Quá trình xây dựng gồm 10 bước như sau:
4.3.1.1. Bước 1: Thu thập tài liệu
-Thu thập dữ liệu, tài liệu. + Bản đồ địa chính;
+ Bản đồ quy hoạch sử dụng đất;
+ Bản lưu GCN, sổ mục kê, sổ địa chính, sổ cấp GCN, sổ đăng ký biến động đã lập;
+ Hồ sơ đăng ký cấp GCN lần đầu, cấp đổi;
+ Hồ sơ đăng ký biến động đất đai và tài liệu giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất được lập sau khi hoàn thành cấp GCN, lập hồ sơ địa chính;
+ Các tài liệu hồ sơ địa chính đã lập trước khi đo vẽ bản đồ địa chính
-Phân tích, đánh giá, lựa chọn tài liệu sử dụng:
+ Phải phân tích đánh giá lựa chọn tài liệu theo thời gian và mức độ đầy đủ thông tin của từng tài liệu để chọn được tài liệu phù hợp với việc xây dựng cơ sở dữ liệu. Phải ưu tiên các loại tài liệu từ mới đến cũ;
+ Kết quả phân tích đánh giá phải xác định được tài liệu sử dụng cho từng mục đích khác nhau trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính:
Tài liệu để xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính ưu tiên sử dụng sổ địa chính và bản lưu GCN. Trường hợp sổ địa chính không đầy đủ thông tin, không được cập nhật chỉnh lý biến động thường xuyên; bản lưu GCN không có đầy đủ thì phải lựa chọn hồ sơ đăng ký cấp GCN lần đầu, cấp đổi GCN đối với trường hợp còn thiếu để cập nhật;
gồm: Hồ sơ đăng ký biến động đất đai, tài liệu giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất (lập sau khi hoàn thành cấp GCN, lập hồ sơ địa chính);
Các loại bản đồ khác, sơ đồ, bản trích đo địa chính đã sử dụng để cấp GCN trước đây thì được xem xét lựa chọn để bổ sung vào kho hồ sơ cấp GCN dạng số.
4.3.1.2. Bước 2: Phân loại thửa đất và hoàn thiện hồ sơ địa chính hiện có
- Tiến hành làm đầy thêm thông tin trên các sổ sách khác (nếu có), tiến hành biên tập, chuyển danh sách các thửa đất đã có GCN (sau khi đã rà soát đồng bộ với sổ địa chính) cho VPĐK để rà soát phân loại, sắp xếp, phối hợp với VPĐK để xác định vị trí lưu trữ, số lượng các hồ sơ được lưu tại các kho đồng thời có kế hoạch thu thập bổ sung các hồ sơ còn thiếu; tiến hành phân loại các thửa đạt A, B, C, D, E, G.
-Dựa vào mức độ đồng nhất về hình học và tình trạng cấp GCN để đưa ra danh sách phân loại thửa đất như sau:
+ Thửa đất loại A: Bao gồm các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận
chưa có tài sản gắn liền với đất.
+ Thửa đất loại B: Bao gồm các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận
nhưng chưa phù hợp với quy định hiện hành và chưa có biến động.
+ Thửa đất loại C: Là các Thửa đất được cấp chung một GCN.
+ Thửa đất loại C1: Bao gồm các thửa nông nghiệp khu vực đã đo đạc
bản đồ địa chính.
+ Thửa đất loại D: Bao gồm các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận
mà đã có biến động nhưng chưa chỉnh lý trên bản đồ.
+ Thửa đất loại E: Bao gồm các thửa đất chưa được cấp Giấy chứng
nhận hoặc không được cấp Giấy chứng nhận.
+ Thửa đất loại G: Bao gồm các thửa đất chưa được cấp giấy nhận
-Hoàn thiện hồ sơ địa chính:
+ Bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc chưa đúng với quy định để hoàn thiện hồ sơ địa chính;
+ Chỉnh lý tài liệu và cập nhật dữ liệu thông tin theo kết quả điều tra bổ sung;
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính số hoặc tài liệu đo đạc khác đã sử dụng (nơi không có bản đồ địa chính) trong các trường hợp như sau:
Đối với thửa đất loại C: Chỉnh lý thông tin thuộc tính cho thửa đất có biến động theo hồ sơ giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất, bản lưu GCN hoặc hồ sơ đăng ký biến động đã giải quyết.
Đối với thửa đất loại D: Tiến hành chỉnh lý trên bản đồ dạng số theo Giấy chứng nhận đã được cấp.
