7. Cấu trúc của đề tài
1.4.1. Nhóm yếu tố về con người
* Đối với người lao động: Con người chính là đội ngũ nguồn nhân sự làm việc trong công ty. Trong một tổ chức thì mỗi người khác nhau về năng lực, tâm lực, trí lực, nguyện vọng, sở thích…vì vậy hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên là khác nhau.
Kiến thức làm việc:là tập hợp tất cả những tri thức cần trang bị để hoàn thành một công việc. Mỗi công việc đều có những đòi hỏi khác nhau, người lao động cần xác định rõ yêu cầu của công việc để có đủ những kiến thức, sự hiểu biết giúp hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Người lao động có càng nhiều kiến thức thì họ càng tự tin đảm nhận các công việc và tự chủ trong quá trình làm việc, làm việc hiệu quả hơn, đạt được những mục đích và có vị trí trong xã hội. Nếu không trang bị đủ kiến thức về công việc thì rất dễ đi sai hướng, hiểu sai bản chất công việc dẫn đến không hoàn thành công việc, lãng phí thời gian, công sức, kết quả công việc sẽ không cao.
Kỹ năng nghề nghiệp: được hiểu là sự thành thạo về động tác, thao tác trong quá trình hoàn thành một công việc cụ thể. Kỹ năng còn là khả năng thích nghi, ứng phó và giải quyết các tình huống thực tiễn. Đây là một yếu tố cần để người lao động tồn tại trong một môi trường làm việc và hoàn thành công việc
một cách nhanh nhất. Mỗi công việc sẽ yêu cầu đòi hỏi những kỹ năng nghề nghiệp khác nhau, công việc càng phức tạp càng đòi hỏi kỹ năng cao. Khi có kỹ năng nghề nghiệp cao, công việc sẽ được hoàn thành một cách nhanh chóng, kịp thời trong mọi tình huống. Vì vậy, người lao động cần phải rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp của bản thân để đáp ứng yêu cầu công việc.
Thái độ làm việc của người lao động: Bên cạnh những yếu tố như năng
lực, kinh nghiệm, sự thông minh hay có người dẫn dắt, thì thái độ làm việc cũng chính là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của người lao động. Thái độ làm việc là thể hiện sự tập trung làm việc, sự tận tâm với công việc, sự bằng lòng với công việc như thế nào, có chí tiến thủ cố gắng trong công việc hay không. Mỗi cá nhân đều có những thái độ khác nhau về công việc. Người lao động cần có thái độ tốt khi thực hiện công việc như: chủ động trong công việc, tập trung làm việc, tuân thủ quy định của công ty, tích cực, ham học hỏi, biết lắng nghe… Có câu: “Thái độ quan trọng hơn trình độ”. Quan sát những người thành công, có thể thấy kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm không phải là những yếu tố gây ấn tượng nhất mà chính là thái độ của họ trong công việc. Vì vậy, người lao độngcần rèn luyện cho mình một thái độ làm việc thật đúng đắn và chuyên nghiệp.Thái độ làm việc tốt thì công việc sẽ dễ dàng hoàn thành hơn, thái độ tập trung và lắng nghe sẽ khiến hiệu quả công việc tăng cao, tránh được những sai sót không đáng có
Nhu cầu cá nhân:Nhu cầu là một trong những yếu tố thúc đẩy con người hoạt động. Sự thúc đẩy xuất phát từ nhu mong muốn thỏa mãn nhu cầu. Mỗi cá nhân khác nhau thì sẽ có những nhu cầu khác nhau về vật chất và tinh thần. Có người đặt yếu tố tiền lương, tiền thưởng lên hàng đầu nên sẽ phấn đấu làm việc thật hiệu quả để đạt được mức lương tương xứng với sự cố gắng, nỗ lực của bản thân. Nhưng cũng có người lại cho rằng khả năng khẳng định mình là quan trọng, có người lại có nhu cầu trải nghiệm càng nhiều càng tốt…Tùy vào nhu cầu của mỗi người mà hiệu quả làm việc mang lại sẽ khác nhau.
