d) Kiểm soát v ic chi tin thanh toán ề
3.1 Nhận xét chung v hề ệ thống kiểm soát ni b quy trình mua hàng ộ
thanh toán t i công ty Cạ ổ phần RTC Technology Vi t Nam. ệ
3.1.1 Ưu điểm.
- Thứ nhất, về môi trường ki m soát ể .
Môi trường kiếm soát khá t t, tố ạo điều ki n thu n l i cho m i nghi p vệ ậ ợ ọ ệ ụ, công tác liên quan đến chu trình xảy ra.
• Ban lãnh o cđạ ấp cao của công ty đã có những bước chuyển mình đúng đắn v phương châm quản lý và phong cách điều hành bằng việc ề nhận th c ứ được sự cần thiết và vai trò quan tr ng c a kiọ ủ ểm soát trong quản lý và vi c xây d ng hệ ự ệ thống KSNB tại doanh nghiệp. Các chính sách và thù t c kiụ ểm soát luôn được quan tâm đúng mức, ù h p vph ợ ới
lĩnh v c hoự ạt động c a công ty ủ và luôn làm việc với phương châm đề cao giảtrị đạo đức trong đơn vị và gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên nơi theo đã phát huy được những tác dụng tích c c cho nhà qu n lý th c hi n các m c tiêu vự ả ự ệ ụ ề hiệu quả hoạt động trong hoạt động sản xu t kinh doanh. ấ
• Về cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được phân chia rõ ràng theo các phòng ban thu n l i cho s phân chia công vi c, trách nhi m cho các ậ ợ ự ệ ệ bộ phận, quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng t khá nghiêm ngừ ặt và ki m soát t t tuy nhiên ôi khi v n t n t i sể ố đ ẫ ồ ạ ự chồng chéo gi a cữ ác phòng ban.
• Về chính sách nhân sự : Các chính sách liên quan đến việc tuyển dụng, đảo tạo, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, khen thưởng và kỷ luật đều được công ty xây d ng v áp d ng phù h p vự à ụ ợ ới qui định c a pháp luủ ật hiện hành và môi trường doanh nghiệp ông ch tkh ỉ ạo động l c ự phấn đấu cho mỗi cán bộ nhân viên trong công ty hoàn thành nhi m vụ ệ được giao và góp ph n vào hi u quầ ệ ả hoạt động chung của đơn vị. - Thứ hai, v đánh giá rủi ro: ề
Công ty s m nh n ớ ậ thức đượ ầc t m quan tr ng cọ ủa công tác đánh giá rủi ro đối với quá trình hoạt động của mình tuy nhiên hoạt động nh n d ng và ậ ạ đánh giá các rủi ro còn non kém nhưng cũng đã bắt đầu được chú ý thực hiện.
- Thứ ba, về ệ h thống thông tin và truy n thông ề .
• Hệ thống thông tin kế toán: Tổ chức công tác kế toán tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của c g ty. Hôn ệ thống chứng từ , tài khoản, sổ sách k toán và quy trình luân chuy n ế ể được th c hi n theo ự ệ chuẩn m c và chự ế độ kế toán hiện hành. Các báo cáo tài chính tương đối đối đầy đủ, áp dụng theo đúng quy định c a Nhà nủ ước v cung cà ấp thông tin k p th i chính xác giúp nhà qu n lý c a công ty ị ờ ả ủ kiểm tra, giám sát.
• Hệ thống thông truy n thông: Các về ăn bản quy định, quy ch c a cế ủ ông ty c p nhậ ật đầy đủ và chính xác và được ban hành trên hệ thống nội bộ c a công ty t i t ng thành viủ ớ ừ ên.
- Thứ tư, về thủ t c ki m soát ụ ể .
• Ban lãnh đạo Công ty đã thiết kế và thực hiện các qui chế, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát cơ bản hướng tới mục tiêu kiểm soát và giảm thi u các r i ro trong quá trình hoể ủ ạt động c a doanh nghiủ ệp. Các nguyên t c ắ kiểm soát cơ bản như phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất ki m nhiể ệm được đảm b o. Công viả ệc được phân chia cho nhiều nguời t o s chuyên môn hóa trong công vi c và d dàng ki m soát ạ ự ệ ễ ể lần nhau tránh nh ng s c ý gian l n hay các sai sót có th x y ra. ữ ự ố ậ ể ả Theo đó trách nhiệm cũng được phân chia rõ ràng và hợp lý. Chẳng hạn, có s tách b ch bự ạ ộ phận đặt hàng (Phòng Mua hàng) và bộ phận nhận hàng (Thù kho nh n hàng); có s tách bi t gi a trách nhiệm th c ậ ự ệ ữ ự hiện công việc và trách nhi m ghi s (Phòng Mua hàng ệ ố chịu trách nhiệm đặt hàng, nhận hàng còn Phòng Kế toán đảm đương nhiệm vụ ghi chép và lưu trữ thông tin...) ; có sự tách biệt giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát (Kế toán trường đảm nhiệm vai trò chi đạo chung không tham gia th c hi n vào một ph n hành nào, tránh ự ệ ầ việc là vừa đảm nhi m vai trò ki m tra và v a th c hiệ ể ừ ự ện công việc)… Nguyên tắc ủy quyển và phê chuẩn cũng được đảm b o (Các ch ng t ả ứ ừ trước khi th c hi n u b t buộc ph i ự ệ đề ắ ả có đầy đủ sự ký duyệt gồm dấu công ty và chữ ký ch c danh) Do áp d ng t t các nguyên tứ . ụ ố ắc phân công, phân nhi m, nguyên t c b t kiêm nhi m trong việ ắ ấ ệ ệc phân định quyền h n, trách nhi m và m i quan hạ ệ ố ệ giữa các bộ phận trong đơn vị, vì vậy cơ chế kiểm tra, ki m soát chéo nhau ể được hình thành và phát huy tốt trong công tác qu n lý. ả
Nhằm phát hiện các r i ro có thủ ể xảy ra trong quá trình hoạt động, Công ty đã bước đầu th c hi n các ánh giá hàng tu n hàng quý, hàng nự ệ đ ầ ăm được th c hi n bởi các ho t ng t đánh giá à ự ệ ạ độ ự v đánh giá chéo gi a các ữ phòng ban để từ đó có th n m bể ắ ắt được nguy cơ rủi ro từ đó đưa ra các kiến nghị có tính kh thi, k p th ả ị ời.
