7. Cấu trúc của đề tài
3.2.1. Nhóm giải pháp về nhân sự
Để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng, Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam cần phải nhận thức đầy đủ, sâu sắc về tầm quan trọng của nguồn nhân lực.
Thứ nhất, trên cơ sở tiêu chuẩn chung, cần cụ thể hóa tiêu chuẩn của nhân viên văn phòng để có mục tiêu rèn luyện, phấn đấu nhằm trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng cũng như thái độ làm việc chuyên nghiệp. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng và tiến độ công việc.
Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên văn phòng, bảo đảm tính kế thừa và liên tục đổi mới phương pháp đào tạo, bồi dưỡng để phù hợp với nhu cầu công việc đặt ra.
Thứ ba, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, liên tục đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên để có những quyết định kịp thời, tránh những sai sót và đi sai hướng trong công việc.
Thứ tư, khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên văn phòng về việc ứng dụng khoa học công nghệ vào thực hiện công việc cho thấy vẫn còn 13,3% tỷ lệ người lao động còn chưa hài lòng. Vì vậy Công ty cần quan tâm hơn nữa, tổ chức thêm các buổi đào tạo trực tiếp hướng dẫn sử dụng và ứng dụng khoa học công nghệ vào công việc để đem lại kết quả tốt hơn.
Thứ năm, bản thân NLĐ cần nâng cao tinh thần tự rèn luyện thêm kiến thức, kỹ năng để đáp ứng nhucầu công việc; kỷ luật tột độ để đảm bảo hoàn thành tốt công việc và theo đúng tiến độ được giao. Đồng thời, nâng cao tinh thần chia sẻ, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để đạt được kết quả cao nhất.
3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức
Thứ nhất, hiệu quả công việc sẽ cao nếu có sựăn ý giữa các bộ phận, các
khâu trong công việc vì vậy cần tăng cường sự hỗ trợ, phối hợp giữa các phòng
ban, xóa bỏ những khoảng cách phân biệt phòng, ban khác nhau.
Thứ hai, công việc sẽ được hoàn thành tốt hơn, chính xác hơn nếu có
định hướng ngay từ đầu, vì vậy Công ty cần đưa ra những mục tiêu ngắn hạn
hay dài hạn một cách cụ thể, rõ ràng đểNLĐ đi đúng hướng công việc, có ý chí
phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung.
Thứ ba, tổ chức các buổi gặp gỡ giữa lãnh đạo và NLĐ để hai bên hiểu
rõ nhu cầu và mục tiêu chung của công ty, từđó liên kết với nhau cùng cố gắng
hoàn thành mục tiêu chung.
Thứ tư, Công ty cần quan tâm hơn đến văn hóa tổ chức vì văn hóa tổ
chức tại công ty là văn hóa gia đình, là yếu tố giữ vai trò định hướng theo mục
tiêu công việc. Văn gia đình giúp mọi người gắn kết với nhau hơn, tạo động lực
cùng nhau cố gắng làm việc.
thể hiện nguyên tắc lãnh đạo một cách rõ ràng, kích thích nhân viên làm việc theo cách đổi mới, không tạo áp lực cho nhân viên. NLĐ tôn trọng và tin tưởng vào phong cách lãnh đạo của cấp trên sẽ cố gắng hết sức mình để hoàn thành
công việc một cách tốt nhất.