* Đối với quản lý:
Phong cách lãnh đạo: Một yếu tố ảnh hưởng không ít tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng đó chính là “Phong cách lãnh đạo” của nhà quản lý. Mỗi doanh nghiệp nói riêng sẽ đều có những phong cách lãnh đạo riêng. Hiện nay, có các phong cách lãnh đạo cơ bản như: chuyên quyền, độc đoán, dân chủ và tự do. Mỗi phong cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Phong cách lãnh đạo sẽ quyết định tới sự tự giác, tự nguyện làm việc của người lao động. Nếu phong cách lãnh đạo quá cứng nhắc, ép buộc thì người lao động sẽ cảm thấy gò bó, làm việc cho xong chứ không cố gắng, cảm giác bị ràng buộc cao, từ đó hiệu quả làm việc sẽ không cao.
1.4.2. Nhóm yếu tố về công việc
* Bố trí sắp xếp công việc
Bố trí sắp xếp công việc là sự tính toán, lên kế hoạch làm việc cho hợp lý dựa theo nội dung và tính chất công việc. Việc bố trí sắp xếp công việc hiệu
quả sẽ giải quyết công việc một cách nhanh chóng. Với cùng một công việc nhưngcó người chỉ cần làm trong khoảng thời gian 1 ngày và có người chỉ mất khoảng 3 tiếng để làm xong, tất cả là nhờ vào khả năng sắp xếp công việc hợp lý.Bố trí sắp xếp công việc cần phù hợp với khả năng làm việc và trình độ làm việc của nhân sự. Khi nhân sự cảm thấy công việc đang làm là phù hợp với bản thân, họ sẽ tích cực để đạt được mục tiêu, hiệu quả làm việc sẽ được nâng cao. Ngược lại, khi công việc được giao không phù hợp, họ sẽ cảm thấy chán nản, không tập trung vào công việc, dẫn đến tình trạng bỏ dở công việc, chất lượng công việc không cao.
* Sự hấp dẫn của công việc
Sự hấp dẫn trong công việc đó là sự say mê làm việc, ham học hỏi công
việc, có sự thu hút mong muốn hoàn thành công việc. Sự hấp dẫn trong công
việc ở đây có thể là hấp dẫn bởi nội dung công việc, tính chất công việc hay mức lương mà công việc đó tạo ra. Người lao động nếu cảm thấy hấp dẫn với
công việc họđang làm thì sẽ thỏa sức cống hiến với đam mê và nhiệt huyết thì
công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng với chất lượng cao. Nếu người lao
động luôn đi làm với không có đam mê, cảm giác bị ép buộc, công việc không
có sức hút, không kích thích sự ham làm việc, sáng tạo thì họ sẽ đi làm cho có,
ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thực hiện công việc.
* Sự phức tạp trong công việc
Mức độ phức tạp của công việc là mức độ mà công việc đòi hỏi phải sử
dụng nhiều kiến thức và kỹ năng trong quá trình thực hiện. Đây là thách thức
của công việc đối với người lao động, công việc khó sẽ gây cản trở người lao
động, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và chất lượng công việc. Công việc
phức tạp sẽ khiến người lao động hao tổn cả về trí lực và sức lực, làm cho người lao động dễ chán nản, có xu hướng bỏ cuộc, không hoàn thành công việc một
cách tốt nhất. Tuy nhiên, sự phức tạp thường đi liền với mức thu nhập cao sẽ
tạo động lực kích thích người lao động tăng năng suất, hiệu quả làm việc.
* Cơ hội thăng tiến, phát triển trong công việc
Thăng tiến là sự tiến bộ về chuyên môn, về cấp bậc và về địa vị. Cơ hội được thăng tiến và phát triển sự nghiệp của mình có ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên. Đểđược thăng tiến trong công việc, lên một mức cao hơn thì người lao động sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành công việc, đem lại những kết quả tốt nhất đểghi điểm với cấp trên. Điều đó sẽ tạo động lực kích thích nhân viên.
