1.2.3.1 Sơ đồ tổ chức
Tổng giám đốc
Giám Đốc Khối Thu hồi nợ
Bộ phận vận hành THN Bộ phận phân tích và chiến lược THN Bộ phận hỗ trợ THN Phòng THN qua điện thoại 1.2.3.2 Chức năng và trách nhiệm
Khối Thu hồi nợ là một phần của hoạt động kinh doanh cốt lỗi của công ty Giám Đốc Khối Thu hồi nợ
Là người đứng đầu của Khối thu hồi nợ, là người chịu trách nhiệm đầu tiên và cao nhất cho tất cả hoạt động THN tập trung
Kiểm soát và giám sát hiệu suất của KTHN để đảm bảo hiệu quả nhằm giảm thiểu tỷ lệ nợ quá hạn, tổn thất tín dụng gộp và các trường hợp nợ xấu
Liên tục hướng dẫn, chỉ đạo cải tiến tất cả các chức năng và quy trình của bộ phận THN
Hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc xây dựng những mục tiêu và chiến lược THN cụ thể và đạt được hiệu quả THN
Thường xuyên xem xét, báo cáo các vấn đề/phản hồi liên quan đến tình trạng THN của toàn danh mục cho Tổng giám đốc, đặc biệt là tổn thất tín dụng gộp
Phối hợp chặt chẽ với Khối, Bộ phận liên quan (Phòng chống gian lận, Quản lý Rủi ro tín dụng, Tuân Thủ & Pháp Chế, Chuyển đổi số và Truyền thông…) để trực tiếp kiểm soát và quản lý các phát hiện vi phạm tài chính/danh tiếng, điều tra để giảm tổn hại về mặt tài chính/danh tiếng và tối đa hóa việc THN
Liên hệ Khối công nghệ thông tin để phát triển hệ thống theo cách hiệu quả
Phát triển, cập nhập và định kỳ đánh giá lại các quy trình hoạt động THN để đảm bảo tuân thủ các chính sách/quy định của công ty và đảm bảo tất cả nhân viên THN đều phải tuân thủ
Đảm bảo chính sách và quy trình hướng dẫn THN liên quan được thường xuyên cập nhập và nhân viên trong Khối đều có nhận thức tốt về việc cập nhập, sửa đổi
Cung cấp kế hoạch chiến lược để cải tiến hiệu suất THN mỗi tháng
Lãnh đạo các bộ phận, nhóm của Khối THN để thực hiện việc đánh giá và tự đánh giá theo yêu cầu của công ty và định kỳ báo cáo cho Giám đốc về các hoạt động thu hồi nợ
Hỗ trợ hoặc chỉ định người cung cấp thông tin cho các Khối, Bộ Phận, Phòng nhóm liên quan phối hợp nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được vận hành tốt nhất 1.2.3.3 Bộ phận Vận Hành Thu Hồi Nợ Giám đốc Bộ phận vận hành THN Phòng THN qua điện thoại Phòng THN tại địa bàn Phòng THN xấu
Vận hành công tác THN và cố gắng nhằm đảm bảo đạt chỉ tiêu công ty
Quản lý khách hàng có nợ quá hạn và thực thi các hoạt động THN theo hướng dẫn thu hồi nợ chi tiết, các điều khoản liên quan trên Hợp đồng tín dụng/Cho
vay đã ký với KH và các quy định của pháp luật liên quan
Theo dõi các khoản vay được phân bổ và tìm hiểu nguyên nhân quá hạn
Có kế hoạch cụ thể nhằm đảm bảo công tác THN
Quản lý và kiểm soát nguồn nhân lực nhằm đảm bảo đáp ứng chiến lược phân bổ
Đàm phán về hạn thanh toán, tất toán, kế hoạch thanh toán
Đảm nhận và phản hồi các thắc mắc, khiếu nại KH
Hỗ trợ KH trong trường hợp khó khăn tài chính và tuân thủ Chương trình Hỗ trợ thanh toán và miễn giảm của công ty
