7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý của Xí nghi p
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc hành chính PX SX chế iến PX SX phụ trợ Phòng kỹ thuật KCS Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Chức năng và nhi m vụ cơ bản các bộ phận quản lý
Giám đốc Xí nghiệp: à ngƣời đƣợc HĐQT ủy nhiệm quản lý và điều
hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật với những việc làm của mình khi HĐQT giao quyền quyết định, cũng nhƣ sự phát triển hay thất bại trong kinh doanh trƣớc HĐQT và Đại hội đồng cổ đông.
Phó Giám đốc kinh doanh: à ngƣời chịu trách nhiệm sau Giám đốc
trong sự điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh, phân xƣởng của Xí nghiệp, hoạt động liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Phó Giám đốc hành chính: quản lí công tác văn thƣ, điều hành nhân sự, kiểm soát tình hình tài chính, hành chính, quản lý các dự án của Xí nghiệp.
Phòng kế toán: Tổ chức thanh toán đúng theo quy định, kiểm soát, kiểm
tra mọi giá thành của nguyên liệu, vật tƣ… chính xác nhằm giúp Ban Giám đốc Xí nghiệp có thông tin và đánh giá chính xác trong hiệu quả kinh doanh.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi những thông
tin về các sản phẩm sản xuất từ Ban Giám đốc cũng nhƣ từ khách hàng nhƣ: giá cả, mẫu mã, kiểu dáng, giao nhận, các thủ tục xuất nhập khẩu…
Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện chuyên môn quản lý nhân sự, tổ
chức các đợt tuyển dụng lao động, đào tạo nghề cho công nhân, lao động và tiền lƣơng cũng nhƣ các chế độ bảo hiểm và trợ cấp.
Phòng kỹ thuật KCS: Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý chất lƣợng
sản phẩm, đề ra các quy trình công nghệ sản xuất chế biến…
Phân xưởng sản xuất: Có phân xƣởng sản xuất chế biến: thực hiện các
công đoạn gia công sơ ộ, lắp ráp các bộ phận và phân xƣởng sản xuất phụ trợ: hoàn thiện công đoạn cuối cùng của sản phẩm,gia công và đóng gói.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghi p
Sơ đồ 2.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Xí nghi p
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Chú thích: Quan h trực tuyến --- Quan h chức năng
Kế toán trưởng ki m kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổ chức và
điều hành kế toán tại Xí nghiệp, chịu trách nhiệm tính tiền lƣơng tiền thƣởng và phụ cấp, tính giá thành sản phẩm, đồng thời kiểm tra đối chiếu toàn ộ số phát sinh ở các kế toán và các sổ chi tiết, lập áo cáo tài chính cuối kỳ.
Kế toán nguyên vật liệu: Tập hợp các chứng từ gốc về nguyên vật liệu
lên Sổ chi tiết, theo dõi số lƣợng, đơn giá nhập kho và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu trong kỳ.
Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, TSCĐ: Có trách nhiệm trích bảo hiểm và
KPCĐ theo quy định, tính và trích khấu hao TSCĐ…
Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ xuất Hóa đơn và lập Bảng tổng hợp
hàng bán trong kỳ đối với từng khách hàng.
Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình thu chi và
g i ngân hàng phản ánh số dƣ kịp thời lên tài khoản nhằm giúp cho nhà quản lý có biện pháp kịp thời trong vấn đề thu chi.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền theo chứng từ hợp lệ, hằng ngày lập
Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán BHXH, BHYT,… Kế toán NVL Kế toán tiền mặt, TGNH
báo cáo quỹ tiền mặt, tình hình thu chi trong ngày.
2.1.5. Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng
Mô hình tổ chức ộ máy kế toán tại Xí nghiệp đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn ộ công tác kế toán từ Phiếu thu, Phiếu chi hàng ngày, ghi sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, lập các áo cáo quyết toán, kiểm tra kế toán đều đƣợc thực hiện ở phòng kế toán.
Hình thức kế toán mà Xí nghi p đang áp dụng
Bộ phận kế toán Xí nghiệp hiện đang áp dụng kế toán thủ công và kế toán máy đối với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”.
Quy trình ghi sổ trên máy tại Xí nghi p
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ ghi sổ kế toán
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ đƣợc tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN -BCTC
-Báo cáo kế toán quản trị Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Máy vi tính Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại
Cuối tháng hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
Phần mềm kế toán Xí nghiệp áp dụng là: Phần mềm Excom Một số chính sách kế toán khác tại Xí nghiệp
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo Thông tƣ số 200/2014/TT- BTC an hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Phƣơng pháp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ. Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12 dƣơng lịch.
