. Tiền mặt đƣợc ghi vào sổ Nhật ký thu tiền. Các khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết theo đúng số tiền và đúng kỳ cho từng đối tƣợng. Xí nghiệp lập kế hoạch thu hồi nợ để tiện cho việc theo dõi thanh toán. Ngoài ra, để giảm thiểu các sai phạm thì phải đảm bảo tính độc lập giữa nhân viên phụ trách chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp.
Thứ bảy, lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi: Để đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán, đồng thời đảm bảo nguyên tắc thận trọng và chuẩn bị cho việc khóa sổ, phục vụ cho việc lập BCTC, Xí nghiệp cần tiến hành đánh giá các khoản thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản phải thu này. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, Xí nghiệp cần bằng chứng đáng tin cậy nhƣ: khách hàng ị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản và mất khả năng thanh toán Xí nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhiều lần nhƣng vẫn không thu hồi đƣợc. Khi khách hàng không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán. Xí nghiệp không còn hy vọng thu hồi đƣợc các khoản phải thu này, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép xóa sổ các khoản này. Căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc xóa sổ phải đƣợc thực hiện theo đúng nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
Mục tiêu:
Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng là nhằm hạn chế tối đa những sai phạm trên. Một cách tổng quát, việc kiểm soát tốt chu trình sẽ giúp Xí nghiệp đạt đƣợc a mục tiêu chung do áo cáo COSO (2013) đề ra, đó là: Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động; Báo cáo đáng tin cậy; Tuân thủ pháp luật và các quy định. Cụ thể:
Sự hữu hiệu và hiệu quả: Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động án hàng hoá, dịch vụ giúp Xí nghiệp đạt đƣợc mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trƣởng. Sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp chịu ảnh hƣờng đáng kể ởi mục tiêu sự hữu hiệu. Trong khi tính hiệu quả đƣợc hiểu là mối tƣơng quan giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí ỏ ra, thí dụ nhƣ chi phí quảng cáo, khuyến mãi, chi phí hoa hồng, chi phí đội ngũ án hàng, vận chuyển... Mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả đa phần là hỗ trợ lẫn nhau nhƣng điều này không phải luôn xảy ra. Thí dụ nếu Xí nghiệp đặt nặng việc đạt đƣợc doanh thu hay thị phần (tức gia tăng sự hữu hiệu) thì thƣờng lại phải hao tốn nhiều chi phí hoạt động hơn cũng nhƣ phải chấp nhận rủi ro cao hơn về nợ phải thu khách hàng (giảm tính hiệu quả).
Báo cáo đáng tin cậy: Đó là những khoản mục trên BCTC chịu ảnh hƣởng bởi chu trình doanh thu đƣợc trình bày trung thực hợp lý so với kết quả thực tế, thí dụ nhƣ doanh thu, lợi nhuận, nợ phải thu khách hàng, tiền hay hàng tồn kho... đƣợc trình ày đúng đắn.
Tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu chi phối bởi một số quy định pháp luật cũng nhƣ của chính Xí nghiệp. Thí dụ nhƣ việc ký kết Hợp đồng mua bán, quản lý Hoá đơn, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập Phiếu xuất kho...
Để đạt đƣợc mục tiêu tổng quát, nhà quản lý phải đạt đƣợc mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình:
Bảng 1.2 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng - thu tiền
Nghi p vụ bán hàng Nghi p vụ thu tiền
Doanh thu án hàng đã ghi sổ là có căn
cứ hợp lý. Các khoản tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận.
Các nghiệp vụ bán hàng đƣợc phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn.
Các khoản tiền chiết khấu đã đƣợc xét duyệt đúng đắn.
Các nghiệp vụ bán hàng đều đƣợc ghi sổ đầy đủ.
Số tiền thu đƣợc đã ghi đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền.
Doanh thu đã đƣợc tính toán đúng và ghi sổ chính xác.
Các khoản tiền thu đƣợc g i vào tài khoản ngân hàng và ghi sổ theo số tiền nhận đƣợc.
Các nghiệp vụ tiêu thụ đƣợc phân loại đúng đắn.
Các khoản tiền thu đƣợc đều đƣợc phân loại đúng đắn.
Doanh thu đƣợc ghi sổ đúng kỳ. Các khoản tiền thu đƣợc đều đƣợc ghi đúng thời gian.
Các nghiệp vụ tiêu thụ đƣợc ghi chép và cộng dồn đúng đắn
Khoản tiền thu đƣợc ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng.
