3.1.4Cơ sở vật chất và khả năng tài chính
3.4.2 Hn ch và nguyên nhân ế
Khơng có quy trình nào là hồn h o, có th đáp ng đả ể ứ ược nhu c u c a toànầ ủ b khách hàng, t i Vinalink khi đ a quy trình vào th c t đã n y sinh m t s h nộ ạ ư ự ế ả ộ ố ạ ch m t s bể ở ộ ố ước:
Trong t ng giai đo n c a quy trìnhừ ạ ủ
+ Khi nhân viên kinh doanh căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính tốn chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng.
Với tình hình tồn cầu hóa diễn ra ngày một mạnh mẽ, việc xuất hiện nhiều công ty giao nhận vận tải quốc tế là yếu tố vơ cùng cần thiết. Chính vậy đã dẫn đến tình hình cạnh tranh ngày một gay gắt giữa các công ty giao nhận như hiện nay, để thu hút khách hàng, công ty phải cung cấp mức dịch vụ chất lượng cao với mức giá thấp. Điều này rất khó trong đều kiện kinh tế khó khăn như hiện nay cơng ty luôn cần đưa ra một mức giá hợp lý để đảm bảo doanh thu và lợi nhuận của mình. Vì vậy nếu khơng xử lý khéo léo cơng ty rất dễ đánh mất khách hàng.
Nguyên nhân xu t phát tấ ừ sự biến động của thị trường. Ngoài những yếu tố quốc tế bất lợi, kết quả hoạt động giao nhận vận tải của cơng ty cịn bị nhân tố giá làm cho mất cân đối. Đó chính là giá cước vận tải và các chi phí cho các dịch vụ vận tải đường biển. Bên cạnh đó, giá các loại dịch vụ cũng khơng ổn định vì chưa có một văn bản chính thức nào của Nhà nước quy định rõ về diều này. Giá cả hầu hết do các cơng ty tự quy định có căn cứ vào chi phí và mức giá chung trên thị trường. Giá này thay đổi theo từng q, có khi từng tháng theo từng cơng ty.
+) Chu n b ch ng t h i quan hàng xu t kh uẩ ị ứ ừ ả ấ ẩ
Đây là công vi c c n chu n b r t nhiêu gi y t , nh ng gi y t do công ty ệ ầ ẩ ị ấ ấ ờ ư ấ ờ chu n b và nh ng gi y t khách hàng chu n b . V i s lẩ ị ữ ấ ờ ẩ ị ớ ố ượng gi y t nhi u nh ấ ờ ề ư v y sẽ không tránh đậ ược nh ng trữ ường h p nhân viên chu n b thi u ho c sai ợ ẩ ị ế ặ sót s v n đ n, s lố ậ ơ ố ượng ch ng lo i hàng hóa.., đ c bi t là nh ng gi y t đ c ủ ạ ặ ệ ữ ấ ờ ặ bi t ch xu t hi n t i ít lơ hàng ( nh đ i v i hàng xu t đi Nh t ph i khai thêm ệ ỉ ấ ệ ạ ư ố ớ ấ ậ ả AFR, đi Mỹ khai