Đối với thửa đất loại E: Xây dựng dữ liệu không gian địa chính của thửa đất từ các tài liệu đo đạc cũ (chưa phải là bản đồ địa chính) đã được sử dụng để cấp GCN đối với các thửa đất đã có biến động hình thể không xác
định được trên bản đồ địa chính mới.
4.3.1.3. Bước 3: Xây dựng dữ liệu không gian địa chính
Dữ liệu không gian được xây dựng trên cơ sở kết quả của quá trình đo đạc, chỉnh lý bản đồ.
a. Chuẩn hóa dữ liệu không gian ban đầu
Từ dữ liệu bản đồ địa chính phục vụ công tác cấp GCN được VPĐKĐĐ bàn giao tiến hành phân loại và sắp xếp chi tiết cho từng đơn vị hành chính cấp xã, kiểm tra và chuẩn hóa đối với các tờ bản đồ không phải nắn chuyển về đúng hệ tọa độ VN2000, kinh tuyến trục 106030’, điểm tọa độ trọng tâm 0,0.
Sau đó kiểm tra chuẩn xác lại các đối tượng đã chỉnh lý lên bản đồ, chuẩn bị cho công tác sửa lỗi, tạo topology.
Chạy topology cho toàn bộ các tờ bản đồ tiến hành sữa hết các lỗi (sử dụng phầm mềm Gcadas, yêu cầu chọn Độ chính xác dữ liệu là 0.0000, tạo
file dữ liệu thuộc tính sau khi tạo topology).
Sau khi hoàn thành công tác sửa lỗi, tạo topology, thực hiện liên kết với cơ sở dữ liệu thuộc tính của bản đồ.
b. Xây dựng cơ sở dữ liệu không gian địa chính
Bước 1: Kiểm tra tiếp biên, sửa lỗi tiếp biên, chuẩn hóa bản đồ: Kiểm tra tiếp biên bản đồ địa chính riêng, bản đồ đất rừng riêng sau đó mới kiểm tra tiếp biên giữa 2 loại bản đồ. Sau khi tiến hành tiếp biên xong nội bộ xã mới tiến hành kiểm tra tiếp biên với các xã lân cận, tiếp tục rà soát chuẩn hóa lớp nhóm lớp đồng bộ giữa các tờ bản đồ (sử dụng chức năng kiểm tra tiếp biên, tạo đường bo tổng của phần mềm Gcadas để thực hiện)
Trong quá trình xử lý, kiểm tra tiếp biên nếu phát hiện có sự mâu thuẫn, đơn vị tư vấn xây dựng cơ sở dữ liệu báo cáo về kết quả xử lý với địa phương, có phương án xác minh và ghi nhận lại để địa phương có phương án xử lý trong quá trình sử dụng khai thác sản phẩm dữ liệu và cập nhật tiếp theo (mẫu theo phụ lục 04 của TT05-2017), khi tiếp biên nhiều trường hợp chồng lấn cần phải kiểm tra tính pháp lý của thửa đất đó cùng với hồ sơ quản lý đất đai của địa phương để xử lý.
Bước 2: Sử dụng dữ liệu thuộc tính và file hồ sơ quét chỉnh lý bổ sung các thửa chia tách, gộp (nếu có), kiểm tra và chuẩn xác lại topology với các thửa này.
Bước 3: Gắn kết với cơ sở dữ liệu thuộc tính, kiểm tra tiếp biên chỉnh sửa lần cuối trong và ngoài xã đạt yêu cầu sử dụng chức năng của phần mềm Gcadas xuất shapefile theo định dạng vilis (VD: XATIENHOI.SHP).
Bước 4: Sử dụng phần mềm Vilis để nhận dữ liệu không gian và hiển thị kết với với dữ liệu thuộc tính.
4.3.1.4. Bước 4: Xây dựng dữ liệu thuộc tính địa chính
trình xây dựng cơ sở dữ liệu bản đồ. Các thông tin này bao gồm:
+ Tên chủ sử dụng đất
+ Số thứ tự thửa đất
+ Địa chỉ thửa đất
+ Diện tích pháp lý thửa đất
Thông tin thuộc tính được lấy từ sổ mục kê đất đai, số liệu đo đạc bản đồ. Phải để các thông tin này thành các lớp khác nhau để thuận lợi cho việc liên kết sau này.
