3.1.4Cơ sở vật chất và khả năng tài chính
4.1.2 Định hướng mục tiêu hoạt động kinh doanh của Công ty CP logistics Vinalink Hà nộ
Vinalink Hà nội
4.1.2.1 Mục tiêu tổng quát
Tình hình kinh tế vĩ mơ và thị trường doanh nghiệp rất khó khăn, bức tranh kinh tế, thị trường thế giới năm 2014 vừa qua chưa có gì khởi sắc. Hầu hết các quốc gia đều đã và đang tái cấu trúc nền kinh tế. Ở Việt Nam, khủng hoảng kinh tế đã làm khơng ít các doanh nghiệp ngừng sản xuất kinh doanh, thậm chí phá sản. Trung ương Đảng đã ra khơng ít nghị quyết về tái cấu trúc nền kinh tế và chỉnh đốn lại Đảng; trong khi
chính phủ đã và đang có quyết định tái cấu trúc nền kinh tế. Thị trường vẫn tiềm ẩn nhiều bất ổn, giá năng lượng, xăng dầu tăng, lãi suất ngân hàng vẫn cao ( mặc dù chính phủ tìm cách hạ nhiệt). Do vậy, tư tưởng chủ đạo của ban lãnh đạo Vinalink đặt ra đến hết năm 2015 là:
- Tìm cách tái cấu trúc SXKD, phát huy sức mạnh từ giá trị cốt lõi Văn hóa Vinalink để kinh doanh có lãi và vượt qua thời kỳ khủng hoảng.
- Hoàn thiện lý luận quản lý chuỗi cung ứng dịch vụ logistics, hiện đại hóa cơng nghệ quản lý để nâng cao năng suất lao đông và hiệu quả kinh doanh.
- Tăng cường đẩy mạnh sự liên kết giữa các khâu trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cơng ty, đồng thời tăng năng lực cạnh tranh.
4.1.2.2 Mục tiêu cụ thể
a) Về đầu tư
Bảng 4.1 Dự kiến mức đầu tư mới của vinalink trong năm 2015
Tổng đầu tư 8,2-9,5 tỷ đồng
Phần mềm quản lý 1,0-1,5 tỷ đồng
Học tập đào tạo 0,5-1,5 tỷ đồng
Đóng mới 4 Isotank 1,2-1,3 tỷ đồng
Ơ tơ tải 2 cái 2,5-3,0 tỷ đồng
Phương tiện phục vụ SXKD 2,0-2,5 tỷ đồng Bãi ngoài hàng rào ( Bãi VINALINK) 1,0-1,2 tỷ đồng b) Về nhân sự
Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Chiến lược được thực hiện tốt hay không cũng phụ thuộc vào đội ngủ cán bộ nhân viên. Trong điều kiện hiện nay, chất lượng của nguồn nhân lực cũng là lợi thế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, Vinalink cần đầu tư đội ngũcán bộ có năng lực, nhạy bén hơn so với đối thủ cạnh tranh. Không chỉ các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật mà ngay cả những nhân viên cũng phải hiểu rõ về kinh doanh, dịch vụ, biết cách làm thế nào để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Khi bố trí nhân viên cần chú ý đến các yếu tố hình thành nên phẩm chất và trình độ chun mơn của nhân viên. Việc bố trí đúng người, đúng việc sẽ tạo ra sự phấn khích trong lao động, say mê trong cơng việc, từu đó tạo ra hiệu quả cơng việc cao.
Thường xun bồi dưỡng, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và kĩ năng cho cán bộ công nhân viên chức và đội ngũ trực tiếp phục vụ khách hàng, tài trợ chơ
các cán bộ cơng nhân viên có năng lực tham gia các khóa học đào tạo ở nước ngồi để nâng cao kỹ năng và trình độ chun mơn nghiệp vụ.