Kỳ kế toán: Tháng và quý.
Kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Giá thực tế xuất kho theo phƣơng pháp Nhập trƣớc – xuất trƣớc. TSCĐ đƣợc ghi nhận theo nguyên giá.
Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
2.1.6. Tìm hiểu về chu trình mua hàng – thanh toán
Đặc điểm của sản phẩm gỗ là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong kết cấu và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý tốt khâu thu mua hàng, dự trữ và s dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề mà Ban Giám đốc quan tâm.
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình này gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng, nhận hàng mua và thanh toán cho NCC phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Chu trình này thƣờng bao gồm các ƣớc công việc: đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn NCC, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, ghi nhận các khoản nợ ngƣời bán, thanh toán cho nhà cung cấp.
KSNB chu trình mua hàng - thanh toán là việc đặt ra các thủ tục chính sách nhằm kiểm tra giám sát công tác mua hàng - thanh toán có đúng với quy trình và có phù hợp với quy trình của pháp luật và của Xí nghiệp hay không.
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ chu trình mua hàng – thanh toán
(Nguồn: Phòng kế toán)
Chức năng: Quá trình x lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên quan tới những chức năng cơ ản sau:
- Xử lý các Đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ của khách hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Phần chính của chức năng này là yêu cầu mẫu của Đơn đặt hàng phải chính xác và sự phê chuẩn đúng quy định.
+ So sánh giá giữa các NCC để đạt ba yêu cầu: giá cả, chất lƣợng tốt nhất và sự tin cậy trong bán hàng.
Và sau khi lựa chọn NCC, bộ phận mua hàng tiến hành đàm phán và lập X lí các Đơn đặt hàng Nhận hàng Ghi nợ các khoản nợ ngƣời bán
Thanh toán cho ngƣời án
Đơn đặt hàng g i cho NCC đã lựa chọn để xác định các yêu cầu yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của Đơn đặt hàng đƣợc chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.
+ Xét duyệt mua hàng: kiểm tra hợp đồng mua bán.
- Nhận hàng
Khi nhận hàng, bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu với giấy g i hàng của NCC với Đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng đƣợc chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận sản xuất và Phòng Kế toán) theo quy định.
Sau khi kiểm nhận, thủ kho lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Khi đó, Thủ kho ký vào Phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận kho hàng.
- Ghi nợ các khoản nợ người bán
Khi nhận Hoá đơn án hàng của NCC, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn án hàng.
Sau đó, kế toán tiến hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lƣợng, quy cách mẫu mã, đơn giá...) trên Hóa đơn án hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ: Biên ản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng và Phiếu nhập kho.
Đồng thời, Hóa đơn án hàng cũng là chứng từ dùng để ghi vào tài khoản phải trả ngƣời bán (nếu chƣa thanh toán).
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Biên lai thanh toán do kế toán lƣu trữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thƣờng đƣợc thực hiện bằng Ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi làm thành nhiều bản, bản gốc g i cho ngƣời thanh toán, một bản sao đƣợc lƣu lại trong hồ sơ theo ngƣời đƣợc thanh toán.
Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã đƣợc s dụng để thanh toán thì đƣợc đánh dấu “Đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không đƣợc s dụng lại. Giấy báo nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.
Hầu hết các chứng từ thanh toán bằng Phiếu chi đƣợc ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhƣng đôi khi nhận vào một hồ sơ ằng số của các Phiếu chi đƣợc lƣu trữ có tác dụng nhƣ một Số nhật ký chi tiền.
Mục tiêu
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng – thanh toán nên KSNB đối với chu trình này đƣợc thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những gian lận và sai sót có khả năng xảy ra. Việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp Xí nghiệp đạt đƣợc ba mục tiêu theo Báo cáo COSO (2013) đó là:
Thứ nhất, về sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình mua hàng - thanh toán. Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp Xí nghiệp đạt đƣợc các
mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trƣởng,… Sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp bị ảnh hƣởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu, do đó Xí nghiệp cần mua hàng đúng nhu cầu s dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý, nhận hàng đúng số lƣợng và chất lƣợng đã đặt hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả đƣợc hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí phải bỏ ra. Để đạt đƣợc điều này Xí nghiệp phải mua hàng có chất lƣợng tốt với chi phí hợp lý nhất.
