Khái quát chu trình mua hàng t i công ty: ạ Bước 1: Xét duy t mua hàng ệ
Khách hàng g i danh sách các thi t b cử ệ ị ần mua cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực ti p nh n,và chuyế ậ ển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng.
Khách hàng g i PO (Purchasing order) cho công ty, công ty s ử ẽ đối chi u PO ế với BC v sề ố lượng và giá tr cị ủa đơn hàng, nếu th y phù h p thì l p b ng tấ ợ ậ ả ổng hợp t t cấ ả các thi t b vế ị ật tư cần mua cho đơn hàng và các tài liệu có liên quan để ế ti n hành các th t c mua. ủ ụ
Phòng mua hàng s lẽ ập đơn đặt hàng và g i cho nhà cung c p. Hàng hóa mua v ử ấ ề hoặc nh p kh u thì s do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt.Đơn đặt hàng được ậ ẩ ẽ lập thành 3 liên: m t g i cho k toán công n ộ ử ế ợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, m t cho bộ ộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng mua.
Do mua hàng c a nhà cung c p do công ty chủ ấ ỉ định nên nhà cung c p sấ ẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (b ng xác nh n ả ậ của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng.
Khi hàng v , có 2 bề ộ phận tham gia nh n hàng: ậ • Thủ kho:
Trực ti p nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh sốế lượng trên Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không. Lúc này, thủ kho chỉ kiểm tra s thùng, số ố kiện, s cây. Trong vòng ba ngày sau khi hàng ố nhập kho, thủ kho c n ki m tra chi ti t t ng vầ ể ế ừ ật tư thiế ị (ưu tiên kiểm tra số t b lượng, chất lượng) và nộp Biên b n ki m tra chả ể ất lượng cho trưởng phòng kinh doanh và sale admin k thuỹ ật.
Khi hàng v mà T khai nh p khề ờ ậ ẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biên b n t m nhả ạ ập cho lô hàng đó, bắt bu c ph i có ch ký c a các bên liên ộ ả ữ ủ quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời ph i thông báo k p th i cho ả ị ờ Kế toán để ấy Hóa đơn. l
Khi hàng v mà T khai nh p khề ờ ậ ẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nh p kho ậ Thủ kho phải ki m tra sể ố lượng và ch ng lo i th c tủ ạ ự ế để đối chi u vế ới Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có ch ký cữ ủa bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở m t sau, Tặ ờ khai, Đơn đặt hàng và các ch ng t có liên quan g i cho K ứ ừ ử ế toán công nợ làm cơ sở để ạ h ch toán.
Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thi u thì chế ỉ nhập số thực nhận, còn đố ới v i hàng th a thì chừ ỉ nhập theo s cố ủa Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn g c hàng th a, thiố ừ ếu đó. Trong mọi trường h p ch ng tợ ứ ừ phải có ch ký c a cữ ủ ấp lãnh đạo có liên quan và kế toán. Khi có m t vộ ấn đề ngoài th m quy n c a Th kho thì ph i có Giẩ ề ủ ủ ả ấy đề xuất có ch ký cữ ủa người có thẩm quy n có liên quan. ề
• Bộ phận mua hàng:
Kiểm tra s lố ượng của lô hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng thi t b vế ị ật tư và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp.
Bước 3: Nhập kho và ghi sổ
Sau khi đã nhận hàng, ki m tra chể ất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chu n thì tiẩ ến hành nh p kho hàng hóa. Khi nh p kho, Th kho và K toán kho cậ ậ ủ ế ần căn cứ vào các ch ng tứ ừ chủ ếu sau để y ghi s : ổ
Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên b n t m nh p, ả ạ ậ Biên b n nh n hàng, Báo cáo ki m tra chả ậ ể ất lượng do nhà cung ứng cung cấp, Giấy đề xuất (nếu có).
Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phi u xu t kho ế ấ (người bán), Giấy đề xu t (n u có), Biên b n tạm nh p, Biên bản nh n hàng, ấ ế ả ậ ậ Biên b n th a thi u, Báo cáo ki m tra chả ừ ế ể ất lượng nguyên phụ liệu, Bill, T khai ờ hàng nh p khậ ẩu.
Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho ti n hành ki m tra bế ể ộ chứng từ, đối chiếu các m c trên T khai hàng hóa nhụ ờ ập khẩu v i các chớ ứng từ có liên quan. Khi thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tăng vật tư hàng hóa và sổ chi ti t, b ng kê ế ả hoặc B ng tổng hợp nh p xu t tả ậ ấ ồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào th kho. Cẻ ăn cứ trên Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán kho sẽ kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi trên hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có sự phê chuẩn c a Tủ ổng giám đốc công ty. Sau khi ki m tra xong, k toán kho s s d ng User và Password cể ế ẽ ử ụ ủa mình để truy c p vào hậ ệ thống và nh p dậ ữ liệu c n thiầ ết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp hàng mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng Mua hàng để tạo thêm danh m c m t hàng m i vào danh sách. ụ ặ ớ
Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nó s tẽ ự động k t chuy n sế ể ố liệu vào các s sách và báo cáo liên quan thổ eo chương trình đượ ậc l p trình s n. ẵ Định kỳ, k toán kho s i chi u số dư cuốế ẽ đố ế i kỳ của TK với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do k toán t ng h p l p, n u có chênh l ch thì k toán kho s ế ổ ợ ậ ế ệ ế ẽ kiểm tra l i xem vi c nh p liạ ệ ậ ệu ban đầu có đúng không hay là do việc định khoản chưa chính xác để sửa chữa lại trực tiếp trên máy cho phù hợp.