Nâng cao ý thức cạnh tranh cho cán bộ công nhân viên để tăng năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
Chú trọng đến phát triển nguồn nhân lực trẻ bởi nguồn nhân lực trẻ có lợi thế tiếp cận với tri thức mới, có khả năng nhạy bén…
Có mức lương, thưởng hấp dẫn để thu hút cán bộ giỏi, có năng lực. c) Về thị trường
Tìm kiến thêm nhiều thị trường khác tiềm năng, có nguồn khách hàng lớn để làm tăng lợi nhuận, giúp công ty vững mạnh trong thời kỳ kinh tế khủng hoảng và ln giữ đưuọc vị trí đứng đầu trong ngành giao nhận vận tải.
4.2 Một số giải pháp phát triển và hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại cơng ty CP Logistics Vinalink Hà nội
Nâng cao hiệu quả của từng bộ phận trong cơng ty và phối hợp một cách hài hịa hoạt động của phịng logistics với các bộ phận khác của cơng ty.
Phịng kế hoạch phải thường xuyên hoạch định những kế hoạch ngắn hạn cho từng bộ phận đồng thời kiểm soát con đường thực hiện chúng.
Các bộ phận như: bộ phân Sale & Marketing, bộ phận chứng từ, bộ phận giao nhận, bộ phận dịch vụ khách hàng cần phải phối hợp một cách nhanh nhạy nhất, cũng như đem lại hiệu quả cao nhất. Tránh những sai xót khơng đáng có, dẫn đến tổn thất đến thời gian cũng như là chi phí,và nhất là làm mất lịng tin ở khách hàng với Cơng ty.
• Bộ phận Sale & Marketing
+ Tổ chức việc thu thập thông tin một cách khoa học để khai thác hiệu quả, phù hợp với khả năng của mình. Thu thập thơng tin về khách hàng như: những khách hàng nào có khả năng đi bằng đường biển, sản lượng hàng tháng là bao nhiêu, đang đi cho những hãng giao nhận nào để có đối sách thích hợp, khai thác nguồn hàng cho thời gian tới
+ Lên hồ sơ khách hàng cụ thể bằng việc phân loại khách hàng tiềm năng, khách hàng đang theo dõi, khách hàng đã sử dụng dịch vụ nhưng đến nay thì khơng.
+ Thiết lập các bước nên theo để nâng cao chất lượng, loại bỏ sai sót như: - Thu thập thông tin
- Xử lý thông tin: Phân tích thị trường, lược bỏ những thơng tin khơng cần thiết, quan trọng cho cơng việc.
- Duy trì quan hệ: Ln ln tạo cho khách hàng những ấn tượng tốt đẹp về chất lượng dịch vụ cao cũng như uy tín của cơng ty ngay cả khi học chưa có nhu cầu sử dụng dịch vụ. Quan hệ với khách hàng dựa trên ngun tắc hai bên cùng có lợi.
• Bộ phận giao nhận
+ Cần có sự phối hợp chặt chẽ với các nhân viên bộ phận Marketing để thực hiện chính xác nhu cầu của khách hàng hay những yêu cầu đặt ra với hàng.
+ Nhanh nhẹn cẩn thận khi giao nhận hàng hóa.
+ Cần có mối quan hệ tốt với các cơ quan có trách nhiệm để thực hiện cơng việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn,đồng thời cũng tránh được tình trạng làm hư hỏng hàng hóa.
• Bộ phận chứng từ
+ Khi làm giấy tờ, chứng từ có liên quan thì cẩn thận, nhanh chóng để tiết kiệm thời gian cho khách hàng.
+ Để có đầy đủ thơng tin làm chứng từ cần chủ động trong liên lạc với khách hàng và bộ phận khác.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng
+ Giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Phải phối hợp với các bộ phận khác một các chặt chẽ, để sao cho có thể cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.
Nâng cao chất lượng cán bộ nhân viên giao nhận
Đối với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, yếu tố con nguời là một vấn đề cấp thiết với các doanh nghiệp dịch vụ. Vì trong dịch vụ cần nhất là yếu tố sang tạo. Điều đó giúp doanh nghiệp tạo ra sự khác biệt với các hãng có cung cấp cùng dịch vụ. Mà yếu tố sang tạo thì ở con người là năng động nhất.
