Đào tạo nhân viên
Khi vào làm việc tại cửa hàng các nhân viên đều được đào tạo có thể là kỹ năng, tay nghề, cách sử lý tình huống,..
Đối với vị trí kế toán: ngoài các công việc chuyên môn như tính toán sổ sách, tính lương… kế toán còn phụ giúp quản lý (chủ cửa hàng) một phần công việc của cửa hàng như quản lý nguồn hàng tồn kho, nhà quản lý bằng phương pháp ghi sổ, phần mềm, quản lý nhân viên bán hàng… phối hợp với nhân viên làm bánh kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu khi được chuyển tới…
Đối với nhân viên làm bánh: Hướng dẫn cách sử dụng và bảo quản thiết bị nhà bếp, quản lý nguyên vật liêu đầu vào, biết được thành phẩm có đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm hay không, có đạt tiêu chuẩn không, xây dựng thái độ của họ với khách hàng khi dạy khách hàng làm bánh, quy trình làm bánh và số lượng bánh làm ra trong mỗi ngày gồm chủng loại nào,…
Đối với nhân viên bán hàng: Đào tạo cho nhân viên để họ biết quy trình bán hàng, báo cáo cho cửa hàng trưởng, thái độ, cách trưng bày sản phẩm, dọn dẹp đảm bảo vệ sinh cửa hàng, hiểu về sản phẩm để có thể tiếp thị bánh cho khách hàng, cách giải quyết khiếu nại phàn nàn của khách hàng, sử lý đơn hàng của khách vì dụ sử dụng máy tính để xuất hóa đơn, mở và đóng ca làm việc, theo dõi hàng hóa trong kho,… Tất cả các buổi đào tạo đều được thực hiện tại cửa hàng và khi mới bắt đầu làm việc thì
35
nhân viên mới đều được hướng dẫn trực tiếp bởi quản lý cũng là chủ cửa hàng, để giúp họ nhanh chóng nằm bắt công việc chi tiết và hiệu quả.
Quản lý nguyên liệu
Với một cửa hàng bánh ngọt thì nguyên liệu làm bánh là rất quan trọng. Cần tìm hiểu và chọn lựa những nguyên liệu tốt nhất, đạt chuẩn về chất lượng cũng như yêu cầu của bản thân, như thế mẻ bánh ra lò mới giữ đúng hương vị.
Đặc biệt với bánh kem tươi thì yêu cầu về nguyên liệu càng khắt khe hơn nhiều, vì bánh có hạn sử dụng ngắn, rất dễ hỏng. Nguyên liệu nhập về phải có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, được chứng nhận an toàn thực phẩm. Nguyên liệu được mua đảm bảo chất lượng và hạn sử dụng.
Cách bảo quản và sử dụng nguyên liệu:
Nguyên liệu được phân chia khu vực ro ràng đảm bảo dễ lấy, dễ thấy, đảm bảo ngăn nắp và tiết kiệm chỗ
Nguyên liệu được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp, đảm bảo không bị hư hỏng.
Nguyên liệu được nhập theo thời hạn nhất định có thể theo ngày hoặc theo tuần.
Các sản phẩm đều có thời hạn sử dụng nhất định nên để có thể đảm bảo sản phẩm làm ra có thể không bị hư quá nhanh, chất lượng không đạt sau khi khách hàng mua về thì cửa hàng sẽ quy định thời hạn hủy các nguyên vật liêu và thành phẩm.
Sau khi kết thúc một ngày làm việc thì cửa hàng trưởng sẽ tổng kết lại toàn bộ nguyên liệu đã dùng trong hôm đó. Sử dụng các bảng biểu, phần mềm quản lý để ghi lại số liệu này. Đối chiếu với số liệu cũ để biết được lượng hàng tồn kho còn lại bao nhiêu để tiến hành nhập hàng về.