Tuy nhiên, khi sự cố gắng và nỗ lực vươn lên của nhân viên bị bỏqua, không được
công nhận hay cất nhắc với một vịtrí cao hơn thì sẽ dẫn đến trạng thái chán nản,
không muốn phấn đấu, hiệu quả công việc sẽ không cao.
1.4.3. Nhóm yếu tố về tổ chức
* Sự hợp tác, phối hợp
Hiểu 1 cách đơn giản thì hợp tác, phối hợp chính là hành động mà chúng
ta, các bên tham gia cùng chung sức làm việc, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong
thành tốt công việc cần phải có sự phối hợp của nhiều phòng ban, giữa các giai
đoạn của công việc. Hiệu quả công việc sẽ cao nếu có sựăn ý giữa các bộ phận,
các khâu trong công việc. Nếu phần cơ bản của công việc đã được hoàn thành
và không sai sót thì các phần xử lý, hoàn thiện công việc còn lại cũng sẽ nhanh
chóng và dễ dàng hơn. Vì vậy, giữa các phần của công việc, các phòng ban đảm
nhiệm công việc cần liên kết, giúp đỡ, hỗ trợ nhau để công việc được hoàn
thành tốt nhất và nhanh nhất, tránh sai sót không đáng có. Bên cạnh đó, phong
cách lãnh đạo còn tạo khoảng trống cho người lao động thể hiện tài năng, sự
sáng tạo và tinh thần trách nhiệm khi làm việc.
* Mục tiêu, chiến lược của tổ chức
Là toàn bộ kết quả cuối cùng hay trạng thái mà doanh nghiệp muốn đạt
tới trong một khoảng thời gian nhất định. Mục tiêu của chiến lược là kết quả cụ
thể của doanh nghiệp cần đạt được khi thực hiện chiến lược. Thông thường các
doanh nghiệp chia mục tiêu thành hai loại: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn
hạn. Hoạt động của tổ chức chỉ có hiệu quả khi nó gắn liền với mục tiêu, chiến
lược mà tổ chức đề ra. Mỗi cá nhân người lao động cố gắng hoàn thành công
việc hiệu quả, hoàn thành mục tiêu cá nhân là góp phần hoàn thành mục tiêu
của tổ chức.
* Văn hóa của tổ chức
Là một hệ thống các giá trị, ý nghĩa, niềm tin và thói quen được chia sẻ
trong phạm vi một tổ chức, được các thành viên trong tổ chức đồng thuận và
có ảnh hưởng trong phạm vi rộng đến cách thức hành động của các thành viên. Một tổ chức có văn hóa cao là mọi hoạt động được thể chế hóa và mọi thành
viên tuân thủ, tạo động lực làm việc, giúp người lao động tự giác, chủ động,
1.4.4. Nhóm yếu tố vềmôi trường làm việc
Môi trường làm việc gây ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng gồm có: môi trường từ nhiên và môi trường xã hội.
* Môi trường tự nhiên
Đó chính là không khí, ánh sáng, tiếng ồn, nhiệt độ. Thông thường người lao động dành khoảng một phần tư thời gian trong ngày cho nơi làm việc. Do vậy, môi trường tự nhiên có ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả làm việc của người lao động.
- Không khí trong lành sẽ làm người lao động có sức khỏe để hoàn thành
công việc tốt hơn. Không khí ngột ngạt sẽ làm cho mọi người cảm thấy ngột ngạt, thiếu tinh thần làm việc. Công ty nên bố trí nhiều cây xanh để tạo cảm giác trong lành, dễ chịu khi làm việc.
- Ánh sáng: Văn phòng đầy đủ ánh sáng sẽ làm tăng sự tập trung, động
lực làm việc giúp công việc được hoàn thành đúng tiến độ và chính xác. Thiếu ánh sáng làm giảm khả năng tập trung, dễ sao nhãng trong công việc, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong công việc.
- Âm thanh: Để công việc đạt được hiệu quả cao thì cần sự tập trung cao
độ để hoàn thành công việc chính xác và đúng tiến độ. Nếu văn phòng quá ồn ào hoặc làm việc gần khu vực có tiếng ồn lớn thì người lao động sẽ không hoàn toàn tập trung, công việc sẽ không đạt được hiệu quả cao nhất.