+ Về tuyển dụng: Công ty có thể cử người chuyên trách về việc thăm lo, hỗ trợ cho các trường về vật chất, tổ chức các cuộc gặp gỡ giữa sinh viên và doanh nghiệp mình. Giới thiệu, quảng bá về hình ảnh doanh nghiệp mình để tạo ấn tượng tốt trong nhà trường và sinh viên của trường đó. Tìm chọn sinh viên ưu tú phù hợp với doanh nghiệp mình trong số những sinh viên sắp tốt nghiệp thơng qua các cuộc phỏng vấn, các bài test,tình huống…
+ Đào tạo: Đối với cán bộ mới, cần phải thường xuyên hướng dẫn, giải thích, giúp đỡ họ nắm bắt, hiểu biết được những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ ngoại thương ( kỹ thuật giao dịch ngoại thương, quy ước thanh toán quốc tế, thuế XNK, thủ tục khai báo hải quan, kiểm định hàng hóa….) Tạo điều kiện cho các cán bộ mới có khả năng làm việc độc lập. Cho các cán bộ đi học lớp nghiệp vụ ngoại thương ngắn ngày. Mời các chuyên gia về giảng dạy trong doanh nghiệp, cử các bộ chuyên trách tham gia các khóa học dài hạn và ngắn hạn của các hiệp hội và tổ chức.
+ Về đãi ngộ: Bên cạnh những đãi ngộ tài chính cho nhân viên như lương thưởng cho những nhân viên giành được thành tích cao trong cơng việc, đãi ngộ phi tài chính như tạo mơi trường làm việc thân thiện, quan tâm chăm sóc tận tình đến nhân viên của mình, ln ln khuyến khích nhân viên phát huy hết năng lực, sáng tạo nhưng đồng thời cũng tạo nên sự ganh đua trong môi trường làm việc để nhân viên nỗ lực làm tốt cơng việc của mình.
Nâng cấp cơ sở hạ tầng cơng ty theo hướng chun nghiệp và hiện đại hóa
+ Lập kế hoạch dài hạn cho việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin, tiến tới hiện đại hóa trong doanh nghiệp. Nâng cấp những trang thiết bị cịn sử dụng được, hệ thống máy móc thiết bị văn phịng cũng cần được bảo hành, thay mới để tránh chậm trễ, ảnh hưởng đến công việc của các nhân viên. Nhập khẩu, trang bị thêm những thiết bị hiện đại để phục vụ trao đổi thông tin nội bộ cũng như cập nhật được thông tin bên ngồi phục vụ cho việc tìm hiểu, nghiên cứ thị trường, đối tác, khách hàng.
+ Hệ thống kho hàng cũng cần được mở rộng và nâng cấp hơn, có dụng cụ chuyên dụng để xếp hàng, chia hàng phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.
+ Tiến hành lắp đặt hệ thống thông tin đồng bộ hiện đại trong doanh nghiệp. Mở các lớp bồi dưỡng về công nghệ thông tin cho cán bộ, nhân viên.
Xây dựng hệ thống đo lường quản trị rủi ro
Rủi ro là những tai nạn, tai họa, sự cố xảy ra mang tính chất bất ngờ, ngẫu nhiên mà con người không thể lường trước đươc, là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh, quản trị rủi ro được xem như là một chức năng nhằm thỏa mãn yêu cầu tuân thủ pháp chế và kiểm sốt nội bộ. Quản trị rủi ro tốt chính là một lợi thế cạnh tranh và là một công cụ tạo ra giá trị, cũng góp phần tạo ra chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn. Vậy để vượt quản lý rủi ro cũ gắn với tuân thủ để đi tới quản trị rủi ro mới nhằm tạo ra giá trị, công ty cần phải xây dựng một quy trình quản trị rủi ro hồn chỉnh, cụ thể là phải có bộ phận chuyên trách về quản trị rủi ro.
Nhằm đảm bảo sự ra đời và hoạt động có hiệu quả về bộ phận chuyên về quản trị rủi ro, công ty cần phải thực hiện theo một quy trình nghiên cứu thành lập bộ phận quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh quốc tế như sau:
+ Dự đoán, xác định các rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra trong tương lai gần đối với các quy trình kinh doanh trong cơng ty để dự kiến mơ hình, quy mơ của bộ phận quản trị rủi ro sao cho phù hớp với từng quy trình.
