2.3.1.1. Cải thiện, mở rộng, làm mới công việc
Một là, cải thiện công việc theo chiều ngang: tại Trường có hai nhóm viên chức:
Nhóm viên chức thực hiện công tác giảng dạy của các khoa có nhiệm vụ soạn giảng, thao giảng, dự giờ, tham mưu xây dựng lịch học và giảng dạy phần nội dung chuyên môn của khoa mình, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu
thực tế, viết bài đăng các tạp chí Trung ương và địa phương, Trang thông tin điện tử của Nhà trường...
Trong khi đó, nhóm viên chức hành chính sẽ thực hiện các công việc, gồm: Quản lý học viên; theo dõi, chấm công học viên lên lớp theo lịch học cụ thể; xây dựng lịch trực và lịch nghỉ bù theo từng bộ phận; nhận và báo cáo trưởng phòng về các văn bản đến của phòng; soạn thảo, gửi các văn bản của phòng tới các bộ phận khác hoặc đăng tải lên webside của Trường theo chỉ đạo; dự trù mua mới, sửa chữa các trang thiết bị; làm hồ sơ thanh toán mua sắm một số vật tư, hàng hóa của Trường; làm các báo cáo của phòng, các báo cáo này có liên quan tới nhiều bộ phận khác về cơ sở vật chất, về trang thiết bị giảng dạy...
Ngoài ra, viên chức ở các phòng còn phải đảm nhận thêm các công việc như: Lưu trữ hồ sơ, văn bằng, chứng chỉ, con dấu nổi của Nhà trường; thường xuyên nghiên cứu, cập nhật và thực hiện đúng theo các quy chế, quy định mới nhất của Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh về công tác in ấn, cấp phát và lưu trữ văn bằng, chứng chỉ; đảm nhiệm phối kết hợp với bộ phận Lễ tân trong công tác tiếp đón, xây dựng kế hoạch về cơ sở vật chất của các Hội nghị, Hội thảo khoa học, các cuộc họp xét duyệt hồ sơ tuyển sinh, các kỳ thi tốt nghiệp của Trường; tham gia quản lý tài sản của bộ phận, của phòng.
Mặt khác, ngoài công việc chuyên môn tất các viên chức còn được giao thêm các nhiệm vụ khác khi có yêu cầu. Điều đó chứng tỏ sự đánh giá cao của lãnh đạo đối với viên chức về khả năng, năng lực và trình độ của họ.
Ngược lại, đối với mỗi viên chức, đó là sự thử thách mới và cũng là cơ hội để họ chứng minh năng lực bản thân, giúp họ tìm được những đặc tính mới, tránh sự nhàm chán trong công việc. Tuy nhiên, việc mở rộng công việc chưa đi kèm với những điều kiện và chính sách thực sự phù hợp nên chưa phát huy hết khả năng, năng lực và chưa tạo ĐLLV tối đa cho họ.
Hai là, cải thiện công việc theo chiều dọc: Làm cho công việc giàu và phong phú hơn, cấu trúc lại công việc là việc cần thiết của lãnh đạo đối với viên chức. Đảng ủy, Ban Giám hiệu Nhà trường đã thực hiện việc cải thiện đó bằng cách: Phát hiện, tin tưởng và giao nhiệm vụ cho viên chức có năng lực, những nhiệm vụ mà trước đây cấp trên của viên chức đó làm. Để họ gánh vác trách nhiệm nhiều hơn và phát triển ý thức về mặt thăng tiến, trưởng thành và có cơ hội sử dụng các kỹ năng chưa được sử dụng; cũng như phát hiện ra những khả năng mà bản thân viên chức đó cũng chưa biết về mình. Cụ thể:
Số viên chức hành chính được giao thêm làm báo cáo mà lẽ ra cấp Trưởng, Phó Trưởng phòng của họ phải làm. Đây là thử thách mới, nhiệm vụ mới đối với họ, cũng là cơ hội để viên chức hiểu rõ về các thông tin, nắm bắt được tình hình thực tế cũng như hướng phát triển sắp tới của Trường để có hướng đi hay những quyết định cụ thể cho riêng mình.
2.3.1.2. Cải thiện công việc thông qua luân phiên công việc
Nhà trường đã thực hiện việc luân phiên công việc rất thường xuyên và hiệu quả, mục đích làm cho viên chức biết thêm nhiều việc mới, trưởng thành hơn và có thể thay thế viên chức ở các vị trí khác nhau khi cấp trên yêu cầu hoặc khi có các việc lớn của Trường đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận, vị trí khác nhau. Người xưa có câu “Ra đi để trưởng thành” rất đúng với việc luân phiên công việc tại Trường. Việc luân chuyển cán bộ được thể hiện qua các Quyết định: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động và luân chuyển cán bộ.