3.3.3. Nhóm giải pháp về công việc
Vấn đề mà Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam cần giải quyết đó là công việc của nhân viên ít có thách thức và áp lực trong công việc. Nhân viên đang ở trong một vòng an toàn, họ đang chỉ làm theo đúng những gì được giao. Tình trạng này làm cho nhân viên trở nên lười biếng, làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên. Một số biện pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng đó là:
Thứ nhất, bố trí nhân lực phù hợp với công việc, phù hợp với khả năng, sở trường cũng như kinh nghiệm và trình độ đào tạo sẽ tạo điều kiện cho NLĐ cảm thấy hứng thú làm việc, phát huy tốt nhất những khả năng và năng lực của bản thân, từ đó sự tập trung trong công việc được nâng cao, hiệu quả làm việc cũng sẽ tốt hơn.Khi bố trí, sắp xếp công việc, ban lãnh đạo cần nhìn nhận đánh giá năng lực của NLĐ trên cơ sở so sánh đối với bản yêu cầu của người thực hiện công việc
Thứ hai, theo khảo sát tại Chương 2 cho thấy đội ngũ nhân viên văn phòng hầu hết đều rất trẻ, độ tuổi 20 – 30 tuổi chiếm 45%, độ tuổi 30 – 40 chiếm 42%. Hầu hết nhân viên đều rất trẻ trung, năng động, nhanh nhẹn nên cần bố trí những công việc mang tính sáng tạo, thách thức để họ có thể phát huy hết khả năng của mình. Tuy nhiên, do tuổi còn rất trẻ, kinh nghiệm làm việc chưa nhiều nên rất dễ dẫn đến tình trạng sai sót trong công việc, làm nhanh quá và chủ quan nên công việc chưa thật sự đạt hiệu quả cao, hoàn thành nhưng còn hạn chế. Ban lãnh đạo Công ty cần sát sao theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát để NLĐ hoàn thiện công việc một cách tốt nhất.Đồng thời, cần đưa ra những khen thưởng đối với những công việc phức tạp để kích thích hứng thú làm việc
của NLĐ.
Thứ ba, thông qua kết quả đánh giá thực hiện công việc, ban lãnh đạo cần xem xét những đối tượng đang được bố trí vào những vị trí công việc không phù hợp để có những thay đổi phù hợp, nhằm đáp ứng nhu cầu công việc.
Thứ tư, dựa trên kết quả thực hiện công việc hàng tháng để bình bầu ra những nhân viên xuất sắc nhất, tạo điều kiện thăng tiến cho nhân viên. NLĐ luôn có mong muốn hay tham vọng được lên đúng vị trí xứng đáng với công sức và năng lực họ cống hiến, vì vậy Công ty cần có những quy định cụ thể về việc thăng tiến đối với những cá nhân có thành tích vượt trội. Thăng tiến là một nhu cầu tất yếu của quá trình lao động của con người. Đánh đúng đòn tâm lý này sẽ kích thích tinh thần làm việc, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
Thứ năm, đánh giá về số lượng sáng kiến, ý tưởng mới được Công ty ghi nhận cho thấy, có tới 18,6% NLĐ không có sáng kiến hay ý tưởng mới trong năm 2021, có 41,3% NLĐ có dưới 2 sáng kiến hay ý tưởng mới trong công việc. Như vậy, Công ty cần có những biện pháp để động viên, khích lệ NLĐ mạnh dạn đưa ra các ý kiến, sáng kiến sáng tạo trong công việc góp phần nâng cao hiệu quả làm việc. Bên cạnh đó, cần có những khen thưởng bằng tiền mặt, giấy khen, vinh danh các cá nhân sáng kiến cải tiến công việc một cách thỏa đángđể kích thích họsáng tạo hơn.
3.3.4. Nhóm giải pháp vềmôi trường làm việc
Môi trường làm việc có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty. Gồm có môi trường tự nhiên (không khí, âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, bố trí không gian làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị) và môi trường xã hội (mối quan hệ giữa mọi người). Ban lãnh đạo cũng cần có những giải pháp cụ thể hơn để cải thiện môi trường, giúp nâng cao chất lượng công việc hơn nữa.
trường làm việc tại đây khá tốt, tuy nhiên vẫn còn 10% người lao động cảm thấy không đồng ý về cơ sở vật chất tại đây, có tới 60% NLĐ phản ánh về thiếu trang thiết bị làm việc như máy tính, máy photo, có một số máy tính, quạt, điều hòa, máy scan đã cũ, hỏng và không thể sử dụng. Công ty cần đầu tư mua sắm thêm các trang thiết bị, cơ sở vật chất để NLĐ phục vụ công việc, tạo điều kiện tốt nhất để nâng cao hiệu quả làm việc.
