D. Kế hoạch nghiệm thukiểm tra và thử nghiệm
7. TÀI LIỆU BÀN GIAO DỰ ÁN
7.1. Yêu cầu
7.1.1.Yêu cầu chung
Khi hoàn thành một Dự án, Nhà thầu có trách nhiệm đảm bảo cung cấp đầy đủ các Tài liệu bàn giao Dự án cho Nhóm Phát triển Dự án. Tài liệu chuyển giao sẽ bao gồm các Tài liệu tiếp quản dự án cùng với tất cả các thông tin khác cần thiết cho hoạt động an toàn và hiệu quả của Dự án sau khi vận hành và tiếp quản cho đến khi kết thúc Vòng đời của tài sản.
7.1.2.Tài liệu bàn giao dự án
Nhà tư vấn/Nhà thầu sẽ giao cho Nhóm Quản lý Dự án để hoàn thành các Tài liệu bàn giao Dự án phù hợp với các yêu cầu chi tiết của Ban Quản lý Tài sản (tham khảo Bảng 1) bằng phương pháp điện tử cùng với danh sách các công việc được giao trong excel và tải các Tài liệu Bàn giao Dự án lên Hệ thống Quản lý Tài liệu của Chủ đầu tư) cùng một tập hợp các bản cứng như bên dưới:
• Một bộ bản cứng gốc của Tài liệu Bàn giao Dự án cho Masterise Homes - Trụ sở chính • Một bộ tài liệu tiếp quản dự án để quản lý tài sản
(Bảng 1)
STT T
Tài liệu Người bảo quản Định dạng Hướng dẫn
Lưu giữ Prop
Man
MRH Điện tử Bản
cứng
1 Bản vẽ được phê duyệt bởi Cơ quan có thẩm quyền
Bản sao PDF √ Tuổi thọ của
tài sản **
2 Báo cáo bàn giao dự án Bản
3 Giấy chứng nhận bàn giao Bản
chính PDF √ Tuổi thọ củatài sản ** 4 Chứng chỉ chấp nhận sơ bộ
(BCC)
Bản sao PDF √ Tuổi thọ của
tài sản ** 5 Hướng dẫn vận hành và bảo trì Bản sao Bản chính PDF √ Tuổi thọ của tài sản ** 6 Bản vẽ hoàn côn (được phê
duyệt và đóng dấu) Bảnsao Bảnchính DWG PDF √ Tuổi thọ củatài sản **
7 Danh sách phụ tùng Bản sao XLS PDF √ Tuổi thọ của
tài sản ** 8 Danh sách phát hiện và sửa lỗi/
Danh mục các công việc
Bản sao XLS PDF √ Tuổi thọ của tài sản ** 9 Giấy chứng nhận/Phê duyệt của
Cơ quan có thẩm quyền
Bản sao Bản chính PDF √ Tuổi thọ của tài sản **
10 Giấy Bảo hành/Bảo đảm Bản
sao Bản chính PDF √ Tuổi thọ của tài sản ** 11 Danh sách các đệ trình được phê duyệt
7.1.3.Tài liệu dự án và Tài liệu tham khảo
Đối tác bên ngoài trong quá trình thực hiện dự án sẽ tải lên/gửi tài liệu Dự án theo cách điện tử/trực tiếp tới Hệ thống quản lý tài liệu của Chủ đầu tư và/hoặc tới PMC cùng với một sổ đăng ký/hồ sơ lộ trình tài liệu hoàn chỉnh ở định dạng excel.