Các nguyên liệu khi được nhập về đều có hóa đơn thanh toán và hóa đơn đỏ rõ ràng, đối chiếu kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng sản phẩm ví dụ màu sắc, mùi vị, hạn sử dụng, số lượng,…
Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị
Tất cả các thiết bị dù lớn hay nhỏ đều được kiểm tra và đảm bảo an toàn khi sử dụng.
Các thiết bị nhà bếp thì sẽ do thợ làm bánh phụ trách kiểm tra trước khi sử dụng về chức năng khả năng hoạt động cũng như mức độ vệ sinh. Nếu có hư hỏng sẽ báo ngay cho quản lý cấp trên biết để kịp thời sửa chửa hay
36
thay thế. Sau mỗi buổi làm việc thợ bếp phải ký tên xác nhận các báo cáo về việc sử dụng thiết bị có tốt không hay những đề nghị về thay đổi sửa chữa đảm bảo nhân viên ca làm sau có thể đàm bảo sử dụng tốt và đầy đủ thiết bị.
Đối với các dụng cụ hàng ngày sử dụng như ly, đĩa, muỗng, chén, khăn trải bàn,… phải kiểm tra xem có còn sử dụng được hay không, có đủ số lượng sử dụng hay chưa, nếu không sẽ thay đổi hoặc bồ sung vào, làm sạch sẽ.
Còn các cơ sở vật chất khác như tủ trưng bày bánh ngọt, máy tính tính tiền, bàn ghế, máy lạnh, đèn,… thì sẽ kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng, thay thế thực hiện lau chùi đảm bảo sạch sẽ để đảm bảo phục vụ khách hàng tốt nhất.
Quản lý nguồn tiền của cửa hàng
Quản lý thu chi là một việc vô cùng quan trọng, quản lý không chặt chẽ sẽ dẫn đến thất thoát ngân sách và khó chủ động trong công việc kinh doanh. Để có thể quản lý chặt chẽ vào thuận lợi cho việc kiểm tra thì cửa hàng sẽ sử dụng các phần mềm máy bán hàng. Phần mềm này có thể quản lý thu chặt chẽ, quản lý chi rõ ràng, quản lý công nợ, chủ động quay vòng vốn…
Quản lý thu chặt chẽ: Dễ dàng tạo hóa đơn ngay sau khi khách hàng thanh toán, tất cả những hóa đơn này sẽ được lưu ngay trên phần mềm bán hàng để làm chứng từ đối chiếu khi cần thiết. Các khoản thu sẽ được tổng hợp theo giờ, giúp quản lý cửa hàng dễ dàng kiểm tra được số tiền thu vào của nhà hàng.
Quản lý chi rõ ràng: Tất cả các khoản chi của cửa hàng như mua nguyên liệu, thanh toán điện nước, trả lương cho nhân viên,… cũng được lập phiếu chi ngay trên phần mềm. Tất cả các khoản chi sẽ được thể hiện rõ trên màn hình hiển thị của phần mềm cùng với các thông tin về nhân viên thực hiện, về thời gian thực hiện giúp quản lý dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin khi cần.
Quản lý công nợ hiệu quả: Cho phép lưu trữ thông tin của tất cả các khách hàng như số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, email,… giúp các cửa hàng có những chương trình marketing phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Phần công nợ của khách hàng cũng được hiển thị đầy đủ với những thông tin về tên khách hàng nợ, số tiền nợ, ngày tháng ghi nợ… từ đó,
37
quản lý sẽ những động thái kịp thời trong việc quản lý dòng tiền nợ tránh ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.
Chủ động xoay vòng vốn: Chức năng tổng hợp báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng của phần mềm này giúp các chù cửa hàng có cái nhìn rõ ràng và kịp thời đối với nguồn vốn lưu động hiện có của cửa hàng, từ đó có thể chủ động quay vòng vốn hoặc huy động vốn trong trường hợp cần thiết, không làm ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.
CHƯƠNG 3: KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ PHƯƠNG PHÁP KHUYẾN KHÍCH NGƯỜI LAO ĐỘNG