Mặc dù có những điểm mạnh, nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số điểm yếu mà công ty cần nhìn nhận và giải quyết:
- Phần mềm mà công ty đang sử dụng là Master Business, phần mềm này sử dụng miễn phí và có phần lỗi thời, do đó trong quá trình sử dụng sẽ gặp những bất lợi nhất định: Phần mềm kế toán chưa có chức năng phân quyền sử dụng. Kế toán có thể truy cập mọi phần hành kế toán mà họ muốn mà không cần bất kỳ sự giám sát nào. Điều này có thể rất nguy hiểm về mặt an toàn của thông tin nội bộ, có thể được sử dụng cho các mục đích bất hợp pháp để thu lợi nhuận nhiều hơn cho chính kế toán viên đó.
Phần mềm kế toán Master Business không có chức năng tự động cập nhật chứng từ nếu nghiệp vụ đó liên quan đến hai phần hành. Ví dụ bạn nhập kho hàng hóa và thanh toán bằng tiền mặt, thì khi vào phần hành nhập kho định khoản Nợ TK 156 và Có TK 1111 thì nó chỉ cập nhật vào phiếu nhập kho mà không tự động cập nhật phiếu chi. Do đó kế toán phải sử dụng TK 131 để làm trung gian và phải thực hiện 2 bước đó là nhập kho và thanh toán. Điều này gây mất thời gian cho kế toán.
Một phần khác, phần mềm kế toán Master Business thương xuyên bị lỗi phông chữ, điều này đã gây ra khá nhiều bất tiện trong quá trình sử dụng phần mềm.
- Tại Sub1, chỉ có 2 nhân viên kế toán, điều này phù hợp với quy mô công ty tuy nhiên rất khó tránh khỏi những sai sót liên quan đến quy tắc bất kiêm nhiệm.
- Kế toán ghi nhận doanh thu dựa vào các bill bán ra trong ngày, từ các bill này mà xuất hóa đơn GTGT. Do đó rất có thể có khả năng gian lận từ việc nếu như nhân viên bán hàng mà không xuất bill dẫn đến hao hụt về doanh thu của công ty.
- Công ty không sử dụng sổ chi tiết để theo dõi trong quá trình hạch toán cũng như làm việc. Về phần doanh thu, công ty có thể theo dõi chi tiết các khoản doanh thu đến từ cách hình thức thanh toán ví dụ như thanh toán bằng tiền mặt, bằng thẻ tín dụng, qua ứng dụng Grabfood, Now, Delivery K,…Việc sử dụng sổ chi tiết trong kế toán giúp kế toán có thể theo dõi một cách rõ ràng hơn và tránh các sai sót trong quá trình làm việc.
50