7. Kết cấu của đề tài
2.1.6. Tìm hiểu về chu trình mua hàng – thanh toán
Đặc điểm của sản phẩm gỗ là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong kết cấu và giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý tốt khâu thu mua hàng, dự trữ và s dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là vấn đề mà Ban Giám đốc quan tâm.
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình này gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng, nhận hàng mua và thanh toán cho NCC phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Chu trình này thƣờng bao gồm các ƣớc công việc: đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn NCC, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho, ghi nhận các khoản nợ ngƣời bán, thanh toán cho nhà cung cấp.
KSNB chu trình mua hàng - thanh toán là việc đặt ra các thủ tục chính sách nhằm kiểm tra giám sát công tác mua hàng - thanh toán có đúng với quy trình và có phù hợp với quy trình của pháp luật và của Xí nghiệp hay không.
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ chu trình mua hàng – thanh toán
(Nguồn: Phòng kế toán)
Chức năng: Quá trình x lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên quan tới những chức năng cơ ản sau:
- Xử lý các Đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ của khách hàng là điểm khởi đầu của chu trình. Phần chính của chức năng này là yêu cầu mẫu của Đơn đặt hàng phải chính xác và sự phê chuẩn đúng quy định.
+ So sánh giá giữa các NCC để đạt ba yêu cầu: giá cả, chất lƣợng tốt nhất và sự tin cậy trong bán hàng.
Và sau khi lựa chọn NCC, bộ phận mua hàng tiến hành đàm phán và lập X lí các Đơn đặt hàng Nhận hàng Ghi nợ các khoản nợ ngƣời bán
Thanh toán cho ngƣời án
Đơn đặt hàng g i cho NCC đã lựa chọn để xác định các yêu cầu yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của Đơn đặt hàng đƣợc chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.
+ Xét duyệt mua hàng: kiểm tra hợp đồng mua bán.
- Nhận hàng
Khi nhận hàng, bộ phận kho có trách nhiệm kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu với giấy g i hàng của NCC với Đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng đƣợc chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận sản xuất và Phòng Kế toán) theo quy định.
Sau khi kiểm nhận, thủ kho lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Khi đó, Thủ kho ký vào Phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận kho hàng.
- Ghi nợ các khoản nợ người bán
Khi nhận Hoá đơn án hàng của NCC, kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn án hàng.
Sau đó, kế toán tiến hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lƣợng, quy cách mẫu mã, đơn giá...) trên Hóa đơn án hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ: Biên ản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng và Phiếu nhập kho.
Đồng thời, Hóa đơn án hàng cũng là chứng từ dùng để ghi vào tài khoản phải trả ngƣời bán (nếu chƣa thanh toán).
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Biên lai thanh toán do kế toán lƣu trữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thƣờng đƣợc thực hiện bằng Ủy nhiệm chi hoặc Phiếu chi làm thành nhiều bản, bản gốc g i cho ngƣời thanh toán, một bản sao đƣợc lƣu lại trong hồ sơ theo ngƣời đƣợc thanh toán.
Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã đƣợc s dụng để thanh toán thì đƣợc đánh dấu “Đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không đƣợc s dụng lại. Giấy báo nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.
Hầu hết các chứng từ thanh toán bằng Phiếu chi đƣợc ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhƣng đôi khi nhận vào một hồ sơ ằng số của các Phiếu chi đƣợc lƣu trữ có tác dụng nhƣ một Số nhật ký chi tiền.
Mục tiêu
Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng – thanh toán nên KSNB đối với chu trình này đƣợc thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những gian lận và sai sót có khả năng xảy ra. Việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp Xí nghiệp đạt đƣợc ba mục tiêu theo Báo cáo COSO (2013) đó là:
Thứ nhất, về sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình mua hàng - thanh toán. Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp Xí nghiệp đạt đƣợc các
mục tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trƣởng,… Sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp bị ảnh hƣởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu, do đó Xí nghiệp cần mua hàng đúng nhu cầu s dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá hợp lý, nhận hàng đúng số lƣợng và chất lƣợng đã đặt hàng. Trong khi đó mục tiêu hiệu quả đƣợc hiểu là việc so sánh giữa kết quả đạt đƣợc với chi phí phải bỏ ra. Để đạt đƣợc điều này Xí nghiệp phải mua hàng có chất lƣợng tốt với chi phí hợp lý nhất.
Thứ hai, mục tiêu báo cáo đáng tin cậy. Nghĩa là những khoản mục bị
ảnh hƣởng bởi chu trình mua hàng – thanh toán nhƣ hàng tồn kho, nợ phải trả, tiền, giá vốn hàng án,… đƣợc trình bày trung thực hợp lý. Việc tổ chức chứng từ hệ thống sổ sách, áo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và nợ phải trả, ghi chép nghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời, tập hợp đầy đủ các chi phí liên quan đến quá trình mua hàng… là các yêu cầu chủ yếu
của công tác kế toán và giúp Xí nghiệp cung cấp báo cáo đáng tin cậy.
Thứ ba, về mục tiêu tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động
mua hàng luôn chịu sự chi phối bởi pháp luật, ngoài ra còn cần phải tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập Phiếu nhập kho,…
Trong ba mục tiêu trên, mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý là mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình mua hàng – thanh toán.