Với câu hỏi: “Anh/chị hãy cho biết mức độ hoàn thành công việc của anh/chị có đúng tiến độ kế hoạch sau khi luân chuyển vị trí hay không”, kết quả là: Có đến 73,91% tỉ lệ viên chức thường xuyên hoàn thành công việc đúng kế hoạch khi được luân chuyển; 19,57% tỉ lệ viên chức ở mức độ thi thoảng, còn lại số ít là chưa hoàn thành công việc so với kế hoạch, chiếm 6,52%. (xem bảng 2.13).
Bảng 2.13. Mức độ hoàn thành công việc đúng kế hoạch khi được luân chuyển vị trí
STT Nội dung Số người Tỷ lệ (%)
1 Chưa hoàn thành 03 6,52
2 Thỉnh thoảng 09 19,57
3 Thường xuyên 34 73,91
Tổng số 46 100
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
Đến nay, viên chức tại Trường được luân chuyển từ khoa, phòng này sang khoa, phòng khác, từ bộ phận này qua bộ phận khác hoặc từ đảm nhiệm công việc này sang đảm nhiệm công việc khác. Một số giảng viên của Trường đang kiêm nhiệm tại các phòng (06 giảng viên), họ có cơ hội hiểu thêm về các công việc của các viên chức khác đang phải thực hiện cũng như hiểu hơn về công việc chung của cơ quan. Giúp họ học hỏi, tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc và sử dụng hợp lý các kinh nghiệm đó khi thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.3.1.3. Cải thiện công việc thông qua phân quyền (trao quyền)
Nhìn chung, việc trao quyền cho cấp dưới tại Trường đã và đang phát huy khá tốt, tiết kiệm thời gian, khoa học, hợp lý, giúp cho công việc đạt kết quả cao, cụ thể: Công tác ký duyệt Lịch giảng trước khi trình Ban Giám hiệu trước đây phải do Trưởng khoa duyệt ký, nhưng hiện nay là Phó Trưởng khoa có thể duyệt nếu Trưởng Khoa đi vắng. Việc duyệt danh sách học viên các lớp đủ điều kiện thi hết phần học, trước đây chỉ cấp Trưởng mới có thẩm quyền ký duyệt nhưng nay đã chuyển giao cho cấp phó...
Trong công tác Tổ chức - Hành chính - Thông tin - Tư liệu: Lệnh điều xe trước đây là Ban Giám hiệu ký duyệt, nhưng hiện nay đã giao cho Trưởng phòng; việc duyệt thể thức văn bản trước khi trình ký Ban Giám hiệu, trước
đây là cấp Trưởng hoặc Phó Trưởng các khoa, phòng chuyên môn ký duyệt thì nay giao cho chuyên viên; công tác ký duyệt cho mượn hội trường, phòng học để sinh hoạt ngoài giờ trước đây là Trưởng phòng nhưng hiện nay giao cho chuyên viên chuyên phụ trách; trường hợp đặc biệt thì chuyên viên đó phải báo cáo lãnh đạo phòng trước khi quyết định...
Đối với công tác Đào tạo, bồi dưỡng: Trước đây việc ký bằng tốt nghiệp và bảng điểm học viên là Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn của Trường ký còn hiện giờ đã chuyển cho Trưởng phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Với công tác nghiên cứu khoa học, thao giảng, dự giờ: Trước đây, việc thao giảng bài mới của giảng viên các khoa sau khi giảng cấp khoa đạt loại khá trở lên mới trình hồ sơ để thao giảng Hội đồng khoa học Nhà trường (gồm lãnh đạo Trường, Trưởng các khoa, phòng và toàn thể giảng viên, giảng viên kiêm nhiệm cùng dự) do Phó Hiệu trưởng phụ trách quyết định, nay chuyển sang Trưởng phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học duyệt và thành phần gồm đại diện: 01 Ban Giám hiệu, 01 phòng Quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học và tập thể khoa chủ quản đối với giảng viên đó (không bao gồm toàn thể giảng viên như trước).
Công tác Thông tin - Tư liệu: Trước đây, việc cho mượn sách do Trưởng phòng ký duyệt nhưng hiện nay Thủ thư viện trực tiếp ký xác nhận cho việc thuê mượn sách, sau đó báo cáo và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng.