+ Căn cứ vào mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của quản trị rủi ro để hình thành bộ phận quản trị rủi ro. Đồng thời phải đam Bảo nguyên tắc hiệu quả hoạt động.
+ Cần so sánh giữa chi phí thực tế cho bộ phận quản trị rủi ro cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với lợi ích thu được mà nó mang lại khi thực hiện hoạt động quản trị.
+ Lựa chọn nhân sự phụ trách quản trị rủi ro phải được tuyển chọn khách quan và có năng lực thực sự, từ đó bố trí cơng việc phù hợp với năng lực và phảm chất của từng người.
4.3 Một số kiến nghị
-Nhà nước cần có những chính sách đồng bộ phù hợp với điều kiện phát triển trong nước cũng như tập quán thương mại thế giới để thực thi hóa logistics bền vững, hành lang pháp lý cần phải được điều chỉnh để tránh tình trạng chồn chéo, gây ra những ách tắc khơng đáng có trong hoạt động của doanh nghiệp. Cần thực hiện chế độ cấp phép chặt chẽ hơn tạo điều kiện giám sát chất lượng hoạt động logistics, xem xét về mặt tài chính, cơ sở vật chất- kỹ thuật, kinh nghiệm hoạt động, trình độ chun mơn của đội ngũ nhân viên… tránh tình trạng phát triển ồ ạt như hiện nay. Khi mà trên thị trường có q nhiều cơng ty cịn yếu kém về mọi mặt đã tạo ra một môi trường cạnh tranh không lành mạnh. Việc xem xét điều kiện cấp phép trong hoạt động logistics sẽ góp phần thúc đẩy các cơng ty giao nhận Việt Nam phát triển đúng hướng hoạt động này.
-Thủ tục hải quan cần cải tiến để tạo điều kiện thuận lợi trong hoạt động XNK, các quy định liên quan XNK cần đạt sự thống nhất cao giữa hải quan và các ban ngành liên quan để tránh tình trạng mâu thuẫn về nội dung các văn bản. Luật hải quan cần phải có các quy định làm cơ sở để thực hiện cải cách thủ tục hải quan theo phương hướng đơn giản hóa hồ sơ hải quan, cơng khai hóa và thuận tiện hóa việc khai hải quan, quy định dich vụ hải quan, điều kiện giải phóng hàng cho từng loại hàng hóa XNK, quyền và nghĩa vụ người làm thủ tục hải quan, giải quyết khiếu nại phát sinh một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian giải phóng hàng. Tóm lại, trong hoạt động
logistics, cần thiết phải đảm bảo cho các khâu được thơng st trong q trình vận chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, cải tiến thủ tục hải quan sao cho giảm thời gian ngắn nhất và chuẩn hóa trong khai báo hải quan là một trong những yếu tố quan trọng trong thiết kế chuỗi logistics.
-Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ: Thương mại, Tài chính, Hải quan, các địa phương … đề triển khai xây dựng các trung tâm logistics, tránh tụt hậu so với khu vực và thế giới.
-Cần làm tốt khâu quy hoạch và xây dựng cơ sở hạ tầng: cảng biển, sân bay, hệ thống giao thông, kho bãi … để phục vụ cho việc phát triển ngành dịch vụ logistics được tốt hơn.
-Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho các cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa, đường bộ, đường sắt, đường sông, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm… theo một kế hoạch tổng thể, có khả năng tương tác và hỗ trợ qua lại một cách hiệu quả, chú trọng đầu tư xây dựng cảng nước sâu trung chuyển khu vực. Đồng thời phải chuẩn hóa các quy trình dịch vụ logistics, thống kê logistics, xây dựng khung pháp lý mở và chọn lọc, đảm bảo tính nhất qn, thơng thống và hợp lý trong các văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực logistics, với mục đích tọa cơ sở cho một thị trường logistics minh bạch, đẩy mạnh công tác đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng.
-Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam ( VIFFAS ) cần năng động hơn trong việc quản lý bảo vệ quyển lợi hội viên, đặc biệt trong việc đào tạo, gắn kết, thông tin, điều phối, hướng dẫn các thành viên tiếp cận và xâm nhập thị trường nước ngoài