3.9. DẪN XUẤT CHUẨN ĐO LƯỜNG, THIẾT BỊ VÀ THUỐC THỬ
3.9.1. Dẫn xuất chuẩn đo lường
- Tất cả các thiết bị sử dụng cho công việc thử nghiệm phải được hiệu chuẩn trước khi đưa vào sử dụng (kể cả các thiết bị dùng cho phép đo phụ như xác định điều kiện môi trường).
- Phòng KTCL thiết lập tính dẫn xuất của các chuẩn đo lường và phương tiện đo tới các chuẩn đầu là chuẩn quốc gia hay chuẩn quốc tế.
- Phòng KTCL phải xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra, hiệu chuẩn thiết bị để đảm bảo tính chính xác của các phép hiệu chuẩn và phép đo.
- Phải đảm bảo sử dụng các dịch vụ hiệu chuẩn từ các phòng thử nghiệm chứng minh được năng lực, khả năng đo và tính dẫn xuất chuẩn.
- Giấy chứng nhận hiệu chuẩn của phòng thí nghiệm phải ghi kết quả đo gồm độ không đảm bảo đo hoặc một công bố phù hợp với quy định về đo lường.
3.9.2. Quy định quản lý chuẩn chính và mẫu chuẩn
- Phải có chương trình hiệu chuẩn các chuẩn chính.
- Các chuẩn chính phải do tổ chức theo quy định của nhà nước hiệu chuẩn.
- Phải lưu giữ chuẩn chính đo lường: chỉ được sử dụng để hiệu chuẩn và không sử dụng cho các mục đích khác.
- Các chuẩn chính phải được hiệu chuẩn sau khi có bất cứ hiệu chỉnh nào.
- Các mẫu chuẩn phải dẫn xuất tới mẫu chuẩn được chứng nhận (nếu có thể).
- Phải kiểm tra theo kế hoạch để duy trì sự tin cậy về tình trạng hiệu chuẩn của chuẩn chính và chuẩn làm việc.
- Các chất chuẩn làm việc được nhân và sử dụng tại phòng KTCL phải được nối với chất chuẩn cấp cao hơn và được đóng gói theo nguyên tắc đủ để dùng cho 1 lần kiểm nghiệm và phải được lưu hồ sơ kết quả phân tích chất đối chiếu.
- Phải quy định cách quản lý, lưu giữ, vận chuyển, sử dụng các chuẩn chính và mẫu chuẩn để để bảo vệ tính toàn vẹn của chúng.
- Phòng KTCL phải lưu giữ các giấy chứng nhận phân tích của chất chuẩn và thường xuyên kiểm tra hiệu lực của chứng nhận đó.
3.9.3. Hoá chất, thuốc thử
- Hóa chất, thuốc thử phải được mua từ nhà sản xuất có uy tín và có độ tinh khiết phù hợp với yêu cầu của phép thử.
- Thuốc thử phải được sử dụng và bảo quản theo quy chế phù hợp để đảm bảo an toàn.
- Thuốc thử phải được pha chế theo tài liệu quy định và phân công người có trình độ phù hợp đảm trách và ghi vào sổ pha chế thuốc thử, chai thuốc thử được dán nhãn với đầy đủ chi tiết. Cần phải qui định hạn dùng cho từng loại thuốc thử.
- Phải có qui định về việc kiểm tra nồng độ các dung dịch chuẩn và dung dịch ion mẫu.
3.10. PHƯƠNG PHÁP THỬ NGHIỆM VÀ PHÊ DUYỆT PHƯƠNG PHÁP
3.10.1. Lựa chọn phương pháp
- Phòng Kiểm tra chất lượng ưu tiên lựa chọn các phương pháp thử nằm trong các dược điển tham chiếu được chấp nhận. Các phương pháp thử phải phù hợp với cơ sở vật chất của phòng Kiểm tra chất lượng, ít độc hại cho người tiến hành thử nghiệm và môi trường xung quanh.
- Trường hợp áp dụng tiêu chuẩn nhà sản xuất hay tiêu chuẩn của các dược điển khác thì cần phải thẩm định đầy đủ các yêu cầu theo qui định của Cục Quản lý Dược Việt Nam.
3.10.2. Xây dựng tiêu chuẩn và phương pháp thử
- Phòng KTCL căn cứ vào kế hoạch đăng ký sản phẩm của công ty để lên kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn cho sản phẩm và nguyên liệu.
- Phân công các nhân sự có năng lực thực hiện (xây dựng và thẩm định tiêu chuẩn).
- Tiêu chuẩn và báo cáo thẩm định tiêu chuẩn cần được lãnh đạo phòng KTCL phê duyệt trước khi chuyển sang bộ phận đăng ký thuốc của công ty.
3.10.3. Phê duyệt phuơng pháp thử
- Phê duyệt tiêu chuẩn cơ sở cho sản phẩm: Cục Quản lý Dược Việt nam. Phê duyệt này được Cục Quản lý Dược Việt nam công bố kèm theo giấy chứng nhận cấp số đăng ký cho sản phẩm.
- Phê duyệt Tiêu chuẩn nội bộ (tiêu chuẩn, phương pháp thử nguyên liệu, bao bì, các phép thử áp dụng trong thẩm định nội bộ, hiệu chuẩn thiết bị): theo qui định của qui trình Kiểm sóat tài liệu QT.01 của công ty: GĐ. Kiểm tra chất lượng ký "Soạn thảo", GĐ. Đảm bảo chất lượng ký "Kiểm tra"; Ban TGĐ ký "Ban hành".
- Phòng Kiểm tra chất lượng phải thường xuyên theo dõi hiệu lực của các tiêu chuẩn và phương pháp thử.
3.11. LẤY MẪU
- Phòng Kiểm tra chất lượng phải hướng dẫn lấy mẫu cho từng loại mẫu: nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm … nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và tính đại diện của mẫu. Hướng dẫn lấy mẫu này phải được phổ biến cho nhân viên lấy mẫu.
- Phải thiết lập hồ sơ lấy mẫu và lưu giữ hồ sơ này.
- Khi có tranh chấp về kết quả thử nghiệm và cần lấy mẫu để gởi cho một phòng thí nghiệm khác thử nghiệm, mẫu phải được lấy bởi một nhân viên lấy mẫu được chỉ định, dưới sự giám sát của cán bộ kỹ thuật phòng Đảm bảo chất lượng và Kiểm tra chất lượng, trường hợp tranh chấp kết quả nguyên liệu có thể có sự giám sát của đại diện nhà cung cấp. Mẫu sau khi lấy sẽ được chia thành 2 phần: một phần để gởi ra ngoài (được niêm phong) và một phần để lại phòng KTCL.
3.12. QUẢN LÝ MẪU THỬ NGHIỆM
- Phòng Kiểm tra chất lượng nhận biết và quản lý mẫu thử nghiệm theo số lô sản xuất và nhãn.
- Sự nhận biết này phải đảm bảo mẫu không thể bị nhầm lẫn trên thực tế hoặc khi cần viện dẫn đến hồ sơ hoặc các tài liệu khác và cho phép việc chuyển mẫu đến hoặc từ phòng KTCL đi.
- Bất cứ sự khác biệt hoặc sai lệch so với các điều kiện đã quy định trong phương pháp thử nghiệm, hiệu chuẩn phải ghi vào hồ sơ khi nhận mẫu.
- Đối với các mẫu do nhân viên phòng KTCL lấy, nếu phát hiện được những dấu hiệu bất thường trên sản phẩm trong quá trình lấy mẫu, cần yêu cầu nơi quản lý hàng hóa lập biên bản với sự chứng kiến của phòng Đảm bảo chất lượng và các bên liên quan, chỉ tiếp tục lấy mẫu khi có sự chấp thuận của Giám đốc Đảm bảo chất lượng.
- Mẫu lưu phải cùng nguồn gốc với mẫu thử và được bảo quản trong phòng Kiểm tra chất lượng theo đúng điều kiện quy định về môi trường. Các điều kiện môi trường này phải được duy trì kiểm soát và ghi chép.
- Thời gian lưu mẫu thành phẩm là ít nhất 12 tháng sau khi hết hạn dùng của thuốc.
- Đối với nguyên liệu là hoạt chất chính, mẫu phải được lưu giữ cho tới ít nhất một năm sau khi hết hạn sử dụng của thành phẩm tương ứng.
- Các nguyên liệu và thành phẩm thuốc thuộc dạng quản lý đặc biệt được lưu giữ theo qui định chung của Cục Quản lý Dược Việt nam.
- Khi hết thời hạn lưu mẫu, mẫu phải được thanh lý theo đúng thủ tục quy định.
Sơ đồ 3.2. Đường đi của mẫu.3.13. XỬ LÝ KẾT QUẢ NGOÀI GIỚI HẠN CHẤP NHẬN 3.13. XỬ LÝ KẾT QUẢ NGOÀI GIỚI HẠN CHẤP NHẬN
Khi thử nghiệm, nếu kết quả nằm ngoài giới hạn chấp nhận, phòng Kiểm tra chất lượng có nhiệm vụ rà soát lại toàn bộ quá trình thử nghiệm và đánh giá các yếu tố có khả năng ảnh hưởng đến kết quả thử nghiệm bằng cách áp dụng công cụ 5M; 1E:
- 5M: Man (con người); Machine (Thiết bị, dụng cụ); Material (Thuốc thử,
chất chuẩn); Method (phương pháp thử, phương pháp lấy mẫu); Movement (thao tác);
- 1E: Evironment (môi trường).
Nếu tìm ra nguyên nhân gây ra lệch lạc kết quả thử nghiệm: tiến hành khắc phục nguyên nhân và thử nghiệm lại. Tiến hành các hành động khắc phục phòng ngừa nếu cần.
Nếu không phát hiện sai sót trong quá trình thử nghiệm:
+ Có thể gởi mẫu cho một đơn vị thử nghiệm có uy tín trong ngành để đối chứng lại kết quả của phòng thí nghiệm.
+ Nếu kết quả đã quá rõ ràng thì có thể kết hợp với kết quả thử nghiệm các chỉ tiêu khác để đưa ra kết luận cuối cùng.
Hình 3.3. Biểu đồ nhân quả (biểu đồ Ishikawa) xác định nguồn gây sai số trong thử nghiệm.
3.14. KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
3.14.1. Xét duyệt và ban hành tài liệu
- Trách nhiệm, quyền hạn trong việc soạn thảo, kiểm tra, phê chuẩn, phát hành, lưu trữ, thu hồi, sửa chữa các tài liệu thuộc hệ thống chất lượng phải được quy định rõ ràng trong quy trình kiểm soát tài liệu.
- Hệ thống kiểm soát tài liệu phải đảm bảo cung cấp các tài liệu mới nhất đến đúng vị trí cần sử dụng, không sử dụng tài liệu sai hay lỗi thời.
- Tài liệu được viết theo mẫu qui định và có mã số.
- Sau khi được phê chuẩn, ban hành tài liệu mới phải được ghi vào danh mục tài liệu gốc.
- Tài liệu phân phối được ghi vào danh mục phân phối.
- Tài liệu được phân phối, lưu hành phải có dấu “CK” (màu xanh) trên từng trang tài liệu.
Ví dụ về 1 trang tài liệu