- Nhiệt độ: Một văn phòng có nhiệt độ không quá nóng và không quá lạnh sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn khi làm việc, tránh những bực bội, căng thẳng gây ảnh hưởng tới công việc nhất là khi nhiệt độ cao.
- Cơ sở vật chất: Để nhân viên văn phòng làm việc có hiệu quả, chất lượng công việc và tiến độ thực hiện công việc đảm bảo thì các yếu tố về cơ sở vật chất và kinh phí cũng cần được đảm bảo. Các yếu tố liên quan đến cơ sở vật chất bao gồm: bàn ghế làm việc, máy tính, máy in, máy scan, máy photocopy, hệ thống internet, trang thiết bị phục vụ công việc,… Khoa học
công nghệ phát triển đòi hỏi nhân viên phải nắm bắt được để áp dụng khi thực hiện các nghiệp vụ. Nếu sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại như máy
tính, máy scan, máy photo, hay thực hiện nhanh chóng các thao tác khi thực
hiện nghiệp vụ thì công việc sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng, đỡ tốn thời gian và chi phí hoàn thành công việc, hiệu quả công việc đem lại cũng sẽ cao hơn.
*Môi trường xã hội
Đó là mối quan hệ giữa mọi người với nhau trong công ty. Để nhân viên cảm thấy thoải mái, hăng hái làm việc, đam mê trong thực hiện công việc thì cần phải tạo ra một bầu không khí làm việcthoải mái. Một môi trường làm việc mà mọi người coi nhau như những thành viên trong gia đình, chia sẻ mọi khó khăn khi làm việc cũng như trong cuộc sống với nhau, đoàn kết với nhau để cùng đạt được những mục tiêu mà Công ty đã đặt ra. Khi đó, nhân viên văn phòng sẽ cảm thấy gắn bó với tổ chức, với đồng nghiệp, yêu thích công việc hơn, làm việc hăng say hơn, từ đó chất lượng công việc sẽ tốt hơn, hiệu quả làm việc sẽ tăng cao.
Trong doanh nghiệp nếu duy trì được môi trường làm việc thân thiện,
mọi người tôn trọng lẫn nhau, thường xuyên giúp đỡ lẫn nhau, quan hệ đồng
nghiệp, quan hệ cấp trên – cấp dưới thoải mái, môi trường tự nhiên trong
lành…chắc chắn sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái làm việc cho người lao động,
kích thích sự hứng thú trong công việc, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc
hơn nữa.
1.4.5. Nhóm yếu tố về các chính sách, cơ chế làm việc
* Chính sách lương, thưởng, đãi ngộ
- Tiền lương:
+ Theo Điều 90Bộ luật Lao động 2019 quy định:“Tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp
lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu. Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.”10
+ Theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019quy định: “Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động căn cứ vào tiền lương đã thỏa thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc.”
Như vậy dưới góc độ pháp luật, tiền lương được hiểu là số tiền mà người
sử dụng lao động trả cho người lao động căn cứ vào vào tiền lương đã thỏa
thuận, năng suất lao động và chất lượng thực hiện công việc, được xác định theo hợp đồng lao động hoặc theo quy định của pháp luật.
Đối với người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng, tiền lương là một phần cơ bản trong thu nhập, giúp họ và gia đình chi trả những chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày. Hơn nữa, khả năng kiếm được tiền lương cao hơn sẽ tạo động lực cho người lao động, giúp họ có hứng thú và cố gắng hoàn thiện công việc một cách hiệu quả nhất. Để đạt được mục tiêu chung của công
ty, phía công ty cần quản trị một cách có hiệu quả công tác tiền lương cho nhân
viên: chính sách lương hợp lý, trả lương đúng hạn, công bằng với sức lao động mà người lao động bỏ ra. Một cơ cấu tiền lương hợp lý sẽ thúc đẩy họ làm việc một cách hiệu quả, cống hiến hết mình vì công việc.
- Tiền thưởng:
Điều 104 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “Thưởng là số tiền hoặc