thêm AMS…). Và v i các h p đ ng khác nhau cũng yêu c u nh ngớ ợ ồ ầ ữ lo i gi y t khác nhau, m i lo i h p đ ng l i có nh ng yêu c u riêng v lo i ạ ấ ờ ỗ ạ ợ ồ ạ ữ ầ ề ạ gi y c n chu n b . Vi c chu n b sai ho c thi u gi y t khi làm th t c h i quan ấ ầ ẩ ị ệ ẩ ị ặ ế ấ ờ ủ ụ ả sẽ làm t n r t nhi u th i gian và phát sinh thêm chi phí. Khi làm vi c v i c quanố ấ ề ờ ệ ớ ơ
h i quan ch c n có m t sai sót nh cũng sẽ b yêu c u làm l i và hoàn thi n cho ả ỉ ầ ộ ỏ ị ầ ạ ệ t i khi nào chính xác.ớ
Nguyên nhân: xu t phát t c phía cơng ty và phía khách hàngấ ừ ả
T phía cơng ty : do nhân viên sai sót khơng ki m tra kỹ lừ ể ượng trong quá trình chu n b ch ng t . M t s nhân viên còn tr ch a đẩ ị ứ ừ ộ ố ẻ ư ược ti p xúc v i nhi uế ớ ề lo i hàng hóa d n t i sai làm khi có hàng hóa đ c bi t xu t hi n.ạ ẫ ớ ặ ệ ấ ệ
T phía khách hàng: do lý do nào đó khách hàng cung c p thơng tin khơngừ ấ chính xác v hàng mình c n v n chuy n, khi công ty làm ch ng t v i h i quanề ầ ậ ể ứ ừ ớ ả b phát hi n và yêu c u làm l i. T i đây công ty m i phát hi n đị ệ ầ ạ ớ ớ ệ ượ ỗ ừc l i t khách hàng, cơng ty sẽ có văn b n u c u khách hàng cung c p thơng tin chính xác .ả ầ ấ
+) Khi đ t ch hãng tàuặ ỗ ở
M t h n ch có th nhìn th y độ ạ ế ể ấ ược ngay, đó là v vi c khi làm Booking noteề ệ xong và g i Booking note l i cho hãng tàu, thì cơng ty giao nh n ph i ký và xácử ạ ậ ả nh n l i. Riêng Vinalink thì khơng có đi u đó ch c n g i l i là xong không c nậ ạ ở ề ỉ ầ ử ạ ầ ký và xác nh n l i, chính vì v y mà khi x y ra nh ng vi c ngoài ý mu n, Vinalinkậ ạ ậ ả ữ ệ ố không th d a vào Booking note đ làm c s mi n trách cho mình, d n đ n khiể ự ể ơ ở ễ ẫ ế x y ra tranh ch p v pháp lu t gây nên thi t h i cũng nh h u qu không mongả ấ ề ậ ệ ạ ư ậ ả mu n. Ngoài ra th c t c a vi c ki m tra v Container r ng cũng không đố ự ế ủ ệ ể ỏ ỗ ược nhân viên c a Vinalink ti n hành ki m tra c n th n xem tình tr ng v và tìnhủ ế ể ẩ ậ ạ ỏ tr ng container xem có b méo,h ng hay b v n đ gì khơng. Vi c không ki m traạ ị ỏ ị ấ ề ệ ể kỹ lưỡng làm cho khi đóng hàng vào đúng chi c Container b h ng r t có th sẽ bế ị ỏ ấ ể ị hãng tàu ki n đòi b i thệ ồ ường.
