Kiểm soát nợ phải tr ả
Việc ghi nh n nậ ợ chỉ được th c hiự ện khi có đầy đủ ằ b ng ch ng ch ng minh viứ ứ ệc mua hàng đã hoàn tất. Do vậy, sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ chứng t gồm: Phi u nh p kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ ừ ế ậ khai nh p khậ ẩu… và chuyển cho k toán công nế ợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán ti n hàng. ề
- Phi u nhế ập kho do kế toán kho l p c n ph i có ch ký cậ ầ ả ữ ủa người nhận hàng (ch ng tứ ỏ hàng đã thực nh n) và ch ký c a th kho (ch ng tậ ữ ủ ủ ứ ỏ hàng đã nhận đúng số ợng) để thanh toán đúng theo số lư hàng thực nhận.
- Hợp đồng thì cần ph i có chả ữ kývà đóng dấu c a Tủ ổng giám đốc công ty để ch ng minh vi c mua hàng là có th t. ứ ệ ậ
- Hóa đơn GTGT cần ph i có ch ký xác nh n c a thả ữ ậ ủ ủ kho là đã nhận hàng ghi mở ặt sau của hóa đơn.
- T khai nh p kh u sờ ậ ẩ ẽ được đối chiếu với hợp đồng về số, ngày, ngày hết hạn c a hủ ợp đồng; đối chi u v i phi u nhế ớ ế ập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) về ố s lượng hàng nh p và sậ ố tiền ph i tr . Mục đích là để không thanh toán vượả ả t quá số lượng hàng đặt mua và số lượng hàng thực nhận.
Đối với vi c chi t kh u, gi m giá hàng mua gi a công ty với nhà cung c p thì ệ ế ấ ả ữ ấ không có văn bản chính thức, công ty nh n bi t kho n gi m giá d a vào thói ậ ế ả ả ự quen mua hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp trên hóa đơn cho công ty. Chính vì vậy, đây có thể coi là một nhược điểm c a công ty trong ủ việc ki m soát các kho n gi m giá, chi t kh u; d có sể ả ả ế ấ ễ ự thông đồng giữa nhân viên mua hàng v i nhà cung c p trong vi c th c hi n giớ ấ ệ ự ệ ảm giá trên hóa đơn, có thể có sai lệch so với khối lượng hàng th c t mua. ự ế
Kế toán công n dợ ựa vào Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn vận tải,… (người bán là có thật) và Đơn đặt hàng đã được phê chuẩn làm căn cứ ghi s . Khi nhổ ận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua hàng do kế toán kho cung c p thì k toán công nấ ế ợ tiến hành kiểm tra định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi ti n hành ghi sế ổ, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua.
Mỗi nhà cung cấp đượ ẽ ở ổc s m s chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện tho i, số fax,… Dữ liệu về ạ khoản nợ phải trả người bán được kế toán công nợ nhập vào máy theo chương trình kế toán máy (Pro Accounting). Sau đó, chương trình sẽ ự độ t ng c p nhậ ật vào s chi tiổ ết người bán và b ng kê các kho n ph i trả ả ả ả người bán… Cuối tháng, kế toán công n sợ ẽ đối chi u gi a s chi tiế ữ ổ ết người bán v i S cái do k toán ớ ổ ế tổng h p l p thông qua b ng t ng hợ ậ ả ổ ợp cân đố ối s phát sinh. Trong bộ phận k ế toán có sự phân quyền rõ ràng nên k toán công n có User và Password riêng ế ợ để truy c p vào h thống d liệu liên quan đến các kho n ph i trậ ệ ữ ả ả ả, không được phép truy c p vào S Cái hay các B ng t ng h p khác. ậ ổ ả ổ ợ
Công ty c n ph i có sầ ả ự kiểm soát ch t chặ ẽ việc tr nả ợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối ngu n v n. Vồ ố ới phương châm “đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ đúng hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định trên hợp đồng và không để ợ ồn quá h n t ạn.
Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính nên nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà k toán ế công nợ lưu giữ ộ chứ b ng t thanh toán ch là các b n sao, cho nên trên m i bừ ỉ ả ỗ ản sao c n phầ ải có đóng dấu “sao y bản chính” kèm theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền như: Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc công ty…