4.4.2.1. Tiếp nhận thành phẩm
a. Thành phẩm do các nhà máy dược phẩm của Công ty sản xuất
- Thủ kho tiếp nhận thành phẩm hết lô từ bộ phận đóng gói đã có kết quả chấp thuận của QA, hai bên ký nhận vào sổ giao nhận thành phẩm KHD 015. Có đánh số trang.
- Chuyển thành phẩm về kho và nhập kho.
- Chỉ có thủ kho và những người được phân công mới được phép đi vào khu vực kho.
- Kiểm tra phù hợp giữa phiếu nhập kho và thực tế tên thành phẩm, nồng độ hàm lượng, số lượng, hạn dùng, qui cách đóng gói.
- Ký tên vào phiếu nhập kho.
- Khi nhập kho những kiện hàng bị hư hỏng bao bì cần phải được thay mới.
- Đóng dấu “xuất xưởng” lên từng thùng của lô hàng .
4.4.2.2. Lưu kho cấp phát
a. Lưu kho
- Thành phẩm sản xuất phải được sắp xếp theo qui định màu sắc nhãn , khu vực lưu trữ.
- Màu sắc:
+ Màu vàng = Biệt trữ + Màu xanh = Chấp thuận + Màu đỏ = Loại bỏ.
- Thành phẩm phải được theo dõi hạn dùng, báo cáo hạn dùng theo biểu mẫu KHC 009; KHC 010.
- Thành phẩm còn hạn dùng một năm phải được báo cáo cho phòng Logistics để có kế hoạch phân phối.
- Đối với thành phẩm hết hạn dùng, Thủ kho làm đề nghị chuyển sang biệt trử chờ huỷ theo biểu mẫu KHC 041.
- Kho phải có đủ phương tiện để kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm và được đặt ở vị trí thích hợp. Theo dõi nhiệt độ và độ ẩm bằng biểu mẫu KHC 014.
- Phải có phương án, đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy cho kho. b. Cấp phát:
- Việc cấp phát được thực hiện theo phiếu xuất kho thành phẩm và hóa đơn đã được phê duyệt.
- Chỉ được phép cấp phát thành phẩm đã được chấp thuận (có dấu xuất xưởng).
- Chỉ cấp phát thành phẩm còn hạn dùng.
- Dựa vào hạn dùng, ngày nhập để đảm bảo việc cấp phát theo đúng nguyên tắc FEFO hay FIFO ( ngoại trừ trường hợp khách hàng bên ngoài khi có yêu cầu).
- Tiến hành cấp phát thành phẩm theo yêu cầu phiếu xuất kho.
- Việc giao , nhận và cấp phát được tiến hành như sau:
- Kiểm tra số lô, số lượng, hạn dùng giữa phiếu xuất và thực tế.
- Chuyển thành phẩm ra khu vực giao nhận và giao cho tài xế.
- Sau khi hoàn tất việc cấp phát theo phiếu xuất.
- Thủ kho, giao nhận và tài xế ký tên vào phiếu xuất kho.
- Sau đó thủ kho giao lại phiếu xuất kho cho kế toán kho.
- Kế toán kho cập nhật phiếu xuất kho vào thẻ kho trên hệ thống ERP.