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Công tác mua hàng - thanh toán và bán hàng – thu tiền là hai khâu quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, quyết định rất lớn đến việc hoạt động sản xuất kinh doanh đạt đƣợc hiệu quả hay không. Vì vậy, việc thực hiện kiểm soát ở hai chu trình này là cần thiết trong KSNB của Xí nghiệp.
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Xí nghi p Thắng Lợi 2.2.1. Mô tả quá trình khảo sát
2.2.1.1. Mục ti u khảo sát
Mục tiêu khảo sát để đánh giá thực trạng KSNB tại Xí nghiệp Thắng Lợi, từ đó nhận diện những ƣu điểm, khuyết điểm trong thiết kế và vận hành KSNB. Dựa trên cơ sở này, luận văn sẽ phân tích và tìm hiểu nguyên nhân, từ
đó đƣa ra các giải pháp để hoàn thiện KSNB tại Xí nghiệp. Việc khảo sát nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:
Thực trạng tổ chức và vận hành KSNB tại Xí nghiệp nhƣ thế nào?
Những ƣu điểm, khuyết điểm khi triển khai và vận hành KSNB tại Xí nghiệp là gì?
Nguyên nhân nào dẫn đến những bất cập của KSNB tại Xí nghiệp?
Những giải pháp nào giúp Xí nghiệp tháo gỡ khó khăn và triển khai KSNB hiệu quả?
2.2.1.2. Nội dung khảo sát
Để tìm hiểu thực trạng KSNB của Xí nghiệp, tác giả đã g i bảng câu hỏi đến các cá nhân có liên quan, nhằm thu thập thông tin về cách tổ chức và vận hành KSNB tại Xí nghiệp.
Tác giả thu thập các quy định có liên quan đến các yếu tố cấu thành KSNB nhƣ chính sách đạo đức, nội quy lao động, bản mô tả vị trí công việc, những quy định, quy trình có liên quan đến KSNB tạiXí nghiệp.
2.2.1.3. Đối tượng khảo sát
Việc khảo sát đƣợc tiến hành chủ yếu tại văn phòng chính của Xí nghiệp. Tổng số lƣợng phiếu g i đi là 100, bao gồm các đối tƣợng nhƣ: Giám đốc, Phó Giám đốc và các Trƣởng phó phòng an và các nhân viên văn phòng trực thuộc các phòng ban của Xí nghiệp.
Đối tƣợng khảo sát là: Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trƣởng, Phó phòng, công nhân viên trực thuộc khối văn phòng, nhân viên phân xƣởng.
Số phiếu thu về là 100, tất cả các phiếu đều hợp lệ.
Đối tƣợng khảo sát có thời gian làm việc từ năm 2018 đến nay tại Xí nghiệp.
2.2.1.4. Phương pháp khảo sát
của KSNB dựa trên các thành phần chính của báo cáo COSO 2013.
Để tìm hiểu thực trạng KSNB tại Xí nghiệp, tác giả tiến hành khảo sát bằng 2 phƣơng pháp:
Thu thập quy định liên quan các yếu tố thuộc KSNB nhƣ chính sách đạo đức, bảng mô tả công việc từng vị trí, các quy định liên quan đến KSNB.
Quan sát thực tiễn các hoạt động của Xí nghiệp và khảo sát cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp thông qua bảng câu hỏi. Bảng câu hỏi đƣợc g i trực tiếp hoặc qua email đến các đối tƣợng đƣợc chọn khảo sát. Các đối tƣợng đƣợc g i khảo sát, tác giả liên hệ bằng điện thoại để hƣớng dẫn hoặc giải đáp các thắc mắc về câu hỏi. Đối với các đối tƣợng g i qua email, tác giả nhờ đối tƣợng khảo sát thực hiện điền thông tin và trả lời trực tiếp trên bảng câu hỏi mà tác giả đã g i, sau đó g i bảng câu hỏi đã điền lại qua email cho tác giả tổng hợp.
2.2.2. Kết quả khảo sát
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013, tác giả đã khảo sát các vấn đề nhƣ: Tính chính trực và giá trị đạo đức; Năng lực và chính sách nhân sự; HĐQT và BKS; Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm của Xí nghiệp, kết quả khảo sát cho thấy:
Bảng 2.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức STT Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 1 Xí nghiệp có an hành văn ản quy tắc, chuẩn mực ứng x , đạo đức đến toàn thể cán bộ công nhân viên không?
STT Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu thu về Trả lời Có Không 2
Xí nghiệp có phổ biến rộng rãi quy tắc, nội quy, chuẩn mực và