Xem xét, đánh giá và đề xuất giải pháp cho các trường hợp tố tụng hoặc xử lý đặc biệt (khách hàng qua đời, đi tù, bệnh nặng…)
Quản lý, cộng tác với đối tác bên ngoài để thực thi các công tác pháp lý trên các hợp đồng được giao
Bộ phận bao gồm 3 hoạt động chính thức được vận hành bởi Giám đốc Vận hành THN và các trưởng phòng THN
Phòng THN qua điện thoại
Theo dõi các tài khoản nợ được phân bổ từ nhóm nợ 1 đến nhóm 3 (ngày nợ từ 1 đến 90)
Lên kế hoạch và tiến hành thực hiện các hoạt động thu hồi nợ qua điện thoại trên khoản nợ quá hạn được phân bổ
Quản lý hoạt động và hiệu quả thu hồi nợ qua điện thoại
Đảm bảo sự nỗ lực phấn đấu để đáp ứng các chỉ tiêu được đặt ra trong chính sách trả thưởng được ban hành theo từng thời điểm
Đàm phán với KH có nợ quá hạn để đảm bảo việc thanh toán, tất toán để đưa khoản vay không còn nợ quá hạn
Ghi nhận, nêu lên và đảm nhận các thắc mắc, khiếu nại (nếu có) liên quan đến THN
Theo dõi các tài khoản nợ được phân bổ từ nhóm nợ 3 đến nhóm 5 (ngày nợ từ 91 đến 180)
Lên kế hoạch và tiến hành thực hiện các hoạt động liên quan đến thu hồi các khoản/dư nợ quá hạn
Quản lý hoạt động và hiệu quả thu hồi nợ qua công tác THN tại địa bàn
Nỗ lực nhằm đạt các chỉ tiêu theo chiến lược và chính sách của Công ty tại từng thời điểm
Đàm phán với KH có nợ quá hạn để đảm bảo việc thanh toán, tất toán để đưa khoản vay không còn nợ quá hạn
Ghi nhận, nêu lên và đảm nhận các thắc mắc, khiếu nại (nếu có) liên quan đến THN
Phòng THN xấu
Theo dõi các khách hàng có nợ quá hạn được phân bổ đến các Đối tác bên ngoài (sau đây gọi là Đối tác)- là bên sẽ thực hiện các hoạt động pháp lý trên danh sách được phân bổ đó
Quản lý các công tác THN xấu và hiệu quả
Tìm kiếm và chuẩn bị cộng tác với các Đối tác tiềm năng trong các trường hợp thay thế hoặc tìm mới
1.2.3.4 Bộ phận Phân tích và chiến lược THN
Quản lý hệ thông thông tin THN
Chịu trách nhiệm cho công tác quản lý và phát triển thông tin số liệu của Khối thu nợ
Làm việc với các Khối, Bộ phận liên quan(Công nghệ thông tin, Quản lý rủi ro tín dụng…) để đảm bảo tính hiệu quả và đầy đủ thông tin THN để phòng hoạt động thu nợ tác nghiệp với KH
Chủ động phát triển và cải tiến các hệ thống báo cáo tự động để tạo mới hoặc những báo cáo nghiệp vụ cho các cấp quản lý thuộc Khối THN
Đảm tính đúng thời hạn và chính xác của báo cáo và gửi đến các cấp quản lý chiến lược của Công ty bao gồm báo cáo tín dụng, nợ và tỉ lệ THN, dự báo tỉ lệ nợ
ngắn hạn và dài hạn, đo lường tỉ lệ lỗ và nợ thu hồi
Quản lý danh mục tín dụng và đề xuất chiến lược
Xây dụng mô hình dự báo danh mục ngắn hạn và dài hạn
Xây dựng các mô hình phân tích nâng cao để phân khúc KH, đánh giá khả năng trả nợ của từng KH, đồng thời phân nhóm nhân viên thu hồi nợ theo nhiều tiêu chí khác nhau
Quản lý chi phí biến đổi của Khối THN
Phối hợp với các Khối, bộ phận liên quan để đưa ra những kế hoạch quản lý danh mục hiệu quả