Nguyên nhân xu t phát t ý th c làm vi c c a nhân viên, thái đ làm vi c cònấ ừ ứ ệ ủ ộ ệ ch a c n th n, ch a chú tâm vào công vi c d n đ n nh ng sai sót khơng đáng có.ư ẩ ậ ư ệ ẫ ế ữ Chính nh ng sai sót này nh này có th gây ra nh ng thi t h i l n cho công tyữ ỏ ể ữ ệ ạ ớ không ch v ti n b c, mà đi u quan trong là đánh m t đi long tin c a kháchỉ ề ề ạ ề ấ ủ hàng vào công ty
+) Khi thông quan hàng xuất
H u nh các công ty đ u khai h i quan trên ph n m m khai báo đi n tầ ư ề ả ầ ề ệ ử ‘ECUS KD’ đ truy n s li u trên t khai trên m ng giúp ti t ki m th i gian cũngể ề ố ệ ờ ạ ế ệ ờ
nh chi phí. Do ph n m m m i đư ầ ề ớ ượ ức ng d ng vào th c ti n nên v n còn x y raụ ự ễ ẫ ả nhi u sai xót nh sai v s v n đ n, mã h p đ ng mã hàng hóa, tính tốn thu ….ề ư ề ố ậ ơ ợ ồ ế Nguyên nhân: Do h th ng m ng h i quan đi n t hi n ch a k t n i v i các tệ ố ạ ả ệ ử ệ ư ế ố ớ ổ
ch c thứ ương m i, các c quan qu n lý nhà nạ ơ ả ước nh thu , kho b c, ngân hàng...ư ế ạ Vì v y, nhi u khâu v n ph i th c hi n theo phậ ề ẫ ả ự ệ ương pháp th công d n t i ùnủ ẫ ớ t c, ch m tr th i gian gi y t do khâu chuy n ti p bàn giao ch ng t .ắ ậ ễ ờ ấ ờ ể ế ứ ừ H th ngệ ố ch a tích h p v i h th ng k tốn KT559, Riskman nên thơng tin cư ợ ớ ệ ố ế ưỡng chế thu , thông tin vi ph m không đế ạ ượ ậc c p nh t t đ ng vào h th ng qu n lý r iậ ự ộ ệ ố ả ủ ro đ phân lu ng mà ph i th c hi n b ng th công.ể ồ ả ự ệ ằ ủ
Với tồn bộ quy trình nói chung
Xét với tồn bộ quy trình có thể thấy, quy trình cịn chịu sự ảnh hưởng của các tác động bên ngồi doanh nghiệp như: Khách hàng, hãng tàu, cơng ty bảo hiểm, cơ quan hải quan, bộ phận kho bãi tại cảng, yếu tố thời tiết. Cũng bởi các tác động bên ngồi này mà nhiều khi doanh nghiệp khơng thể khống chế được những sai xót cũng như những rủi ro có thể xảy ra.
Trong các yếu tố bên ngoài, thủ tục Hải quan tại các cửa khẩu ảnh hưởng đặc biệt quan trọng, theo thống kê tỷ lệ văn bản do Tổng cục Hải quan ban hành chỉ chiếm khoảng 20% tổng số các văn bản pháp quy mà cơ quan hải quan tại cửa khẩu phải thực hiện. Các văn bản quản lý do các Bộ, ngành như: Chính phủ, bộ tài chính, bộ cơng thương, thuế, bộ cơng an… ban hành chiếm tới 80% trong đó có nhiều văn bản chồng chéo hoặc chưa ăn khớp với nhau khiến cho khả năng thực thi thấp. Bên cạnh đó, bộ hồ sơ hải quan hiên nay còn khá nặng nề, nhiều nội dung cịn trùng lặp gây khó khăn cho cả doanh nghiệp lẫn các cán bộ hải quan trong thực hiện thủ tục và lưu trữ hồ sơ. Bộ hồ sơ theo quy định hiện hành của Hải quan Viêt Nam còn nhiều hơn 4 giấy tờ theo Công ước Kyoto gồm: chứng thư giám định, bảng kê chi tiết hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa, tờ khai trị giá. Nếu khơng nắm bắt, hiểu biết được các văn bản pháp luật này thì sẽ làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến quy trình giao hàng xuất khẩu.
Ngồi ra, vận tải đường biển chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố thời tiết trên biển như bão, lốc xoáy, động đất hay song thần… điều này đã làm ảnh hưởng khơng nhỏ tới q trình vận chuyển hàng hóa làm cho thời gian giao hàng bị chậm trễ, hàng hóa bị mất mát, hỏng, sai sót trong chứng từ…
Bên cạnh đó, tuy doanh thu và khối lượng hàng đều tăng qua các năm xong lợi nhuận thu được chưa tương xứng, do chi phí bỏ ra cao. Các chi phí lớn mà cơng ty bỏ ra có thể kể đến như: tiền lương thưởng cho nhân viên, khấu hao tài sản, máy móc thiết bị, chi phí vận tải, thủ tục hành chính và chi phí tiếp khách.