Với lá thư xin việc, đôi khi chỉ một nhầm lẫn nhỏ cũng phải trả giá rất đắt. Vì vậy, không thể xem nhẹ việc soát lỗi.
Hạn chế tối đa sự gián đoạn.
Công việc kiểm tra lỗi cần được làm liền mạch, tránh gián đoạn. Tốt nhất là bạn hãy tắt điện thoại hoặc ít nhất là để ở chế độ rung, tránh xa máy tính và đóng cửa phòng lại. Cắt đứt dòng suy nghĩ giữa chừng có thể dẫn đến đọc thiếu, soát thiếu, từ đó bỏ qua những lỗi nhỏ nhưng vô cùng quan trọng.
Không đọc và sửa lỗi một mình.
Hãy nhờ thêm một vài người đáng tin cậy để soát lỗi cùng bạn. Là người soạn văn bản, bạn có thể không nhận ra những lỗi của chính mình, trong khi người khác chỉ cần nhìn lướt là thấy ngay.
Tập trung vào từng từ.
Không nên vội vàng. "Soi" từng từ một để chắc chắn rằng không có một lỗi nào dù nhỏ nhất về chính tả. Nếu có bối rối về cách dùng từ, có thể dành chút thời gian để tra từ điển.
Chia nhỏ văn bản.
Cả một lá thư xin việc dài có thể khiến bạn hoa mắt sau một lúc lâu tập trung kiểm tra. Hãy chia bức thư ra thành các mẩu nhỏ để thuận tiện và dễ dàng hơn trong việc theo dõi nội dung và bắt lỗi trình bày như các dấu câu, cách dòng, chữ in hoa.
Không cố tìm hết lỗi sau một lần đọc.
Hãy để cho mắt được nghỉ ngơi trong quá trình đọc. Như thế bạn sẽ duy trì được sự tỉnh táo trong suốt quá trình soát lỗi.
Hãy kiểm tra những từ dễ bị nhầm lẫn.
Đối với văn bản tiếng Việt, nói chung ít khi có nhầm lẫn về từ ngữ. Nhưng điều này lại rất dễ xảy ra khi viết thư xin việc bằng tiếng Anh, ví dụ như nhầm "No" thành "Not", "You" thành "Your", "If" và "Of", "A" và "An". Cần đặc biệt chú ý tới các từ rút gọn như "They’re", "we’re", "it’s" và "that’s". Đây là những từ rất dễ nhầm lẫn và sẽ không bị phát hiện bằng công cụ kiểm tra lỗi tự động.
Đọc từ dưới lên.
Đọc như thế, bạn sẽ tập trung vào từng từ một thay vì chú ý quá nhiều tới lời văn, ngữ cảnh của câu. Nhờ đó, bạn sẽ "bắt" lỗi hiệu quả hơn.
Không vội vã.
Nếu có thể, hãy để một khoảng thời gian giữa quá trình viết và quá trình soát lỗi thư xin việc. Một trong những kỹ thuật đọc và soát lỗi phổ biến nhất là để thư xin việc qua một ngày. Sáng hôm sau, bạn đã trở lại trạng thái hoàn toàn tỉnh táo và minh mẫn. Lúc này thì khó mà có lỗi nào có thể qua được con mắt tinh tường của bạn.
Đọc to.
Điều này vừa giúp bạn làm chậm lại tiến độ công việc vừa giúp bạn "tóm" được nhiều lỗi hơn. Những lỗi rất ngớ ngẩn như "broad member" thay vì "board member" hẳn đã có thể "thoát nạn" nếu bạn chỉ dò tìm bằng mắt. Một ứng viên đã từng đề cập tới công việc trước đây của mình là trưởng phòng "pubic relations" thay vì "public relations"!
Không chỉ đọc từ màn hình.
Hãy in thư xin việc ra, như thế bạn sẽ có được một cái nhìn khác, trực tiếp và chân thực. Nhờ đó bạn có thể thấy rõ bất kỳ một vấn đề gì về định dạng hay lề trang.
Kiểm tra sự thống nhất về định dạng.
Hãy xem thật kỹ lưỡng từng dòng, từng câu, từng đoạn văn để chắc chắn rằng các câu có vai trò như nhau sẽ được định dạng đậm, nghiêng, gạch chân… giống nhau. Tiếp theo là viết hoa đầu dòng, lùi đầu dòng như nhau với mỗi đoạn văn mới.