Phân tích hiệu suất THN và hành vi KH để đề xuất giải pháp và kế hoạch hành động kịp thời
Xây dựng kế hoạch nhân sự cho Khối THN
Đề xuất thay đổi trong chiến lược THN đến Giám đốc Khối TNH để xin phê duyệt từ Tổng Giám Đốc hoặc người được Tổng Giám Đốc ủy quyền
Quản lý việc phân bổ hồ sơ THN
Đánh giá và phân tích chiến lược phân bổ hồ sơ THN khi cần thiết
Đánh giá năng lực Đối tác và danh mục KH trễ hạn > 180 ngày đề xuất chiến lược phân bổ hồ sơ hiệu quả
Thực hiện phân bổ hồ sơ THN cho nhân viên
Phát triển chương trình thưởng của Khối THN
Đề xuất kế hoạch trả thưởng cho Bộ phận THN dựa trên phân tích số liệu, chỉ tiêu va các thông số liên quan khác đến Giám đốc khối THN để xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc ủy quyền
Phụ trách tính toán hiệu suất, tiền thưởng và các chính sách thi đua cho Khối THN mỗi tháng
1.2.3.4. Bộ phận Hỗ trợ THN
Bộ phận Hỗ trợ, quản lý quy trình, chính sách của Khối THN
nhận, cập nhập, soạn thảo quy trình, đảm bảo tiến độ, lời thoại nội dung tin nhắn, thư gửi KH
Đều đặn kiểm tra, rà soát quy chuẩn của Công ty, đảm bảo quy trình, chính sách được cập nhập, cải tiến để thực hiện đúng công việc vận hành hiện tại của Khối THN
Đảm bảo quy trình được lưu trữ và truyền thông đầy đủ đến các Khối, Bộ phận liên quan nhằm hỗ trợ việc vận hành được tiến hành đồng bộ
Bộ phận hỗ trợ phát triển, phối hợp, quản lý các dự án liên quan đến Khối THN
Phối hợp với các Phòng, Bộ phận của Khối THN để ghi nhận, cập nhập, phát triển (nếu có) các yêu cầu liên quan đến hệ thống, ứng dụng thuộc Khối TNH
Đối soát, kiểm tra đảm bảo các yêu cầu không trùng lặp, ảnh hưởng lẫn nhau
Theo dõi chặt chẽ, cập nhập và đảm bảo tiến độ, thử nghiệm cùng người yêu
cầu
Hỗ trợ, kết hợp các phòng, bộ phận liên quan đến xử lý các vấn đề về hệ thống… xảy ra trong Khối THN
Bộ phận hỗ trợ hoạt động vận hành, kiểm soát vận hành của Khối THN
Hỗ trợ tập hợp, cập nhập, ghi nhận, đối soát các thay đổi danh sách phân bổ KH, đồng thời thông báo các trường hợp đặc biệt cho các nhóm quản lý KH để giải pháp xử lý
Hỗ trợ công tác tổng hơp, đối soát, cập nhập dữ liệu chi trả thưởng hàng tháng cho nhân viên thời vụ thuộc Khối THN
Theo dõi, phân bổ tình trạng, hỗ trợ giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của KH
Đảm nhận việc kiểm soát các nội dung, tiến hành tin nhắn nhắc nợ (hàng loạt theo hệ thống) gửi đến KH, đảm bảo đúng quy trình của công ty và phải được thông
qua các bộ phận có chức năng, thẩm quyền
Kết hợp với các Khối, bộ phận liên quan( bao gồm: phòng quản lý chất lượng, phòng chống gian lân) để ghi nhận, theo dõi, phân loại, báo cáo nhằm đảm bảo Khung xử lý kỉ luật, tuân thủ quy trình, hỗ trợ vận hành
Kiểm soát số lượng tiêu chí đáp ứng của nhân viên đối tác đang cung cấp dịch vụ cho công ty
Hỗ trợ cập nhập, soạn thảo theo dõi hợp đồng với các Đối tác của Khối THN