3.1.2 Hạn chế.
- Chưa có một hệ thống kiểm soát n i b (các chính sáchộ ộ , các quy định) rõ ràng, mọi sự kiểm soát đã và đang diễn ra ch là sỉ ự kiểm soát chung chung, theo m t mô - tip quen thuộ ộc, chưa được hành vẫn hay quy định cụ thể.
- Chưa thiết lập bộ phận ki m toán n i bể ộ ộ để công tác ki m soát tể ại đơn vị chặt ch hơn. ẽ
- Do công ty ch y u s n xu và kinh doanh thủ ế ả ất ương mại theo đơn đặt hàng với vô cùng nhi u lo i s n ph m t thi t b tề ạ ả ẩ ừ ế ị ự động hóa cho t i công c ớ ụ dụng cụ theo hãng sản xuất mà khách hàng yêu c u. Do v y, công ty ầ ậ được chủ ng trong vi c l a chọn nhà cung c p nhưng l i g p khó khăn độ ệ ự ấ ạ ặ trong vi c tìm nhà cung cệ ấp có giá c h p lýả ợ . Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh ch y u d a vào các d án vì th m không có kủ ế ự ự ế à ế hoạch về việc mua hàng cũng như tính toán chi phí cụ thể, việc mua hàng th c hiự ện ngay khi có đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Công ty t khá nhi u ni m tin vào nhân viên c a mình m t s bđặ ề ề ủ ở ộ ố ộ phận, đó là một ưu ểm nhưng mặ đi t khác sự tin tưởng này đôi khi lại là một nhược điểm lớn , dễ dùng xảy ra s gian l n. ự ậ
• Chẳng h n như ho t độạ ạ ng t hàng. Nhân viên phòng mua hàng s đặ ẽ hoàn toàn quản lý tấ ảt c các hoạt động mua hàng và làm vi c tr c tiệ ự ếp với ban giám đốc công ty từ việc tìm kiếm các nhà cung c p, t lấ ự ựa chọn nhà cung c p mà ban giám c không hấ đố ề quản lý được vi c nhân ệ viên mua hàng đó có l a ch n nhà cung cự ọ ấp giá tốt nh t hay ấ không, ban giám đốc chỉ biết được nhân viên đó lựa ch n nhà cung c p n vọ ấ ày ì
thế sẽ dễ dẫn đế ạn l m d ng chụ ức v và quyụ ền hạn để chọn nhà cung cấp quen biết để ăn hoa hồng hoặc chọn nhà cung cấp không đúng chất lượng có thể ảnh hưởng đến ch t lấ ượng s n ph m và uy tín cả ẩ ông ty.
• Hạn chế còn xuất hiện tại thời điểm nhận hàng do không có sự kiểm tra về chất lượng mà ch v sỉ ề ố lượng t ng quát - sổ ố kiện hàng. Rất ít khi b ộphận kỹ thuật am gia ki m hàng t i thth ể ạ ời điểm nh n hàngậ , bộ phận này chỉ tham gia khi không tin tưởng chất lượng vật tư một nhà cung c p nào ho c vì nhà cung cấ ặ ấp đó là mới, hoặc khi đã phát hiện hàng kém chất lượng c n ki m traầ ể . Mặc dù s n ph m c a c g ty ch ả ẩ ủ ôn ủ yếu là hàng hóa công ngh tệ ự động hóa, òi hđ ỏi kiến th c chuyên mứ ôn cao nhưng bộ phận này l i chạ ỉ thường test s n ph m ả ẩ khi hàng đã nhập kho trong kho ng thả ời gian sau 3 ng . ày
- Về hệ thống thông tin k toán: Hế ệ thống báo cáo k toán m i ch có h ế ớ ỉ ệ thống báo cáo tài chính chứ chưa có báo cáo qu n trả ị chưa được chú ý nên nhà qu n lý v n chả ẫ ưa có đủ căn cứ đánh giá hiệu qu hoạt động của ả từng bộ phận. Vì thế chưa thể đánh giá đúng hi u qu hoệ ả ạt động c a b ủ ộ phận mua hàng và các bộ phận có liên quan n chu trình mua hàng thanh đế toán.