Thứ hai, mục tiêu báo cáo đáng tin cậy. Nghĩa là những khoản mục bị
ảnh hƣởng bởi chu trình mua hàng – thanh toán nhƣ hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng án,… đƣợc trình bày trung thực hợp lý. Việc tổ chức chứng từ hệ thống sổ sách, áo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng… là các yêu cầu chủ yếu
của công tác kế toán và giúp Xí nghiệp cung cấp báo cáo đáng tin cậy.
Thứ ba, về mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động
mua hàng luôn chịu sự chi phối bởi pháp luật, ngoài ra còn cần phải tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập Phiếu nhập kho,…
Trong ba mục tiêu trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình mua hàng – thanh toán.
2.1.7. Tìm hiểu về chu trình bán hàng – thu tiền
Xí nghiệp cung cấp các sản phẩm gỗ nội thất và ngoại thất. Khi khách hàng có thông tin về Xí nghiệp, khách hàng sẽ đến để đƣa ra các yêu cầu về sản phẩm: mẫu mã, nguyên liệu sản xuất, màu sơn, độ bền của vật liệu,...chu trình bán hàng thu tiền là khâu vô cùng quan trọng trong công tác đƣa sản phẩm đến gần hơn với khách hàng, tăng doanh thu cho Xí nghiệp,.... điều mà Ban Giám đốc hết sức quan tâm.
KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong Xí nghiệp chia thành 7 ƣớc:
Thứ nhất, tiếp nhận và xử lý Đơn đặt hàng: Đây là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng - thu tiền. Trong Xí nghiệp, phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận ĐĐH. Để kiểm soát, Xí nghiệp thiết kế ĐĐH theo mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục trƣớc khi s dụng. Tuy nhiên, để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng, Xí nghiệp cũng chấp nhận ĐĐH do khách hàng tự soạn.
Những nội dung chính cần có trong ĐĐH là tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mail, mặt hàng cần mua (gồm tên hàng, quy cách, số lƣợng, đơn giá), thời hạn, địa điểm giao hàng dự kiến. ĐĐH phải do Giám đốc Xí nghiệp ký. Do những sai phạm ở khâu này sẽ ảnh hƣởng dây chuyền đến các ƣớc còn lại của chu trình, thực hiện các thủ tục kiểm soát nhƣ: Xác minh ngƣời mua hàng; Đối chiếu đơn giá trên ĐĐH của khách hàng với ảng giá chính thức của Xí nghiệp; Xác nhận khả năng cung ứng,…
Chu trình bán hàng – thu tiền tại Xí nghi p.
Sơ đồ 2.5 Sơ đồ chu trình bán hàng – thu tiền
(Nguồn: Phòng kế toán) Nhận đơn đặt hàng ập lệnh án hàng Xét duyệt án chịu
Theo dõi nợ phải thu
Thu tiền ập hóa đơn
Công ty Cổ phần Phú Tài Xí Nghi p Thắng Lợi
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Số: 01/KTC-PC(LSX:15)
Phƣớc Thành, ngày 12 tháng 06 năm 2021
Bên bán hàng(Bên A): Xí nghi p Thắng Lợi - Chi nhánh công ty Cổ phần Phú Tài
- Địa chỉ: Tỉnh lộ 638, Thôn Bình An, Xã Phƣớc Thành, Huyện Tuy Phƣớc, Tỉnh Bình Định, Việt Nam - MST: 4100259236-003
- Điện thoại:
Bên đặt hàng (Bên B): Công ty CP SX-TM-DV KHATOCO
- Địa chỉ: Số 7, Võ Thị Sáu, P.Vĩnh Nguyên, TP.Nha Trang - Điện thoại:
Điều 1: Bên A đặt hàng ên B cung cấp các vật tƣ sau:
S T T
Tên vật tƣ Mã
SP ĐVT Số
lƣợng Đơn giá T.Tiền
Ngày giao 20/06/2021 20/07/2021 20/08/2021 31/08/2021 20/09/2021 1 Bộ chân gỗ àn ar (gồm 1 àn + 2 ghế) P220- 113 Cái 2.650 1.470.000 3.895.500.000 1.008 504 195 439 504 2 Bộ chân gỗ àn Dining (gồm 1 àn + 2 ghế) P220- 115 Cái 1.536 1.418.000 2.178.048.000 275 380 881 Tổng cộng 6.073.548.000 10%VAT 607.354.800 Tổng TT 6.680.902.800
Điều 2: Thời gian cung cấp: Theo lịch giao hàng ở trên Điều 3: Địa điểm giao hàng:
Điều 4: Chất lƣợng: Theo mẫu đã kí của Kĩ thuật g i
Thứ hai, lập Lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng, kế toán án hàng ghi các thông tin trên Đơn đặt hàng của khách hàng vào