Tài liệu Người bảo quản Định dạng Hướng dẫn
Lưu giữ Prop
Man MRH Điện tử Bảncứng THƯ TÍN
Masterise đến Nhà thầu Bản sao √
Masterise đến Tư vấn viên Bản sao √
Masterise đến Cơ quan có thẩm quyền Bản sao √
Tư vấn viên đến Nhà thầu Bản sao √
Tư vấn viên đến Masterise Bản chính √ √
Tư vấn viên đến Cơ quan có thẩm quyền Bản sao √
Nhà thầu đến Tư vấn viên Bản sao √
Nhà thầu đến Masterise Bản chính √ √
Nhà thầu đến Cơ quan có thẩm quyền Bản sao √
Nhà thầu chính đến Tư vấn viên Bản sao √
Nhà thầu chính đến Masterise Bản chính √ √
Nhà thầu chính đến Cơ quan có thẩm quyền
Addenda cho các hợp đồng Bản sao √ Thông báo vật liệu nhận được từ Nhà
thầu
Bản sao √
Thư tín chung Bản sao √
Yêu cầu bồi thường/ Yêu cầu phát sinh
BIÊN BẢN HỌP
Thương mại Bản sao √
Chung Bản sao √ MEP Bản sao √ Tiến độ Bản sao √ BÁO CÁO Hàng ngày Bản sao √ Hàng tuần Bản sao √ Hàng tháng Bản sao √ NCR Bản sao √ CÁC ĐỆ TRÌNH
Shop Drawings Bản sao √
Phiếu đệ trình vật liệu Bản sao √
Yêu cầu Kiểm tra vật liệu Bản sao √
Yêu cầu làm rõ thông tin Bản sao √
Hướng dẫn công trình Bản sao √
Báo cáo thử nghiệm và vận hành Bản sao √
Báo cáo kiểm tra Bản sao √
Yêu cầu kiểm tra chất lượng Bản sao √
Báo cáo điểm chuẩn GPS Bản sao √
Biện pháp thi công Bản sao √
KHÁC Bản sao
Các chương trình cơ bản Bản sao √
Đường cong S giữa Dòng tiền và Nhân lực
Tài liệu đấu thầu cho tất cả được đề cử Bản sao √
Tư vấn viên/Nhà thầu duy trì việc kiểm tra và giám sát định kỳ để đảm bảo cập nhật liên tục mọi tiềm năng để cải thiện/nâng cao quy trình.
7.1.4.Tài liệu bàn giao dự án bản cứng
• Tất cả các tài liệu “phiên bản giấy” phải được cung cấp ở định dạng in khổ A4 (trừ bản vẽ) trong bìa cứng A4. Tài liệu (trừ bản vẽ) nên được in hai mặt. Tất cả các bản vẽ nên được in ở khổ A1. • Bìa hồ sơ phải có một nắp nhựa trong ở phía trước để chèn nhãn tờ trước, một tờ nhãn tương tự
phải có trên gáy sách. Xem phần 4.2.2 bên dưới.
• Tất cả các bìa hồ sơ phải được lập chỉ mục thích hợp, như định nghĩa trong tập sau.
• Tất cả các bìa hồ sơ phải được dán nhãn cùng Tên dự án, tên hồ sơ và số tập ở phần mục lục gói tài liệu 3.2.1 bên dưới, Nếu một tài liệu trong tập quá lớn và cần phải có thêm đóng thêm bìa hồ sơ, thì bìa hồ sơ bổ sung sẽ có cùng số tập với số sách bổ sung theo trình tự (tức là Tập 1.1, 1.2, v.v. (Tập 1-cuốn 1, Tập 1-cuốn 2, v.v.).
• Tất cả các bìa hồ sơ của Quản lý Tài sản sẽ được dán nhãn màu đỏ
• Tất cả các bìa hồ sơ của Hệ thống quản lý tài liệu của Chủ đầu tư-Trụ sở chính sẽ được dán nhãn màu vàng
• Tất cả các bìa hồ sơ phải được cung cấp với các bộ chia chỉ mục và phân tách.
• Tất cả các bìa hồ sơ phải được lưu trữ trong các hộp an toàn với chỉ mục hộp tham chiếu trong & ngoài hộp. Hộp phải bền để chịu được các điều kiện thời tiết/bảo quản khác nhau.
• Mỗi bản vẽ quy tắc phải được chứa trong một hộp thư mục riêng, khung tiêu đề được gấp lại cho biết phía trên và mỗi bản vẽ sẽ được lưu giữ trong một tệp thư mục trong suốt bằng nhựa bảo vệ riêng biệt.
7.1.5.Mục lục bộ hồ sơ tài liệu
Tập 1: Giấy chứng nhận nghiệm thu Tập 2: Phê duyệt của Cơ quan nhà nước Tập 3: Báo cáo phê duyệt khảo sát Tập 4: Chứng chỉ kiểm tranghiệm thu
Tập 5: Giấy chứng nhận đảm bảo và bảo lãnh Tập 6: Báo cáo Kiểm trachayj thử và Vận hành Tập 7: Các giấy chứng nhận
Tập 8: Bản vẽ do Cơ quan nhà nước phê duyệt Tập 9: Bản vẽ hoàn công
Tập 10: Sổ tay hướng dẫn vận hành và bảo trì (mỗi loại được lưu trữ trong bìa hồ sơ riêng hoặc bộ phân cách riêng biệt)
7.1.6.Mẫu nhãn tài liệu
Trang trước: