6. Mô tả vị trí thực tập
3.2. Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận vận tải quốc tế tại công ty
3.2.2. Hoàn thiện chất lượng cung cấp dịch vụ
Mục tiêu đề ra của giải pháp này là giúp mang đến những cải tiến nhỏ trong từng bộ phận, phòng ban của công ty để có thể hiểu rõ được những nguyên nhân gây trở ngại hoặc chậm trễ trong quá trình cung ứng dịch vụ để có được cái nhìn bao quát hơn nhằm củng cố nghiệp vụ nhập khẩu.
Giải pháp đưa ra như sau:
- Trong quá trình lập chứng từ, nhân viên cần phải cập nhật thông tin thường xuyên như các văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước, kiến thức mới về thủ tục hải quan và tuyệt đối tuân thủ những quy định đó.
- Để tránh những sai sót trong khâu chứng từ, các nhân viên cần kiểm tra ngay sau khi nhận được bộ chứng từ để kịp thời liên hệ với khách hàng bổ sung chỉnh sửa những sai sót.
- Kiểm tra và nâng cấp định kì phần mềm nhập liệu L-shipping mà công ty đang sử dụng. Quan tâm những bất cập trong quá trình làm việc để tìm kiếm những thay thế nhằm nâng cao chất lượng hệ thống giúp việc chứng từ trở nên thuận lợi và chuyên nghiệp hơn, giảm thiểu thời gian làm việc. Nhân viên chứng từ phải nắm rõ thời gian làm hàng thực tế của từng nhà cung cấp, ghi chú và cảnh báo trước cho nhân viên Sales bên mình về tình hình hàng hóa tránh những rủi ro xảy ra. Nhân viên cần hiểu rõ và trao đổi kĩ với các đối tác đặc biệt là vào những kì nghỉ lễ của đại lý bên nước ngoài để tránh trường hợp nhà cung cấp họ bị lỡ kế hoạch sản xuất, nghỉ lễ và không thể giao hàng đúng hẹn cho đại lý.
- Việc vận chuyển của hãng bay phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố. Nhân viên phải chủ động theo dõi sát sao lịch bay chạy và xử lý linh hoạt trong từng trường hợp để liên hệ với khách hàng kịp thời, có bất trắc gì xảy ra cũng có thể sắp xếp giải quyết được. Tăng cường phương tiện vận chuyển hàng hóa nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng trong những mùa cao điểm.