Qua khảo sát về mức hộ hoàn thành công việc khi viên chức tại Trường được giao quyền tự quyết định công việc, tác giả thu được kết quả như sau: Có 30/46 viên chức, chiếm tỉ lệ 65,22% vượt kế hoạch, thời gian quy định; có 12/46 viên chức, chiếm tỉ lệ 26,08% đúng kế hoạch, thời gian quy định; số còn lại chỉ có 8,7% chưa hoàn thành theo tiến độ (xem bảng 2.14).
Bảng 2.14. Mức độ viên chức hoàn thành công việc khi được quyền tự quyết định trong công việc
STT Nội dung Số người Tỷ lệ (%)
1 Chưa hoàn thành theo tiến độ 04 8,70
2 Đúng kế hoạch, thời gian quy định 12 26,08 3 Vượt kế hoạch, thời gian quy định 30 65,22
Tổng số 46 100
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
2.3.1.4. Phân công công việc hợp lý, công bằng
Nhà trường rất quan tâm, ghi nhận và đánh giá cao việc cải thiện công việc thông qua phân công công việc hợp lý, công bằng. Xác định vị trí việc làm giúp việc tuyển chọn nhân sự phù hợp với từng vị trí, giúp lãnh đạo Trường rà soát lại tổ chức bộ máy, đội ngũ và xác định từng vị trí trong cơ quan gắn với chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Mặt khác, xác định vị trí việc làm giúp cho viên chức thấy được vị trí, vai trò, trách nhiệm của mình với tổ chức, không thể đùn đẩy, thoái thác công việc.
Thực tế, tại Trường đã xây dựng xong “Đề án vị trí việc làm” và bước đầu thực hiện theo đề án, tạo ra những dấu hiệu tích cực trong công tác tuyển dụng viên chức. Tuy nhiên, hiện nay Trường đang từng bước sắp xếp, bố trí lại viên chức theo đề án cho phù hợp với từng vị trí công việc nên công tác đánh giá và sử dụng viên chức chưa thực sự hiệu quả. Số giảng viên kiêm chức, kiêm nhiệm ở các phòng, ngoài các công việc như một giảng viên là thực hiện tốt công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học còn phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của một nhân viên văn phòng với các công việc như: Thực hiện tốt công tác soạn thảo văn bản; thực hiện việc QLHC, quản lý học viên. Nên thời gian của họ rất gò bó để có thể bố trí hợp lý, hài hòa giữa việc giảng dạy và công tác văn phòng. Điều này làm ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Đối với nhóm viên chức còn lại ở các phòng: Vẫn còn tình trạng phân công công việc chưa thực sự đồng đều giữa các viên chức. Có một số viên chức cùng lúc thực hiện quá nhiều nhiệm vụ, chẳng hạn như: Văn thư Trường hiện nay vừa thực hiện nhiệm vụ văn thư vừa lưu trữ, kiêm luôn thủ quỹ của cơ quan chưa kể là viên chức này còn đang đảm nhận những nhiệm vụ khác trong chi bộ của phòng... Có những khi viên chức ở vị trí văn thư đi vắng hay nghỉ phép, lãnh đạo phòng lại điều nhân viên lái xe trực thay. Điều này làm ảnh hưởng lớn đến tâm lý chung của viên chức trong Nhà trường...
2.3.1.5. Cải thiện công việc thông qua sự đánh giá, ghi nhận công việc.
Thực tế, việc đánh giá viên chức của Trường trong những năm qua chủ yếu đánh giá theo tiêu chí chung trong quy định của Luật viên chức hiện hành nên chưa đánh giá hết mọi mặt hoạt động của họ; các hoạt động đánh giá còn mang tính hình thức, không có chiều sâu, không hiệu quả.
Trong khi đánh giá vẫn còn tình trạng nể nang, tâm lý bình chọn, khen thưởng do chẳng ảnh hưởng đến ai nên còn bỏ qua cho nhau hoặc tâm lý bình chọn cho xong trách nhiệm. Điều này làm nảy sinh hiện tượng cào bằng, chưa thật sự tạo ĐLLV cho viên chức nỗ lực phấn đấu hết mình trong công việc.
Theo kết quả tổng kết trong những năm qua, số lượng viên chức được khen thưởng rất nhiều; hầu hết các viên chức của Trường đều đạt lao động tiên tiến trở lên, trừ những viên chức xin nghỉ không lương, thai sản, đi học tập trung dài hạn mới không đạt hoặc không được bình xét.