Thứ hai, Công ty cần bố trí thêm cây xanh để tạo cảm giác thoải mái, rèm cửa chắn nắng vào mùa hè, và có những biện pháp giảm tiếng ồn từ khu vực xung quanh; NLĐ sẽ hoàn thành công việcmột cách tốt nhất nếu cảm thấy thoải mái và tập trung.Đặc biệt, do dịch bệnh Covid –19 nên Công ty cần liên tục tiến hànhkhử trùng môi trường làm việc, sử dụng các thiết bị y tế để kiểm tra sức khỏe cho người lao động, trang bị máy lọc không khí đảm bảo môi trường làm việc an toàn,
Thứ ba, vì nhân viên văn phòng làm việc ở tư thế ngồi trong thời gian dài nên sẽ dễ gây nhàm chán, mệt mỏi; vì vậy cần bố trí không gian làm việc
thoáng mát, ghế ngồi êm thoải mái để người lao động có thể tập trung nhất.
Thứ tư, Công ty cũng cần thường xuyên tổ chức thêm các buổi dã ngoại, party, đào tạo ngoài trời để mọi người cảm thấy thoải mái hơn, gắn bó với nhau hơn, có như vậy sự chia sẻ, giúp đỡ trong công việc mới được nâng cao.
3.3.5. Nhóm giải pháp về các chính sách, cơ chế làm việc
+ Về chính sách lương, thưởng, đãi ngộ:
Thứ nhất, thời gian qua do ảnh hưởng của dịch Covid – 19, công việc của nhân viên đã gặp khó khăn trong một thời gian ảnh hưởng đến tiền lương và mức sống của toàn nhân viên. Công ty cần xây dựng cơ chế lương đảm bảo để NLĐ có thể đáp ứng mức sống hiện tại và có sự cố gắng trong công việc; tích cực đề xuất cơ chế, chính sách hỗ trợ phù hợp hơn để tạo sự động viên, gắn bó và có động lực trong công việc.
Thứ hai, tích cực quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên văn phòng để họ yên tâm làm việc, cống hiến hết sức mình. Tăng cường
công tác kiểm tra sức khỏe định kỳ cho người NLĐ để đảm bảo NLĐ có sức
khỏe tốt nhất khi làm việc.
Thứ ba, Công ty cần có chính sách quy định về mức tiền thưởng công bằng cho tất cả nhân viên để họ cảm thấy sức lao động của họ được công nhận. Bên cạnh những hình thức thưởng bằng vật chất, phần thưởng có thể là một chuyến đi dã ngoại, nghỉ dưỡng, một ngày nghỉ có lương,..Điều này sẽ làm NLĐ cảm thấy được quan tâm, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc, cố gắng hoàn thành công việc để xứng đáng với phần thưởng được nhận.
+ Về cơ chế làm việc, cơ chế khen thưởng, kỷluật:
Thứ nhất, NLĐ cần thực hiện nghiêm chỉnh giờ giấc làm việc, tác phong làm việc, tiết kiệm thời gian tránh đi muộn về sớm, việc không tuân thủ quy định thời gian, nghỉ việc vì lý do cá nhân quá nhiều, hay ngủ trong giờ làm việc, nói chuyện gây mất trật tự đã làm mất sự tập trung, sao nhãng trong công việc, làm giảm hiệu quả làm việc.
Thứ hai, cần tăng cường thực hiện văn hóa công sở, rèn tác phong và lề lối làm việc, khuyến khích sự tự rèn luyện, kịp thời chấn chỉnh những biểu hiện sai lệch, tác phong, lề lối làm việc không đúng mực.
Thứ ba, cần xây dựng những hình thức khen thưởng hấp dẫn hơn, đưa ra các quy chế khen thưởng kích thích hơn, tích cực ghi nhận những đóng góp của cá nhân để nâng cao tinh thần làm việc và sức cống hiến của NLĐ
Thứ tư, có những chế tài phù hợp để xử phạt những đối tượng vi phạm nội quy cơ quan hoặc không hoàn thành công việc để nâng cao tinh thần tự giác, phấn đấu hoàn thành công việc. Xử phạt phải công khai, minh bạch, hợp lý để mọi người tránh mắc lại.