Hình 4.2: File excel thông tin thuộc tính
Tiếp tục nhập bổ sung thông tin thuộc tính từ các file hồ sơ quét theo từng xã trong quá trình nhập kết hợp kiểm tra lại thông tin được nhập từ sổ địa chính (có thể nhập trực tiếp trên file excel trên hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ nhập cơ CSDL địa chính để nhập bổ sung các trường còn thiếu). Bổ sung và chuẩn thông tin của các trường còn thiếu trong file excel thuộc tính. Bổ sung theo thứ tự thửa loại đất từ A, B, C, D, E, G được quy định rõ theo danh sách phân loại tại mục 4.3.2. Nhập bổ sung từ giấy chứng nhận hoặc hồ sơ
quét. Các trường cần chú ý nhập bổ sung trong excel là: Số tờ, số thửa đất, địa chỉ thửa đất, diện tích pháp lý thửa đất, mã đất sử dụng theo giấy chứng nhận, thời hạn sử dụng đất, nguồn gốc sử dụng đất, thông tin cá nhân của chủ sử dụng đất và vợ/chồng (nếu có), các loại đơn, mã đơn, ngày đăng kí đơn, mã vạch giấy chứng nhận, loại giấy chứng nhận, căn cứ pháp lý, đơn vị cấp GCN, người kí GCN, số và ngày vào sổ địa chính. Nếu trường hợp cấp đổi hoặc chuyển nhượng phải bổ sung thông tin đầy đủ ở các cột: số tờ, thửa cũ và các thông tin của chủ cũ (nếu có). Chuẩn dữ liệu về định dạng font chữ Times New Roman cỡ chữ 13.
Nguồn tài liệu ưu tiên khi xây dựng dữ liệu thuộc tính theo phụ lục 05 thông tư 05/2017/TT-BTMT ngày 25 tháng 4 năm 2017 (thứ tự ưu tiên của các loại tài liệu: GCN, hồ sơ đăng ký, sổ địa chính, sổ mục kê). Một số nhóm dữ liệu có thể được trích xuất từ bản đồ (như số tờ, số thừa, diện tích đo đạc, đơn vị đo đạc, mã loại đất, mã đối tượng sử dụng đất).
Sử dụng phần mềm Gcadas để kết nối với dữ liệu không gian và đổ vào phần mềm Vilis hoặc các phầm mềm BDVILIS.
4.3.1.5. Bước 5: Quét (chụp) giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất
Thực hiện quét hồ sơ theo hướng dứt điểm cho từng xã tại từng kho lưu trữ. Tiến hành quét kho lưu trữ từ năm 2016 đến nay trước và kho lưu trữ từ 2004-2015 sau, tiếp tục sử dụng file dữ liệu thuộc tính (excel) kết quả bước
4 để kiểm soát số lượng các hồ sơ đã quét được, số lượng hồ sơ đã thu được để quét, các hồ sơ cần tiếp tục thu thập.
Các hồ sơ tài liệu cần quét:
+ Thửa đất loại A,B,C,D quét các giấy tờ: Giấy chứng nhận (đang sử dụng) hoặc bản lưu Giấy chứng nhận; trang bổ sung (nếu có); Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (lần đầu); Hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất của Nhà nước; Chứng từ thực hiện nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất;
+ Thửa đất loại E quét các giấy tờ: Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận
Các hồ sơ cần quét bổ sung phục vụ công tác nhập liệu:
+ Đối với thửa đất loại A, B, C, D quét bổ sung thêm các giấy tờ liên quan như chứng minh thư vợ chồng, sổ hộ khẩu (chỉ quét khi không có đủ CMT của cả vợ và chồng), Quyết định cấp GCN.
+ Khi quét phát hiện các thửa đất mới được cấp GCN không có trong file excel (do chia tách, gộp thửa, mới hình thành...): Tiến hành quét thêm trích đo, sơ đồ kỹ thuật hoặc bản vẽ phục vụ công tác chuẩn xác không gian và thuộc tính sau này đồng thời bổ sung thêm cột vào file excel ở cuối tờ bản đồ, đổi màu nền của dòng thành màu đỏ, bổ sung số tờ, số thửa.
Quản lý, đặt tên hồ sơ quét:
+ Tài liệu quét (scan) được cũng được quản lý theo thư mục: Mã xã_Tên xã (5803_TienHoi)\HoSoQuet\năm\sau đó là số phát hành GCN hiện thời-hậu tố;
+ Các nhóm hậu tố được xác định đặt tên như sau: Số phát hành- GC
(giấy chứng nhận cũ); Số phát hành-GM (giấy chứng nhận mới); Số phát hành-HS (đơn cấp giấy, chứng từ nộp tiền, hợp đồng thuê đất) VD: AB 446884-GM; AB 446884-HS; UH 123456-GC)
+ Đối với các hồ sơ quét thêm để phục vụ nhập cơ sở dữ liệu thì đặt tên số phát hành hiện thời- CSD.pdf
+ Trường hợp chưa được cấp GCN (thửa đất loại E) thì thay số phát hành bằng số tờ-số thửa-HS (VD 03-05-HS).