2.3.2. Tạo động lực làm việc thông qua tiền lương, bảo hiểm xã hội; thưởng; phụ cấp; phúc lợi và thu nhập tăng thêm
2.3.2.1. Tiền lương
Trường Chính trị tỉnh là một đơn vị sự nghiệp thuộc Tỉnh ủy Đắk Nông, đảm bảo thanh toán tiền lương cơ bản của viên chức và người lao động theo hệ số tiền lương quy định tại Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004
của Chính phủ. Hiện tại, tiền lương của viên chức Trường mang tính ổn định, mức lương mà họ vẫn đang được đảm bảo được tính theo công thức sau đây:
Lương = Hệ số lương * lương cơ bản (1.490.000đ) * phụ cấp khu vực (0,5)
Với câu hỏi: “Anh/chị hãy cho biết cơ quan có đảm bảo việc chi trả lương đầy đủ hàng tháng theo quy định cho viên chức hay không?” tác giả thu được kết quả là: Có đến 76,09% tỉ lệ viên chức nhận thấy công tác chi trả lương cho viên chức của Trường đầy đủ theo đúng quy định; 13,04% tỉ lệ viên chức cho rằng rất đầy đủ, số còn lại cho rằng công tác chi trả lương cho viên chức của Trường khá đầy đủ theo đúng quy định (xem bảng 2.15)
Bảng 2.15. Tiến độ Nhà trường chi trả lương cho viên chức đầy đủ theo đúng quy định
STT Nội dung Số người Tỷ lệ (%)
1 Rất đầy đủ 06 13,04
2 Đầy đủ 35 76,09
3 Khá đầy đủ 05 10,87
Tổng số 46 100
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
Điều đó góp phần tạo sự an tâm trong công tác đối với viên chức của Trường. Bên cạnh đó, việc xem xét nâng lương trước thời hạn với những viên chức có thành tích là một yếu tố tạo ĐLLV không nhỏ. Viên chức được tăng lương trước thời hạn sẽ rút ngắn thời gian nâng lương giữa các bậc và đây cũng chính là một trong những ĐLLV để mọi người cùng nhau phấn đấu.
Các khoản thanh toán tiền lương và có tính chất tiền lương sẽ được chi trả cho viên chức và người lao động trong vòng 05 đến 10 ngày đầu tiên của tháng qua hệ thống tài khoản cá nhân.
Cứ 06 tháng một lần Hội đồng nâng lương Nhà trường họp xét nâng lương trước thời hạn cho viên chức và người lao động, tiêu chuẩn để được xét nâng lương trước thời hạn đối với viên chức ngoài hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, được khen thưởng ở các hình thức: Huân chương các loại, bằng khen cấp Học viện, các danh hiệu thi đua, có công trình NCKH được cấp bằng sáng tạo, bảo vệ thành công luận án tiến sỹ, thạc sỹ loại xuất sắc...
Việc tăng lương theo đúng lộ trình và đúng quy định Nhà nước là việc làm hết sức quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động của đơn vị nên được Nhà trường rất chú ý quan tâm và tiến hành chặt chẽ.
Bảng 2.16. Mức độ phù hợp của việc tăng lương
STT Nội dung Số người Tỷ lệ (%)
1 Rất phù hợp 02 4,35
2 Phù hợp 35 76,09
3 Không phù hợp 09 19,6
Tổng số 46 100
(Nguồn: Xử lý dữ liệu điều tra thực tế)
Qua khảo sát, có 35 viên chức (tương đương khoảng 76,09% số viên chức được hỏi) cho rằng họ được xem xét tăng lương theo đúng quy định và lộ trình, 19.6% cho rằng họ không biết về việc được xem xét tăng lương đúng quy định hay không và các tiêu chí đánh giá lương có phù hợp không.
Ngoài ra, Nhà trường cũng đã thực hiện đầy đủ các chính sách đối với viên chức, cụ thể như: Vẫn trả lương đầy đủ khi viên chức nghỉ ốm đau, nghỉ phép. Đặc biệt với những viên chức ốm đau dài hạn, Nhà trường luôn quan tâm giúp đỡ, tạo mọi điều kiện về vật chất cũng như tinh thần để giúp đỡ họ vượt qua khó khăn trong cuộc sống. Điển hình với đồng chí Nguyễn Văn H (chuyên viên phòng Tổ chức - Hành chính - Thông tin - Tư liệu), bị tai nạn giao thông rất nặng. Nhà trường đã trả lương đầy đủ và tạo mọi điều kiện hỗ
trợ tiền viện phí trong thời gian đồng chí Nguyễn Văn H điều trị tại Bệnh viện Chợ Rẫy, Thành phố Hồ Chí Minh.
2.3.2.2. Tiền thưởng