Tiểu kết chương 3
Với thực trạng tại Chương 2 còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới và hoàn thiện, trong chương 3 tôi đã đưa ra mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam trong giai đoạn 2020 –2025. Đồng thời, xây dựng một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty. Những giải pháp trên mang tính chất gợi mở, là cơ sở để Văn phòng Công ty CP Hệ thống Giáo dục Việt Nam nghiên cứu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
KẾT LUẬN
Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng là một trong những hoạt động thiết yếu đối với sự phát triển của một tổ chứcnhằm hoàn thành mục tiêu chung của cả cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị tại giảng đường cũng như những hiểu biết thông qua quá trình khảo sát tại cơ quan, đơn vị, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân
viên văn phòng tại Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam” làm đề
tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Sau thời gian triển khai nghiên cứu, đến nay về cơ bản khóa luận đã đạt được những mục tiêu cụ thể như sau:
Một là, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và đưa ra một số khái niệm như: Khái niệm văn phòng, khái niệm nhân viên văn phòng, khái niệm hiệu quả làm việc, khái niệm hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu và tìm hiểu rõ về các tiêu chí đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trò là cơ sở lý luận cho khóa luận.
Hai là, khóa luận đã trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam. Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng về hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng tại Công ty rồi từ đó đưa ra những đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng đó. Đây là những nội dung quan trọng, đóng vai trò là cơ sở thực tiễncho khóa luận.
Ba là, thông qua thực trạng đã nghiên cứu còn nhiều vấn đề cần phải đổi
mới và hoàn thiện, khóa luận đã trình bày mục tiêu và định hướng phát triển của Công ty trong giai đoạn 2020 –2025. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
Như vậy, kết quả nghiên cứu của khóa luận là đóng góp bước đầu, là hệ thống các giải pháp, là cơ sở để Công tyCổ phần Hệ thống Giáo dục Việt Nam nghiên cứu, áp dụngthực hiện nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên văn phòng.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Tài liệu trong nước
1. Bộ luật Lao động (2019), Quốc hội XIV;
2. Đào Xuân Chúc (2006), Tập bài giảng Quản trị Văn phòng, Trường
Khoa học xã hội và Nhân văn;
3. Lê Thị Ngọc Diễm (2008), Phân tích các yếu tốảnh hưởng đến động
lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Du lịch An Giang, Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học An Giang, Long Xuyên;
4. PGS. TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trìnhQuản trị nguồn nhân lực,
NXB Lao động- Xã hội;
5. Nguyễn Hữu Dũng (2003), Cuốn sách Sử Dụng Hiệu Quả Nguồn Lực
Con Người Ở Việt Nam, Nhà xuất bản Lao Động - Xã hội;
6. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012),
Giáo trình Quản trịVăn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, tr.9;
7. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Huyền (2012), Quản trị Kinh doanh,
NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà nội
8. Nguyễn Hữu Hải (1991), Cuốn sách Đổi mới cơ chế quản lý doanh
nghiệp vừa và nhỏ trong nền kinh tế thị trường ở Việt Nam, NXB Chính trị
Quốc Gia, Hà Nội;
9. Nguyễn Khắc Hoàn (2010), Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm
việc của nhân viên tại Ngân hàng thương mại cổ phần Á Châu Chi nhánh Huế, Tạp chí Khoa học Đại học Huế số 60;
10. Trần Thị Thu Hương (2005), Hệ thống chính sách tiền lương hiện
nay ở Việt Nam: Đôi điều cần suy nghĩ,Tạp chí Nghiên Cứu Kinh tế
11. Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học (2015), Giáo trình Quản
trịvăn phòng, NXB Đại học Quốc Gia TP. Hồ Chí Minh