+ Trường hợp một giấy chứng nhận nhiều thửa đất thì đặt thêm thư mục số tờ-số thửa, số thửa; số tờ-số thửa, số thửa (Mã xã_Tên
xã\HoSoQuet\năm\số tờ-số thửa, số thửa; số tờ-số thửa, số thửa\sau đó là số phát hành GCN hiện thời
tên theo số phát hành sau đó sử dụng phần mềm hỗ trợ XD CSDL hồ sơ quét để tách riêng các file theo cách đặt tên trên.
+ Trường hợp một thửa đất nhiều GCN thì đặt thêm thư mục số tờ-số thửa (Mã xã_Tên xã\HoSoQuet\năm\số tờ-số thửa \sau đó là số phát hành GCN hiện thời).
Phối hợp với VPĐK tiếp tục thu thập hồ sơ tại UBND xã, phòng TNMT, các hộ dân đối với các thửa đất có GCN nhưng còn thiếu (theo danh sách từ sổ địa chính, kết hợp với danh sách phòng TNMT cung cấp các thửa chưa được cấp GCN) không được lưu trữ trong các kho, quét bổ sung các hồ sơ này.
Phối hợp với VPĐK rà soát đánh giá và có giải pháp đối với kho hồ sơ lưu chung tại UBND huyện.
Các hồ sơ sau khi quét chuyển về thực hiện công đoạn tiếp theo phải đảm bảo mới nhất tại thời điểm quét tránh tối đa việc nhập đi nhập lại thuộc tính, các hồ sơ quét phải được gắn kết với dữ liệu không gian, khi bàn giao hồ sơ kèm theo file excel theo dõi quá trình quét và trên file này cũng có dữ liệu được nhập ở các bước trên phục vụ công tác nhập làm đầy dữ liệu ở công tác tiếp theo.
Sử dụng các phầm mềm hỗ trợ XD CSDL hồ sơ quét, Gcadas, Vilis chuyển đổi đóng gói hồ sơ quét theo quy định và kết nối cơ sở dữ liệu.
4.3.1.6. Bước 6: Hoàn thiện dữ liệu địa chính
Thực hiện nhập bổ sung thêm thông tin
excel dữ
tờ thì yêu cầu nộp bổ sung trong thời gian gần nhất.
Sử dụng phần mềm Gcadas để nhập bổ
sau khi
hoặc BDVLIS). Xuất sổ địa chính điện tử.
4.3.1.7. Bước 7: Xây dựng dữ liệu đặc tả - metadata
- Thu nhận các thông tin cần thiết về dữ liệu địa chính để xây dựng dữ liệu đặc tả địa chính theo quy định tại Thông tư số 17/2010/TT-BTNMT; - Nhập thông tin đặc tả dữ liệu địa chính theo quy định tại Điều 6 của Thông tư số 17/2010/TT-BTNMT:
1. Siêu dữ liệu địa chính được lập cho cơ sở dữ liệu địa chính các cấp,
theo khu vực lập hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính hoặc cho tờ bản đồ địa chính.
2. Siêu dữ liệu địa chính được lập trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính và được cập nhật khi có biến động cơ sở dữ liệu địa chính.
3. Nội dung siêu dữ liệu địa chính gồm các nhóm thông tin mô tả về siêu dữ liệu địa chính đó, hệ quy chiếu tọa độ, dữ liệu địa chính, chất lượng dữ liệu địa chính và cách thức trao đổi, phân phối dữ liệu địa chính, cụ thể như sau:
a. Nhóm thông tin mô tả về dữ liệu địa chính gồm các thông tin khái quát về siêu dữ liệu địa chính đó như đơn vị lập, ngày lập siêu dữ liệu.
b. Nhóm thông tin mô tả về hệ quy chiếu tọa độ gồm các thông tin về hệ
quy chiếu tọa độ được áp dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.
c. Nhóm thông tin mô tả về ký hiệu địa chính gồm các thông tin về hiện trạng của dữ liệu địa chính, mô hình dữ liệu không gian, thời gian được sử dụng để biểu diễn dữ liệu địa chính, thông tin về mức độ chi tiết của dữ liệu địa chính, thông tin về các đơn vị, tổ chức liên quan đến quá trình xây dựng, quản lý, cung cấp dữ liệu địa chính; thông tin về phạm vi không gian và thời gian của dữ liệu địa chính; thông tin về các ràng buộc liên quan đến việc khai thác sử dụng dữ liệu địa chính.
dữ liệu địa chính.
4.3.1.8. Bước 8: Thử nghiệm quản lý, khai thác, cập nhật cơ sở dữ liệu
Triển khai thử nghiệm trực tiếp trên sản phẩm cơ sở dữ liệu đất đai, nội