Là những khoản liên quan đến toàn bộ quá trình hoạt động của các Công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào.
2.1. Nhân viên quản lý:
Chi phí nhân viên quản lý năm 1999 chiếm 3,5%, đến năm 2000 chỉ còn 1,9 % chiếm tỷ trọng rất nhỏ. Nh vậy là rất thích hợp bởi chi phí nhân viên giảm nghĩa là Công ty đã giảm bớt đợc số nhân viên d thừa trong Công ty. Năm 2000 so với năm 1999 giảm 1.417.773.509, năm 2001 là 2374.000.000 chiếm 2%. So với năm 2000, năm 2001 tăng 956.226.491 với tốc độ tăng 67.4% năm 2000, nhân viên quản lý của Công ty giảm nhng đến năm 2001 đã tăng lên với tốc độ tơng đối nhanh. Sự tăng giảm này báo hiệu sự quản lý không chặt chẽ của đội ngũ cán bộ trong Công ty. Công ty nhận thêm nhiều nhân viên trong khi đó chi phí nhân viên quản lý tơng đối chiếm tới 2% trong tổng số 6% của chi phí gián tiếp trong năm 2001. Biểu 1.
Chi phí nhân viên quản lý cũng giống nh nhân công trực tiếp, bao gồm tiền lơng và các khoản trích theo lơng và các khoản trích theo lơng (BHYT, BHXH, KDCĐ). Cách tính lơng của nhân viên quản lý:
Lcq: Lơng gián tiếp phục vụ cơ quan, Công ty đợc hởng trong 1 tháng hoặc quý
0,006: Là hệ số tính lơng cho cơ quan Công ty trong tháng hoặc quý. Sct: Sản lợng của toàn Công ty thực hiện trong tháng hoặc quý.
Hcq: Là hệ số xét đến việc hoàn thành nhiệm vụ của gián tiếp, phục vụ cơ quan Công ty trong tháng hoặc quý.
0,9 < Hb4 < 1,1
Hệ số này do giám đốc Công ty quyết định.
2.2. Chi phí vật liệu quản lý, công cụ dụng cụ quản lý.
Từ biểu 1 cho ta thấy năm 1999 chi phí vật liệu quản lý là 77.708.418 chiếm 0,2%, năm 2000 là 245.909.789 chiếm 0,3% tổng chi phí. Năm 2001 là 167.000.000 chiếm 0,1%. Sự biến động nhỏ về tỷ trọng của chi phí giúp chúng ta xác minh đợc nguyên nhân và tình hình biến động của bộ phận này và sự ảnh hởng của nó tới toàn bộ chi phí quản lý.
So sánh năm 2000/1999 ta thấy bộ phận chi phí này tăng 168.201.371 với tốc độ tăng là 216,4%. Năm 2001 / 2000 giảm 78.909.789 với tốc độ giảm là 32,1% so với năm 1999, năm 2000 chi phí của bộ phận này tăng mạnh do Công ty chi mua sắm một số thiết bị mới nh máy vi tính, máy in, máy photocopy, bàn ghế nhằm giảm lao động chân tay cho họ, nâng cao năng suất lao động. Năm 2001 so với năm 1999 giảm xuống khi Công ty đã mua đầy đủ vật liệu, công cụ cần thiết cho Công ty. Việc giảm chi phí vật liệu xuống nghĩa là giảm bớt đợc một phần chi phí cho Công ty tuy không lớn.
2.3. Chi phí đồ dùng văn phòng
Năm 1999, chi phí đồ dùng văn phòng là 68.343.782 chiếm 0,1% tổng chi phí; năm 2000 là 433,3% với mức tăng là 296.144.177. Có sự tăng vọt này là do Công ty phải chi mua đồ dùng để phục vụ cho các máy in, máy photocopy, máy vi tính...
Năm 2001 là 65.000.000 chiếm 0,1 % tổng chi phí. Tỷ lệ 2001/2000 là 62,9% với mức giảm 229.457.959 (đ). Đến năm 2001 Công ty đã có biện pháp khắc phục tình trạng tăng chi phí ở bộ phận này và chi phí đã giảm đáng kể. Sự cố gắng của Công ty đã góp phần tiết kiệm đợc chi phí tuy không lớn nhng cũng rất quan trọng của bộ phận này.
2.4. Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí khấu hao TSCĐ năm 1999 là 424.715.625 chiếm 0,5%, năm 2000 so với năm 1999 là +143.369.357 (33,7%) giảm là không hợp lý bởi trong quá trình quản lý tài sản cố định, tài sản đã qua thời gian khấu hao và không đợc dùng ở trong Công ty nữa sẽ thanh lý và nhập quỹ. Sang năm 2001 chi phí khấu hao là 557.000.000 chiếm 0,5% tăng 295.653.732 (105%) so với
năm 2000. Điều này hoàn toàn hợp lý vì công ty đã mua sắm một số TSCĐ trong năm 2001 phục vụ cho quản lý.
2.5. Thuế, phí và lệ phí
Thuế, phí và lệ phí trong năm 2000 chiếm 0,04% giảm so với năm 1999 (0,1%). Tỷ lệ giảm là 70,5% với mức giảm 69.466.973. Chi phí này giảm ảnh hởng không tốt đến việc quản lý của Công ty vì thế giảm, lệ phí giảm nghĩa là doanh thu và lợi nhuận giảm. Năm 2001 1.134.000.000 chiếm 0,7% tăng lên so với năm 2000 là 1104.919.785 với tốc độ tăng 3799%. Điều này hoàn toàn thích hợp cho doanh nghiệp bởi thuế tăng, lệ phí tăng tức là doanh thu và lợi nhuận tăng.
2.6. Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí dịch vụ mua ngoài trong năm 1999 là 609.176.869 chiếm 0,8% năm 2000 là 575.187.530 chiếm 0,76%. Năm 2000 so với năm 1999 giảm 33.989.339 với tốc độ giảm 5,6%. Năm 2001 là 865.000.000 chiếm 0,7% so với năm 2000 tăng 289.812.470 với tốc độ tăng 50,5%. Năm 2000 so với năm 1999 chi phí dịch vụ mua ngoài giảm nhng không lớn, đến năm 2001 thì chi phí này tăng mạnh điều đó chứng tỏ Công ty còn lại là trong quản lý dẫn đến việc lãng phí.
2.7. Chi phí bằng tiền khác.
Chi phí bằng tiền khác năm 1999 là 6.825.197.866 chiếm 9,3% tổng chi phí. Năm 2000 là 3.138.363.603 chiếm 4,1% tổng chi phí; năm 2001 là 1.913.000.000 chiếm 1,6% tổng chi phí. Chi phí bằng tiền qua 3 năm giảm.: 2000 / 1999 là 54%, với mức giảm 3.686.834.263; năm 2001/2000 giảm 39% với mức giảm 1.225.363.603. Sự giảm chi phí này là do công ty đã có kế hoạch làm giảm chi phí khảo sát thực tế, khánh thành bàn giao công trình hoàn thành trong các năm. Nếu tính đến doanh thu thì việc giảm chi phí này có ảnh hởng tốt và công ty cần duy trì.
Quá trình phân tích các nguyên nhân làm biến đổi chi phí ta kết luận rằng chi phí này biến động chủ yếu cho chi phí hành chính và chi phí phục vụ có sự biến động lớn. Xét năm 2001 điều này không đợc tốt khi các chi phí tăng khá lớn so với năm 2000.